en av de vanligaste frågorna vi får från blivande och nuvarande inkommande marknadsförare är, ” hur hanterar du allt detta innehåll?”

När vi berättar för dem att vi använder en redaktionell kalender är nästa fråga ofta: ”Åh, hur mycket kostar det?”

ingenting. För det mesta använder vi Google Kalender.

förvånad? Det finns många bra kalenderverktyg där ute du kan välja mellan. (För de Av er som är HubSpot-kunder finns det faktiskt en marknadsföringskalender inbyggd i HubSpots programvara.) Men efter att ha provat massor av andra lösningar fann vårt team att vi verkligen fungerade bäst med bara en enkel Google-Kalender. Faktum är att detta faktiskt har varit den längsta redaktionella kalenderlösningen som vårt team någonsin har sett.

Så här ställer vi in det.

Följ med gratis redaktionella kalendermallar

ladda ner mallen gratis

ladda ner HubSpots gratis redaktionella kalendermallar.

första sakens första: Ladda ner kalendermallarna ovan (de är gratis.) Genom att göra detta har du tre redaktionella kalendermallar på din dator att använda på din fritid: en för Google Kalender, en för Excel och en för Google Sheets. I det här blogginlägget går vi över hur du importerar Excel-mallen till Google Kalender.

anpassa din mall och förbered dig för import till Google Kalender.

som standard kommer publiceringsdatum på mallarna du laddar ner att stämplas för år 2016. Ändra dem gärna till nuvarande år i själva kalkylbladet – du kan också dra dem till de datum du väljer när du har laddat upp filen till Google Kalender.

Google Kalender gör det enkelt att ladda en kalender som du kanske har skapat i ett annat program i Google. Detta inkluderar Microsoft Excel. Så här importerar du Excel-kalendermallen som du hämtade i föregående steg till Google Kalender:

Öppna Google Kalender.

När du har laddat ner (eller för den delen skapat) en kalender som öppnas i Microsoft Excel är det dags att öppna Google Kalender. Se bara till att du redan är inloggad på det Gmail-konto du vill att den här kalendern ska ge åtkomst till.

använd rullgardinsmenyn till vänster för att skapa en ny kalender.

Nu är det dags att ställa in din Google-Kalender för att rymma informationen i ditt Excel-kalkylblad. Gå först in i din Google-Kalender och klicka på plustecknet till höger om ”andra kalendrar”, som visas på skärmdumpen nedan. I rullgardinsmenyn som visas väljer du ” skapa ny kalender.”

fyll i detaljerna i din nya kalender.

fyll i fälten som visas på nästa skärm. Detta inkluderar en kort beskrivning av din kalender, som visas nedan, för att ge människor rätt sammanhang när du bjuder in dem i den här kalendern. När du är klar med att fylla i detaljerna klickar du på ”Skapa kalender.”

importera din XLS-eller CSV-fil från samma rullgardinsmeny.

med samma rullgardinsmeny som du använde för att skapa din redaktionella kalender importerar du nu själva Excel-filen till Google Kalender. Klicka på plustecknet och välj ” Importera.”

klicka på uppladdningsrutan som läser” Välj fil från din dator ”och leta reda på filen med titeln” Blog Editorial Calendar – Excel ” som ingick i ZIP-filen du laddade ner i steg 1 ovan.

Välj vilken kalender du vill lägga till den här filen i.

i den andra rutan under din importerade fil klickar du på rullgardinsmenyn ”Lägg till i Kalender”. Var noga med att välja namnet på kalendern du just skapade från rullgardinsmenyn, som visas nedan. Klicka sedan på ” Importera.”

klicka på Importera.

När du har laddat upp din Excel-fil och valt kalendern du vill lägga till den här filen i klickar du på ”Importera.”Du bör se en dialogruta för Importkalender som berättar att sju händelser importerades framgångsrikt. Klicka På ” Stäng.”

Nu, om du inte ändrade datumen för de första sju tilldelningarna i det ursprungliga Excel-dokumentet, kan du nu. Navigera till 3 januari 2016, vilket är början på din kalender. Se till att alla dina andra kalendrar tillfälligt döljs genom att klicka på den färgade rutan till vänster om kalendernamnet. På veckan den 3 januari 2016 bör du bara se en” blogg TBD ” kalenderhändelse varje dag från 10 till 11

använd redigeringsfönstret för varje uppgift för att ändra publiceringsdatumet. Om du till exempel är nöjd med publiceringstiden klockan 10 kan du helt enkelt ändra datumet från januari X, 2016 till januari X, 2021. Varje uppgift visas sedan som händelseblock i din månadskalendervy 2021.

