” en 40 timmars tidsblockerad Arbetsvecka, uppskattar jag, producerar samma mängd produktion som en 60+ timmars arbetsvecka som eftersträvas utan struktur.”

– Cal Newport, författare till djupt arbete

om det finns en sak som kan sägas om den moderna arbetsplatsen är det här: om du inte kontrollerar ditt schema kommer det att styra dig.

hur balanserar du det nödvändiga onda i möten, e-post, teamchatt och ”upptagen arbete” med fokuserad tid för de saker du verkligen bryr dig om? Eftersom att bli en digital eremit inte är ett alternativ för de flesta av oss, behöver vi konkreta strategier för att hjälpa oss att fokusera i en värld som är utformad för att distrahera oss.

det är där tidsblockering kommer in.

tidsblockering (och dess nära kusiner Time boxing, task batching och day theming) är ett enkelt men effektivt sätt att ta tillbaka kontrollen över din arbetsdag.

försök att blockera tiden om du…

• jonglera många olika projekt/ansvarsområden (Jack Dorsey använder dagsteman för att driva två stora företag samtidigt)

• spendera för mycket tid i ”reaktivt läge”, svara på e-post och meddelanden

• hitta sin dag hackad upp av möten

• slaget ständiga avbrott hela dagen

• kamp för att hitta tid och mentala utrymme för storbilds tänkande

detta guide ger dig en översikt över vilken tid blockering, uppgift batching, och dag teman är; hur en kombination av dessa strategier kan hjälpa dig att återta ditt schema; och det bästa sättet att använda din kalender och Aktivitetshanteraren för att starta tiden blockerar själv.

vad är tidsblockering?

tidsblockering är en tidshanteringsmetod som ber dig att dela upp din dag i tidsblock. Varje block är tillägnad utföra en specifik uppgift, eller grupp av uppgifter, och endast de specifika uppgifter. Istället för att hålla en öppen att göra-lista över saker du kommer till som du kan, börjar du varje dag med ett konkret schema som anger vad du ska arbeta med och när.

nyckeln till denna metod prioriterar din uppgiftslista i förväg – en dedikerad veckovis granskning är ett måste. Ta reda på vad som kommer upp för veckan framåt och gör en grov skiss av dina tidsblock för varje dag. I slutet av varje arbetsdag, granska alla uppgifter du inte slutförde – liksom alla nya uppgifter som har kommit in – och justera dina tidsblock för resten av veckan i enlighet därmed.

med dagar som är blockerade i förväg behöver du inte ständigt göra val om vad du ska fokusera på. Allt du behöver göra är att följa din tid blockerad schema. Om du får off-uppgift eller distraherad, helt enkelt titta på ditt schema och komma tillbaka till vilken uppgift du blockerade off tid för.

Time blocking variations

time blocking har några nära men distinkta kusiner som är värda att överväga: task batching, day theming och Time boxing.

task batching

Task batching är när du grupperar liknande (vanligtvis mindre) uppgifter tillsammans och schemalägger specifika tidsblock för att slutföra allt på en gång. Genom att ta itu med liknande uppgifter i en grupp begränsar du mängden kontextbyte du måste göra under hela dagen, vilket sparar dyrbar tid och mental energi. Att schemalägga två 20-minuters block för att bearbeta e-post under dagen är till exempel effektivare än att kontrollera din inkorg var 15: e minut.

tid blockerar par väl med uppgiften batching eftersom det sparar dig från schemaläggning varje enskild uppgift på din kalender. Blockera bara bitar av tid varje dag eller vecka för när du vill slutföra ett visst antal aktiviteter, t.ex. e-post, fakturering, träning, möten, skrivning, kodning, djupt arbete, ärenden, måltidspreparat.

