Eine der häufigsten Fragen, die wir von aufstrebenden und aktuellen Inbound-Vermarktern erhalten, lautet: „Wie verwalten Sie all diese Inhalte?“

Wenn wir ihnen sagen, dass wir einen redaktionellen Kalender verwenden, lautet die nächste Frage oft: „Oh, wie viel kostet das?“

Nichts. Weil wir zum größten Teil Google Kalender verwenden.

Überrascht? Es gibt viele großartige Kalender-Tools, aus denen Sie auswählen können. (Für diejenigen unter Ihnen, die HubSpot-Kunden sind, gibt es einen Marketingkalender, der direkt in die HubSpot-Software integriert ist.), aber nachdem wir eine Menge anderer Lösungen ausprobiert hatten, stellte unser Team fest, dass wir mit nur einem einfachen Google Kalender wirklich am besten funktionierten. Tatsächlich war dies die am längsten laufende redaktionelle Kalenderlösung, die unser Team je gesehen hat.

Hier ist, wie wir es einrichten.

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Das Wichtigste zuerst: Laden Sie die Kalendervorlagen oben herunter (sie sind kostenlos.) Auf diese Weise haben Sie drei redaktionelle Kalendervorlagen auf Ihrem Computer, die Sie nach Belieben verwenden können: eine für Google Kalender, eine für Excel und eine für Google Sheets. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie die Excel-Vorlage in Google Kalender importieren.

Passen Sie Ihre Vorlage an und bereiten Sie sie für den Import in Google Kalender vor.

Standardmäßig werden die Veröffentlichungsdaten der von Ihnen heruntergeladenen Vorlagen für das Jahr 2016 gestempelt. Sie können sie auch an die Daten Ihrer Wahl ziehen, nachdem Sie die Datei in Google Kalender hochgeladen haben.

Google Kalender macht es einfach, einen Kalender, den Sie in einem anderen Programm erstellt haben, in Google zu laden. Dazu gehört auch Microsoft Excel. So importieren Sie die Excel-Kalendervorlage, die Sie im vorherigen Schritt heruntergeladen haben, in Google Kalender:

Öffnen Sie Google Kalender.

Sobald Sie einen Kalender heruntergeladen (oder erstellt) haben, der in Microsoft Excel geöffnet wird, ist es Zeit, Google Kalender zu öffnen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie bereits in dem Google Mail-Konto angemeldet sind, auf das dieser Kalender zugreifen soll.

Verwenden Sie das linke Dropdown-Menü, um einen neuen Kalender zu erstellen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Google Kalender so einzurichten, dass die Informationen in Ihrer Excel-Tabelle gespeichert werden. Gehen Sie zuerst in Ihren Google Kalender und klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben „Andere Kalender“, wie im Screenshot unten gezeigt. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Neuen Kalender erstellen“.“

Geben Sie die Details Ihres neuen Kalenders ein.

Füllen Sie die Felder aus, die auf dem nächsten Bildschirm angezeigt werden. Dazu gehört eine kurze Beschreibung Ihres Kalenders, wie unten gezeigt, um Personen den richtigen Kontext zu geben, wenn Sie sie in diesen Kalender einladen. Wenn Sie mit dem Ausfüllen der Details fertig sind, klicken Sie auf „Kalender erstellen.“

Importieren Sie Ihre XLS- oder CSV-Datei aus demselben Dropdown-Menü.

Mit demselben Dropdown-Menü, das Sie zum Erstellen Ihres Redaktionskalenders verwendet haben, importieren Sie jetzt die Excel-Datei selbst in Google Kalender. Klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie „Importieren“.“

Klicken Sie auf das Upload-Feld mit der Aufschrift „Datei von Ihrem Computer auswählen“ und suchen Sie die Datei mit dem Titel „Blog Editorial Calendar – Excel“, die in der ZIP-Datei enthalten war, die Sie in Schritt 1 oben heruntergeladen haben.

Wählen Sie aus, zu welchem Kalender diese Datei hinzugefügt werden soll.

Klicken Sie im zweiten Feld unter Ihrer importierten Datei auf die Dropdown-Liste „Zum Kalender hinzufügen“. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des Kalenders, den Sie gerade erstellt haben, aus dem Dropdown-Menü auswählen, wie unten gezeigt. Klicken Sie dann auf „Importieren.“

Klicken Sie auf Importieren.

