allmänt

Q. En av våra anställda har redan en nhsmail-adress. Ska jag ange deras namn i registreringsportalen?
Nej. Om det finns en person på ditt apotek som redan har ett nhsmail personligt konto (slutar på @nhs.net), bör de inte inkluderas i de uppgifter du skickar till nhsmail-registreringsportalen för att undvika att ett duplikatkonto skapas. När det delade nhsmail-kontot har konfigurerats för apoteket kan den delade Postlådeägaren för apotek länka medarbetarens personliga NHSmail-konto till den delade postlådeadressen.

Q. kan personliga nhsmail-konton kopplas till mer än ett apotek delat NHSmail-konto?
Ja.

Q. Hur många personliga nhsmail-konton kan ställas in per apotek?
utom i undantagsfall kan upp till 10 nya personliga nhsmail-konton skapas per apotek. Entreprenörer bör överväga vilka anställda som är mest lämpliga för att få tillgång till den delade nhsmail-adressen. Till exempel, locum personal skulle inte kräva tillgång om en annan anställd i tjänst har tillgång; detta behöver inte vara en apotekare.

Q. Hur aktiverar jag mitt personliga nhsmail-konto?
när du har fått ditt användarnamn (skickat till den e-postadress som du registrerade dig med) och det tillfälliga lösenordet skickat till ditt mobilnummer kan du aktivera ditt konto genom att:

• navigera till nhs.net;
• Klicka på inloggningsknappen;
• ange ditt nhsmail-användarnamn;
• skriva lösenordet som skickas till din mobiltelefon;
• granska och acceptera användaravtalet som ska dyka upp på din skärm; och
• då ska du få ett e-postmeddelande som bekräftar att du har aktiverat kontot.

Observera att aktivering måste utföras av varje person med ett nhsmail-konto.

Mer information om hur du aktiverar ditt konto finns i Guide for community pharmacies using NHSmail (November 2017).

Q. Jag har inte fått ett lösenord för mitt apoteks delade brevlåda; Hur aktiverar jag Den delade brevlådan?
du behöver inte aktivera en delad brevlåda och du får inget lösenord för en delad brevlåda, eftersom alla auktoriserade användare av den delade brevlådan kommer åt brevlådan med sitt personliga nhsmail-konto.

Q. Hur nås nhsmail när apoteket täcks av en locumapotekare? Finns det arrangemang för locum personal att ha personliga nhsmail konton?
ett apotek delad brevlåda för ett apotek lokaler kan nu ha upp till tio enskilda konton anslutna som standard (se FAQ omedelbart nedan) och därför alla anställda som arbetar regelbundet i lokalerna kan förses med ett enskilt konto som ’länkar’ till apoteket delade brevlådan. Enskilda konton kan erhållas av apotekare, kontrassistenter, dispensrar, tekniker eller någon annan inom teamet. Att se till att ett antal personer kan komma åt apotekets delade brevlåda kan hjälpa till att säkerställa att även om det finns oväntade frånvaro i framtiden kommer teamet att kunna komma åt den delade brevlådan.

för de locum pharmacists som arbetar regelbundet på ett apotek lokaler, apotek entreprenör med apoteket nhsmail ägare kan avgöra om att länka eller koppla bort vissa locum pharmacists individuella konton till apoteket delade brevlåda. Det finns dock en process att gå igenom för länkning och avlänkning, och processen kanske inte krävs där andra medlemmar i teamet redan kan komma åt den delade brevlådan.

För locum apotekare som inte har en nhsmail enskilda konto, men tror att de är i behov av en, de kan begära en om de säkra en sponsring organisation (t.ex. lokal klinisk driftsättning grupp (CCG), sjukhus, gemenskap apotek), och eventuellt att inkludera några skriftliga stöd, för att bistå deras begäran om ett konto och ett fall kan behöva göras för att förklara resonemanget att man behövs.