Day theming

Day theming är en mer extrem version av task batching för människor som har många ansvarsområden som konkurrerar om deras uppmärksamhet. Till exempel måste en entreprenör ofta uppmärksamma marknadsföring, försäljning, produktutveckling, kundsupport och HR samtidigt. Istället för att lägga undan tidsblock för varje ansvarsområde varje dag, ägnar Day theming en hel dag varje vecka till varje ansvar.

Mike Vardy, grundare av Productivityist, använder day theming för att ställa in sitt övergripande fokus för varje dag. Så här teman han sin vecka:

att ägna varje dag till ett enda tema skapar ett tillförlitligt arbetsmönster och begränsar ytterligare den kognitiva belastningen av kontextväxling. Vardy förklarar att theming erbjuder mental klarhet som gör att han kan fokusera på sin familj:

”att veta vad dagen ”betyder” för mig tillåter mig att få de saker jag behöver och vill åstadkomma utan att se obestämda ”borde göra” objekt på en att göra-lista. Som ett resultat har jag mindre beslutsmattning och har till och med mer energi när jag spenderar tid med mina barn.”

tidsboxning

tidsblockering och tidsboxning är ofta förvirrade som synonymt, men det finns en viktig skillnad. Tidsblockering ber dig att avsätta vissa bitar av tid för att fokusera på en viss uppgift eller aktivitet. Till exempel, ” Jag kommer att arbeta med ett första utkast till mitt blogginlägg från 9am till 11 am I morgon.”

däremot ber tidsboxning dig att införa en gräns för hur mycket tid du ska ägna åt en specifik uppgift. Här är en tidsboxad version av tidsblockeringsexemplet ovan: ”Jag kommer att avsluta ett första utkast till mitt blogginlägg imorgon mellan 9 och 11.”

denna självpåtagna” tidsruta ” tvingar dig att arbeta effektivt eftersom du har en begränsad tid för att slutföra uppgiften. Det kan vara ett roligt sätt att utmana dig själv och spela din produktivitet.

Varför är tidsblockering så effektiv?

denna teknik verkar enkel på ytan, men har djupgående effekter på din förmåga att få saker gjorda:

det främjar fokuserat ”djupt arbete”

Cal Newport, författare till djupt arbete: regler för fokuserad framgång i en distraherad värld, är en stor förespråkare för tidsblockering. Han ägnar 20 minuter varje kväll för att schemalägga nästa arbetsdag:

”ibland frågar folk varför jag stör med en så detaljerad planeringsnivå. Mitt svar är enkelt: det genererar en enorm mängd produktivitet. En 40 timmars tidsblockerad Arbetsvecka, uppskattar jag, producerar samma mängd produktion som en 60+ timmars arbetsvecka som eftersträvas utan struktur.”

när du planerar en bit tid att arbeta på ett enda projekt, problem eller uppgift, tar du alla dina mentala resurser att bära på en sak snarare än att sprida din uppmärksamhet tunn över flera uppgifter. Ju mer du ”enda uppgift”, desto mer bygger du de mentala musklerna som krävs för djupt arbete och desto lättare blir det att hålla fokus.

det hjälper dig att slå ut ”grunt arbete” mer effektivt

grunt arbete är det upptagna arbetet som är brådskande men inte viktigt för att uppnå dina långsiktiga mål-tänk pappersarbete eller svara på (de flesta) e – postmeddelanden. När du tidslåda grunt arbete sätter du tydliga gränser för hur mycket tid du ska ägna åt det. Dessutom minskar gruppering av liknande uppgifter tillsammans kostnaden för kontextbyte. Genom att sätta ihop alla dina grunda uppgifter i ett dedikerat tidsblock eller två, kommer du att kunna driva igenom dem mer effektivt och skydda resten av din arbetsdag för arbete med högre effekt.

