aktualizacja 16 listopada 2020

Kiedy przyjdzie czas na zatrudnienie pierwszego pracownika, będziesz również zmuszony do wyboru harmonogramu wynagrodzeń. Ale długoletnie firmy mogą również chcieć ponownie rozważyć swoje podejście do płac, gdy zmienią się warunki lub uważają, że inny okres wynagrodzenia może być lepiej dopasowany do ich pracowników. Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem, czy starą ręką, mamy wszystkie informacje, których potrzebujesz, aby dokonać właściwego wyboru dla swojej drużyny.

dzięki spędzeniu ponad 30 lat w branży płacowej wiemy, że nie ma jednego podejścia, które byłoby odpowiednie dla wszystkich. Istnieją zalety i wady różnych częstotliwości płac, a to, co jest najłatwiejsze, może nie pasować do potrzeb pracowników. Aby upewnić się, że podejmujesz świadomą decyzję, oto zestawienie wspólnych okresów płac wraz z plusami i minusami dla każdego z nich.

opcje harmonogramu płac

istnieją cztery typowe okresy płac, które większość małych firm wybiera (kliknij na dowolny z nich, aby przejść do przodu):

przeglądając nasze dane, wydaje się, że większość pracodawców płaci swoim pracownikom w tygodniowych lub dwutygodniowych harmonogramach. Miesięczne harmonogramy wynagrodzeń są również bardzo powszechne z powodów, które omówimy nieco później:

oprócz wielkości, branża może mieć również duży wpływ na to, jak często firmy decydują się płacić swoim pracownikom. Na przykład firmy budowlane są pięć razy bardziej skłonne do korzystania z tygodniowych okresów płac niż firmy edukacyjne i służby zdrowia:

z jakich okresów płac korzystają różne branże?

co jest najlepsze dla Twojej firmy? Przyjrzyjmy się plusom i minusom każdego podejścia:

tygodniowe okresy płac

tygodniowa płaca jest zazwyczaj wypłacana na koniec każdego tygodnia za godziny przepracowane w poprzednim tygodniu. Jeśli płacisz większość swoich pracowników co godzinę, tygodniowy okres płac może być dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Jak widać w powyższej tabeli, tygodniowe okresy płac są bardzo popularne w branżach takich jak budownictwo i produkcja.

zalety: pracownicy lubią otrzymywać cotygodniowe wynagrodzenie, ponieważ pomaga im to lepiej radzić sobie z osobistymi przepływami pieniężnymi. Wykazano, że tygodniowe kontrole wynagrodzeń prowadzą do lepszej ogólnej satysfakcji z pracy i wyższych wskaźników retencji. Jeśli Twoi pracownicy są wynagradzani co godzinę, są szanse, że będą mieli silną preferencję cotygodniowego wynagrodzenia, a to sprawia, że utrzymanie nadgodzin tydzień po tygodniu jest dla ciebie łatwiejsze.

wady: przetwarzanie płac tygodniowo może być znacznie bardziej czasochłonne niż inne podejścia. Jeśli korzystasz z usług dostawcy płac, może to być również kosztowne, jeśli rozliczasz się za pomocą Pay run (chociaż wielu najlepszych dostawców ma ceny all-in). Dodając do obciążenia pracą, wszelkie potrącenia z wynagrodzeń, takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne, będą również musiały być obliczane dla tygodniowych wypłat. Będziesz mieć również dwa razy więcej księgowości związanej z płacami niż pracodawcy co dwa tygodnie.

dwutygodniowe okresy płac

dwutygodniowy okres płac dostarcza pracownikom czeki co drugi tydzień tego samego dnia (zazwyczaj w piątki, ale pracodawcy mogą wybrać dzień wypłaty, który najbardziej im odpowiada). Dwutygodniowy harmonogram może być dobrym wyborem dla firm z mieszanką typów pracowników, dzięki czemu można łatwo nadążyć za płacami godzinowymi i kontrolami wynagrodzeń. Może jednak również wprowadzić trochę złożoności do Twojego panelu administracyjnego.

zalety: Łatwo jest zarządzać i zarządzać listą płac w dwutygodniowym okresie płac. Prowadzenie listy płac o połowę częściej niż tygodniowy harmonogram oznacza mniej pracy i mniejsze szanse na błędy. Nadgodziny są łatwiejsze do obliczenia dla pracowników godzinowych w dwumiesięcznej kadencji. Płacenie co dwa tygodnie jest również bardzo przewidywalnym harmonogramem, który pozwala pracownikom na budżet wokół ich wypłaty.

