una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primim de la marketerii aspiranți și actuali de intrare este: „cum gestionați tot conținutul?”

când le spunem că folosim un calendar editorial, următoarea întrebare este adesea: „Oh, cât costă asta?”

nimic. Pentru că, în cea mai mare parte, folosim Google Calendar.

surprins? Există o mulțime de instrumente de calendar mare acolo puteți alege de la. (De fapt, pentru aceia dintre voi care sunteți clienți HubSpot, există un calendar de marketing încorporat chiar în software-ul HubSpot.) Dar după ce am încercat o mulțime de alte soluții, echipa noastră a constatat că am operat cu adevărat cel mai bine doar cu un simplu Calendar Google. De fapt, aceasta a fost de fapt cea mai lungă soluție de calendar editorial pe care echipa noastră a văzut-o vreodată.

Iată cum am stabilit-o.

urmați împreună cu template – uri calendar editorial gratuit

Descărcați șablonul gratuit

descărcați șabloanele de calendar editoriale gratuite ale HubSpot.

primul lucru este primul: descărcați șabloanele de calendar, de mai sus (sunt gratuite.) Procedând astfel, veți avea trei șabloane de calendar editorial pe computer pentru a le utiliza în timpul liber: unul pentru Google Calendar, unul pentru Excel și unul pentru foi de calcul Google. În această postare pe blog, vom analiza modul de importare a șablonului Excel în Google Calendar.

personalizați șablonul și pregătiți-vă pentru import în Google Calendar.

în mod implicit, datele de publicare pe șabloanele pe care le descărcați vor fi ștampilate pentru anul 2016. Simțiți-vă liber să le schimbați în anul curent în foaia de calcul în sine-le puteți trage și la datele alese de dvs. după ce încărcați fișierul în Google Calendar.

Google Calendar facilitează încărcarea unui calendar pe care l-ați pre-creat într-un alt program în Google. Aceasta include Microsoft Excel. Iată cum puteți importa șablonul de calendar Excel pe care l-ați descărcat în pasul anterior în Google Calendar:

deschideți Google Calendar.

după ce ați descărcat (sau, de altfel, ați creat) un calendar care se deschide în Microsoft Excel, este timpul să deschideți Google Calendar. Asigurați-vă că sunteți deja conectat la contul Gmail la care doriți ca acest calendar să ofere acces.

utilizați meniul derulant stânga pentru a crea un calendar nou.

acum este timpul să configurați Google Calendar pentru a găzdui informațiile din foaia de calcul Excel. Mai întâi, accesați Google Calendar și faceți clic pe semnul plus din dreapta „Alte calendare”, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos. În meniul derulant care apare, selectați ” Creați un calendar nou.”

completați detaliile noului calendar.

completați câmpurile care apar pe ecranul următor. Aceasta include o scurtă descriere a calendarului dvs., așa cum se arată mai jos, pentru a oferi oamenilor un context adecvat atunci când îi invitați în acest calendar. Când ați terminat de completat detaliile, faceți clic pe ” Creați calendar.”

importați fișierul XLS sau CSV din același meniu derulant.

folosind același meniu derulant pe care l-ați folosit pentru a crea calendarul editorial, acum veți importa fișierul Excel în Google Calendar. Faceți clic pe semnul plus și selectați ” Import.”

Faceți clic pe caseta de încărcare care citește” selectați fișierul de pe computer „și localizați fișierul intitulat” Blog Editorial Calendar – Excel ” care a fost inclus în fișierul ZIP pe care l-ați descărcat la Pasul 1 de mai sus.

selectați în ce calendar să adăugați acest fișier.

în a doua casetă de sub fișierul importat, faceți clic pe meniul derulant „Adăugați la calendar”. Asigurați-vă că alegeți numele calendarului pe care tocmai l-ați creat din meniul derulant, așa cum se arată mai jos. Apoi, faceți clic pe ” Import.”

Faceți clic pe Import.

după ce ați încărcat fișierul Excel și ați selectat calendarul în care doriți să adăugați acest fișier, faceți clic pe „Import.”Ar trebui să vedeți o casetă de dialog Import calendar care vă spune că șapte evenimente au fost importate cu succes. Faceți Clic Pe ” Închidere.”

acum, dacă nu ați modificat datele primelor șapte sarcini din documentul Excel original, puteți acum. Navigați la 3 ianuarie 2016, care este începutul calendarului dvs. Asigurați-vă că toate celelalte calendare sunt ascunse temporar făcând clic pe caseta colorată din stânga numelui calendarului. În săptămâna 3 ianuarie 2016, ar trebui să vedeți doar un eveniment din calendarul „Blog TBD” în fiecare zi de la 10 A.M. la 11 A. M.

utilizați fereastra de editare a fiecărei sarcini pentru a schimba data publicării. De exemplu, dacă sunteți mulțumit de ora de publicare 10 A.M., puteți schimba pur și simplu Data din ianuarie X, 2016 în ianuarie x, 2021. Fiecare atribuire va apărea apoi ca blocuri de evenimente în vizualizarea calendaristică lunară 2021.

determinați programul de publicare.

acum că ați creat calendarul, este timpul să îl completați cu sarcini pentru anul respectiv. Acesta este momentul în care trebuie să luați unele decizii cu privire la Programul de publicare al blogului dvs.

