sunteți aici pentru că trebuie să știți cum să scrieți un RFP pentru web design sau redesign. Un RFP este ceea ce folosesc agențiile pentru a vă evalua proiectul și apoi pentru a vă oferi o propunere. La Big Drop, primim tone de RFP–uri, de la întreprinderi mici la companii Fortune 500-unele sunt bune, altele sunt rele și altele despre care nu mai vorbim. Ceea ce am stabilit, este cum să pregătească un RFP pentru site-ul dvs. și cum de a crea unul mare. La urma urmei, cu cât poți fi mai amănunțit cu RFP-ul tău, cu atât propunerea ta va fi mai exactă.

ce face un RFP bun?

când aveți nevoie de un site web, primul lucru pe care îl faceți este să puneți împreună o cerere de reproiectare web pentru propunere. Trimiterea RFP dvs. la mai multe agenții este comună și întotdeauna o idee bună — este modul în care obțineți o idee despre ceea ce va dura cu adevărat pentru a vă aduce proiectul și viziunea la viață. După ce ați trimis solicitarea, agențiile vor răspunde cu o soluție propusă care prezintă domeniul de activitate, cronologia și costul pentru site-ul dvs. web. De obicei, acest schimb este urmat de un scurt apel telefonic și o sesiune de întrebări și răspunsuri.

gândiți-vă la RFP ca la o primă impresie pentru potențialii parteneri de agenție. Un RFP mare stabilește scena pentru un parteneriat mare. Un RFP mare este clar, concis și ajunge direct la punctul. Nu trebuie să aveți cunoștințele tehnice pentru a crea un RFP. De fapt, cele mai multe dintre cele mai bune RFP-uri pe care le primim nu menționează codul sau jargonul tehnic (auzim suficiente discuții despre Dezvoltatori zilnic). Dacă știți ce integrări doriți să utilizați (MailChimp, HubSpot, Marketo), atunci listați-le în e-mailul RFP către furnizori. Dacă nu, las-o baltă. Nu trebuie să ai toate răspunsurile. La urma urmei, de aceea angajezi o agenție în primul rând, așa că lasă-i pe profesioniști să-și dea seama.

să lămurim lucrurile: RFP-urile nu trebuie să fie plictisitoare. Este treaba ta vorbim despre aici, așa că nu ezitați să facă distractiv. La Big Drop, știm un lucru sau două despre RFP-uri, așa că folosiți liniile directoare pe care le-am pus împreună ca punct de plecare, mai degrabă decât reguli (nu am fost niciodată mari pe acestea). Păstrați-l simplu, gândiți-vă la fiecare secțiune și faceți-o plăcută. La sfârșitul zilei construim ceva nou pentru viitorul afacerii dvs., așa că entuziasmați-vă!

Iată ce ar trebui să includă o schiță RFP:

1. rezumat
2. contextul companiei
3. obiective principale
4. domeniul de aplicare și livrarea proiectului
5. Harta site-ului
6. cronologie& Repere
7. cerințe funcționale/tehnice
8. buget
9. criterii de selecție

rezumat

dacă nu sunteți sigur de ce să scrieți, primul lucru cu care ar trebui să începeți este Rezumatul proiectului. Ar trebui să ofere o introducere companiei dvs. și motivul depunerii RFP. Spuneți-i potențialului dvs. furnizor ce sperați să realizeze și să stabilească orice probleme pe care dvs. sau utilizatorii dvs. le întâmpinați cu site-ul dvs. actual. Iată un scurt exemplu de rezumat RFP:

exemplu: numele companiei noastre este Initech. Actualizăm software – ul pentru companii și organizații mari. Cautam un site web revamp. Utilizatorii noștri raportează că nu pot găsi ceea ce caută pe site-ul nostru, iar designul este datat.

De ce contează acest lucru: porțiunea cererii de propunere ajunge la subiect. Îi spune cititorului propunerii tale cine ești și de ce le trimiți un RFP. Aceasta stabilește tonul pentru restul propunerii.

istoricul companiei

furnizați un scurt istoric al organizației dvs. (Accent special pe scurt). Spuneți vânzătorului dvs. cine sunteți, în ce industrie operați și descrieți publicul sau clientul dvs. tipic. De asemenea, vă ajută să lăsați agenția dvs. potențială să știe cine sunteți. Sunteți un coordonator de marketing sau un factor de decizie cheie la organizația dumneavoastră? Știind cine vorbește, contează. Indiferent dacă sunteți o companie mai veche, mai stabilită sau o pornire emergentă, cheia aici este să anunțați potențialii furnizori cine sunteți și despre ce sunteți vorba.

exemplu: la Initech, clienții noștri ne aleg pentru că oferim servicii de calitate. Ceea ce ne diferențiază de concurenții noștri este că suntem cei mai experimentați în industria noastră și suntem în afaceri de 30 de ani.

de ce contează asta: Istoricul companiei sau organizației dvs. îi spune potențialului dvs. Furnizor să știe ce reprezentați și poate oferi o indicație timpurie pentru a confirma dacă proiectul va fi sau nu potrivit.

obiectivele principale

RFP-urile excelente sunt autentice. Fii concis și clar cu privire la problemele cu care te confrunți tu și utilizatorii tăi. Concentrați-vă pe ceea ce sperați să realizați cu noul dvs. site web. Dacă puteți, încercați să o restrângeți la una sau două propoziții, apoi extindeți de acolo. Un loc bun pentru a începe este recunoașterea problemelor.

