acest fragment face parte din Entrepreneur.com al doilea trimestru Kit de pornire care explorează fundamentele de pornire într-o gamă largă de industrii.

în începeți propria afacere de planificare a evenimentelor, personalul Entrepreneur Media Inc. și scriitor Cheryl Kimball explica cum puteți începe în industria de planificare eveniment, dacă doriți să lucrați part – sau full-time de planificare nimic de la o petrecere de prima zi de naștere, bar mitzvah sau nunta la colectori de fonduri politice și lansări de produse. În acest extras editat, autorii explică cum să determinați exact ce să încărcați clienții dvs. de planificare a evenimentelor.

încărcarea suficientă—dar nu prea mult—pentru serviciile dvs. de planificare a evenimentelor este esențială pentru succesul continuu al afacerii. Prin urmare, este important ca proprietarii de afaceri pentru prima dată să procedeze cu prudență pe măsură ce încep să estimeze costul organizării de evenimente. Scopul în stabilirea prețurilor unui serviciu este de a marca costurile forței de muncă și materiale suficient pentru a acoperi cheltuielile generale și pentru a genera un profit acceptabil.

potrivit expertului în industrie Dr. Joe Goldblatt, taxele sunt de obicei determinate de trei factori:

1. Segmentul de piață a servit. Evenimentele sociale au o structură de taxe diferită de evenimentele corporative. În industria evenimentelor sociale, planificatorii percep de obicei o taxă pentru serviciile lor, plus un procent din unele sau toate taxele furnizorilor. Dacă ar fi să vă descompuneți taxa de planificare a evenimentelor într-o taxă orară, un planificator social ar face, potrivit expertului din industrie Patty Sachs, să facă oriunde între 12 și 75 USD pe oră, plus comisioane pentru furnizori.cu toate acestea, în industria evenimentelor corporative, planificatorii percep de obicei o taxă pentru serviciile lor, plus o taxă de manipulare pentru fiecare articol pe care îl contractează. De exemplu, un planificator cumpără flori de la un florar, le marchează (de obicei cu 15%) și percepe suma respectivă clientului. O altă posibilitate este o taxă fixă sau” taxă de proiect”, adesea folosită atunci când evenimentul este mare și Corporația dorește să primească o cifră” de depășit”. Sachs estimează o rată orară pentru planificatorii corporativi între 16 și 150 USD, plus comisioane pentru furnizori.

2. Locație geografică. Taxele sunt mai mari în nord-est, de exemplu, decât în sud-est. Această diferență reflectă variația costului vieții. În plus, zonele țării cu Anotimpuri bine definite, cum ar fi Hamptons din New York sau Martha ‘ s Vineyard din Massachusetts, de exemplu, își bazează prețurile parțial pe sezonul implicat.

3. Experiența și reputația planificatorului de evenimente. Dacă sunteți doar la început în industrie, este rezonabil să perceapă mai puțin pentru serviciile de planificare în timp ce câștiga expertiză. Un cuvânt de precauție, deși: nu percepe prea puțin doar pentru a obține locuri de muncă. Deși clienții cumpără pentru cel mai bun preț, un planificator care vine prea jos cu o estimare poate fi la fel de descurajant ca un planificator care vine prea sus. Clientul dvs. vă poate pune la îndoială capacitatea de a arunca un eveniment de top pe baza prețului pe care l-ați citat.

Deci, cum se calculează taxele pentru servicii menționate mai sus? Majoritatea planificatorilor de evenimente își prețuiesc taxele pentru serviciu (costul total pentru client) folosind o metodă „cost plus”. Aceștia contractează forța de muncă, consumabilele și materialele implicate în producerea unui eveniment și își taxează clienții oriunde de la 10 la 20 la sută din costul total al evenimentului, 15 la sută fiind o medie brută.

înainte de a începe planificarea unui eveniment, trebuie să știți exact ce doresc clienții dvs. și ce pot cheltui. Apoi estimați cât va costa contractul pentru muncă și bunuri, adăugați comisionul dvs. și prezentați clientului taxa totală pentru servicii ca estimare. Mai jos sunt câteva posibile cheltuieli per eveniment:

• închiriere Site. În funcție de eveniment, taxele de închiriere a site-ului pot fi considerabile, inexistente sau oriunde între ele. Aceasta este o oportunitate pentru tine de a economisi bani pentru un client pe un buget strans. Poate că un client vrea un grătar pitoresc de vară. Un site pe o plajă publică poate fi adesea rezervat practic pentru nimic, în timp ce cluburile tony de pe plajă comandă adesea prețuri premium.
• furnizori. Această categorie ar putea include un furnizor, barman, decorator, florar, fotograf, animator sau videograf, printre altele.
• Consumabile. Orice consumabile care nu sunt furnizate de furnizori sau de client vor trebui achiziționate de compania dvs. Aceasta poate include orice, de la mâncare la copaci în ghivece până la lumânări de masă.
• Închiriere de echipamente. Este posibil să fie nevoie să închiriați echipamente audiovizuale sau de iluminat.
• licențe și permise. Unele tipuri de evenimente necesită permise sau licențe speciale, cum ar fi un permis de mareșal de pompieri sau o licență pentru a utiliza o partitură muzicală.
• transport și parcare. Dacă evenimentul necesită deplasarea dvs. sau a personalului dvs. sau furnizarea de transport pentru participanți sau vorbitori, pot exista costuri semnificative de transport.
• taxele de servicii și gratuități. Angajarea de ajutor temporar, cum ar fi servere, pentru eveniment poate fi costisitoare.
• taxele vorbitorilor. Conferințele și alte evenimente educaționale sau comemorative implică adesea vorbitori.
• publicitate și invitații. Un eveniment mare poate fi puternic promovat, dar chiar și evenimente mai mici ar putea implica utilizarea de pliante. Invitațiile sunt, de asemenea, frecvent necesare.
• Mailing și de transport maritim. Dacă trimiteți invitații sau pliante, nu uitați această cheltuială. Unii planificatori de evenimente chiar expediază flori.
• fotocopierea și pregătirea materialelor de înregistrare. Orice fișe pentru participanți sau fotocopierea pliantelor se încadrează în această categorie.
• semnalizare. Orice semne sau bannere concepute pentru eveniment ar trebui să fie figurat în cheltuielile per-eveniment.odată ce știți care dintre cheltuielile de mai sus veți suporta, puteți pregăti o estimare a costului evenimentului și a taxei pentru serviciu. În primul rând, afla rata merge prin contactarea trei din fiecare tip de furnizor și furnizor veți avea nevoie. Apoi calculați costurile pentru fiecare categorie listată (și orice altele care ar putea apărea), adăugați-le și adăugați o sumă mică pentru cheltuieli neprevăzute.

  când dați o estimare unui client, poate doriți să o prezentați sub forma unei liste detaliate. Afișați fiecare furnizor sau furnizor separat, cu o scurtă descriere a serviciilor pe care trebuie să le furnizeze și listați prețul fiecărui serviciu. Această strategie este utilă pentru a reaminti clienților că compania dvs. va primi doar o mică parte din taxa totală pentru servicii.