det gör dig medveten om hur du spenderar din tid

de flesta är dåliga vid tidshantering. Vi är fruktansvärda på att uppskatta hur mycket tid uppgifter kommer att ta, och vi har en tendens att overcommit våra framtida själva. Tidsblockering tvingar dig att konfrontera dina nuvarande prioriteringar och åtaganden och bli avsiktlig om hur du spenderar din begränsade tid. För varje nytt engagemang du släpper in i ditt liv tvingas du hitta fysiskt utrymme i din kalender. Som ett resultat blir möjlighetskostnaden för att säga ”ja” mer konkret, och det blir mycket lättare att säga ”nej”.

det motverkar perfektionism

Fuzzy tidslinjer är en perfektionistens värsta fiende. Det finns alltid något att justera och förbättra. Det kan vara svårt att veta när ett öppet projekt är klart, särskilt om du siktar på perfektion. Vid någon tidpunkt måste du kunna säga” tillräckligt bra ” och gå vidare. Tidsboxning kan hjälpa till genom att införa tidsgränser för dina projekt. Om du ofta förlänger uppgifterna genom att försöka få allt precis rätt, Ställ in en strikt tidsruta för att slutföra uppgiften och hålla fast vid den.

det hjälper dig att följa upp dina mål

I artikeln ” utöver goda avsikter: Att uppmana människor att göra planer förbättrar uppföljningen av viktiga uppgifter ” forskare Dr.Todd Rogers och Dr. Katherine L. Milkman granskar flera studier som stöder tanken att ”konkreta planer hjälper människor att följa upp sina avsikter.”

från att följa en träningsplan för att schemalägga ett influensaskott var det mer troligt att människor agerade på sina avsikter när de skrev ner en specifik plats, datum och tid för aktiviteten. Ändå litar de flesta på vaga avsikter snarare än konkreta planer:

”paradoxalt nog underplanerar människor ofta när de börjar med starka avsikter. De tror felaktigt att deras starka avsikter är tillräckliga för att driva dem att utföra önskat beteende, och den tron hindrar dem från att använda strategier som kan hjälpa till att översätta avsikter till handlingar.”

takeaway: när du schemalägger dina uppgifter och mål är det mer troligt att du följer igenom. Tidsblockering tvingar dig att göra konkreta planer som säkerställer att du arbetar mot dina mål varje dag. Som William Faulkner famously quipped:

” jag skriver bara när inspiration slår till. Lyckligtvis slår det klockan nio varje morgon.”

men kommer tiden att blockera arbetet med mitt jobb?

en av de största kritikerna av tidsblockering är att det inte står för reaktiva jobb där det är omöjligt att förutse vad som kommer in vid varje givet ögonblick. Är time blocking verkligen en realistisk strategi för en kundsupportspecialist vars jobb är att svara på biljetter? Eller en kontoansvarig som måste vara tillgänglig för att svara på kundförfrågningar?

vi skulle argumentera ja – att hävda även en liten mängd kontroll över ditt schema kan vara till hjälp oavsett vad ditt jobb är. Cal Newport uttryckte det så här:

”perioder med öppen reaktivitet kan blockeras som alla andra typer av skyldigheter. Även om du blockerar större delen av din dag för reaktivt arbete, till exempel, kan det faktum att du kontrollerar ditt schema låta dig ägna några små block (kanske i schemaets periferi) till djupare sysslor.”

när din arbetsdag drivs av externa krafter är det lätt att förlora dina egna mål. Tidsblockering kan hjälpa dig att få en större känsla av kontroll över även de mest oförutsägbara scheman.

några vanliga tidsblockeringsfel och hur man undviker dem

medan tidsblockering är ganska enkelt i teorin kan det vara svårt att hålla sig till i praktiken. Här är några tips som hjälper dig att tillämpa metoden framgångsrikt (och inte bli slav till din kalender i processen):

underskatta din tid

du blir bättre på att uppskatta hur länge uppgifter tar över tiden men tills du har finslipat dina instinkter, fel på sidan av att blockera för mycket tid för uppgifter snarare än för lite. Pad ditt schema med extra tid att slutföra och övergång mellan uppgifter. Du kan till och med skapa ”villkorliga block” av tid du kan utnyttja om du hamnar bakom.

att vara för styv

saker kommer att komma upp och förstöra dina planer. Men kom ihåg, din plan är en guide som hjälper dig att fokusera din uppmärksamhet på vad som är viktigt, inte ett bindande kontrakt.

