Du är här eftersom du behöver veta hur man skriver en RFP för webbdesign eller redesign. En RFP är vad byråer använder för att bedöma ditt projekt och sedan ge dig ett förslag. På Big Drop får vi massor av RFP: er, Allt från småföretag till Fortune 500–företag-vissa är bra, andra är dåliga och andra talar vi inte längre om. Vad vi har lagt ut, är hur man förbereder en RFP för din webbplats och hur man skapar en stor en. Ju mer noggrann du kan vara med din RFP, desto mer exakt blir ditt förslag.

Vad gör en bra RFP?

När du behöver en webbplats, är det första du gör sätta ihop en webb redesign begäran om förslag. Att skicka in din RFP till flera byråer är vanligt och alltid en bra ide — det är hur du får en uppfattning om vad det verkligen kommer att ta för att få ditt projekt och din vision till liv. När du har skickat in din begäran svarar byråerna med en föreslagen lösning som beskriver omfattningen av arbetet, tidslinjen och kostnaden för din webbplats. Vanligtvis följs detta utbyte upp av ett kort telefonsamtal och en fråga och svar session.

Tänk på din RFP som ett första intryck till potentiella byråpartners. En stor RFP sätter scenen för ett bra partnerskap. En stor RFP är tydlig, koncis och går rakt på sak. Du behöver inte ha den tekniska kunskapen för att skapa en RFP. Faktum är att de flesta av de bästa RFP: erna vi får inte nämner kod eller teknisk jargong (vi hör tillräckligt med utvecklarsamtal dagligen). Om du vet vilka integrationer du vill använda (MailChimp, HubSpot, Marketo) listar du dem i din RFP-e-post till leverantörer. Om inte, Glöm det. Du behöver inte ha alla svar. Det är trots allt därför du anställer en byrå i första hand, så lämna det till proffsen att räkna ut det.

Låt oss ställa in rekordet rakt: RFP behöver inte vara tråkigt. Det är ditt företag vi pratar om här, så känn dig fri att göra det roligt. På Big Drop vet vi en sak eller två om RFP, så använd våra riktlinjer som vi har satt ihop som utgångspunkt, snarare än regler (vi har aldrig varit stora på dem). Håll det enkelt, tänk på varje avsnitt och gör det roligt. I slutet av dagen bygger vi något nytt för framtiden för ditt företag, så bli upphetsad!

här är vad en RFP-kontur ska innehålla:

1. sammanfattning
2. företagsbakgrund
3. kärnmål
4. projektets omfattning och leverans
5. Sitemap
6. tidslinje & milstolpar
7. funktionella/tekniska krav
8. Budget
9. kriterier för urval

sammanfattning

om du är osäker på vad du ska skriva är det första du bör börja med din projektöversikt. Det bör ge en introduktion till ditt företag och anledningen till att du skickar in din RFP. Berätta för din potentiella leverantör vad det är du hoppas för dem att åstadkomma och lägga ut eventuella problem du eller dina användare möter med din nuvarande webbplats. Här är ett kort RFP-sammanfattningsexempel:

exempel: vårt företags namn är Initech. Vi uppdaterar programvara för stora företag och organisationer. Vi letar efter en uppdatering av webbplatsen. Våra användare rapporterar att de inte kan hitta det de letar efter på vår webbplats och designen är daterad.

varför detta är viktigt: den del av begäran om förslag kommer till punkten. Det berättar läsaren om ditt förslag vem du är och varför du skickar in en RFP till dem. Detta sätter tonen för resten av förslaget.

företagsbakgrund

ge en kort historik över din organisation. (Särskild tonvikt på kortfattad). Berätta för din leverantör vem du är, vilken bransch du arbetar i och beskriv din typiska publik eller kund. Det hjälper också att låta din potentiella byrå veta vem du är. Är du en marknadsföringskoordinator eller en viktig beslutsfattare i din organisation? Att veta vem som talar är viktigt. Oavsett om du är ett äldre, mer etablerat företag eller en nystart, är nyckeln här att låta potentiella leverantörer veta vem du är och vad du handlar om.

exempel: på Initech väljer våra kunder oss eftersom vi levererar kvalitetsservice. Det som skiljer oss från våra konkurrenter är att vi är de mest erfarna i vår bransch och har varit verksamma i 30 år.

varför det här är viktigt: Ditt företag eller organisation bakgrund berättar din potentiella leverantör vet vad du representerar och kan ge en tidig indikation för att bekräfta om projektet kommer att vara en lämplig passform.

kärnmål

stora RFP är autentiska. Var kortfattad och tydlig om de problem du och dina användare står inför. Fokusera på vad du hoppas kunna åstadkomma med din nya webbplats. Om du kan, försök att begränsa den till en eller två meningar och expandera sedan därifrån. Ett bra ställe att börja är problemigenkänning.