Nachdem Sie Ihre Excel-Datei hochgeladen und den Kalender ausgewählt haben, dem Sie diese Datei hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Importieren.“ Sie sollten ein Dialogfeld Kalender importieren sehen, in dem Sie darüber informiert werden, dass sieben Ereignisse erfolgreich importiert wurden. Klicken Sie auf „Schließen.“

Wenn Sie die Daten der ersten sieben Aufgaben im ursprünglichen Excel-Dokument nicht geändert haben, können Sie dies jetzt tun. Navigieren Sie zum 3. Januar 2016, dem Beginn Ihres Kalenders. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre anderen Kalender vorübergehend ausgeblendet sind, indem Sie auf das farbige Feld links neben dem Kalendernamen klicken. In der Woche vom 3. Januar 2016 sollten Sie an jedem Tag von 10 bis 11 Uhr nur ein „Blog TBD“ -Kalenderereignis sehen.

Verwenden Sie das Bearbeitungsfenster jeder Aufgabe, um das Veröffentlichungsdatum zu ändern. Wenn Sie beispielsweise mit der Veröffentlichungszeit um 10 Uhr morgens zufrieden sind, können Sie das Datum einfach von Januar X, 2016 auf Januar X, 2021 ändern. Jede Aufgabe wird dann als Ereignisblöcke in Ihrer Monatskalenderansicht 2021 angezeigt.

Bestimmen Sie Ihren Veröffentlichungsplan.

Nachdem Sie Ihren Kalender erstellt haben, ist es an der Zeit, ihn mit Aufgaben für das Jahr zu füllen. In diesem Fall müssen Sie einige Entscheidungen über den Veröffentlichungsplan Ihres Blogs treffen.

Während die von Ihnen importierte Excel-Datei einen Blogbeitrag pro Tag berücksichtigt, bedeutet dies nicht, dass Sie sieben Tage die Woche veröffentlichen müssen. Vielleicht möchten Sie jeden Montag, Mittwoch und Freitag veröffentlichen. Oder vielleicht planen Sie, nur donnerstags zu veröffentlichen. Denken Sie daran, der Schlüssel zum erfolgreichen Bloggen ist Qualität vor Quantität. Verpflichten Sie sich nicht zu einem Blogging-Zeitplan, wenn die Qualität Ihrer Inhalte beeinträchtigt wird. (Lesen Sie diesen Blogbeitrag für einige großartige Benchmark-Daten darüber, wie oft Unternehmen bloggen sollten.)

Wenn Sie die Anzahl der Tage, die Sie veröffentlichen möchten, verringern möchten, klicken Sie auf das Kalenderereignis dieses Tages und wählen Sie „Löschen.“

Selbst wenn Sie mehrmals am Tag veröffentlichen möchten, ist das Aktualisieren dieses Kalenders so einfach wie das Hinzufügen eines Ereignisses. Wählen Sie einen Slot in Ihrem Kalender aus, um ein weiteres „Blog TBD“ -Ereignis hinzuzufügen, und kopieren Sie die Standardbeschreibung aus einem anderen der importierten Ereignisse.

Als nächstes ist es Zeit für einige kleinere Anpassungen. Derzeit sind die „Blog TBD“ -Ereignisse auf 10 Uhr eingestellt.Fühlen Sie sich frei, diese Ereignisse auf die Zeit zu verschieben, die Ihr Blog tagsüber veröffentlicht.

Richten Sie wiederkehrende Ereignisse ein.

Nachdem Sie Ihre Veröffentlichungsdaten und -zeiten festgelegt haben, können Sie diese wiederkehrenden Ereignisse in Ihrem Kalender festlegen. Wenn Sie einen regelmäßigen Veröffentlichungsplan haben, wie jeden Montag, Mittwoch und Freitag um 10:00 Uhr, setzen Sie diesen als wiederkehrenden „Slot“ in Ihren Kalender. Es ist in Ordnung, wenn Sie noch keinen vollständigen Inhalt – oder sogar einen Arbeitstitel – haben, um ihn dort zu platzieren. Es ist nur eine Erinnerung daran, dass Sie an diesem Tag etwas veröffentlichen möchten.