Sfat Pro: „Gândiți-vă la noul dvs. site web ca la un catalizator pentru obiectivele dvs. de afaceri, fiți în față cu privire la ceea ce trebuie să realizeze și de ce vechiul dvs. nu îl taie.”

exemplu: obiectivul nostru principal pentru site-ul nostru este de a crește achiziția și implicarea utilizatorilor prin design. Spre deosebire de site-ul nostru actual, noul nostru site trebuie să ofere utilizatorilor o modalitate de a achiziționa produsele noastre ușor și eficient și ar trebui să fie, de asemenea, receptiv mobil.

de ce contează asta: Este important să acordați prioritate celor mai importante obiective pe care doriți să le îndepliniți în proiectul dvs., astfel încât furnizorul dvs. să știe exact ce doriți să obțineți din acest angajament. Stabilirea obiectivelor dvs. la început este o modalitate excelentă de a vă crește șansele de succes cu noul dvs. site web.

domeniul de aplicare al proiectului și livrabile

în acest moment, în scris RFP dvs., ar trebui să fie de gândire despre ce servicii specifice pe care le căutați. La Big Drop, proiectele noastre variază în domeniul de aplicare. Unele companii au nevoie doar de un site web, în timp ce altele au nevoie de producție video și branding. Deoarece proiectele variază ca domeniu de aplicare, rezultatele vor varia în consecință. Mai jos sunt doar câteva exemple despre ceea ce vă puteți aștepta să vedeți atunci când interacționați cu furnizorul:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/conținut
• identitate vizuală
• poziționarea mărcii
• Marketing
• Marketing
• producție video
• fotografie

dacă solicitați o propunere pentru un site web, așteptați ca livrabilele să includă lucruri precum modele și wireframes. Dacă proiectul dvs. include o identitate vizuală, așteptați ca livrabilele dvs. să vină sub formă de fișiere PSDs sau AI. Alte livrabile sunt mai intangibile, deci cunoașteți diferențele și la ce să vă așteptați de la furnizorul dvs.

Sfat Pro: „știți ce primiți, aveți grijă de furnizorii care nu oferă o defalcare orară pentru serviciile lor”

exemplu: căutăm un videoclip explicator de 60 de secunde care să fie afișat pe site-ul nostru. Am dori, de asemenea, o identitate vizuală (logo) care să fie utilizată pentru cărți de vizită și foi cu antet.

de ce contează asta: Pentru a determina domeniul de activitate al proiectului dvs., furnizorul dvs. va lua în considerare sarcinile care vor trebui finalizate și va aplica o rată orară pe baza celor mai bune estimări legate de proiectele anterioare. Având aceste informații vă va asigura că vânzătorul dvs. vă spune cea mai bună propunere de site web.

Harta site-ului

modul în care este organizat site-ul dvs. va influența modul în care utilizatorii dvs. găsesc ceea ce caută. Sitemap-ul dvs. este practic un cuprins pentru site-ul dvs. web. Enumerați ce pagini doriți să aveți în meniul de navigare și gândiți-vă la modul în care utilizatorul va naviga prin site. Utilizatorii dvs. ar trebui să poată găsi rapid și ușor informațiile de care au nevoie. Dacă nu pot, vor pleca. Experiența utilizatorului (UX) este un factor cheie în eficiența site-ului dvs. web.

Sfat Pro: „fără o strategie UX solidă, este posibil ca produsele digitale să eșueze. Este într-adevăr atât de simplu.”

estimarea de câte pagini credeți că va avea nevoie Site-ul dvs. web poate fi un bun punct de plecare, adică: despre, Servicii, Contact. Dacă nu sunteți sigur de ce pagini aveți nevoie, nu vă faceți griji și lăsați vânzătorul să vă dea seama.

exemplu:

1. Pagina principala
2. Despre noi
3. servicii
4. Magazin
5. blog
6. contact

De ce contează acest lucru: experiența utilizatorului este una dintre cele mai importante componente ale oricărui proiect digital. Furnizorul dvs. va utiliza aceste informații pentru a determina de câte aspecte de pagină personalizate va avea nevoie Site-ul dvs. web.

