en medierådgivning är ett meddelande på en sida som berättar media detaljerna om ett kommande evenemang. En medierådgivning inbjuder media till ett evenemang som en stor öppning, insamling eller något liknande där fri pressbevakning skulle gynna en organisation. Denna händelse kan eller kanske inte är öppen för allmänheten.

Free Media Advisory Template

att skriva en effektiv medierådgivning som får media att delta och skriva om ditt evenemang kan vara utmanande. Det är viktigt att följa det accepterade medierådgivningsformatet, vilket journalister förväntar sig att se. För att hjälpa dig har vi skapat en medierådgivningsmall som guidar dig genom varje avsnitt för att skriva din medierådgivning, som inkluderar rubrik, kropp, händelseinformation och kontaktinformation.

miniatyrbild av själva mallen:

här är mallarna att ladda ner:

• DocX
• Google Doc
• PDF-Format

nedan är de sex steg du behöver ta för att skriva en effektiv medierådgivning.

Bestäm när du ska använda en medierådgivning vs. Pressmeddelande

den viktigaste skillnaden mellan en medierådgivning och ett pressmeddelande är syftet med att skicka det. En medierådgivning riktar sig specifikt till media och är en ensidig, endast informationsinbjudan för att få media närvaro vid ett evenemang. Ett pressmeddelande bör kontaktas mer som en artikel, som innehåller citat och fakta, med målet att skapa allmänt intresse för de nyheter du tillkännager, eventuellt hämtas av både små och stora medier.

en medierådgivning är vad du väljer att skriva och skicka när du vill att media ska komma till ett evenemang. Ett pressmeddelande är vad du vill skriva och skicka om du vill ha mediebevakning av ett nyhetsvärt ämne relaterat till ditt företag. Ibland tillkännager ett pressmeddelande ett evenemang, men det kan också vara öppnandet av en ny plats, anställa en ny verkställande lagmedlem eller vinna ett prestigefyllt pris.

om du tycker att pressmeddelandet är mer anpassat till dina behov och mål kan du läsa vår artikel som ger specifika instruktioner om hur du skriver ett pressmeddelande, tillsammans med en användbar mall för att vägleda dig.

få ställa upp innan du börjar skriva

innan du skriver din rådgivning, det finns ett par planering och formatering saker som du vill ta itu med. Om du vill att din medierådgivning ska läsas av personer i media, vill du följa branschstandarder i formatering så att de vet exakt var de ska leta efter specifika händelsedetaljer snabbt. Genom att följa detta format undviks risken för att de ignorerar din rådgivning.

här är de steg du behöver ta innan du skriver.

använd brevpapper

du vill att din medierådgivning ska få uppmärksamhet och läsas av media. För att göra det bör du använda ditt brevhuvud för att skriva medierådgivningen eftersom det ger dig ytterligare trovärdighet. Att använda ditt företags brevhuvud kommer att se till att fler personer i media kommer att läsa rådgivningen och delta i ditt evenemang.

Om du inte har brevpapper för ditt företag ännu kan du kolla in några exempel på affärsbrev för inspiration. Du kan också få det skapat snabbt genom att använda en tjänst som Fiverr. Fiverr är en marknadsplats som kommer att ansluta dig till många designexperter som kan skapa vackra logotyper och brevpapper åt dig.

besök Fiverr

Title Your Advisory

du vill sätta titeln ”Media Advisory” högst upp på sidan så att alla som får den vet vad den är och vem den adresserar. Sedan, du vill börja din rådgivning med ” för omedelbar frigivning.”Det här låter alla som först hanterar din rådgivning veta att det är okej att distribuera informationen som den innehåller direkt.

Media Advisory Title Example

inkludera kontakt-och adressinformation

i det övre vänstra hörnet av rådgivningen, vanligtvis sitter direkt till vänster om Medierådgivningstiteln eller något ovanför rubriken, inkludera en kontakt-och adressinformation

namn och det bästa telefonnumret för att nå den kontakten. Inkludera adressen där ditt evenemang kommer att äga rum, inklusive staden och staten, direkt under kontaktinformationen.

Bestäm din publik

nu när du har ställt in din medierådgivning korrekt bestämmer du vem din publik är och hur du vill prata med dem. Det är viktigt att veta vem du pratar med så att du kan ta itu med vad som specifikt intresserar dem. Kom ihåg att medierådgivning endast riktar sig till media och är avsedd att bjuda in media att delta i ett evenemang.

den bästa indikationen på vem din publik är för en medierådgivning är vilken typ av evenemang du är värd för. Om du till exempel håller en presskonferens vill du ha fler nyhetsreportrar och journalister att delta medan du är värd för en insamling kanske du vill ha en social scenförfattare att delta. Skräddarsy ditt innehåll så att det är skrivet för din avsedda publik.

de flesta medier har reportrar som täcker alla viktiga ämnen som politik, utbildning, lokalt företag och teknik. Du kanske till och med vill hitta en specifik reporter som täcker händelser relaterade till din bransch, så läs några av hans eller hennes artiklar och skriv din rådgivning med den personen i åtanke. Bestäm vilken typ av mediepersonal som skulle vara mest intresserad av ditt evenemang och fokusera på att skriva för dem.