Bestäm ditt publiceringsschema.

Nu när du har skapat din kalender är det dags att fylla i den med uppdrag för året. Det här är när du måste fatta några beslut om din bloggs publiceringsschema.

medan Excel-filen du importerade står för ett blogginlägg per dag betyder det inte att du behöver publicera sju dagar i veckan. Du kanske vill publicera varje måndag, onsdag och fredag. Eller kanske du planerar att publicera på bara torsdagar. Kom ihåg att nyckeln till framgångsrik blogging är kvalitet framför kvantitet. Överskrid inte ett bloggschema om kvaliteten på ditt innehåll kommer att ta en hit. (Läs detta blogginlägg för några bra riktmärkesdata om hur ofta företag ska blogga.)

Om du bestämmer dig för att minska antalet dagar du vill publicera, klicka på kalenderhändelsen för den dagen och välj ”Radera.”

Även om du vill publicera flera gånger om dagen är det lika enkelt att uppdatera den här kalendern som att lägga till en händelse. Välj en plats i din kalender för att lägga till en annan ”blogg TBD” – händelse och kopiera standardbeskrivningen från en annan av de händelser du importerade.

nästa är det dags för några mindre justeringar. För närvarande är” Blog TBD ” – evenemangen inställda för 10 am Känn dig fri att flytta dessa händelser till vilken tid din blogg publicerar under dagen.

Ställ in återkommande händelser.

Nu när du har ställt in dina publiceringsdatum och tider kan du göra dessa återkommande händelser i din kalender. Om du har ett regelbundet publiceringsschema, som varje måndag, onsdag och fredag klockan 10:00, lägg sedan in det som en återkommande ”slot” i din kalender. Det är okej om du inte har ett färdigt innehåll-eller till och med en arbetstitel-att lägga dit ännu. Det är bara en påminnelse om att du vill publicera något den dagen.

för att lägga till din återkommande slot, klicka på din första ”blogg TBD” händelse och klicka på pennikonen för att redigera ditt evenemang. Detta tar dig till detaljerna i inlägget, där du kan skapa ett anpassat återkommande schema för varje uppgift, som visas på skärmdumpen nedan.

du kan ställa in inlägget som ett återkommande inlägg så att det automatiskt visas varje måndag, onsdag och fredag klockan 10:00 (eller vilka dagar och tider du vill).

När du har valt de återkommande dagarna trycker du på ”Klar” och ”spara” och du har en redaktionell kalenderram att arbeta med.

För nu, behåll titeln på händelsen som” blogg TBD”, men känn dig fri att anpassa beskrivningen med några extra detaljer du vill vara säker på att du inkluderar för varje inlägg. Vänta med att bjuda in någon Gäst, eftersom vi använder detta för att tilldela inlägg till en författare när du börjar fylla i dina ämnen. När allt är klart klickar du på ” Spara.”

Om du inte har ett återkommande schema som detta kanske du inte behöver en redaktionell kalender ännu-men det är ett bra sätt att sätta mål för dig själv. Om du vet att du vill publicera ett visst antal inlägg varje vecka, även om du inte träffar varje enskild plats, är det en bra påminnelse för dig själv och ditt team att detta är något du alla bör sträva efter.

fyll din publicering spelautomater.

Nu när du vet alla spåren du vill fylla, du måste faktiskt … du vet … fyll dem. (Om du inte har ämnesideer ännu, kolla in den här gratis ämnesidegeneratorn. Det kommer att ge dig några bra tips för innehåll att sätta i kalendern.)

låt oss säga att ett av de inlägg du vill skriva är ”10 Överraskande fakta om tapirer” och ett av de inlägg du redan har skrivit och vill publicera senare är ”Tror du att du är skuren för att äga en Tapir? Läs Detta Först.”Cool! Lägg bara till dem båda i kalendern genom att klicka på ”Post – TBD” på rätt datum, välja ”Redigera händelse” och sedan ändra ”Post – TBD” – texten till den faktiska titeln på inlägget.

nu, låt oss säga att du faktiskt inte vill skriva” 10 Överraskande fakta om tapirer ” och du vill att din kollega ska skriva det istället. Om du vill tilldela inlägget en författare bjuder du in dem till evenemanget som gäst. För att göra detta, klicka på händelsen, tryck på ”Redigera händelse” och bjud sedan in den kollegan till inlägget genom att skriva hans eller hennes namn eller e-postadress i rutan ”Lägg till gäster”, välj ”Lägg till” när deras namn dyker upp och slå ”spara” på händelsen när du är klar.

