Aktualisiert am 16. November 2020

Wenn es an der Zeit ist, Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie auch einen Gehaltsplan auswählen. Langjährige Unternehmen möchten jedoch möglicherweise auch ihre Herangehensweise an die Gehaltsabrechnung überdenken, wenn sich die Bedingungen ändern oder wenn sie der Meinung sind, dass eine andere Zahlungsfrist besser zu ihren Mitarbeitern passt. Egal, ob Sie ein Neuling oder ein alter Hase sind, wir haben alle Informationen, die Sie benötigen, um die richtige Wahl für Ihr Team zu treffen.

Aus mehr als 30 Jahren Erfahrung in der Lohnbuchhaltung wissen wir, dass es keinen einzigen Ansatz gibt, der für alle funktioniert. Unterschiedliche Lohnfrequenzen haben Vor- und Nachteile, und was für Sie am einfachsten ist, entspricht möglicherweise nicht den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter. Um sicherzustellen, dass Sie eine fundierte Entscheidung treffen, finden Sie hier eine Aufschlüsselung der üblichen Lohnperioden sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Optionen für Ihren Zahlungsplan

Es gibt vier gängige Zahlungsperioden, aus denen die meisten kleinen Unternehmen auswählen können (klicken Sie auf eine davon, um fortzufahren):

Wenn wir uns unsere Daten ansehen, scheint es, dass die meisten Arbeitgeber ihre Angestellten wöchentlich oder zweiwöchentlich bezahlen. Halbmonatliche Gehaltspläne sind auch aus Gründen, die wir später behandeln werden, sehr verbreitet:

Neben der Größe kann die Branche auch einen großen Einfluss darauf haben, wie oft Unternehmen ihre Mitarbeiter bezahlen. Zum Beispiel verwenden Bauunternehmen fünfmal so häufig wöchentliche Lohnperioden wie Bildungs- und Gesundheitsunternehmen:

Welche Lohnperioden verwenden verschiedene Branchen?

Also, was ist das Beste für Ihr Unternehmen? Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile jedes Ansatzes:

Wöchentliche Lohnperioden

Die wöchentliche Gehaltsabrechnung wird normalerweise am Ende jeder Woche für die in der Vorwoche geleisteten Arbeitsstunden gezahlt. Wenn Sie die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter stündlich bezahlen, kann eine wöchentliche Gehaltsabrechnung eine gute Option für Ihr Unternehmen sein. Wie Sie in der obigen Tabelle sehen können, sind wöchentliche Lohnperioden in Branchen wie Bauwesen und Fertigung sehr beliebt.

Vorteile: Mitarbeiter werden gerne wöchentlich bezahlt, weil es ihnen hilft, ihren persönlichen Cashflow besser in den Griff zu bekommen. Es hat sich gezeigt, dass wöchentliche Gehaltsschecks zu einer besseren allgemeinen Arbeitszufriedenheit und höheren Bindungsraten führen. Wenn Ihre Mitarbeiter stündlich bezahlt werden, haben sie wahrscheinlich eine starke Präferenz für das wöchentliche Gehalt, und es erleichtert Ihnen die wöchentliche Bezahlung von Überstunden.

Nachteile: Die wöchentliche Verarbeitung der Gehaltsabrechnung kann viel zeitaufwändiger sein als andere Ansätze. Wenn Sie einen Payroll-Anbieter verwenden, kann es auch teuer sein, wenn Sie durch den Pay Run in Rechnung gestellt werden (obwohl viele der besten Anbieter All-In-Preise haben). Zusätzlich zu Ihrer Arbeitsbelastung müssen alle Lohnabzüge, wie z. B. Krankenversicherungsprämien, auch für wöchentliche Abhebungen berechnet werden. Sie haben auch doppelt so viel Lohnbuchhaltung wie zweiwöchentliche Arbeitgeber.

Zweiwöchentliche Zahlungsperioden

Eine zweiwöchentliche Zahlungsperiode liefert alle zwei Wochen am selben Tag Schecks an Ihre Mitarbeiter (normalerweise freitags, aber die Arbeitgeber können den Zahltag wählen, der am besten zu ihnen passt). Ein zweiwöchentlicher Zeitplan kann eine gute Wahl für Unternehmen mit einer Mischung aus Mitarbeitertypen sein, sodass Sie sowohl mit Stundenlöhnen als auch mit Gehaltskontrollen problemlos Schritt halten können. Es kann jedoch auch ein wenig Komplexität in Ihr Backoffice bringen.

Vorteile: Es ist einfach, die Gehaltsabrechnung zweiwöchentlich zu verwalten und auszuführen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung halb so oft ausführen wie ein Wochenplan, bedeutet dies weniger Arbeit und weniger Fehlerchancen. Überstunden sind für Stundenarbeiter mit zweiwöchentlicher Trittfrequenz einfacher zu berechnen. Alle zwei Wochen bezahlt zu werden, ist auch ein sehr vorhersehbarer Zeitplan, der es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihren Gehaltsscheck zu budgetieren.Nachteile: Wenn Sie die Gehaltsabrechnung 26 Mal pro Jahr durchführen, gibt es zwei Monate mit drei Zahlungsperioden (während der Rest zwei hat), was Ihre Buchhaltung und Ihre Cashflow-Projektionen erschweren kann. Insbesondere stimmen Ihre Belastungen für Lohnkosten möglicherweise nicht immer mit den Gutschriften in Ihrer Bilanz überein. Und es bedeutet, dass Sie bereit sein müssen, in den zwei Monaten im Jahr, in denen Sie eine dritte Zahlungsperiode haben, zusätzliche 50% für die Bezahlung von Mitarbeitern auszugeben. Wenn sich dies etwas kompliziert anfühlt, können Sie hier mehr über die Lohnbuchhaltung erfahren.