Um Ihren wiederkehrenden Slot hinzuzufügen, klicken Sie auf Ihr erstes „Blog TBD“ -Ereignis und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um Ihr Ereignis zu bearbeiten. Dadurch gelangen Sie zu den Details des Beitrags, in dem Sie für jede Aufgabe einen benutzerdefinierten wiederkehrenden Zeitplan erstellen können, wie in der Abbildung unten gezeigt.

Sie können den Beitrag als wiederkehrenden Beitrag einrichten, sodass er automatisch jeden Montag, Mittwoch und Freitag um 10:00 Uhr (oder an beliebigen Tagen und Zeiten) angezeigt wird.

Sobald Sie die wiederkehrenden Tage ausgewählt haben, klicken Sie auf „Fertig“ und „Speichern“.Behalten Sie den Titel des Ereignisses vorerst als „Blog TBD“ bei, aber passen Sie die Beschreibung mit zusätzlichen Details an, die Sie für jeden Beitrag angeben möchten. Warten Sie, bis Sie einen Gast eingeladen haben, da wir dies verwenden, um einem Autor Beiträge zuzuweisen, sobald Sie mit dem Ausfüllen Ihrer Themen beginnen. Wenn alles abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Speichern.“

Wenn Sie keinen wiederkehrenden Zeitplan wie diesen haben, benötigen Sie möglicherweise noch keinen redaktionellen Kalender – aber es ist eine gute Möglichkeit, sich Ziele zu setzen. Wenn Sie wissen, dass Sie jede Woche eine bestimmte Anzahl von Posts veröffentlichen möchten, auch wenn Sie nicht jeden einzelnen Slot treffen, ist dies eine gute Erinnerung für Sie und Ihr Team, dass dies etwas ist, wonach Sie alle streben sollten.

Füllen Sie Ihre Publishing-Slots.

Nun, da Sie alle Slots kennen, die Sie füllen möchten, müssen Sie tatsächlich … du weißt schon … füllen Sie sie. (Wenn Sie noch keine Themenideen haben, schauen Sie sich diesen kostenlosen Themenideen-Generator an. Es gibt Ihnen einige gute Ideen für Inhalte, die Sie in den Kalender einfügen können.)

Angenommen, einer der Beiträge, die Sie schreiben möchten, lautet „10 überraschende Fakten über Tapire“, und einer der Beiträge, die Sie bereits geschrieben haben und später veröffentlichen möchten, lautet „Denken Sie, Sie sind ausgeschnitten, um einen Tapir zu besitzen? Lies das zuerst.“ Cool! Fügen Sie sie einfach beide zum Kalender hinzu, indem Sie am richtigen Datum auf „Post – TBD“ klicken, „Ereignis bearbeiten“ auswählen und dann den Text „Post – TBD“ in den tatsächlichen Titel des Beitrags ändern.

Angenommen, Sie möchten nicht „10 überraschende Fakten über Tapire“ schreiben, sondern stattdessen von Ihrem Kollegen. Um dem Beitrag einen Autor zuzuweisen, laden Sie ihn als Gast zur Veranstaltung ein. Klicken Sie dazu auf das Ereignis, klicken Sie auf „Ereignis bearbeiten“ und laden Sie diesen Kollegen zum Beitrag ein, indem Sie seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse in das Feld „Gäste hinzufügen“ eingeben, „Hinzufügen“ auswählen, wenn der Name angezeigt wird, und klicken Sie auf „Speichern“ für das Ereignis, sobald Sie fertig sind.

Jetzt kann jeder sehen, wer für das Schreiben des Beitrags verantwortlich ist, der in diesem Zeitfenster erscheint.

Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie dem Feld „Beschreibung“ des Ereignisses Details hinzufügen, wie im großen Feld im obigen Screenshot gezeigt. Sie können eine kurze Zusammenfassung, die Keywords, auf die Sie den Beitrag ausrichten möchten, die Zielgruppe, die Sie erreichen möchten, und das Angebot oder den CTA, zu dem Sie den Leser am Ende des Beitrags leiten, angeben. Vergessen Sie nicht ein Fälligkeitsdatum für den Entwurf.