Q. Jag skulle vilja att mer än tio enskilda nhsmail-konton länkar till den delade nhsmail-postlådan; Hur får jag mer än tio enskilda konton och har dessa anslutna till Apotekets delade brevlåda?
upp till 10 enskilda nhsmail-konton bör vara lämpliga för de flesta apoteksentreprenörer. Ditt regionala NHS England och NHS Förbättringsteam kommer dock att kunna auktorisera mer än 10 konton för att komma åt den delade brevlådan, men de kommer bara att göra detta där detta begärs med en giltig anledning att behöva dem.

Obs: Standardgränsen på 10 som förklarats ovan, ökades, efter att ha tidigare satts till 3. Skapandet av en ny personlig NHSmail för en ny anställd på apoteket förklaras i en FAQ nedan.

Q. behöver jag ett lösenord för att använda mitt nhsmail-konto? Vad är lösenordspolicyn?
ja, varje anställd kräver sitt eget användarnamn och lösenord för att komma åt NHSmail för både deras personliga och alla delade brevlådor som de har fått behörighet att komma åt. Du måste se till att ditt konto förblir aktivt genom att ändra ditt lösenord minst var 365: e dag annars kan det avaktiveras eller tas bort från tjänsten.

NHS Digital introducerade en förbättrad nhsmail-lösenordspolicy från maj 2019, som inkluderade mindre frekventa lösenordsändringar.

nhsmail-användarnas lösenord kommer att gälla i 365 dagar istället för föregående 90-dagars utgång. Denna förändring följer PSNC, på uppdrag av Community Pharmacy IT Group (CP ITG), lobbying NHS Digital om sin inställning till frekventa tvångslösenordändringar för nationella system inklusive NHSmail. PSNC bad NHS Digital att överväga att tillämpa National Cyber Security Centers (NCSC) vägledning som säger:

”regelbundet lösenordsbyte skadar snarare än förbättrar säkerheten, så undvik att lägga denna börda på användarna”.

NHSmail-användare kommer att meddelas att de måste ändra sitt lösenord inom 45 dagar efter den nya policyns introduktion. Den nya policyn antar också några av NCSC: s andra lösenordsriktlinjer; nya nhsmail-lösenord måste följa kriterier inklusive:

• en minsta längd på 10 tecken utan att kräva en blandning av teckentyper;
• matchar inte dina tidigare fyra lösenord;
• inte upptäckt som ett vanligt lösenord, t.ex. password1234; och
• inte upptäckt som ett brutet lösenord (ett lösenord som används för ett konto som tidigare har äventyrats).

topptips: NCSC rekommenderar att ett starkt och minnesvärt lösenord skapas genom att välja tre slumpmässiga ord, t.ex.

Q. Jag har fått information om apotekets delade nhsmail-konto men inte mitt personliga NHSmail-konto. Vad gör jag?
om du har fått information om ditt delade nhsmail-konto och inte ditt personliga NHSmail-konto, ska du maila [email protected], förklara problemet och ange ditt förnamn och efternamn, apotekets ODS-kod och e-postadressen till Apotekets delade brevlåda.

Q. Jag har fått information om mitt personliga nhsmail-konto men inte apotekets delade NHSmail-konto. Vad gör jag?
om du har fått information om ditt personliga nhsmail-konto och inte ditt delade nhsmail-konto, ska du maila [email protected], förklara problemet och ge ditt förnamn och efternamn och apotekets ODS-kod.

Q. Jag är en förlängd timmar Apotek; Hur många personer kan komma åt den delade brevlådan i mitt apotek?
det finns ingen begränsning av antalet användare som kan få tillgång till en delad brevlåda via sitt personliga nhsmail-konto.

Q. Om jag skickar e-post [email protected] hur snabbt får jag ett svar?
Apoteksadministratörsteamet kommer att sträva efter att svara på din förfrågan så snart som möjligt. Apoteksservicedisken är tillgänglig mellan 9am-5pm Måndag-Fredag exklusive helgdagar och kan kontaktas på [email protected].

utanför dessa timmar kan enkla uppgifter som återställning av lösenord utföras av Nhsmail National Service Desk (0333 200 1133). Mer komplexa uppgifter, som uppstår ur timmar, kan loggas via e-post [email protected] eller genom att ringa National Service Desk (0333 200 1133) och dessa frågor kommer att behandlas av apotek admin team när de är nästa tillgängliga.