în timp ce fișierul Excel pe care l-ați importat reprezintă o postare pe blog pe zi, acest lucru nu înseamnă că trebuie să publicați șapte zile pe săptămână. Poate doriți să publicați în fiecare luni, miercuri și vineri. Sau poate aveți de gând să publicați doar joia. Amintiți-vă, cheia pentru blogging-ul de succes este calitatea peste cantitate. Nu vă angajați prea mult la un program de blogging dacă calitatea Conținutului dvs. va avea un succes. (Citiți această postare pe blog pentru câteva date de referință excelente despre cât de des ar trebui să bloguiască companiile.)

Dacă decideți să reduceți numărul de zile pe care doriți să le publicați, faceți clic pe evenimentul din calendar din acea zi și selectați „ștergeți.”

chiar dacă doriți să publicați de mai multe ori pe zi, actualizarea acestui calendar este la fel de ușoară ca adăugarea unui eveniment. Selectați un slot din calendar pentru a adăuga un alt eveniment „Blog TBD” și copiați descrierea implicită dintr-un alt eveniment pe care l-ați importat.

în continuare, este timpul pentru unele ajustări minore. În prezent, evenimentele” Blog TBD ” sunt stabilite pentru 10 A.M. nu ezitați să mutați aceste evenimente în orice moment pe care blogul dvs. îl publică în timpul zilei.

configurați evenimente recurente.

acum că aveți datele și orele de publicare setate, puteți face aceste evenimente recurente în calendar. Dacă aveți un program regulat de publicare, cum ar fi în fiecare luni, miercuri și vineri la 10:00 A.M., atunci puneți-l ca un „slot” recurent în calendar. Este în regulă dacă nu aveți o bucată de conținut completat-sau chiar un titlu de lucru-pentru a pune încă acolo. Este doar un memento că doriți să publicați ceva în acea zi.

pentru a adăuga slotul recurent, faceți clic pe primul dvs. eveniment „Blog TBD” și faceți clic pe pictograma creion pentru a edita evenimentul. Acest lucru vă va duce la detaliile postării, unde puteți crea un program recurent personalizat pentru fiecare sarcină, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos.

puteți seta postarea ca postare recurentă, astfel încât să apară automat în fiecare luni, miercuri și vineri la ora 10:00 (sau orice zile și ore doriți).

după ce ați selectat zilele recurente, apăsați „Done” și „Save” și veți avea un cadru calendaristic editorial cu care să lucrați.

pentru moment, păstrați titlul evenimentului ca „Blog TBD”, dar nu ezitați să personalizați descrierea cu orice detalii suplimentare pe care doriți să vă asigurați că le includeți pentru fiecare postare. Așteptați să invitați orice invitat, deoarece vom folosi acest lucru pentru a atribui postări unui autor odată ce începeți să completați subiectele. Cu totul complet, faceți clic pe ” Salvați.”

dacă nu aveți un program recurent ca acesta, s-ar putea să nu aveți nevoie încă de un calendar editorial-dar este o modalitate bună de a vă stabili obiective. Dacă știți că doriți să publicați un anumit număr de postări în fiecare săptămână, chiar dacă nu atingeți fiecare slot, este un memento bun pentru dvs. și echipa dvs. că acest lucru ar trebui să vă străduiți cu toții.

umple sloturile de publicare.

acum, că știi toate sloturile pe care doriți să umple, trebuie de fapt … știi … umple-le. (Dacă nu aveți încă idei de subiecte, consultați acest generator gratuit de idei de subiecte. Vă va oferi câteva idei bune pentru conținut pentru a pune în calendar.)

să spunem că una dintre postările pe care doriți să le scrieți este „10 Fapte surprinzătoare despre tapiri”, iar una dintre postările pe care le-ați scris deja și doriți să le publicați mai târziu este „credeți că sunteți tăiat să dețineți un Tapir? Citește Asta Mai Întâi.”Mișto! Doar adăugați-le pe amândouă în calendar făcând clic pe” Post – TBD „la data corectă, alegând” Editați evenimentul „și apoi schimbând textul” Post – TBD ” în titlul real al postării.