Bevor Sie das Ereignis in Google Kalender speichern können, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie nur dieses Ereignis oder alle Ereignisse in der Serie ändern möchten. Wählen Sie „Nur dieses Ereignis.“

Wiederholen Sie diese Schritte, um jedes Blogthema heute und in Zukunft zuzuweisen.

Teilen Sie Ihren redaktionellen Kalender mit anderen.

Nachdem Sie Ihren Kalender eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, Personen einzuladen, ihn zu sehen. Ich würde empfehlen, dass Sie mit Ihrem unmittelbaren Team und regelmäßigen Mitwirkenden beginnen – sowie mit jedem, der Sie regelmäßig nach der Veröffentlichung von Inhalten in Ihrem Unternehmensblog fragt.

Um diesen Redaktionskalender mit anderen zu teilen, finden Sie Ihren Redaktionskalender einfach unter „Meine Kalender“, wie unten gezeigt. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Kalendernamen und wählen Sie dann „Einstellungen und Freigabe“, wenn es im Dropdown-Menü angezeigt wird. Sie werden zu demselben Bildschirm weitergeleitet, den wir gesehen haben, als Sie zum ersten Mal die Details Ihres Redaktionskalenders in Schritt 2 ausgefüllt haben.

Anschließend können Sie die Namen der Personen hinzufügen, mit denen Sie den Kalender freigeben möchten, und die richtigen Berechtigungsstufen für jeden Eingeladenen festlegen.

Es ist ratsam, diejenigen mit den Berechtigungseinstellungen zum Verwalten von Änderungen und Teilen auf ein Minimum zu beschränken, damit nicht zu viele Köche in der Küche sind.

Geben Sie unter der Überschrift „Für bestimmte Personen freigeben“ die E-Mail-Adressen der Personen in Ihrem Content-Team ein und entscheiden Sie, ob sie über Anzeige-, Bearbeitungs- oder Administratorrechte verfügen. Speichern Sie Ihre aktualisierten Einstellungen.

Warum die Verwendung von Google Kalender als redaktioneller Kalender funktioniert

Ich habe bereits erwähnt, dass wir viele verschiedene redaktionelle Kalenderlösungen ausprobiert haben, und dies ist die einzige, die länger als ein paar Monate feststeckt. Ich denke, ein Grund dafür ist, dass wir Google Mail für unsere Unternehmens-E-Mails verwenden, was bedeutet, dass jeder in unserem Team bereits den ganzen Tag in Google Mail (und insbesondere in seinem Kalender) ist. Infolgedessen fällt es den Menschen nicht schwer, sich daran zu gewöhnen, den Redaktionskalender zu überprüfen, da es für sie nicht schwierig ist, ihn zu finden.

Google Kalender macht es auch wirklich einfach, sich zu bewegen und Termine zu planen… gut … es ist bereits ein Kalender. Es verfügt über alle Funktionen, die Sie benötigen, um Dinge zu planen und die Leute, die es wissen müssen, darüber zu informieren. Als wir andere Lösungen dafür verwendeten, versuchten wir, eine Kalenderfunktion zu hacken, anstatt uns nur auf eine bereits vorhandene zu verlassen.

In diesem Sinne ist das Hinzufügen von Personen zum Anzeigen Ihres Kalenders einfach, sodass mehrere Teams problemlos zusammenarbeiten, sehen können, was veröffentlicht wird, und herausfinden können, wann sie möglicherweise Inhalte und Kampagnen starten können.

Schließlich schafft dies einen Präzedenzfall für andere Teams, um sich auf wirklich einfache Weise mit Ihnen abzustimmen. Sie können einen Kalender für bevorstehende Kampagnen, Angebote, Social-Media-Pushs, Produkteinführungen haben – Sie nennen es. Und Sie können alle diese Kalender miteinander teilen, um eine Einzelbildansicht aller Vorgänge zu erhalten, damit Sie sie einfacher koordinieren können.

Gibt es andere Lösungen für die Pflege eines Redaktionskalenders? Natürlich. Aber wenn Sie nach einem Minimum Viable Product suchen, und ein kostenloses dazu, das ist nicht zu schäbig. Es hat unser Content-Team seit geraumer Zeit gesund, agil und transparent gehalten – und ich denke, es könnte dasselbe für Sie tun.