även produktivitetsexpert Cal Newport redigerar sina planer hela dagen genom att korsa ut ursprungliga tidsblock och fylla dem med uppdaterade planer som omständigheter kräver:

Newport behandlar förändringar i sitt schema genom att se det som ett spel:

” denna typ av planering, för mig, är som ett schackspel, med block av arbete som sprids och sorteras på ett sådant sätt att projekt stora och små alla verkar klicka i färdigställande med (precis tillräckligt) tid att spara.”

se dina tidsblock som ett flexibelt sätt att utmana dig själv, inte strikta verktyg för att straffa dig själv när du misslyckas.

Overscheduling din fritid

även Elon Musk och Bill Gates har sagts att schemalägga sina dagar ner till 5-minuters steg, överscheduling din fritid kan vara en självförgörande övning. Studier har visat att schemaläggning av fritidsaktiviteter har en ”unik dämpande effekt” på den totala njutningen av aktiviteten.

istället kan du blockera tiden för att koppla bort och koppla av utan en uppsättning plan för hur du ska spendera den tiden. Det ger dig flexibiliteten att bestämma mer spontant vad du vill göra-ring vänner för att ta en drink? Kolla in det nya Xbox-spelet? Läsa? Oavsett vad du bestämmer dig, Kom bara ihåg att hålla åtminstone en del av din fritid fri.

tidsblockering med Todoist

du kan implementera tidsblockering med vilket verktyg som helst, men i det här avsnittet fokuserar vi på hur du använder Todoist tillsammans med din favoritkalenderapp – eller till och med bra, gammal fasionerad penna och papper. Vi täcker hur man implementerar tre olika tidsblockeringsvariationer: task batching, dag teman, och schemaläggning enskilda uppgifter.

Task batching variation

strikt tidsblockering – dedikera ett tidsblock till varje enskild uppgift – kan vara tråkigt och svårt att behålla över tiden. Vi rekommenderar att du kombinerar tidsblockering och uppgiftsmatchning för ett mer strömlinjeformat system. I stället för ett engångsblock per enskild uppgift tilldelar du ett tidsblock för varje kategori av uppgift du batchar tillsammans. Så här ser det ut i praktiken:

bestäm först vilka breda arbetskategorier som ska återspeglas i ditt dagliga eller veckovisa schema. Till exempel kan en frilansförfattare ha följande kategorilista:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free time

nu, sitta ner med din favorit kalender app eller papper planerare, och skapa tidsblock för den kommande veckan som återspeglar de tider du ska arbeta på varje kategori. Se till att alla dina prioriteringar och åtaganden ges tillräckligt med utrymme i din kalender. Om du befinner dig kämpar för att hitta rum, du kan behöva börja skära ner på dina åtaganden. Slutresultatet kommer att se ut så här:

om du har svårt att hålla dig till ditt digitala schema rekommenderar vi att du planerar din dag ute på papper. Ett pappersschema tvingar dig att börja nytt varje dag och gör det enkelt att skriva ut saker och anpassa sig när dagen går vidare. Dessutom är det också lättare att hålla ditt pappersschema öppet på skrivbordet som en synlig påminnelse om vad du hade planerat att fokusera på.

om du arbetar på ett företag med delade kalendrar kan det vara bra att offentligt blockera tiden för ”djupt arbete” för att hålla en tillräcklig del av dagens möte gratis. Khoi Vinh, en huvuddesigner på Adobe, använder denna strategi på sitt kontor:

