jednym z najczęstszych pytań, które otrzymujemy od aspirujących i obecnych marketerów przychodzących, jest: „jak zarządzać całą tą treścią?”

Kiedy mówimy im, że używamy kalendarza redakcyjnego, często pojawia się kolejne pytanie: „Och, ile to kosztuje?”

nic. Ponieważ w większości przypadków korzystamy z Kalendarza Google.

zaskoczony? Istnieje wiele świetnych narzędzi kalendarza, z których możesz wybierać. (W rzeczywistości dla tych z Was, którzy są klientami HubSpot, istnieje kalendarz marketingowy wbudowany w oprogramowanie HubSpot.) Ale po wypróbowaniu wielu innych rozwiązań nasz zespół odkrył, że naprawdę działa najlepiej za pomocą prostego kalendarza Google. W rzeczywistości było to najdłużej działające rozwiązanie kalendarza redakcyjnego, jakie nasz zespół kiedykolwiek widział.

oto jak to ustawiliśmy.

skorzystaj z bezpłatnych szablonów kalendarza Redakcyjnego

Pobierz szablon za darmo

pobierz darmowe szablony kalendarza Redakcyjnego HubSpot.

Po pierwsze: Pobierz szablony kalendarza, powyżej (są darmowe.) W ten sposób będziesz mieć na swoim komputerze trzy szablony kalendarza Redakcyjnego do wykorzystania w wolnym czasie: jeden dla Kalendarza Google, jeden dla Excela i jeden dla Arkuszy Google. W tym poście na blogu omówimy, jak zaimportować szablon Excel do Kalendarza Google.

Dostosuj swój szablon i przygotuj się do importu do Kalendarza Google.

domyślnie daty publikacji w pobranych szablonach będą oznaczone na rok 2016. Możesz zmienić je na bieżący rok w samym arkuszu kalkulacyjnym – możesz również przeciągnąć je do wybranych dat po przesłaniu pliku do Kalendarza Google.

Kalendarz Google ułatwia załadowanie kalendarza, który został wcześniej utworzony w innym programie, do Google. Obejmuje to program Microsoft Excel. Oto jak zaimportować szablon kalendarza Excel pobrany w poprzednim kroku do Kalendarza Google:

Otwórz kalendarz Google.

Po pobraniu (lub utworzeniu) kalendarza, który otwiera się w programie Microsoft Excel, nadszedł czas, aby otworzyć Kalendarz Google. Upewnij się, że jesteś już zalogowany na konto Gmail, do którego chcesz mieć dostęp w tym kalendarzu.

użyj menu rozwijanego lefthand, aby utworzyć nowy kalendarz.

teraz nadszedł czas, aby skonfigurować Kalendarz Google, aby pomieścić informacje w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Najpierw przejdź do swojego kalendarza Google i kliknij znak plus po prawej stronie „Inne kalendarze”, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej. W menu rozwijanym, które się pojawi, wybierz ” Utwórz nowy kalendarz.”

wypełnij szczegóły swojego nowego kalendarza.

wypełnij pola, które pojawią się na następnym ekranie. Obejmuje to krótki opis kalendarza, jak pokazano poniżej, aby dać ludziom odpowiedni kontekst, gdy zapraszasz ich do tego kalendarza. Po wypełnieniu szczegółów kliknij ” Utwórz kalendarz.”

Importuj plik XLS lub CSV z tego samego menu rozwijanego.

korzystając z tego samego menu rozwijanego, którego użyto do utworzenia kalendarza redakcyjnego, zaimportujesz teraz sam plik Excel do Kalendarza Google. Kliknij ten znak plus i wybierz ” Importuj.”

kliknij pole przesyłania z napisem” wybierz Plik z komputera „i znajdź plik zatytułowany” kalendarz redakcyjny bloga – Excel”, który został zawarty w pliku ZIP pobranym w Kroku 1 powyżej.

wybierz kalendarz, do którego chcesz dodać ten plik.

w drugim polu pod zaimportowanym plikiem kliknij menu rozwijane „Dodaj do kalendarza”. Pamiętaj, aby wybrać nazwę kalendarza, który właśnie utworzyłeś, z rozwijanego menu, jak pokazano poniżej. Następnie kliknij ” Importuj.”

kliknij Importuj.