Skriv en fängslande Medierådgivningsrubrik

en rubrik är sammanfattningen av din rådgivning som sitter högst upp i mitten av din medierådgivning och bör vara i fetstil. Det är viktigt att spendera lite tid på att skapa en bra rubrik så att de som läser den kommer att vara intresserade nog att läsa resten av din rådgivning och delta i ditt evenemang. Längden på denna typ av rubrik är vanligtvis 65 till 80 tecken.

Så här kan du skriva en övertygande rubrik.

håll det kort

om din rubrik är för lång kommer den att bli avskuren i sökmotorsökningar som Google och på många mobila enheter. Du vill behålla ditt maximala teckenantal mellan 65 och 80 tecken (inklusive mellanslag).

bind det till ett Trendämne eller aktuellt evenemang

ett av de bästa sätten att skapa intresse för din medierådgivning och ditt evenemang är att knyta det till ett trendämne. Om du till exempel är värd för ett evenemang i oktober kan du knyta det till bröstcancermedvetenhetsmånaden. Genom att göra detta kommer ditt evenemang att känna sig aktuellt, och du kan få ytterligare intresse från dem som annars kan förbise din medierådgivning och evenemang.

Här är ett exempel på en spännande rubrik från en medierådgivning:

medierådgivning rubrik

täck viktiga händelsedetaljer i kroppen

Nu när du har din rubrik vill du börja ge all viktig information om ditt evenemang. Medierådgivning bör inte vara längre än en sida — totalt. En medierådgivning bör endast täcka de viktigaste detaljerna i ditt evenemang som plats, datum, tema och anledning till evenemanget.

Så här skriver du ditt medierådgivande organ.

svara på ” vad, vem, var, när & varför’

det enklaste sättet att skriva kroppen på din medierådgivning är att helt enkelt lista dessa frågor och fylla i informationen i en eller två meningar. Du vill ge de mest intressanta och viktiga detaljerna för varje avsnitt. Du kan ändra ordningen på dessa avsnitt för att inkludera informationen i storleksordning.

börja med att förklara vad händelsen är, vad som kommer att hända och vad de kommer att uppleva vid ditt evenemang. Låt dem veta om detta kommer att vara ett bra foto eller berättelse möjlighet för dem. Låt dem sedan veta vem som kommer att vara där. Kommer det att finnas några kändisar eller influencers som kan intressera journalisten? Om så är fallet, se till att du listar dem i avsnittet ”Vem”.

När du har skrivit avsnittet ”Vad” och ”vem” i ditt evenemang vill du lägga till ”var” och ”när” med din plats och datum och tid. Slutligen vill du kortfattat skriva avsnittet ”varför” och ge sammanhang om varför du håller evenemanget och varför media ska delta. Du kan till exempel förklara att du samlar in pengar till en viss välgörenhet, eller om du håller en presskonferens för att täcka en historia om mänskligt intresse.

avsluta din medierådgivning

slutligen, i slutet av din medierådgivning, vill du lägga till ### på bottenlinjen i din rådgivning. Detta låter media veta att din rådgivning avslutas, det betyder ” detta är slutet.”

exempel på ett Medierådgivande Organ

börja distribuera din medierådgivning

När din medierådgivning är redo att distribueras måste du bestämma dig för en metod för att få den till de personer i media som kommer att vara intresserade av att delta i ditt evenemang. Du vill också vara säker på att du skickar din medierådgivning vid rätt tidpunkt så att de som kan delta har tid att förbereda och planera ordentligt.

mediebulletiner ska skickas cirka fem till sju arbetsdagar före datumet för ditt evenemang. För att få största uppmärksamhet bör du skicka din rådgivning och sedan ringa nyhetsrummet för varje mediautlopp du skickade det för att följa upp och se till att de fick det. Under ditt uppföljningssamtal kan du fråga om de har några frågor om ditt evenemang och om de planerar att delta. Var noga med att inkludera kontaktinformation så att de kan kontakta dig med ytterligare frågor.