Pro Tips: ”Tänk på din nya webbplats som en katalysator för dina affärsmål, var på framsidan om vad den måste åstadkomma och varför din gamla inte skär den.”

exempel: vårt huvudmål för vår webbplats är att öka användarförvärv och engagemang genom design. Till skillnad från vår nuvarande webbplats måste vår nya webbplats ge användarna ett sätt att köpa våra produkter enkelt och effektivt och bör också vara mobilresponsiva.

varför det här är viktigt: Det är viktigt att prioritera de viktigaste målen du vill uppnå i ditt projekt så att din leverantör vet exakt vad du vill få ut av detta engagemang. Att etablera dina mål i början är ett bra sätt att öka dina chanser att lyckas med din nya webbplats.

Projektomfång och leveranser

vid denna tidpunkt när du skriver din RFP bör du tänka på vilka specifika tjänster du letar efter. På Big Drop sträcker sig våra projekt i omfattning. Vissa företag behöver bara en webbplats, medan andra behöver videoproduktion och branding. Eftersom projekten varierar i omfattning kommer resultaten att variera i enlighet därmed. Nedan är bara några exempel på vad du kan förvänta dig att se när du engagerar dig med din leverantör:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/innehåll
• visuell identitet
• varumärkespositionering
• marknadsföring
• Videoproduktion
• fotografi

om du begär ett förslag till en webbplats, förvänta dig att leveranserna innehåller saker som design och wireframes. Om ditt projekt innehåller en visuell identitet, förvänta dig att dina leveranser kommer i form av PSD-eller AI-filer. Andra leverans är mer immateriella, så vet skillnaderna och vad du kan förvänta dig av din leverantör.

Pro Tips:” vet vad du får, var försiktig med leverantörer som inte tillhandahåller en timmes uppdelning för sina tjänster”

exempel: vi letar efter en 60 sekunders förklaringsvideo som ska visas på vår hemsida. Vi vill också att en visuell identitet (logotyp) ska användas för visitkort och brevhuvud.

varför det här är viktigt: När du bestämmer projektets omfattning av arbetet kommer din leverantör att ta hänsyn till vilka uppgifter som måste slutföras och kommer att tillämpa en timpris baserat på deras bästa uppskattningar relaterade till tidigare projekt. Att ha denna information kommer att säkerställa att din leverantör säger dig det bästa webbplatsförslaget.

Sitemap

hur din webbplats är organiserad påverkar hur dina användare hittar vad de letar efter. Din webbplatskarta är i grunden en innehållsförteckning för din webbplats. Lista ut vilka sidor du vill ha på navigeringsmenyn och fundera på hur användaren kommer att navigera genom webbplatsen. Dina användare ska kunna snabbt och enkelt hitta den information de behöver. Om de inte kan, kommer de att lämna. Användarupplevelse (UX) är en nyckelfaktor för din webbplats effektivitet.

Pro Tips: ”utan en ljud UX-strategi kommer digitala produkter sannolikt att misslyckas. Det är verkligen så enkelt.”

att uppskatta hur många sidor du tror att din webbplats behöver kan vara en bra utgångspunkt, dvs: om, tjänster, kontakt. Om du inte är säker på vilka sidor du behöver, oroa dig inte för det och låt din leverantör räkna ut det åt dig.

exempel:

1. hemsida
2. Om oss
3. tjänster
4. Shop
5. blogg
6. kontakt

varför detta är viktigt: användarupplevelse är en av de viktigaste komponenterna i alla digitala projekt. Din leverantör kommer att använda denna information för att avgöra hur många anpassade sidlayouter din webbplats behöver.

tidslinje & milstolpar

tidslinjeavsnittet i din RFP ska svara på frågan om när du vill att ditt projekt ska gå live. Om det finns ett specifikt datum för när din webbplats eller varumärkesprojekt måste slutföras, är det här platsen att lista det. Alla viktiga milstolpar i ditt projekt bör också listas här, till exempel en ny produktlansering eller annonskampanj.

Pro Tips: ”Var realistisk när det gäller din deadline, anpassad webbdesign och utveckling tar tid.”

exempel: Tidsfristen för webbplatsen är den 30 januari. Vi har dock vår årliga konferens den 1 januari och vill ha hemsidan klar då om möjligt.

varför det här är viktigt: att vara up-front om när din webbplats måste gå live är ett viktigt första steg för att skapa passform. Din potentiella leverantör kan bedöma om de realistiskt kan uppfylla dina förväntningar. I vissa fall är leverantörer villiga att slutföra ett rush-projekt, men det kommer naturligtvis att komma till ett extra pris.

funktionskrav

detta kommer sannolikt att vara den mest detaljerade delen av din webbplats RFP. Lista alla tekniska krav som din webbplats måste ha, till exempel: betalningshantering, karriärintegrationer eller användarinloggningar.