wady: prowadzenie listy płac 26 razy w roku oznacza, że będą dwa miesiące z trzema okresami płac (podczas gdy reszta ma dwa), więc może to skomplikować prowadzenie ksiąg rachunkowych i prognozy przepływów pieniężnych. W szczególności Twoje obciążenia z tytułu wydatków na listy płac nie zawsze mogą pokrywać się z kredytami w bilansie. Oznacza to, że musisz być gotowy wydać dodatkowe 50% płacących pracowników przez dwa miesiące w roku, w którym masz trzeci okres płacy. Jeśli czujesz się trochę skomplikowany, możesz dowiedzieć się więcej o rozliczaniu płac tutaj.

półroczne okresy płac

półroczny okres płac oznacza, że płacisz swoim pracownikom dwa razy w miesiącu, często w pierwszym i piętnastym, ale możesz ustawić własny harmonogram. Półroczne okresy płac są dobrym wyborem dla firm z pracownikami najemnymi, którzy nie mają nic przeciwko czekaniu dwa tygodnie na wypłatę.

zalety: prowadzenie listy płac dwa razy w miesiącu ułatwia księgowym śledzenie wydatków na listy płac i obliczanie odliczeń od świadczeń dla pracowników. Płatności są na tyle częste, że raczej nie spowodują trudności dla dobrze wynagradzanych pracowników.

wady: częstotliwość Miesięczna niekoniecznie jest najlepszym wyborem dla firm z pracownikami godzinowymi, ponieważ obliczanie tygodniowych nadgodzin może być trudne. Dla pracowników, którzy są przyzwyczajeni do płacenia co dwa tygodnie, dostosowanie się do płatności miesięcznych może być nieco trudne. Nie ma ustalonego dnia wypłaty, więc mogą być wypłacane w poniedziałek jeden okres i czwartek następnym razem. Prowadzenie listy płac w różnych dniach może być również dla ciebie niewygodne. A jeśli wypłaty wypadają w sobotę lub niedzielę, pracodawcy muszą wybrać między płaceniem zespołowi w piątek lub w następny poniedziałek.

miesięczne okresy płac

miesięczne okresy płac wymagają, aby firmy przetwarzały listy płac tylko 12 razy w roku, w porównaniu do 52 razy w roku dla osób prowadzących tygodniowe listy płac. Jednak dla większości pracowników trudno jest czekać cały miesiąc na wypłatę. Z tego powodu niektóre państwa nie pozwalają firmom płacić swoim pracownikom co miesiąc. Jeśli skłaniasz się ku miesięcznej dacie wynagrodzenia, sprawdź w departamencie pracy wymagania twojego stanu.

zalety: dla właścicieli firm zaletą jest to, że będziesz musiał uruchamiać listy płac tylko raz w miesiącu — oszczędzając czas, ułatwiając prowadzenie ksiąg rachunkowych i oszczędzając opłaty od dostawców usług płacowych, którzy przez cały cykl płac. Może to być dobre rozwiązanie, jeśli Twoja firma zatrudnia 1099 pracowników lub kontrahentów, którzy wystawiają Ci miesięczne faktury, jeśli jesteś jedynym pracownikiem swojej firmy lub wszyscy pracownicy otrzymują wysokie wynagrodzenie.

wady: jeśli masz pracowników godzinowych, nie jest to opcja praktyczna. Pomijając ograniczenia państwowe, może być również trudno znaleźć i zatrzymać pracowników, gdy płacisz tylko raz w miesiącu, ponieważ pracownicy po prostu nie lubią otrzymywać płac tylko raz w miesiącu.

kilka innych uwag:

płacenie sobie: Jeśli jesteś właścicielem własnej firmy, pamiętaj, że mogą istnieć inne opcje płatności. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym Przewodnikiem po losowaniu właściciela.

Polityka świąteczna: święta bankowe nieuchronnie pokrywają się z płatnościami od czasu do czasu. A kiedy banki są zamknięte, nikt nie dostaje zapłaty. Ustal teraz, w jaki sposób poradzisz sobie z konfliktami-płacąc pracownikom wcześnie lub po wakacjach — aby mogli zaplanować swoje finanse bez niespodzianek.

Uzyskiwanie pomocy: jeśli szukasz pomocy od zewnętrznego rozwiązania płacowego, możliwe, że Twoje opcje mogą być ograniczone. Jednak niektóre usługi mogą zapewnić większą elastyczność i oferować integrację oprogramowania płacowego, które częściej eliminują problemy administracyjne związane z obsługą płac.

jaki plan wypłat wybrać?

chociaż ważne jest, aby poświęcić czas na myślenie o najlepszym okresie wynagrodzenia dla Twojej firmy, pamiętaj, że nie jest to wiążąca umowa. Zawsze możesz zmienić swoje podejście do płac, aby znaleźć rytm, który najlepiej pasuje do Ciebie i Twoich pracowników — po prostu upewnij się, że wiedzą o wszelkich zmianach z wyprzedzeniem.