Halbmonatliche Lohnperioden

Eine halbmonatliche Lohnperiode bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter zweimal im Monat bezahlen, oft am ersten und am 15., aber Sie können Ihren eigenen Zeitplan festlegen. Halbmonatliche Lohnperioden sind eine gute Wahl für Unternehmen mit Angestellten, denen es nichts ausmacht, zwei Wochen auf einen Gehaltsscheck zu warten.

Vorteile: Wenn Sie die Gehaltsabrechnung zweimal im Monat durchführen, können Buchhalter die Lohnkosten leicht nachverfolgen und die Leistungsabzüge für Mitarbeiter berechnen. Zahlungen sind häufig genug, dass es unwahrscheinlich ist, dass sie gut entlohnten Mitarbeitern Schwierigkeiten bereiten.Nachteile: Die halbmonatliche Häufigkeit ist nicht unbedingt die beste Wahl für Unternehmen mit stündlichen Mitarbeitern, da es schwierig sein kann, wöchentliche Überstunden zu berechnen. Für Mitarbeiter, die es gewohnt sind, zweiwöchentlich bezahlt zu werden, kann die Anpassung an halbmonatliche Zahlungen auch eine Herausforderung sein. Es gibt keinen festen Zahltag, so dass sie an einem Montag eine Periode und Donnerstag das nächste Mal bezahlt werden können. Die Abrechnung an verschiedenen Tagen durchführen zu müssen, kann auch für Sie unpraktisch sein. Und wenn die Zahltage auf Samstag oder Sonntag fallen, müssen die Arbeitgeber wählen, ob sie ihr Team am Freitag oder am folgenden Montag bezahlen möchten.

Monatliche Gehaltsperioden

Für monatliche Gehaltsperioden müssen Unternehmen die Gehaltsabrechnung nur 12 Mal pro Jahr bearbeiten, verglichen mit 52 Mal pro Jahr für diejenigen, die wöchentliche Gehaltsabrechnungen durchführen. Für die meisten Mitarbeiter ist es jedoch schwierig, einen ganzen Monat auf einen Gehaltsscheck zu warten. Aus diesem Grund erlauben einige Staaten Unternehmen nicht, ihre Mitarbeiter monatlich zu bezahlen. Wenn Sie zu einem monatlichen Zahlungstermin neigen, erkundigen Sie sich beim Arbeitsministerium nach den Anforderungen Ihres Staates.

Vorteile: Für Unternehmer besteht der Vorteil darin, dass Sie die Gehaltsabrechnung nur einmal im Monat durchführen müssen — das spart Zeit, erleichtert die Buchhaltung und spart Gebühren von Lohndienstleistern, die durch die Bezahlung laufen. Dies kann eine gute Option sein, wenn Ihr Unternehmen 1099 Mitarbeiter oder Auftragnehmer beschäftigt, die Ihnen monatlich eine Rechnung stellen, wenn Sie der einzige Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind oder wenn alle Mitarbeiter eine hohe Vergütung erhalten.

Nachteile: Wenn Sie stündliche Mitarbeiter haben, ist dies keine praktische Option. Abgesehen von staatlichen Einschränkungen kann es auch schwierig sein, Mitarbeiter zu finden und zu halten, wenn Sie nur einmal im Monat bezahlen, da Mitarbeiter einfach nicht gerne nur einmal im Monat bezahlt werden.

Ein paar andere Überlegungen:

Selbst bezahlen: Wenn Sie ein eigenes Unternehmen besitzen, beachten Sie bitte, dass es möglicherweise andere Möglichkeiten gibt, wie Sie selbst bezahlen können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Teilnahme an einem Owner’s Draw.

Urlaubspolitik: Auch Feiertage fallen hin und wieder unweigerlich mit Zahltagen zusammen. Und wenn die Banken geschlossen sind, wird niemand bezahlt. Legen Sie jetzt eine Richtlinie fest, wie Sie mit diesem Konflikt umgehen — Mitarbeiter früh oder nach dem Urlaub bezahlen —, damit sie ihre Finanzen ohne Überraschungen planen können.

Hilfe erhalten: Wenn Sie Hilfe von einer Lohnabrechnungslösung eines Drittanbieters suchen, sind Ihre Möglichkeiten möglicherweise eingeschränkt. Einige Dienste bieten Ihnen jedoch möglicherweise mehr Flexibilität und bieten Integrationen für Gehaltsabrechnungssoftware, die den administrativen Aufwand für die häufigere Ausführung der Gehaltsabrechnung verringern.

Welchen Tarif wählen Sie?

Es ist zwar wichtig, Zeit damit zu verbringen, über die beste Zahlungsfrist für Ihr Unternehmen nachzudenken, aber denken Sie daran, dass es sich nicht um einen verbindlichen Vertrag handelt. Sie können Ihren Vergütungsansatz jederzeit ändern, um einen Rhythmus zu finden, der für Sie und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist — stellen Sie einfach sicher, dass sie im Voraus über Änderungen informiert sind.