L’une des questions les plus fréquentes que nous recevons des annonceurs entrants en herbe et actuels est la suivante: « Comment gérez-vous tout ce contenu? »

Lorsque nous leur disons que nous utilisons un calendrier éditorial, la question suivante est souvent: « Oh, combien cela coûte-t-il? »

Rien. Parce que, pour la plupart, nous utilisons Google Agenda.

Surpris ? Il y a beaucoup d’excellents outils de calendrier parmi lesquels vous pouvez choisir. (En fait, pour ceux d’entre vous qui sont clients de HubSpot, il existe un calendrier marketing intégré directement dans le logiciel de HubSpot.) Mais après avoir essayé une tonne d’autres solutions, notre équipe a constaté que nous utilisions vraiment le meilleur avec un simple calendrier Google. En fait, il s’agit de la solution de calendrier éditorial la plus ancienne que notre équipe ait jamais vue.

Voici comment nous l’avons mis en place.

Suivez Les Modèles de Calendrier Éditorial Gratuits

Téléchargez le Modèle gratuitement

Téléchargez les modèles de calendrier éditorial gratuits de HubSpot.

Tout d’abord: Téléchargez les modèles de calendrier ci-dessus (ils sont gratuits.) En faisant cela, vous aurez trois modèles de calendrier éditorial sur votre ordinateur à utiliser à votre guise: un pour Google Agenda, un pour Excel et un pour Google Sheets. Dans cet article de blog, nous verrons comment importer le modèle Excel dans Google Agenda.

Personnalisez votre modèle et préparez-vous à l’importation dans Google Agenda.

Par défaut, les dates de publication sur les modèles que vous téléchargez seront estampillées pour l’année 2016. N’hésitez pas à les changer pour l’année en cours dans la feuille de calcul elle-même you vous pouvez également les faire glisser aux dates de votre choix après avoir téléchargé le fichier dans Google Agenda.

Google Agenda facilite le chargement d’un calendrier que vous avez peut-être pré-créé dans un autre programme dans Google. Cela inclut Microsoft Excel. Voici comment importer le modèle de calendrier Excel que vous avez téléchargé à l’étape précédente dans Google Agenda:

Ouvrez Google Agenda.

Une fois que vous avez téléchargé (ou, d’ailleurs, créé) un calendrier qui s’ouvre dans Microsoft Excel, il est temps d’ouvrir Google Agenda. Assurez-vous simplement que vous êtes déjà connecté au compte Gmail auquel vous souhaitez que ce calendrier donne accès.

Utilisez le menu déroulant de gauche pour créer un nouveau calendrier.

Il est maintenant temps de configurer votre calendrier Google pour accueillir les informations de votre feuille de calcul Excel. Tout d’abord, allez dans votre Calendrier Google et cliquez sur le signe plus à droite de « Autres calendriers », comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous. Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez « Créer un nouveau calendrier. »

Remplissez les détails de votre nouveau calendrier.

Remplissez les champs qui apparaissent sur l’écran suivant. Cela inclut une brève description de votre calendrier, comme indiqué ci-dessous, pour donner aux gens un contexte approprié lorsque vous les invitez dans ce calendrier. Lorsque vous avez terminé de remplir les détails, cliquez sur « Créer un calendrier. »

Importez votre fichier XLS ou CSV à partir du même menu déroulant.

En utilisant le même menu déroulant que celui utilisé pour créer votre calendrier éditorial, vous allez maintenant importer le fichier Excel lui-même dans Google Agenda. Cliquez sur ce signe plus et sélectionnez « Importer. »

Cliquez sur la zone de téléchargement qui indique « Sélectionner un fichier à partir de votre ordinateur » et recherchez le fichier intitulé « Calendrier éditorial du blog – Excel » qui a été inclus dans le fichier ZIP que vous avez téléchargé à l’étape 1 ci-dessus.

Sélectionnez le calendrier auquel ajouter ce fichier.

Dans la deuxième case sous votre fichier importé, cliquez sur le menu déroulant « Ajouter au calendrier ». Assurez-vous de choisir le nom du calendrier que vous venez de créer dans le menu déroulant, comme indiqué ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Importer. »

Cliquez sur Importer.

Une fois que vous avez téléchargé votre fichier Excel et sélectionné le calendrier auquel vous souhaitez ajouter ce fichier, cliquez sur « Importer. »Vous devriez voir une boîte de dialogue Importer le calendrier vous indiquant que sept événements ont été importés avec succès. Cliquez sur  » Fermer. »

Maintenant, si vous n’avez pas modifié les dates des sept premières affectations dans le document Excel d’origine, vous pouvez maintenant. Accédez au 3 janvier 2016, qui marque le début de votre calendrier. Assurez-vous que tous vos autres calendriers sont temporairement masqués en cliquant sur la case de couleur à gauche du nom du calendrier. La semaine du 3 janvier 2016, vous ne devriez voir qu’un événement de calendrier « Blog à déterminer » chaque jour de 10h à 11h.