Q. varför behövs ett mobilnummer för att ställa in mitt konto? Hur kommer telefonnumret att användas?
ett mobilnummer måste anges när du ansöker om ett nhsmail-konto eftersom tillfälliga lösenord skickas via ett textmeddelande till det angivna mobilnumret.

När du loggar in på ditt konto för första gången blir du ombedd att acceptera policyn för godtagbar användning (Aup). I detta skede kommer du också att bli ombedd att ställa in säkerhetsfrågor. Dessa krävs eftersom du måste kunna svara på dessa frågor om du är låst ur ditt konto eller har glömt ditt lösenord så att du kan utföra en återställning av självbetjäningslösenord. Om du behöver en återställning av lösenord och inte kan svara på dina säkerhetsfrågor (eller inte har ställt in dem ännu) kommer helpdesk att använda mobilnumret som du anger för att autentisera dig.

en ändring gjordes under sommaren 2019 så att alla befintliga nhsmail-användare som är anslutna till apotekskatalogen ’container’, och eventuella efterföljande nya nhsmail-användare som är anslutna till apotekskatalogen, har börjat få sitt mobilnummer dolt från NHS-katalogen automatiskt. Många gemenskap apotek nhsmail användare rapporterade inte har tillgång till ett arbete mobiltelefon, så detta innebär att personliga mobilnummer listades.

Du kan välja att visa ditt mobilnummer så att det visas i NHS-katalogen genom att följa hur du döljer / visar ditt mobilnummer från NHS Directory guidance (nhsmail support site guidance).

Obs: apoteksadministratören nhsmail helpdesk fortsätter att ha tillgång till en nhsmail-användares mobilnummer, oavsett om det är gömt i NHS-katalogen eller inte. Denna åtkomst krävs för att autentisera en användare för återställning av lösenord, konto lockouts och även för att kontakta användare som blir inaktiva på nhsmail-plattformen.

NHS-katalogen kan endast nås av legitima användare av Nhsmail

Q. Hur kan jag visa mitt mobilnummer från NHS-katalogen?
som standard bör ditt mobilnummer som anges under registreringsprocessen döljas från NHS-katalogen, men kan vara synligt för apoteksadministratören nhsmail helpdesk. Du kan välja att visa ditt mobilnummer från NHS-katalogen genom att följa hur du visar / döljer ditt mobilnummer från NHS Directory guidance (nhsmail support site guidance). NHS-katalogen kan endast nås av legitima användare av NHSmail. Läs FAQ ovan för mer information.

Q. vad händer om jag glömmer mitt lösenord, kan inte svara på mina säkerhetsfrågor och inte har ett mobilnummer som kan användas som autentisering?
Du måste prata med den delade postlådeägaren till ditt lokalkonto och de måste kontakta helpdesken för att bekräfta att de kan autentisera dig och be dem återställa ditt lösenord. Den nationella helpdesken kommer att be den delade brevlådans ägare att bekräfta mobilnumret för det tillfälliga lösenordet som ska skickas till. Det är den delade brevlådans ägares ansvar att se till att lokala valideringskontroller av individer har slutförts.

Q. Jag är en delad brevlåda ägare, Vad är det mobilnummer jag angav används för?
delade brevlådeägare måste ange ett mobilnummer som de har tillgång till och vara den primära kontaktpunkten för den nationella helpdesken att kontakta – om en annan anställd på apoteket glömmer sitt lösenord och inte kan svara på sina säkerhetsfrågor och att medarbetaren inte har ett mobilnummer listat.