Pro Tips: ”Du behöver inte ha alla svar, men var noga med att inkludera de du gör.”

säljer du produkter? Om så är fallet, vilken e-handelslösning vill du använda, eller letar du efter rekommendationer? Har du ett innehållshanteringssystem i åtanke, till exempel Drupal eller WordPress? Om du vill införliva en CRM som HubSpot eller en e-postmarknadsföringstjänst som MailChimp, se till att inkludera det här. Om du inte vet var du ska börja, oroa dig inte, din leverantör har du täckt.

för den mer tekniska publiken, försök att ge så mycket detaljer som möjligt när det gäller funktionalitet. Om det finns tredjepartsintegrationer som drar data från externa källor, se till att inkludera hur denna överföring sker och var dessa data kommer ifrån. Om det finns ett API involverat, finns det dokumentation? Svara på dessa frågor och du kommer att eliminera fram och tillbaka mellan dig och din leverantör.

exempel: vår webbplats måste kunna sälja produkter och kartlägga våra butiksplatser via google maps. Vår nuvarande webbplats karriärsektioner är värd på bluehouse.

varför detta är viktigt: detta kommer att vara en av de viktigaste faktorerna för att bedöma omfattning och pris från din leverantörs perspektiv. Vissa lösningar kräver färre timmar dedikerade till integration där andra lösningar kräver stora resurser som används för att utveckla anpassade API: er för att skapa program. Återigen, ju mer information du ger i en tydlig och kortfattad RFP, desto mer exakt kommer din leverantörs projektförslag att vara.

Budget

ja, din begäran brev bör innehålla en budget. Att hålla din budget för ett projekt är lite som att försöka köpa ett hem utan att ge din mäklare en uppfattning om vad du är villig att betala. Om du vill köpa ett hus och din budget är $150k, kan din mäklare sedan hitta flera bostäder som ger dig mest värde inom din budget.

” det här är affärer, om du inte pratar om pengar är du sannolikt inte allvarlig.”

Bestäm vad som är viktigt för dig: alternativet som är det billigaste eller det som ger mest värde inom din budget. Att ge din leverantör Din budget gör det möjligt för dem att återvända med den lämpligaste lösningen, baserat på ditt omfattning, mål etc. För att expandera på vår Hemköp analogi kan du köpa ett hem för $5,000 eller $500k, men vad du får i utbyte mot dessa priser varierar.

om du måste, ange bara ett intervall. Om du letar efter ytterligare tjänster som löpande underhåll och support eller SEO, inkludera budgeten för dessa tjänster som separata.

Pro Tips: ”att få riktigt om vad du vill betala ger dig fördelen av att se hur mycket leverantörer är villiga att ge för din föreslagna budget”

Tänk på din webbplats som en investering. Varje ansedd byrå kommer att ge råd och rådfråga dig om hur du får ut det mesta av din budget och maximerar din potential för avkastning på den investeringen.

exempel: Budgeten för vår nya webbplats är mellan $80,000 – $100,000. Vår årliga återkommande budget för support och underhåll $60,000

varför det här är viktigt: du vill inte slösa bort din tid på att träffa och prata med leverantörer som inte ligger inom ditt prisklass. Att vara ärlig om din budget kan du också tala med leverantörer som kommer att göra dig deras prioritet. Transparens går långt.

kriterier för val

Här bestämmer du helt enkelt vilka kriterier du ska använda när du väljer din leverantör. Saker att tänka på här är: byråkompetens, kapacitet, portfölj, relevanta projekt, hustjänster etc.

exempel: Vi kommer att göra vårt urval baserat på byråerfarenhet, relevanta projekt och på grundval av design.

varför detta är viktigt: en leverantör kan ha större kompetens inom en bransch över en annan. Andra kan ha större erfarenhet av informationswebbplatser via e-handel. Var på framsidan när det gäller vad du kommer att basera ditt beslut på så att mottagaren kan vara på framsidan om huruvida de är rätt byrå för dig eller inte.

vad händer nu?

det är det. Vi har utrustat dig med vad du behöver för att skriva en stellar RFP. Det är inte så svårt som det låter, när du vet vad du gör. Kom bara ihåg att hålla det kort, ärlig och rolig.