Po przesłaniu pliku Excel i wybraniu kalendarza, do którego chcesz dodać ten plik, kliknij ” Importuj.”Powinieneś zobaczyć okno dialogowe Import kalendarza z informacją, że siedem zdarzeń zostało pomyślnie zaimportowanych. Kliknij ” Zamknij.”

teraz, jeśli nie zmieniłeś dat pierwszych siedmiu zadań w oryginalnym dokumencie Excel, możesz teraz. Przejdź do 3 stycznia 2016 r., który jest początkiem Twojego kalendarza. Upewnij się, że wszystkie inne kalendarze są tymczasowo ukryte, klikając Kolorowe pole po lewej stronie nazwy kalendarza. W tygodniu 3 stycznia 2016 r.powinieneś zobaczyć jedno wydarzenie w kalendarzu „Blog TBD” każdego dnia w godzinach od 10: 00 do 11: 00.

użyj okna edycji każdego przydziału, aby zmienić datę publikacji. Na przykład, jeśli jesteś zadowolony z publikacji o 10: 00, możesz po prostu zmienić datę z X stycznia 2016 r.na X stycznia 2021 r. Każde zadanie będzie wyświetlane jako bloki zdarzeń w widoku kalendarza miesięcznego 2021.

Określ swój harmonogram publikacji.

Po utworzeniu kalendarza nadszedł czas, aby wypełnić go zadaniami na dany rok. To jest, gdy musisz podjąć decyzje dotyczące harmonogramu publikowania bloga.

podczas gdy importowany plik Excel stanowi jeden wpis na blogu dziennie, nie oznacza to, że musisz publikować siedem dni w tygodniu. Może chcesz publikować w każdy poniedziałek, środę i piątek. A może planujesz publikować tylko w czwartki. Pamiętaj, że kluczem do udanego blogowania jest jakość nad ilością. Nie przesadzaj z harmonogramem blogowania, jeśli jakość Twoich treści będzie hitem. (Przeczytaj ten post na blogu, aby uzyskać świetne dane porównawcze na temat tego, jak często firmy powinny blogować.)

Jeśli zdecydujesz się zmniejszyć liczbę dni, które chcesz opublikować, kliknij na wydarzenie kalendarza z tego dnia i wybierz ” Usuń.”

nawet jeśli chcesz publikować wiele razy dziennie, aktualizacja tego kalendarza jest tak prosta, jak dodanie wydarzenia. Wybierz miejsce w kalendarzu, aby dodać kolejne wydarzenie „Blog TBD” i skopiuj domyślny opis z innego z zaimportowanych wydarzeń.

następnie czas na drobne poprawki. Obecnie Wydarzenia” Blog TBD ” są ustawione na 10 rano.możesz przenieść te wydarzenia na dowolną godzinę, o której twój blog publikuje w ciągu dnia.

Konfigurowanie cyklicznych wydarzeń.

teraz, gdy masz ustawione daty i godziny publikacji, możesz wprowadzić te cykliczne wydarzenia do kalendarza. Jeśli masz regularny harmonogram publikacji, jak w każdy poniedziałek, środę i piątek o 10:00, umieść to jako powtarzające się „miejsce” w kalendarzu. W porządku, jeśli nie masz jeszcze kompletnej treści-ani nawet tytułu roboczego-do umieszczenia. To tylko przypomnienie, że chcesz coś opublikować tego dnia.

aby dodać swoje cykliczne miejsce, Kliknij na swoje pierwsze wydarzenie „Blog TBD” i kliknij ikonę ołówka, aby edytować wydarzenie. Przeniesie cię to do szczegółów postu, gdzie możesz utworzyć niestandardowy harmonogram cykliczny dla każdego zadania, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.

możesz ustawić post jako post cykliczny, aby automatycznie pojawiał się w każdy poniedziałek, środę i piątek o 10:00 (lub dowolne dni i godziny).