Q. vad händer om jag inte kan ta min mobiltelefon till jobbet?
om du inte kan ta din mobiltelefon till jobbet och därför inte kan aktivera ditt konto från en arbetsdator kan du logga in på ditt konto för första gången från en annan dator, t.ex. hemma. Du kommer att få ett e-postmeddelande till din personliga e-postadress som du angav när du registrerade dig som innehåller din nya e-postadress och instruktioner om hur du loggar in på ditt konto. Om du inte har en hemdator eller Internetåtkomst kan du anteckna ditt lösenord och ställa in ditt konto när du är på jobbet. Det rekommenderas dock att du har din mobiltelefon på dig när du loggar in på ditt konto för första gången eftersom lösenordet innehåller en blandning av olika tecken och stora och små bokstäver.

Q. Vad gör du om du flyttar till ett annat apotek eller lämnar apoteket helt och hållet?
om du lämnar ditt apotek måste du meddela ägaren till den delade brevlådan som tar bort ditt nhsmail-konto från den delade brevlådan för apoteket du lämnar. Ditt nhsmail-konto kan läggas till i ett nytt communityapotek som du går med genom att kontakta den delade postlådeägaren för den webbplatsen. Om du är den delade brevlådeägaren måste du kontakta national helpdesk desk på [email protected] eller genom att ringa 0333 200 1133 och be om att dina behörigheter ska tas bort från den delade brevlådan och ge råd om vem som nu ska läggas till som ägare till den delade brevlådan.

om du lämnar apotekssektorn eller inte tar en ny roll på ett annat samhällsapotek, vänligen kontakta apotekets nationella helpdesk på [email protected] som kommer att markera ditt konto som en’leaver’. Ditt konto raderas permanent efter 30 dagar.

Apoteksteammedlemmar som överför från ett community pharmacy till clinical pharmacy roller med en NHS-organisation kan överföra sitt nhsmail-konto till sin nya roll genom att be Nhsmail lokala administratör i sin nya organisation att markera sitt konto som en ’snickare’. Detta måste göras inom 30 dagar efter att kontot markerats som en ’leaver’ för att säkerställa att det inte raderas.

Obs: Nhsmail-konton som är markerade som ’leavers’ raderas permanent efter 30 dagar om ingen ny organisation identifieras. Dessutom inaktiveras nhsmail-konton som inte används på 90 dagar och raderas permanent efter ytterligare 30 dagar.

Q. Vad gör jag om en ny anställd går med i gemenskapens apotek och kräver att ett nhsmail-konto skapas/länkas/kopplas bort? (Eller vad gör du om du behöver ytterligare konton utöver de vanliga tio konton som är länkade?)

Om du går med i ett communityapotek och redan har ett nhsmail-konto måste du be den delade brevlådans ägare att länka ditt konto till den delade postlådan för lokaler. Vid behov kan en teknisk fråga göras för hjälp.

om den nya medarbetaren inte redan har ett personligt konto och apoteket har mindre än 10 användarkonton måste den delade brevlådeägaren ta upp en fråga med pharmacy national helpdesk från deras delade NHSmail och till [email protected] att be om att det personliga kontot ska skapas. Begäran måste innehålla: Apoteksteammedlemmar komplett namn, alternativ e-postadress och deras mobilnummer.

den nya medarbetaren måste ge den delade brevlådeägaren sitt mobilnummer eftersom lösenordet skickas till via ett textmeddelande.

Om ditt apotek redan har 10 användarkonton skapade kan den delade postlådeägaren behöva skicka e-post till det regionala NHS England och NHS-Förbättringsteamet och ange skälen till att mer än 10 konton måste anslutas till den delade postlådan och be dem godkänna att ett ytterligare konto skapas. Om den ytterligare begäran godkänns måste det regionala teamet skicka e-post till Apotekets nationella helpdesk på [email protected] ange att ditt ytterligare konto har godkänts och ber om att kontot ska skapas och länkas. Återigen måste den nya medarbetaren ange sitt personliga mobilnummer eftersom deras lösenord skickas till dem via ett textmeddelande.

den nya medarbetaren bör se till att deras personliga konto är kopplat till det delade kontot efter att deras personliga konto har skapats. Antingen nhsmail pharmacy-ägaren eller pharmacy admin helpdesk ska kunna hjälpa till med länkningen.