Utilisez la fenêtre d’édition de chaque devoir pour modifier la date de publication. Par exemple, si vous êtes satisfait de l’heure de publication à 10 heures, vous pouvez simplement changer la date du X janvier 2016 au X janvier 2021. Chaque mission apparaîtra alors sous forme de blocs d’événements dans votre vue calendrier mensuel 2021.

Déterminez votre calendrier de publication.

Maintenant que vous avez créé votre calendrier, il est temps de le remplir avec des devoirs pour l’année. C’est à ce moment que vous devez prendre des décisions concernant le calendrier de publication de votre blog.

Bien que le fichier Excel que vous avez importé représente un article de blog par jour, cela ne signifie pas que vous devez publier sept jours par semaine. Peut-être que vous voulez publier tous les lundis, mercredis et vendredis. Ou peut-être envisagez-vous de publier uniquement le jeudi. N’oubliez pas que la clé d’un blog réussi est la qualité plutôt que la quantité. Ne vous engagez pas trop à un calendrier de blogs si la qualité de votre contenu en prend un coup. (Lisez cet article de blog pour obtenir d’excellentes données de référence sur la fréquence à laquelle les entreprises devraient bloguer.)

Si vous décidez de diminuer le nombre de jours que vous souhaitez publier, cliquez sur l’événement du calendrier de ce jour et sélectionnez  » Supprimer. »

Même si vous vouliez publier plusieurs fois par jour, mettre à jour ce calendrier est aussi simple que d’ajouter un événement. Sélectionnez un emplacement sur votre calendrier pour ajouter un autre événement « Blog À déterminer » et copiez la description par défaut d’un autre des événements que vous avez importés.

Ensuite, il est temps de faire quelques ajustements mineurs. Actuellement, les événements « Blog À DÉTERMINER » sont fixés à 10 heures. N’hésitez pas à déplacer ces événements à l’heure à laquelle votre blog publie pendant la journée.

Configurez des événements récurrents.

Maintenant que vous avez défini vos dates et heures de publication, vous pouvez ajouter ces événements récurrents à votre calendrier. Si vous avez un horaire de publication régulier, comme tous les lundis, mercredis et vendredis à 10h00, ajoutez-le comme « créneau » récurrent sur votre calendrier. Ce n’est pas grave si vous n’avez pas encore un morceau de contenu terminé – ou même un titre de travail – à y mettre. C’est juste un rappel que vous voulez publier quelque chose ce jour-là.

Pour ajouter votre créneau récurrent, cliquez sur votre premier événement « Blog À déterminer » et cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier votre événement. Cela vous mènera aux détails de la publication, où vous pouvez créer un calendrier récurrent personnalisé pour chaque mission, comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.

Vous pouvez configurer la publication en tant que publication récurrente afin qu’elle apparaisse automatiquement tous les lundis, mercredis et vendredis à 10h00 (ou les jours et heures que vous souhaitez).

Une fois que vous avez sélectionné les jours récurrents, cliquez sur « Terminé » et « Enregistrer », et vous aurez un cadre de calendrier éditorial avec lequel travailler.

Pour l’instant, gardez le titre de l’événement comme « Blog À déterminer », mais n’hésitez pas à personnaliser la description avec tous les détails supplémentaires que vous souhaitez être sûr d’inclure pour chaque article. Attendez d’inviter un invité, car nous l’utiliserons pour attribuer des publications à un auteur une fois que vous aurez commencé à remplir vos sujets. Une fois tout terminé, cliquez sur « Enregistrer. »

Si vous n’avez pas de calendrier récurrent comme celui-ci, vous n’avez peut-être pas encore besoin d’un calendrier éditorial just mais c’est un bon moyen de vous fixer des objectifs. Si vous savez que vous souhaitez publier un certain nombre de messages chaque semaine, même si vous ne touchez pas tous les créneaux horaires, c’est un bon rappel pour vous et votre équipe que c’est quelque chose que vous devriez tous rechercher.

Remplissez vos emplacements de publication.

Maintenant que vous connaissez tous les emplacements que vous voulez remplir, vous devez réellement… tu sais… remplis-les. (Si vous n’avez pas encore d’idées de sujet, consultez ce générateur d’idées de sujet gratuit. Cela vous donnera de bonnes idées de contenu à mettre dans le calendrier.)

Disons que l’un des messages que vous voulez écrire est « 10 Faits surprenants Sur les Tapirs », et l’un des messages que vous avez déjà écrits et que vous souhaitez publier plus tard est « Pensez-vous être fait pour posséder un Tapir? Lisez Ceci D’Abord. »Cool! Ajoutez-les simplement au calendrier en cliquant sur « Post-À DÉTERMINER » à la date correcte, en choisissant « Modifier l’événement », puis en changeant le texte « Post-À DÉTERMINER » pour le titre réel de la publication.