”jag letar efter tidsblock i min kalender som jag kan koppla av för”djupt arbete”. Ibland flyttar jag runt möten för att skapa längre sammanhängande block, och sedan skapar jag ett möte som heter ”Boka inte” eller, om jag misstänker att någon kommer att ignorera det, kommer jag att namnge det som ”Samarbetssession” eller ”forskningsöversikt.”Du måste bli listig.”

du har nu tidsblock för varje kategori, men du behöver fortfarande veta vilken specifik uppgift – eller grupp av uppgifter – att arbeta med när tiden kommer. Det är där en uppgiftshanterare som Todoist kommer in.

skapa en Todoist-etikett för varje batchad kategori du kom med i steg ett, granska sedan alla dina aktuella uppgifter och tilldela lämplig etikett till var och en.

nu när du kommer till ett tidsblock behöver du bara dra upp motsvarande etikettlista och välja mellan relevanta uppgifter. Uppgifter med datum sorteras automatiskt högst upp så att du vet när något beror snart och behöver din uppmärksamhet först.

för att se till att ingenting glider genom sprickorna bör varje uppgift ha en etikett. Men du kommer sannolikt att upptäcka att inte alla kategorier behöver spåras i Todoist. Du kanske till exempel vill hålla reda på dina möten eller träningskurser i kalendern snarare än i Aktivitetshanteraren. Och som vi sa tidigare vill du inte överprogrammera din fritid. Experimentera med din inställning för att ta reda på vad som är vettigt för dina specifika omständigheter.

dag tema variation

om du försöker tid blockering och fortfarande känner alltför utspridda och ofokuserad, kanske du vill prova dag tema. Vi rekommenderar denna gratis Skillshare kurs av Mike Vardy. Han leder dig genom att skapa ett dagstemansystem, inklusive detaljerade exempel med både papper och Todoist.

schemaläggning av tidsblock för enskilda uppgifter

naturligtvis, om du vill behålla ett mer detaljerat schema, kan du alltid skapa separata tidsblock för varje uppgift. Det enklaste sättet att göra det med Todoist är via 2-vägs integration med Google Kalender.

när du ställer in integrationen:

• skapa en ny kalender för bara dina Todoistiska uppgifter så att du kan växla dem på och av i din kalender som du behöver.

• välj att synkronisera hela ditt Todoist-konto eller skapa separata kalendrar för var och en av dina Todoist-projekt.

• välj att synkronisera uppgifter med bara ett förfallodatum utöver uppgifter med förfallodatum och tid.

varje Todoist-uppgift med datum och tid visas automatiskt som en händelse i din nya Todoist-kalender. Varje uppgift med ett datum men ingen tid kommer att dyka upp som en dagslång händelse.

under din veckovisa granskning, ge varje uppgift du vill utföra ett datum och/eller starttid genom att skriva något som” måndag vid middagstid ”eller” varje fredag klockan 9 ” i aktivitetsfältet. Todoist kommer automatiskt att känna igen och markera datumet och ställa in det när du sparar uppgiften.

nu när du öppnar din dagliga eller veckovisa vy i din kalender ser du alla dina uppgifter schemalagda som separata händelser (aka dina tidsblock). Du kan förlänga, förkorta, Redigera och flytta dina tidsblock i din kalender. Alla ändringar du gör i Google Kalender synkroniseras automatiskt tillbaka till din Todoist (och vice versa).

schemaläggning dina dagar och veckor i förväg kan verka som ett slöseri med dyrbar tid du kan använda för att faktiskt få saker gjorda. Men när du inte kontrollerar din kalender är det lätt att låta distraktioner ta över. Genom att frontlasta ditt beslutsfattande om vad du ska arbeta med för dagen eller veckan sparar du tid och mental energi när det gäller att faktiskt komma till jobbet.

ge tidsblockering och uppgift ett försök i en vecka och se hur det känns att ta tillbaka kontrollen över din tid och uppmärksamhet.