Här är några steg du bör vidta för att få mest medieuppmärksamhet möjligt.

använd en distributionstjänst

för att få bästa resultat för din medierådgivning bör du överväga att använda en syndikeringstjänst. Dessa tjänster säkerställer att du får maximal exponering och rätt kontaktinformation för att skicka din medierådgivning till rätt personer. När du använder en distributionstjänst använder du ett formulär på deras webbplats för att skriva och formatera din medierådgivning, och sedan distribuerar den åt dig till de typer av medier du väljer.

även om det finns flera alternativ för distributionstjänster är en av de bästa eReleases. Genom att använda den för att distribuera ditt pressmeddelande kommer du att kunna nå tusentals nyhetsbyråer, inklusive TV-stationer, stora nyhetsnätverk som Fox News och MSNBC och andra nyhetstidningar och webbplatser. Kostnaden för denna tjänst är vanligtvis mellan $99 och $300, och det erbjuder erbjudanden till första gången användare.

besök eReleases

samla kontaktinformation för Media

För bästa resultat, kombinera med en distributionstjänst med att nå ut till lokala reportrar på egen hand. För att göra detta måste du söka efter rätt mediekontakter och sedan försöka hitta deras kontaktinformation, särskilt e-postadresser eftersom de flesta medierådgivningar skickas via e-post. Gå till dina lokala nyhetswebbplatser och leta efter kontaktuppgifter. Ibland listas denna information i artiklar som journalisterna har skrivit eller på en kontaktsida på nyhetswebbplatsen.

ett användbart och gratis verktyg för att hitta journalisters e-postadress snabbt och enkelt är Hunter. Ett annat gratis verktyg som erbjuder en liknande tjänst för att hitta media e-postadresser är Clearbit Connect.

När du samlar in kontaktuppgifter vill du vara säker på att du hittar den mest relevanta kontakten. Om ditt evenemang till exempel är en insamling för hemlösa i området, vill du leta efter en kontakt som fokuserar på lokala problem eller ideell rapportering. Om du presenterar ny programvara bör du leta efter redaktören eller en journalist som täcker teknik för din lokala nyhetsstation eller tidning.

börja maila din rådgivning

Nu när du har kontaktinformation kan du börja skicka din rådgivning till den lokala medielistan som du har sammanställt. Om du vill att din e-post ska öppnas och läsas vill du starta din e-post med en iögonfallande och tydlig ämnesrad. Tänk på din ämnesrad som din” tonhöjd ” där du kan fånga uppmärksamhet och väcka nyfikenhet. Ett bra exempel skulle vara: ”Rotarys utsålda årliga golfturnering för att vara värd för kvinnors Golfmästare Kelly Rohrbach.”

bifoga inte medierådgivningen som ett dokument. Kopiera istället rådgivningen direkt till e-postmeddelandet. Om du bifogar ett dokument till din e — post, oavsett om det är ett PDF — eller Word-dokument, är din e-post-och därmed din medierådgivning-mycket mer benägna att fastna i en skräppost-eller skräpmapp.

Följ upp

När du har skickat ut din medierådgivning vill du följa upp de nyheter som borde ha fått den. I allmänhet vill du följa upp två arbetsdagar före ditt evenemang. Journalister läser ofta din rådgivning snabbt men svarar inte på den. Ett telefonsamtal kan bekräfta personens närvaro eller erbjuda tvingande skäl ändra sig om personen har beslutat att inte delta.

När du startar din uppföljning vill du ringa nyhetsrummet eller kontoret där du skickade rådgivningen. För det mesta är detta det snabbaste sättet att bli riktad till journalistens skrivbord som skulle täcka ditt evenemang. Ett branschtrick är att ringa före eller efter öppettider. På det här sättet är det mindre troligt att du tävlar med andra som ringer, och nyhetsrummet blir tystare.

om du slutar behöva lämna ett meddelande, berätta för personen vem du är, att du ringer om en medierådgivning som du skickade och ge dem den dag och tid du skickade medierådgivningen. Istället för att be om ett retursamtal, berätta för dem att du kommer att ringa tillbaka på en viss dag eller tid. Detta gör att du kan hålla kontroll över uppföljningsprocessen och låter dig ringa tillbaka på dagen och tiden som fungerar för dig.

att följa upp med journalister är det bästa sättet att få dem engagerade att delta i ditt evenemang. Det kommer också att låta dig sticka ut från hundratals andra människor som skickade mediabulletiner eftersom de flesta inte bryr sig om att följa upp ett telefonsamtal.

den nedersta raden

a media advisory är ett effektivt verktyg för att få media närvaro för ett evenemang. För att få mest närvaro är det viktigt att du formaterar din medierådgivning korrekt och inkluderar all relevant information. Genom att skriva en välformaterad och koncis medierådgivning och distribuera din rådgivning korrekt kan du få större närvaro och pressbevakning av ditt evenemang.