Po wybraniu powtarzających się Dni, naciśnij „Gotowe” i „zapisz”, a będziesz mieć ramkę kalendarza Redakcyjnego do pracy.

na razie zachowaj Tytuł wydarzenia jako „blog TBD”, ale możesz dostosować opis z dodatkowymi szczegółami, które chcesz mieć pewność, że dołączysz do każdego postu. Poczekaj, aby zaprosić dowolnego gościa, ponieważ użyjemy tego do przypisania postów do autora, gdy zaczniesz wypełniać swoje tematy. Gdy wszystko zostanie ukończone, kliknij ” Zapisz.”

Jeśli nie masz takiego cyklicznego harmonogramu, możesz nie potrzebować jeszcze kalendarza redakcyjnego , ale jest to dobry sposób na wyznaczanie sobie celów. Jeśli wiesz, że chcesz opublikować określoną liczbę postów każdego tygodnia, nawet jeśli nie trafisz w każde miejsce, jest to dobre przypomnienie dla siebie i swojego zespołu, że wszyscy powinniście do tego dążyć.

Zapelnij sloty wydawnicze.

teraz, gdy znasz wszystkie miejsca, które chcesz wypełnić, musisz faktycznie … wiesz … napełnij je. (Jeśli nie masz jeszcze pomysłów na temat, sprawdź ten darmowy generator pomysłów na temat. To daje kilka dobrych pomysłów na treści do umieszczenia w kalendarzu.)

Załóżmy, że jednym z postów, które chcesz napisać, jest „10 zaskakujących faktów o Tapirach”, a jednym z postów, które już napisałeś i chcesz opublikować później, jest „myślisz, że jesteś stworzony do posiadania Tapiru? Najpierw Przeczytaj.”Super! Po prostu dodaj je do kalendarza, klikając ” Post – TBD „w prawidłowej dacie, wybierając” Edytuj wydarzenie”, a następnie zmieniając tekst” Post – TBD ” na rzeczywisty tytuł postu.

powiedzmy, że nie chcesz pisać „10 zaskakujących faktów o Tapirach”, a chcesz, aby twój kolega to napisał. Aby przypisać postowi autora, zaprosisz go na wydarzenie jako gościa. Aby to zrobić, kliknij wydarzenie, naciśnij „Edytuj wydarzenie”, a następnie zaproś kolegę do postu, wpisując jego imię i nazwisko lub adres e-mail w polu „Dodaj gości”, wybierając „Dodaj”, gdy pojawi się ich imię i nazwisko, a po zakończeniu naciśnij „Zapisz” na wydarzeniu.

teraz każdy może zobaczyć, kto jest odpowiedzialny za napisanie postu, który będzie się pojawiał w tym przedziale czasowym.

możesz pójść o krok dalej, dodając szczegóły do pola „Opis” zdarzenia, jak pokazano w dużym polu na powyższym zrzucie ekranu. Możesz dołączyć szybkie streszczenie, słowa kluczowe, do których zamierzasz kierować post, grupę docelową, do której próbujesz dotrzeć, oraz ofertę lub CTA, do której skierujesz czytelnika na koniec postu. Nie zapomnij o terminie naboru.

zanim Kalendarz Google pozwoli Ci zapisać wydarzenie, zobaczysz okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz zmienić tylko to wydarzenie lub wszystkie wydarzenia z serii. Wybierz ” tylko to wydarzenie.”

powtórz te kroki, aby przypisać każdy temat bloga dzisiaj iw przyszłości.

podziel się swoim kalendarzem redakcyjnym z innymi.

