Por lo tanto, tiene datos y necesita una forma rápida de darle sentido. Una tabla dinámica es una gran opción y es una de las herramientas más poderosas de Excel. Le guiaremos a través de lo que es una tabla dinámica, preparando sus datos para una tabla dinámica, realizando análisis rápidamente con una tabla dinámica para Contar y Sumar sus datos y, finalmente, superponiendo los datos de la tabla dinámica en un mapa mediante la agrupación en clúster de suma.

¿Qué es una tabla dinámica?

Primero, vamos a establecer qué es una tabla dinámica y qué puede hacer. Una tabla dinámica es una herramienta rápida y fácil dentro de Excel que permite a los usuarios resumir datos fácilmente. Ahora, la mayoría de las tablas regulares tienen filas de resumen en la parte inferior, como una Suma para mostrar las ventas totales de todos los productos en todos los estados o un Recuento de todas las entradas incluidas en la tabla.

Sin embargo, una tabla dinámica lleva esos resúmenes un paso más allá al permitir a los usuarios responder rápidamente preguntas más específicas, como las ventas totales desglosadas por cada producto, estado o incluso ciudad con solo unos pocos clics del ratón.

Preparando sus datos

Ahora que sabemos qué es una Tabla dinámica y qué puede hacer, el primer paso para crear una es preparar sus datos organizándolos en una sola hoja de trabajo, preferiblemente en una Tabla definida.

Organizar los datos en una sola hoja de trabajo

Es común que los datos se almacenen en varios lugares, como pestañas separadas para varios períodos de tiempo o productos. Para ver todos estos datos dentro de su tabla dinámica, deberá combinarla en una sola hoja de trabajo. La forma más sencilla de hacerlo es identificar la diferencia entre cada fuente de datos y crear una nueva columna correspondiente dentro de la hoja de trabajo combinada para almacenar ese diferenciador. Por ejemplo, tal vez un vendedor diferente administre cada segmento de negocio, lo que resulta en un libro de trabajo separado para cada segmento, como se muestra a continuación.

Para combinar estos datos, podemos crear una nueva columna llamada «Segmento» en cualquier lugar del conjunto de datos y rellenar las filas con el nombre de segmento correspondiente como copiamos y pegamos todos los datos en una sola tabla.

¡Consejo profesional! – Si sus datos ya incluyen un campo de fecha, no es necesario agregar una columna adicional para el identificador del período de tiempo. El campo de fecha se puede usar para volver a dividir los datos en los períodos de tiempo aplicables una vez que creamos nuestra tabla dinámica.

Crear una Tabla definida

Ahora que ha organizado sus datos en una sola hoja de trabajo, puede ahorrarse tiempo en el futuro identificando los datos como una Tabla Definida. Para ello, haga clic en cualquier lugar dentro de sus datos y elija la opción «Formato como tabla» en la cinta de opciones «Inicio». Una ventaja importante de crear una Tabla definida por adelantado es que la tabla dinámica se puede mantener actualizada a lo largo del tiempo, incluso cuando se actualizan los datos subyacentes. Todo lo que tiene que hacer es alternar la opción «Actualizar datos» dentro de su tabla dinámica para extraer cualquier dato nuevo o modificado.

Crear una tabla dinámica para contar

Si su objetivo es determinar cuántas veces se produjo un evento específico, como cuántos clientes distintos realizaron una compra o cuántas ventas se generaron dentro de cada ciudad, una tabla dinámica configurada para Contar registros es exactamente lo que necesita. Para empezar, si ya tiene sus datos dentro de una Tabla definida, simplemente haga clic en cualquier parte de la tabla y elija «Resumir con tabla dinámica» en la cinta de opciones «Tabla».

Alternativamente, si sus datos no se han organizado en una tabla definida, puede seleccionarlos manualmente haciendo clic en la celda superior izquierda dentro de su conjunto de datos y, a continuación, arrastrándolos hacia abajo hasta la celda inferior derecha. En este punto, puede hacer clic en» Tabla dinámica «de la cinta» Insertar».

Desde allí, podrá elegir qué punto de datos desea contar seleccionando la casilla de verificación junto a los datos en la configuración de campos de tabla dinámica de la derecha que se abre automáticamente al crear una nueva tabla dinámica.

De forma predeterminada, Excel sumará los datos cuando vea que hemos elegido un campo numérico. Podemos cambiar esto haciendo clic izquierdo en el botón «i» en la esquina extrema derecha del valor de «Suma de ventas». Esto le dará varias opciones de fórmula para elegir. Elegiremos «Contar», lo que da como resultado un recuento de todas las instancias de registros de ventas.

¡Consejo profesional! – Ahorre tiempo formateando sus columnas de datos con el tipo de campo correcto desde el principio, como Fecha, Número o Texto. Excel ordenará automáticamente por Datos de fecha, Sumará datos numéricos y Contará texto o datos mixtos.

Ahora, dejemos que Excel haga ¡el trabajo pesado! Simplemente arrastre la columna » Ciudad «de la lista de campos al cuadro» Filas » dentro de la configuración de la tabla dinámica para desglosar el número de ventas por ciudad. También puede aumentar la profundidad de la tabla dinámica arrastrando un campo adicional, como el campo «Estado», al selector de filtros para profundizar en los datos que más le interesan.

Crear una tabla dinámica para Sumar valores

Hay otras instancias en las que usar la Suma de los datos en lugar de la Cuenta es más útil. Para sumar los datos, vuelva a la «i «en el lado derecho del campo» Recuento de ventas «y elija»Suma». Ahora podemos ver el total de ingresos por ventas desglosado por cada ciudad.

Dependiendo de su objetivo, a menudo es útil apilar diferentes campos dentro de los selectores de Filas o columnas. Por ejemplo, colocar el campo «Estado» encima de «Ciudad» en el siguiente ejemplo nos permite ver rápidamente no solo los estados de mayor recaudación, sino también las contribuciones individuales de la ciudad dentro de cada estado.

Uno de los aspectos más beneficiosos de una tabla dinámica es que es dinámica. Puede mover los campos entre Filas, Columnas, Filtros y Cuadros de valores sobre la marcha para obtener perspectiva y jugar con diferentes análisis. Pase un momento moviendo los campos que le interesan entre las cajas para tener una mejor idea de cómo funciona la tabla dinámica. ¡Te sorprenderá lo rápido que puedes descubrir nuevas ideas!

Cree un mapa de Datos de ventas

Ahora, si tiene datos geográficos, como direcciones, ciudades o estados, como en los ejemplos de ventas anteriores, puede llevar el análisis de datos al siguiente nivel visualizando los datos en un mapa con agrupación en clúster de suma. Al igual que cuando resumimos nuestros datos en una tabla dinámica, el servicio de asignación de BatchGeo tiene una función avanzada de agrupación en clúster. Cuando está habilitada, esta función le permite resumir los valores de un campo específico como una etiqueta para cada clúster.

¡Consejo profesional! – Para habilitar la suma de la agrupación:

Ver Ejemplo los Datos de Ventas en un mapa a pantalla completa

Aquí puede ver la suma de clústeres de datos de análisis de ventas los datos desglosados por la ciudad o el estado. Las regiones se agrupan y las ciudades y los estados se promedian. A medida que amplíe o incluso haga clic en un clúster, verá clústeres más pequeños que demuestran cómo las áreas más pequeñas contribuyen a la suma general.