acum, să spunem că nu doriți să scrieți „10 Fapte surprinzătoare despre tapiri” și doriți ca colegul dvs. să o scrie în schimb. Pentru a atribui postării un autor, îi veți invita la eveniment ca invitat. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe eveniment, apăsați „Editați evenimentul”, apoi invitați colegul respectiv la postare tastând numele sau adresa de e-mail în caseta „Adăugați invitați”, selectând „Adăugați” când apare numele lor și apăsând „salvați” pe eveniment după ce ați terminat.

acum, oricine poate vedea cine este responsabil pentru scrierea postării care se ridică în acel interval de timp.

puteți face un pas mai departe adăugând detalii în caseta „descriere” a evenimentului, așa cum se arată în caseta mare din captura de ecran de mai sus. S-ar putea să includeți un sinopsis rapid, cuvintele cheie pentru care intenționați să vizați postarea, publicul țintă la care încercați să ajungeți și oferta sau CTA către care veți direcționa cititorul la sfârșitul postării. Nu uitați o dată scadentă pentru proiect.

înainte ca Google Calendar să vă permită să salvați evenimentul, veți vedea o casetă de dialog care vă întreabă dacă doriți să modificați doar acest eveniment sau toate evenimentele din serie. Selectați ” numai acest eveniment.”

repetați acești pași pentru a atribui fiecare subiect de blog astăzi și în viitor.

partajați calendarul editorial cu alții.

acum, că aveți calendarul configurat, puteți începe să invite oamenii să-l vadă. Vă recomand să începeți cu echipa dvs. imediată și cu colaboratorii obișnuiți-precum și cu oricine vă întreabă în mod regulat despre publicarea conținutului pe blogul companiei dvs.

pentru a partaja acest calendar editorial cu oamenii, pur și simplu Găsiți calendarul editorial sub „Calendarele mele”, așa cum se arată mai jos. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele calendarului și apoi selectați „Setări și partajare” când apare în meniul derulant. Veți fi direcționat către același ecran pe care l-am văzut când ați completat pentru prima dată detaliile calendarului editorial la Pasul 2.

apoi, puteți adăuga numele persoanelor cu care doriți să partajați calendarul și setați nivelurile de permisiune potrivite pentru fiecare invitat.

este înțelept să păstrați cei cu setările de permisiune pentru a gestiona modificările și partajarea la minimum, astfel încât să nu existe prea mulți bucătari în bucătărie-dar vă recomand să permiteți tuturor să vadă toate detaliile evenimentului, astfel încât să fie clar exact ce conținut se întâmplă în fiecare slot.

sub titlul „partajați cu anumite persoane”, introduceți adresele de e-mail ale celor din echipa dvs. de conținut și decideți dacă au privilegii de vizualizare, editare sau administrare. Salvați setările actualizate.

De ce utilizarea Google Calendar ca Calendar Editorial funcționează

am menționat mai devreme că am încercat o mulțime de soluții de calendar editorial diferite, iar acesta este singurul care este blocat mai mult de câteva luni. Cred că un motiv pentru asta este că folosim Gmail pentru e-mailul nostru corporativ, ceea ce înseamnă că toată lumea din echipa noastră este deja în Gmail (și calendarul lor, în special) toată ziua. Drept urmare, nu este greu pentru oameni să-și formeze un obicei de a verifica calendarul editorial, deoarece nu le este greu să-l găsească.

Google Calendar face, de asemenea, lucrurile foarte ușor să se deplaseze în jurul și programul, deoarece … Ei bine … e deja un calendar. Ea are toate funcționalitățile de care aveți nevoie pentru a programa lucruri afară și lăsați oamenii care au nevoie să știe despre ea știu. Când am fost folosind alte soluții pentru acest lucru, am fost încercarea de a hack o funcție de calendar în loc de doar bazându-se pe una care a existat deja.

în acest sens, adăugarea de persoane pentru a vă vizualiza calendarul este simplă, ceea ce facilitează colaborarea mai multor echipe, pentru a vedea ce se publică și pentru a afla când ar putea lansa conținut și campanii.

în cele din urmă, acest lucru stabilește un precedent pentru ca alte echipe să se coordoneze cu dvs. într-un mod foarte simplu. Puteți avea un calendar pentru campanii viitoare, oferte, social media împinge, lansări de produse-ai nume. Și puteți partaja toate aceste calendare unul cu altul pentru o vizualizare pe un singur ecran a tot ceea ce se întâmplă astfel încât să puteți coordona mai ușor.

există alte soluții de acolo pentru menținerea unui calendar editorial? Desigur. Dar dacă sunteți în căutarea pentru un produs minim viabil, și unul gratuit la asta, acest lucru nu este prea ponosit. A menținut echipa noastră de conținut sănătoasă, agilă și transparentă de ceva timp-și cred că ar putea face același lucru pentru tine.