detta utdrag är en del av Entrepreneur.com ’ s andra kvartalet Startup Kit som utforskar grunderna för att starta upp i ett brett spektrum av branscher.

I starta ditt eget evenemangsplaneringsföretag, Personalen på Entrepreneur Media Inc. och författaren Cheryl Kimball förklarar hur du kan komma igång i evenemangsplaneringsbranschen, oavsett om du vill arbeta deltid eller heltid med att planera allt från en första födelsedagsfest, bar mitzvah eller bröllop till politiska insamlingar och produktlanseringar. I detta redigerade utdrag förklarar författarna hur man bestämmer precis vad du ska ladda dina evenemangskunder.att ladda tillräckligt—men inte för mycket-för dina evenemangsplaneringstjänster är nyckeln till pågående affärsframgång. Det är därför viktigt för första gången företagare att fortsätta med försiktighet när de börjar uppskatta kostnaden för att hålla händelser. Målet med prissättningen av en tjänst är att markera dina arbets-och materialkostnader tillräckligt för att täcka omkostnader och generera en acceptabel vinst.

enligt branschexpert Dr. Joe Goldblatt, avgifter bestäms vanligtvis av tre faktorer:

1. Marknadssegmentet serveras. Sociala evenemang har en annan avgiftsstruktur än företagsevenemang. I sociala evenemang industrin, planerare tar vanligtvis en avgift för sina tjänster, plus en procentandel av vissa eller alla leverantörsavgifter. Om du skulle dela upp din evenemangsplaneringsavgift till en timavgift, skulle en social planerare, enligt branschexpert Patty Sachs, göra var som helst från $12 till $75 per timme, plus leverantörsprovisioner.

i företagsevenemangsbranschen tar planerare vanligtvis en avgift för sina tjänster, plus en hanteringsavgift för varje artikel de kontrakterar. Till exempel köper en planerare blommor från en blomsterhandlare, markerar dem (vanligtvis med 15 procent) och tar ut det beloppet till kunden. En annan möjlighet är en fast avgift, eller ”projektavgift”, som ofta används när evenemanget är stort och företaget vill få en ”inte överstiga” siffra. Sachs uppskattar en timpris för företagsplanerare på mellan $16 och $150, plus leverantörsprovisioner.

2. Geografisk plats. Avgifterna är till exempel högre i nordost än i sydost. Denna skillnad återspeglar variationen i levnadskostnaderna. Dessutom baserar områden i landet med väldefinierade på-och off – säsonger, till exempel Hamptons i New York eller Martha ’ s Vineyard i Massachusetts, till exempel sina priser delvis på säsongen.

3. Erfarenhet och rykte för evenemangsplaneraren. Om du just har börjat i branschen är det rimligt att ta ut mindre för dina planeringstjänster medan du får expertis. Ett varningens ord, fastän: ladda inte för lite bara för att få jobbet. Även kunder shoppa runt för bästa pris, en planerare som kommer in för lågt med en uppskattning kan vara så avskräckande som en planerare som kommer in för högt. Din klient kan ifrågasätta din förmåga att kasta en toppnivå händelse baserat på det pris du har citerat.

Så hur beräknas de ovan nämnda avgifterna för tjänsten? De flesta evenemangsplanerare prissätter sina avgifter för service (den totala kostnaden för kunden) med en ”kostnad plus”-metod. De kontrakterar ut arbetet, leveranser och material som är involverade i att producera ett evenemang och debiterar sina kunder var som helst från 10 till 20 procent av den totala kostnaden för evenemanget, med 15 procent som ett grovt genomsnitt.

innan du kan börja planera ett evenemang måste du veta exakt vad dina kunder vill ha och vad de kan spendera. Då uppskattar du hur mycket det kommer att kosta att ingå avtal om arbetskraft och leveranser, lägga till din provision och presentera den totala avgiften för tjänster till kunden som en uppskattning. Nedan finns några möjliga kostnader per händelse:

• Webbplatsuthyrning. Beroende på händelsen, plats hyra avgifter kan vara betydande, obefintlig eller någonstans däremellan. Detta är en möjlighet för dig att spara pengar för en kund på en stram budget. Kanske vill en klient ha en naturskön sommargrill. En plats på en offentlig strand kan ofta reserveras för praktiskt taget ingenting medan tony Beach-side klubbar ofta kommandot premiumpriser.
• leverantörer. Denna kategori kan inkludera en cateringfirma, bartender, dekoratör, blomsterhandlare, fotograf, underhållare eller videograf, bland andra.
• leveranser. Alla leveranser som inte tillhandahålls av leverantörer eller kunden måste köpas av ditt företag. Detta kan inkludera allt från mat till krukväxter till bordsljus.
• uthyrning av utrustning. Du kan behöva hyra audiovisuell utrustning eller belysningsutrustning.
• licenser och tillstånd. Vissa typer av evenemang kräver särskilda tillstånd eller licenser, till exempel ett brandmarskalktillstånd eller en licens att använda en musikalisk poäng.
• transport och parkering. Om evenemanget kräver att du eller din personal reser eller kräver transport för deltagare eller talare kan det finnas betydande transportkostnader.
• serviceavgifter och dricks. Att anställa tillfällig hjälp, till exempel servrar, för evenemanget kan vara dyrt.
• högtalare avgifter. Konferenser och andra utbildnings-eller minnesevenemang involverar ofta talare.
• publicitet och inbjudningar. En stor händelse kan vara kraftigt annonseras, men ännu mindre händelser kan innebära användning av flygblad. Inbjudningar är också ofta nödvändiga.
• Mailing och frakt. Om du skickar ut inbjudningar eller flygblad, glöm inte denna kostnad. Vissa evenemangsplanerare skickar till och med blommor.
• fotokopiering och förberedelse av registreringsmaterial. Eventuella utdelningar för deltagare eller fotokopiering av flygblad faller under denna kategori.
• skyltning. Eventuella skyltar eller banners avsedda för evenemanget bör räknas in i dina utgifter per evenemang.

När du vet vilka av ovanstående kostnader du kommer att ådra dig kan du förbereda en uppskattning av evenemangskostnaden och avgiften för tjänsten. Först, ta reda på den pågående hastigheten genom att kontakta tre av varje typ av leverantör och leverantör du behöver. Beräkna sedan kostnaderna för varje kategori som listas (och alla andra som kan uppstå), Lägg till dem och Lägg till en liten summa för oförutsedda utgifter.

När du ger en uppskattning till en klient kanske du vill presentera den i form av en specificerad lista. Visa varje leverantör eller leverantör separat, med en kort beskrivning av de tjänster de ska tillhandahålla, och ange priset för varje tjänst. Denna strategi är till hjälp för att påminna kunder om att ditt företag bara får en liten del av den totala avgiften för tjänster.