När apotekspersonalen lämnar ett samhällsapotek kan de också kopplas bort på samma sätt.

ODS/ownership / consolidations change

För it-överväganden hänvisas till: psnc: s checklista: Change of pharmacy circumstance guide: ODS-koder och planering krävs om din ODS-kod ändras. När det gäller NHSmail:

Q. Vad ska man göra med NHSmail för konsolideringar?

När en gruppapotek ändrar konsolidering inträffar, bör den nuvarande delade postlådeägaren till ett apotek som stänger till ett annat proaktivt vidta åtgärder för att överföra äganderätten till den nya ägaren genom att skicka ett e-postmeddelande från den delade postlådan till den nationella administrationstjänsten och begära lämpliga åtgärder. Om du har ett nhsmail – användarkonto kopplat till den delade brevlådan och inte längre är anställd på apoteket, skicka ett e-postmeddelande från den delade brevlådan till den nationella administrationstjänsten och begär att dessa användare ska tas bort.

Obs: se till att det finns en anställd som arbetar på Community pharmacy som alltid har ett nhsmail-konto kopplat till den delade brevlådan.

Q. Vad är processen vid ett apotek förändring (t. ex. ODS/ägande/plats förändring)?

it / ODS change checklist nämner detta ämne och mer detaljerad information anges nedan.

1. Om din ODS-kod eller adress ändras bör du kontakta Nhsmail Pharmacy Admin-teamet ([email protected]) att be dem att justera din nhsmail lokaler delat konto e-postadress som behövs. Din nya e-postadress kan innehålla den nya ODS-koden / adressen om det finns en. Din gamla e-postadress kan vara pensionerad och/eller omdirigeras till lämpligt konto. Om någon apotekspersonal som har ett personligt nhsmail-konto som har tillgång till det delade kontot upphör att vara anställd på apoteket, följ vänligen kontakta Nhsmail Admin för att begära att de tas bort från den delade brevlådan och även länka den nya personalen som behövs. Se till att du fortfarande har anställda med personliga nhsmail-konton som kan komma åt det delade kontot för lokaler. Vid ägarförändringar kan den utgående ägaren stödja överföring av en äldre brevlåda för att säkerställa kontinuitet i en brevlåda – t. ex. så det finns ingen fördröjning/störning av e-postmeddelanden som rör patientreferenser som kommuniceras till äldre delade adresser. En utgående ägare kan göra förfrågningar till NHSmail. Den inkommande ägaren kan behöva göra arrangemang med den utgående ägaren före ändringsdatumet. Den utgående och inkommande ägaren kan också behöva se till att lämpliga arrangemang finns på plats, till exempel om det finns en överföring av brevlådan att relevanta e – postmeddelanden raderas vid behov-vilket säkerställer att patientens förväntningar fortsätter att uppfyllas. Vid behov kan alla e-postmeddelanden raderas eller ett nytt konto kan ställas in. Både den utgående och inkommande ägaren måste slutföra datasäkerhets-och Skyddsverktygslådan en gång inom varje räkenskapsår, även om det kan vara tillåtet att när ändringsdatumet är nära Toolkit-tidsfristen som den inkommande ägaren kommer att slutföra ingångsnivån för att stödja nhsmail-användningen med hela verktygslådan slutförd senare.
2. efter ändringen: kontrollera att justeringar har gjorts genom att skicka ett testmeddelande till ditt konto och kontrollera sedan att du kan logga in och visa e-postmeddelandet . Om den inkommande ägaren inte kunde slutföra arrangemang finns det en chans att en ny delad brevlåda kan krävas. Observera att apoteket kanske inte visas som standard i registreringsportalen för delad brevlåda för apotek eftersom den här portalen vanligtvis innehåller listan över apotek som inte har haft en delad brevlåda. En biljett till [email protected] kan stödja att apoteket läggs till i denna portallista, om det behövs.