så du har data och du behöver ett snabbt sätt att förstå det. En pivottabell är ett bra alternativ och det är ett av Excels mest kraftfulla verktyg. Vi går igenom vad en pivottabell är, förbereder dina data för en pivottabell, utför snabbt analyser med en pivottabell för att räkna och summera dina data och slutligen lägga över dina Pivottabelldata på en karta med sum clustering.

Vad är en pivottabell?

låt oss först fastställa vad en pivottabell är och vad den kan göra. En pivottabell är ett snabbt och enkelt verktyg i Excel som gör det möjligt för användare att enkelt sammanfatta data. Nu har de flesta vanliga tabeller sammanfattande rader längst ner, till exempel en summa för att visa den totala försäljningen av alla produkter i alla stater eller en räkning av alla poster som ingår i tabellen.

en pivottabell tar dock sammanfattningarna ett steg längre genom att användarna snabbt kan svara på mer specifika frågor som den totala försäljningen uppdelad av varje produkt, stat eller till och med stad med bara några musklick.

förbereda dina Data

Nu när vi vet vad en pivottabell är och vad den kan göra, är det första steget att skapa en att förbereda dina data genom att organisera den i ett enda kalkylblad, helst i en definierad tabell.

organisera Data i ett enda kalkylblad

det är vanligt att ha data lagrade på flera platser, som separata flikar för olika tidsperioder eller produkter. För att kunna visa alla dessa data i din pivottabell måste du kombinera den till ett enda kalkylblad. Det enklaste sättet att göra detta är att identifiera skillnaden mellan varje datakälla och skapa en ny motsvarande kolumn i ditt kombinerade kalkylblad för att lagra den differentiatorn. Till exempel kanske en annan säljare hanterar varje affärssegment vilket resulterar i en separat arbetsbok för varje segment som bilden nedan.

för att kombinera dessa data kan vi skapa en ny kolumn som heter ”Segment” var som helst inom datauppsättningen och fylla raderna med motsvarande segmentnamn när vi kopierar och klistrar in alla data i en enda tabell.

Pro Tips! – Om dina data redan innehåller ett datumfält behöver du inte lägga till ytterligare en kolumn för tidsperiodens identifierare. Datumfältet kan användas för att bryta data tillbaka ut i tillämpliga tidsperioder när vi skapar vår pivottabell.

skapa en definierad tabell

Nu när du har organiserat dina data i ett enda kalkylblad kan du spara tid på vägen genom att identifiera data som en definierad tabell. Gör detta genom att klicka var som helst i dina data och välja alternativet ”Format som tabell” i ”hem” – bandet. En stor fördel med att skapa en definierad tabell i förväg är att din pivottabell kan hållas aktuell över tiden även när underliggande data uppdateras. Allt du behöver göra är att växla alternativet ”Uppdatera Data” i din pivottabell för att dra in nya eller modifierade data.

skapa en pivottabell för att räkna

om ditt mål är att bestämma hur många gånger en specifik händelse inträffade, till exempel hur många olika kunder som gjorde ett köp eller hur många försäljningar som genererades inom varje stad, är en pivottabell konfigurerad för att räkna poster precis vad du behöver. För att starta, om du redan har dina data i en definierad tabell, klickar du bara var som helst på bordet och väljer ”sammanfatta med pivottabell” från ”tabell” – bandet.

alternativt, om dina data inte redan har organiserats i en definierad tabell, kan du välja dina data manuellt genom att klicka på den övre vänstra cellen i datasetet och sedan dra ner till den nedre högra cellen. Vid denna tidpunkt kan du klicka på ”pivottabell” från ”Infoga” – bandet.

därifrån kan du välja vilken datapunkt du vill räkna genom att markera kryssrutan bredvid data i de högra Pivottabellfälten inställningar som automatiskt öppnas när du skapar en ny pivottabell.

som standard summerar Excel data eftersom det ser att vi har valt ett numeriskt fält. Vi kan ändra detta genom att vänsterklicka på” i ”- knappen längst till höger i värdet” summa av försäljning”. Detta ger dig flera formelalternativ att välja mellan. Vi väljer ”Räkna” vilket resulterar i en räkning av alla försäljningsrekordinstanser.

Pro Tips! – Spara tid genom att formatera dina datakolumner med rätt fälttyp från början, till exempel datum, nummer eller Text. Excel sorterar automatiskt efter Datumdata, summerar numeriska data och räknar text eller blandad data.

Låt oss nu Excel gör tunga lyft! Dra bara kolumnen ” stad ”från listan över fält till rutan” Rader ” i Pivottabellinställningarna för att bryta ner antalet försäljningar per stad. Du kan också öka djupet på pivottabellen genom att dra i ett ytterligare fält, till exempel fältet ”tillstånd”, till Filterväljaren för att borra ner i de data du är mest intresserad av.

skapa en pivottabell för att summera värden

det finns andra instanser där man använder summan av de data snarare än räkningen är mer användbar. För att summera data, gå tillbaka till” i ”på höger sida av fältet” antal försäljningar ”och välj”summa”. Nu kan vi se de totala försäljningsintäkterna uppdelade efter varje stad.

beroende på ditt mål är det ofta bra att stapla olika fält i raderna eller Kolumnvalarna. Till exempel, genom att placera fältet ”stat” ovanför ”stad” i exemplet nedan kan vi snabbt se inte bara de högst inkomstbringande staterna utan också de enskilda stadsbidragen inom varje stat.

en av de mest fördelaktiga aspekterna av en pivottabell är att de är dynamiska. Du kan flytta fälten runt mellan rader, kolumner, filter och värden rutor i farten för att få perspektiv och spela med olika analyser. Tillbringa ett ögonblick med att flytta fälten du är intresserad av mellan rutorna för att få en bättre känsla för hur pivottabellen fungerar. Du kan bli förvånad över hur snabbt du kan upptäcka nya insikter!

skapa en karta över försäljningsdata

Om du nu har geografiska data som adresser, städer eller stater som i försäljningsexemplen ovan kan du ta din dataanalys till nästa nivå genom att visualisera data på en karta med summa kluster. Precis som när vi sammanfattade våra data i en pivottabell har Batchgeos kartläggningstjänst en avancerad klusterfunktion. När den här funktionen är aktiverad kan du sammanfatta värdena för ett visst fält som en etikett för varje kluster.

Pro Tips! – För att aktivera sum clustering:

visa exempel försäljningsdata i en helskärmskarta

Här kan du se summaklustreringsdataanalys på försäljningsdata som bryts ut efter stad eller stat. Regionerna är grupperade tillsammans och städerna och staterna är i genomsnitt. När du zoomar in eller till och med klickar på ett kluster ser du mindre kluster som visar hur de mindre områdena bidrar till den totala summan.