projektledare har ett antal verktyg i sin arsenal som kan hjälpa dem att hantera potentiella utmaningar och hinder. Ett sådant verktyg är projektriskregistret. Men vad är ett riskregister, Hur använder du ett, och hur kan det hålla ditt nästa projekt från att spåra ur?

i den här guiden går vi igenom exakt vad du ska inkludera i ditt projektriskregister samt detaljer om när och hur du bygger och underhåller ett för ditt nästa projekt.

Vad är ett riskregister?

ett projektriskregister är ett verktyg som projektledare använder för att spåra och övervaka eventuella risker som kan påverka deras projekt. Riskhantering är en viktig del av projektledning eftersom det är hur du proaktivt bekämpa potentiella problem eller motgångar.

att använda ett projektriskregister, även kallat en risklogg, är en viktig del av denna riskhanteringsprocess.

vad är syftet med ett riskregister?

syftet med ett projektledningsriskregister är att identifiera, logga och spåra potentiella projektrisker. En risk i projektledning är något oväntat som kan hända som positivt eller negativt påverkar ditt projekt.

varje gång någon identifierar något som kan påverka ditt projekt, bör det bedömas av teamet och registreras i ditt riskregister.

varför behöver du ett riskregister?

du behöver ett riskregister eftersom projekten blir större, längre och mer komplexa blir det allt svårare att hålla koll på allt. Om risker inte spåras på en central plats och granskas regelbundet kan något missas eller glömmas bort.

vissa risker kan tyckas små eller osannolika, till en början, men har potential att påverka ditt projekt, ändå. Exempel på projektrisker kan vara:

• data / säkerhetsrisk (material som hackas eller stulits)
• juridisk risk (rättstvister eller lagändringar som påverkar projektet)
• katastrofal händelse (brand, översvämning, stormskada)
• Supply chain disruption

riskhantering handlar om att identifiera potentiella problem tidigt så att du kan bestämma hur du ska hantera dem. Det ger dig också möjlighet att spåra risker över tid för att se om och hur de förändras.

när en risk först identifieras kan du anse det så osannolikt att du inte bryr dig om att göra något åt det. Men vad händer om risken blir mycket mer sannolikt att uppstå när projektet fortskrider? Genom att spåra dina risker kan du märka förändringar som detta tillräckligt tidigt för att vidta åtgärder.

vem skapar ett projektriskregister?

Om du arbetar med ett mycket stort, komplext eller kritiskt projekt kan du ha en riskkoordinator eller riskchef i ditt team. I detta scenario skulle det vara deras jobb att skapa och upprätthålla riskregistret.

men för de flesta projekt faller ansvaret för att skapa riskregistret på projektledaren.

detta betyder inte att riskhanteraren eller projektledaren är ansvarig för att identifiera eller vidta åtgärder mot alla risker. Alla i projektgruppen och potentiellt påverkade av projektets framgång bör hjälpa till att identifiera och bedöma risker.

till exempel kan klienten eller sponsorn vara medveten om ett potentiellt problem som ingen i projektgruppen visste om.

Vad ingår i ett riskregister?

ett riskregister är i huvudsak en tabell över projektrisker som låter dig spåra varje identifierad risk och all viktig information om den.

standardkolumner som ingår i ett projektriskregister är:

• identifikationsnummer (för att snabbt hänvisa till eller identifiera varje risk)
• namn eller kort beskrivning av riskkategorierna
• (oavsett om det är internt eller externt, materialrelaterat eller arbetsrelaterat etc.)
• Sannolikhet (hur sannolikt är risken att uppstå)
• påverkan (om risken sker, hur allvarligt kommer det att påverka ditt projekt)
• betyg (var faller denna risk på din prioriteringslista)
  tillvägagångssätt (kommer du att övervaka risken, försöka mildra den, undvika den etc.)
• åtgärd (om du planerar att mildra eller undvika risken, vilka steg är inblandade och när kommer de att inträffa)
• Person som ansvarar för att övervaka eller mildra risken

hur man skapar ett riskregister

för att skapa ett riskregister behöver du bara bygga en tabell med kolumnerna ovan och börja fylla den med projektrisker.

Låt oss gå igenom ett par av kolumnerna mer detaljerat för att hjälpa dig att bestämma hur du fyller i dem:

riskkategorier: Syftet med kategorierna är att hjälpa dig att sortera risker efter kategori för att göra det lättare att övervaka dem och förstå vad de påverkar. Du bör anpassa dessa till ditt företag och projekt.

Du kan även välja att ha kolumner för separata kategorier. Till exempel kanske du vill ha en kolumn som identifierar vilken sprint som kan påverkas och en annan som identifierar vilken typ av arbete (utveckling, testning etc.) kommer att påverkas.

sannolikhet och påverkan: det finns två sätt att bedöma risk — kvalitativ och kvantitativ. Kvalitativ är den enklaste och vanligaste formen. Med detta tillvägagångssätt bedömer du generellt sannolikhet och påverkan på en 3-5-punktskala som mycket hög, hög, medium, låg och mycket låg.

kvantitativ risk kräver tilldelning av numeriska värden. Istället för att säga att det kan vara en ” hög ” inverkan måste du definiera den i kvantifierbara termer, till exempel en försening på två till fyra veckor eller en ökning med 5% till kostnaden.

betyg: om du använder en kvalitativ riskbedömningsmetod är ditt betyg vanligtvis Sannolikhet multiplicerat med påverkan. Om sannolikheten är hög (4) och effekten är medium (3), skulle ditt betyg vara 12 (4 x 3). Denna metod ger dig ett enkelt sätt att sortera och prioritera risker snabbt.

kvantitativ riskanalys är inte lika enkel. Det är svårt att jämföra och rangordna en 60% chans för en tvåveckors schemafördröjning med 40% chans att öka kostnaderna med 10%.
för att göra detta arbete måste du betygsätta schema och budgeteffekter så att de kan jämföras. Till exempel kan du överväga en sex veckors fördröjning och en 10% budgetökning för att båda vara en ”mycket stor inverkan” och tilldela dem en ”5.”

men du väljer att spåra och bedöma risker, se till att det är standard i ditt projekt. Om teammedlemmar bedömer risker annorlunda eller fyller i kolumner inkonsekvent gör det det svårare att visa, spåra och prioritera dina projektrisker.

använd Wrike för att skapa ett effektivt projektriskregister

visste du att du kan bygga, uppdatera, underhålla och dela ditt riskregister direkt i din projekthanteringsprogramvara? Tack vare Wrikes anpassade fält är det enkelt att skapa och ändra ditt register för att återspegla exakt vilka kolumner och kategorier du behöver spåra.

Plus, Du kan enkelt dela det med ditt team och andra intressenter för att få input. Du kan också införliva det i dina rapporter och instrumentpaneler, så risker är alltid i åtanke, och inget viktigt förbises.

prova en gratis testversion av Wrike idag för att upptäcka hur enkelt det är att bygga ditt första riskregister.