deci, aveți date și aveți nevoie de o modalitate rapidă de a le înțelege. Un PivotTable este o opțiune excelentă și este unul dintre cele mai puternice instrumente Excel. Vă vom prezenta ce este un PivotTable, pregătindu-vă datele pentru un PivotTable, efectuând rapid analize utilizând un PivotTable pentru a număra și a însuma datele dvs. și, în final, suprapunând datele PivotTable pe o hartă utilizând gruparea sumelor.

ce este un PivotTable?

În primul rând, să stabilim ce este un PivotTable și ce poate face. Un PivotTable este un instrument rapid și ușor în Excel care permite utilizatorilor să rezume cu ușurință datele. Acum, majoritatea tabelelor obișnuite au rânduri sumare în partea de jos, cum ar fi o sumă pentru a arăta vânzările totale ale tuturor produselor din toate statele sau un număr al tuturor intrărilor incluse în tabel.

cu toate acestea, un PivotTable face aceste rezumate un pas mai departe, permițând utilizatorilor să răspundă rapid la întrebări mai specifice, cum ar fi vânzările totale defalcate pe fiecare produs, stat sau chiar oraș cu doar câteva clicuri de mouse.

pregătirea datelor

acum, că știm ce este un tabel Pivot și ce poate face, primul pas pentru a crea unul este să vă pregătiți datele organizându-le într-o singură foaie de lucru, de preferință într-un tabel definit.

organizarea datelor într-o singură foaie de lucru

este obișnuit ca datele să fie stocate în mai multe locuri, cum ar fi file separate pentru diferite perioade de timp sau produse. Pentru a vizualiza toate aceste date în tabelul pivot, va trebui să le combinați într-o singură foaie de lucru. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să identificați diferența dintre fiecare sursă de date și să creați o nouă coloană corespunzătoare în foaia de lucru combinată pentru a stoca acel diferențiator. De exemplu, poate un agent de vânzări diferit gestionează fiecare segment de afaceri, rezultând un registru de lucru separat pentru fiecare segment, așa cum se arată mai jos.

pentru a combina aceste date, putem crea o nouă coloană numită „Segment” oriunde în setul de date și popula rândurile cu numele segmentului corespunzător pe măsură ce copiem și lipim toate datele într-un singur tabel.

Sfat Pro! – Dacă datele dvs. includ deja un câmp de dată, nu este necesar să adăugați o coloană suplimentară pentru identificatorul perioadei de timp. Câmpul data poate fi folosit pentru a rupe datele înapoi în perioadele de timp aplicabile odată ce vom crea PivotTable nostru.

crearea unui tabel definit

acum că v-ați organizat datele într-o singură foaie de lucru, puteți economisi timp pe drum identificând datele ca un tabel definit. Faceți acest lucru făcând clic oriunde în datele dvs. și alegând opțiunea „Format ca Tabel” din panglica „acasă”. Un avantaj major al creării unui tabel definit în avans este că PivotTable-ul dvs. poate fi menținut curent în timp chiar și pe măsură ce datele subiacente sunt actualizate. Tot ce trebuie să faceți este să comutați opțiunea „Reîmprospătare date” din tabelul pivot pentru a extrage orice date noi sau modificate.

creați un PivotTable pentru a număra

dacă obiectivul dvs. este de a determina de câte ori a avut loc un anumit eveniment, cum ar fi câți clienți distincți au făcut o achiziție sau câte vânzări au fost generate în fiecare oraș, un PivotTable configurat pentru a număra înregistrările este exact ceea ce aveți nevoie. Pentru a începe, dacă aveți deja datele într-un tabel definit, pur și simplu faceți clic oriunde pe Tabel și alegeți „rezumați cu PivotTable” din panglica „tabel”.

alternativ, dacă datele dvs. nu au fost deja organizate într-un tabel definit, puteți selecta datele manual făcând clic pe celula din stânga sus din setul de date și apoi glisând în jos în celula din dreapta jos. În acest moment, puteți face clic pe „PivotTable” din panglica „Inserare”.

de acolo veți putea alege ce punct de date doriți să numărați selectând caseta de selectare de lângă datele din câmpurile PivotTable din dreapta setări care se deschid automat la crearea unui nou PivotTable.

în mod implicit, Excel va însuma datele după cum vede că am ales un câmp numeric. Putem schimba acest lucru făcând clic stânga pe butonul „i” din colțul din dreapta al valorii „suma vânzărilor”. Acest lucru vă va oferi mai multe opțiuni de formulă din care să alegeți. Vom alege „Count”, care are ca rezultat un număr de toate cazurile de înregistrare de vânzări.

Sfat Pro! – Economisiți timp prin formatarea coloanelor de date cu tipul de câmp corect de la început, cum ar fi data, numărul sau textul. Excel va sorta automat după date de Date, va însuma date numerice și va număra text sau date mixte.

acum, să lăsăm Excel faceți ridicarea grea! Pur și simplu trageți coloana „oraș” din lista de câmpuri în caseta „rânduri” din setările PivotTable pentru a descompune numărul de vânzări în funcție de oraș. De asemenea, puteți mări adâncimea PivotTable trăgând un câmp suplimentar, cum ar fi câmpul „stat”, la selectorul de filtre pentru a detalia datele care vă interesează cel mai mult.

creați un PivotTable la valorile sumelor

există și alte cazuri în care folosind suma datele, mai degrabă decât numărul, sunt mai utile. Pentru a rezuma datele, reveniți la „i” din partea dreaptă a câmpului „număr de vânzări” și alegeți „sumă”. Acum putem vedea veniturile totale din vânzări defalcate pe fiecare oraș.

în funcție de obiectivul dvs., este de multe ori util pentru a stiva diferite câmpuri în rânduri sau coloane selectoare. De exemplu, plasarea câmpului” stat „deasupra” orașului ” în exemplul de mai jos ne permite să vedem rapid nu numai statele cu cele mai mari încasări, ci și contribuțiile individuale ale orașului din fiecare stat.

unul dintre aspectele cele mai benefice ale unui PivotTable este că acestea sunt dinamice. Puteți muta câmpurile între rânduri, coloane, Filtre și cutii de Valori din mers pentru a obține perspectivă și a vă juca cu diferite analize. Petreceți un moment mutând câmpurile care vă interesează între cutii pentru a vă simți mai bine pentru modul în care funcționează PivotTable. Ați putea fi surprins cât de repede puteți descoperi noi perspective!

creați o hartă a datelor de vânzări

acum, dacă aveți date geografice, cum ar fi adrese, orașe sau state, ca în exemplele de vânzări de mai sus, puteți duce analiza datelor la nivelul următor vizualizând datele pe o hartă cu gruparea sumelor. La fel ca atunci când ne-am rezumat datele într-un PivotTable, serviciul de cartografiere BatchGeo are o caracteristică avansată de grupare. Când este activată, această caracteristică vă permite să rezumați valorile unui anumit câmp ca etichetă pentru fiecare cluster.

Sfat Pro! – Pentru a activa gruparea sumelor:

vezi exemplu de date de vânzări într-o hartă ecran complet

aici puteți vedea suma clustering analiza datelor privind datele de vânzări defalcate în funcție de oraș sau de stat. Regiunile sunt grupate împreună, iar orașele și statele sunt medii. Pe măsură ce măriți sau chiar Faceți clic pe un cluster, veți vedea clustere mai mici care demonstrează modul în care zonele mai mici contribuie la suma totală.