Maintenant, disons que vous ne voulez pas vraiment écrire « 10 Faits surprenants sur Tapirs », et que vous voulez que votre collègue l’écrive à la place. Pour attribuer un auteur à l’article, vous l’inviterez à l’événement en tant qu’invité. Pour ce faire, cliquez sur l’événement, appuyez sur « Modifier l’événement », puis invitez ce collègue à la publication en tapant son nom ou son adresse e-mail dans la boîte « Ajouter des invités », en sélectionnant « Ajouter » lorsque leur nom apparaît et en appuyant sur « Enregistrer » sur l’événement une fois que vous avez terminé.

Maintenant, tout le monde peut voir qui est responsable de la rédaction du message qui monte dans ce créneau horaire.

Vous pouvez aller plus loin en ajoutant des détails à la boîte « Description » de l’événement, comme indiqué dans la grande boîte de la capture d’écran ci-dessus. Vous pouvez inclure un résumé rapide, les mots-clés pour lesquels vous prévoyez de cibler la publication, le public cible que vous essayez d’atteindre et l’offre ou le CTA vers lequel vous dirigerez le lecteur à la fin de la publication. N’oubliez pas une date d’échéance pour le projet.

Avant que Google Agenda ne vous permette d’enregistrer l’événement, vous verrez une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez modifier uniquement cet événement ou tous les événements de la série. Sélectionnez  » Uniquement cet événement. »

Répétez ces étapes pour attribuer chaque sujet de blog aujourd’hui et à l’avenir.

Partagez votre calendrier éditorial avec d’autres.

Maintenant que vous avez configuré votre calendrier, vous pouvez commencer à inviter les gens à le voir. Je vous recommande de commencer avec votre équipe immédiate et vos contributeurs réguliers as ainsi que toute personne qui vous demande régulièrement de publier du contenu sur le blog de votre entreprise.

Pour partager ce calendrier éditorial avec des personnes, trouvez simplement votre calendrier éditorial sous « Mes calendriers », comme indiqué ci-dessous. Cliquez sur les trois points à côté du nom du calendrier, puis sélectionnez « Paramètres et partage » lorsqu’il apparaît dans le menu déroulant. Vous serez redirigé vers le même écran que celui que nous avons vu lorsque vous avez rempli pour la première fois les détails de votre calendrier éditorial à l’étape 2.

Ensuite, vous pouvez ajouter les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le calendrier et définir les bons niveaux d’autorisation pour chaque invité.

Il est sage de garder ceux qui ont les paramètres d’autorisation pour gérer les modifications et le partage au minimum afin qu’il n’y ait pas trop de cuisiniers dans la cuisine — mais je vous recommande de laisser tout le monde voir tous les détails de l’événement afin qu’il soit clair exactement quel contenu monte dans chaque fente.

Sous la rubrique  » Partager avec des personnes spécifiques « , entrez les adresses e-mail des membres de votre équipe de contenu et décidez s’ils disposent de privilèges d’affichage, de modification ou d’administrateur. Enregistrez vos paramètres mis à jour.

Pourquoi l’utilisation de Google Agenda comme Calendrier éditorial Fonctionne

J’ai mentionné plus tôt que nous avions essayé de nombreuses solutions de calendrier éditorial différentes, et c’est la seule qui est bloquée depuis plus de deux mois. Je pense que l’une des raisons en est que nous utilisons Gmail pour notre messagerie d’entreprise, ce qui signifie que tout le monde dans notre équipe est déjà dans Gmail (et son calendrier, en particulier) toute la journée. En conséquence, il n’est pas difficile pour les gens de prendre l’habitude de consulter le calendrier éditorial, car il n’est pas difficile pour eux de le trouver.

Google Agenda rend également les choses très faciles à déplacer et à planifier car… Bien… c’est déjà un calendrier. Il a toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier des choses et en informer les personnes qui en ont besoin. Lorsque nous utilisions d’autres solutions pour cela, nous essayions de pirater une fonction de calendrier au lieu de nous fier simplement à une fonction qui existait déjà.

Dans ce sens, l’ajout de personnes pour afficher votre calendrier est simple, ce qui permet à plusieurs équipes de collaborer facilement, de voir ce qui est publié et de déterminer quand elles pourraient lancer du contenu et des campagnes.

Enfin, cela crée un précédent pour que d’autres équipes se coordonnent avec vous de manière très simple. Vous pouvez avoir un calendrier pour les campagnes à venir, les offres, les poussées sur les réseaux sociaux, les lancements de produits — vous le nommez. Et vous pouvez tous partager ces calendriers les uns avec les autres pour une vue sur un seul écran de tout ce qui se passe afin de pouvoir coordonner plus facilement.

Y a-t-il d’autres solutions pour maintenir un calendrier éditorial? Bien sûr. Mais si vous cherchez un produit minimum viable, et un produit gratuit, ce n’est pas trop minable. Cela a permis à notre équipe de contenu de rester saine, agile et transparente pendant un certain temps quite et je pense que cela pourrait faire la même chose pour vous.