teraz, gdy masz już skonfigurowany kalendarz, możesz zacząć zapraszać ludzi, aby go zobaczyli. Polecam Ci zacząć od swojego bezpośredniego zespołu i stałych współpracowników-a także każdego, kto regularnie pyta Cię o publikowanie treści na Twoim firmowym blogu.

aby udostępnić ten kalendarz redakcyjny innym osobom, po prostu znajdź swój kalendarz redakcyjny w sekcji „Moje kalendarze”, jak pokazano poniżej. Kliknij trzy kropki obok nazwy kalendarza, a następnie wybierz opcję „Ustawienia i udostępnianie”, gdy pojawi się ona w menu rozwijanym. Zostaniesz przeniesiony do tego samego ekranu, który widzieliśmy, gdy po raz pierwszy wypełniłeś szczegóły swojego kalendarza redakcyjnego w Kroku 2.

następnie możesz dodać nazwiska osób, którym chcesz udostępnić kalendarz i ustawić odpowiednie poziomy uprawnień dla każdego zaproszonego.

mądrze jest trzymać tych z ustawieniami uprawnień, aby zarządzać zmianami i udostępnianiem do minimum, aby nie było zbyt wielu kucharzy w kuchni-ale polecam, aby wszyscy widzieli wszystkie szczegóły wydarzenia, więc jest jasne, co dokładnie dzieje się w każdym miejscu.

pod nagłówkiem „Udostępnij określonym osobom” wprowadź adresy e-mail osób z zespołu ds. treści i zdecyduj, czy mają uprawnienia do wyświetlania, edytowania lub administratora. Zapisz zaktualizowane ustawienia.

dlaczego Korzystanie z Google Calendar jako kalendarza Redakcyjnego działa

wspomniałem wcześniej, że wypróbowaliśmy wiele różnych rozwiązań kalendarza redakcyjnego i jest to jedyne, które utknęło na dłużej niż kilka miesięcy. Myślę, że jednym z powodów jest to, że używamy Gmaila do naszej firmowej poczty e-mail, co oznacza, że wszyscy w naszym zespole są już w Gmailu (a konkretnie w ich kalendarzu) przez cały dzień. W rezultacie ludziom nie jest trudno wyrobić sobie nawyk sprawdzania kalendarza redakcyjnego, ponieważ nie jest im trudno go znaleźć.

Kalendarz Google sprawia, że rzeczy są naprawdę łatwe do poruszania się i planowania, ponieważ … cóż … to już kalendarz. Posiada wszystkie funkcje potrzebne do zaplanowania rzeczy i niech ludzie, którzy muszą o tym wiedzieć. Kiedy używaliśmy do tego innych rozwiązań, próbowaliśmy zhakować funkcję kalendarza, zamiast polegać tylko na takiej, która już istniała.

w związku z tym dodawanie osób do wyświetlania kalendarza jest proste, co ułatwia wielu zespołom współpracę, sprawdzanie publikowanych treści i sprawdzanie, kiedy będą mogli uruchomić treści i kampanie.

wreszcie, to ustanawia precedens dla innych zespołów, aby koordynować z Tobą w naprawdę prosty sposób. Możesz mieć kalendarz nadchodzących kampanii, ofert, popychań w mediach społecznościowych , premier produktów – co tylko chcesz. Wszystkie te kalendarze można udostępniać innym, aby zobaczyć na jednym ekranie wszystko, co się dzieje, dzięki czemu można łatwiej koordynować.

Czy istnieją inne rozwiązania w zakresie utrzymania kalendarza redakcyjnego? Oczywiście. Ale jeśli szukasz minimalnego opłacalnego produktu, a przy tym darmowego, nie jest to zbyt obskurne. Dzięki temu nasz zespół ds. treści jest rozsądny, zwinny i przejrzysty przez dłuższy czas-I myślę, że może to zrobić to samo dla Ciebie.