Nu kan vem som helst se vem som är ansvarig för att skriva inlägget som går upp i den tidsluckan.

Du kan ta det ett steg längre genom att lägga till detaljer i rutan ”Beskrivning” av händelsen, som visas i den stora rutan på skärmdumpen ovan. Du kan inkludera en snabb synopsis, de nyckelord du planerar att rikta in inlägget för, målgruppen du försöker nå och erbjudandet eller CTA du kommer att rikta läsaren till i slutet av inlägget. Glöm inte ett förfallodatum för utkastet.

innan Google Kalender låter dig spara händelsen ser du en dialogruta som frågar om du vill ändra just den här händelsen eller alla händelser i serien. Välj ”Endast den här händelsen.”

upprepa dessa steg för att tilldela varje bloggämne idag och i framtiden.

dela din redaktionella kalender med andra.

Nu när du har ställt in din kalender kan du börja bjuda in personer att se den. Jag rekommenderar att du börjar med ditt omedelbara team och regelbundna bidragsgivare-liksom alla som regelbundet frågar dig om att publicera innehåll på din företagsblogg.

för att dela den här redaktionella kalendern med människor, hitta helt enkelt din redaktionella kalender under ”Mina kalendrar”, som visas nedan. Klicka på de tre punkterna bredvid kalendernamnet och välj sedan ”Inställningar och delning” när det visas i rullgardinsmenyn. Du kommer till samma skärm som vi såg när du först fyllde i detaljerna i din redaktionella kalender i steg 2.

sedan kan du lägga till namnen på personer som du vill dela kalendern med och ställa in rätt behörighetsnivåer för varje inbjuden.

det är klokt att hålla dem med behörighetsinställningarna för att hantera ändringar och dela till ett minimum så att det inte finns för många kockar i köket-men jag rekommenderar att du låter alla se alla händelsedetaljer så det är klart exakt vilket innehåll som går upp i varje plats.

under rubriken” dela med specifika personer ” anger du e-postadresserna för dem i ditt innehållsteam och bestämmer om de har visningsrättigheter, redigering eller administratörsbehörighet. Spara dina uppdaterade inställningar.

Varför använda Google Kalender som en redaktionell kalender fungerar

jag nämnde tidigare att vi försökte många olika redaktionella kalenderlösningar, och det här är den enda som har fastnat i mer än ett par månader. Jag tror att en anledning till det är att vi använder Gmail för vår företags e-post, vilket innebär att alla i vårt team redan finns i Gmail (och deras kalender, specifikt) hela dagen. Som ett resultat är det inte svårt för människor att bilda en vana att kontrollera redaktionskalendern, för det är inte svårt för dem att hitta den.

Google Kalender gör det också väldigt enkelt att flytta runt och schemalägga eftersom … samt … det är redan en kalender. Den har all funktionalitet du behöver för att schemalägga saker och låta de människor som behöver veta om det veta. När vi använde andra lösningar för detta försökte vi hacka en kalenderfunktion istället för att bara förlita oss på en som redan fanns.

längs dessa linjer är det enkelt att lägga till personer för att visa din kalender, vilket gör det enkelt för flera lag att samarbeta, se vad som publiceras och ta reda på när de kanske kan starta innehåll och kampanjer.

slutligen sätter detta ett prejudikat för andra lag att samordna med dig på ett riktigt enkelt sätt. Du kan ha en kalender för kommande kampanjer, erbjudanden, sociala medier skjuter, produktlanseringar-you name it. Och du kan alla dela dessa kalendrar med varandra för en skärmvy av allt som händer så att du lättare kan samordna.

Finns det andra lösningar för att upprätthålla en redaktionell kalender? Självklart. Men om du letar efter en minsta livskraftig produkt, och en gratis på det, är det inte så illa. Det har hållit vårt innehållsteam sane, agile och transparent under ganska lång tid-och jag tror att det kan göra detsamma för dig.