Timeline& Repere

secțiunea Cronologie a RFP-ului dvs. ar trebui să răspundă la întrebarea Când doriți ca proiectul dvs. să fie difuzat. Dacă există o anumită dată cu privire la momentul în care site-ul dvs. web sau proiectul de branding trebuie completat, acesta este locul unde îl puteți lista. Orice repere importante din proiectul dvs. ar trebui să fie listate și aici, cum ar fi lansarea unui nou produs sau campania publicitară.

Sfat Pro: „fii realist în ceea ce privește termenul limită, designul și dezvoltarea personalizată a site-ului necesită timp.”

exemplu: Termenul limită pentru site este 30 ianuarie. Cu toate acestea, avem conferința noastră anuală pe 1 ianuarie și am dori ca pagina de pornire să fie finalizată până atunci, dacă este posibil.

De ce contează acest lucru: a fi în față cu privire la momentul în care site-ul dvs. web trebuie să intre în direct este un prim pas important în stabilirea potrivirii. Potențialul dvs. furnizor poate evalua dacă vă poate satisface sau nu în mod realist așteptările. În unele cazuri, vânzătorii sunt dispuși să finalizeze un proiect rush, dar asta, desigur, va veni la un preț suplimentar.

cerințe funcționale

aceasta va fi probabil cea mai detaliată porțiune a RFP-ului site-ului dvs. web. Enumerați toate cerințele tehnice pe care trebuie să le aibă site-ul dvs. web, cum ar fi: procesarea plăților, integrarea carierei sau autentificările utilizatorilor.

Sfat Pro: „nu trebuie să aveți toate răspunsurile, dar asigurați-vă că le includeți pe cele pe care le faceți.”

vindeți produse? Dacă da, ce soluție de comerț electronic doriți să utilizați sau căutați recomandări? Aveți în vedere un sistem de gestionare a conținutului, cum ar fi Drupal sau WordPress? Dacă doriți să încorporați un CRM, cum ar fi HubSpot sau un serviciu de marketing prin e-mail, cum ar fi MailChimp, asigurați-vă că includeți acest lucru aici. Dacă nu știți de unde să începeți, nu vă faceți griji, vânzătorul dvs. vă acoperă.

pentru mulțimea mai tehnică, încercați să oferiți cât mai multe detalii în ceea ce privește funcționalitatea. Dacă există integrări terțe care extrag date din surse externe, asigurați-vă că includeți modul în care are loc acest transfer și de unde provin aceste date. Dacă există un API implicat, există documentație? Răspundeți la aceste întrebări și veți elimina înainte și înapoi între dvs. și vânzătorul dvs.

exemplu: site-ul nostru web trebuie să poată vinde produse și să mapeze locațiile magazinelor noastre prin Google maps. Secțiunile de carieră ale site-ului nostru actual sunt găzduite pe bluehouse.

De ce contează acest lucru: acesta va fi unul dintre cei mai importanți factori în evaluarea domeniului de aplicare și a prețului din perspectiva furnizorului dvs. Unele soluții necesită mai puține ore dedicate integrării, unde alte soluții necesită resurse vaste care sunt cheltuite în dezvoltarea API-urilor personalizate pentru a crea aplicații software. Din nou, cu cât furnizați mai multe informații într-un RFP clar și concis, cu atât va fi mai exactă schița propunerii de proiect a furnizorului dvs.

buget

da, scrisoarea dvs. de solicitare ar trebui să includă un buget. Reținerea bugetului pentru un proiect este cam ca încercarea de a cumpăra o casă fără a oferi brokerului dvs. o idee despre ceea ce sunteți dispus să plătiți. Dacă doriți să cumpărați o casă și bugetul dvs. este de $150K, brokerul dvs. poate localiza mai multe case care vă oferă cea mai mare valoare în bugetul dvs.

„aceasta este o afacere, dacă nu vorbești despre bani, probabil că nu ești serios.”

decideți ce este important pentru dvs.: opțiunea care este cea mai puțin costisitoare sau cea care oferă cea mai mare valoare în bugetul dvs. Furnizarea furnizorului dvs. cu bugetul dvs. le permite să se întoarcă cu cea mai potrivită soluție, în funcție de domeniul dvs. de aplicare, obiective etc. Pentru a extinde analogia noastră de cumpărare a casei, puteți achiziționa o casă pentru 5.000 USD sau 500k USD, dar ceea ce obțineți în schimbul acestor prețuri va varia.

dacă trebuie, pur și simplu furnizați o gamă. Dacă sunteți în căutarea unor servicii suplimentare, cum ar fi întreținerea și asistența continuă sau SEO, includeți bugetul pentru aceste servicii ca separat.

Pro Sfat: „Noțiuni de bază reale despre ceea ce sunteți în căutarea de a plăti vă oferă avantajul de a vedea cât de mult vânzătorii sunt dispuși să dea pentru bugetul propus”

cred că de site-ul dvs. ca o investiție. Orice agenție de renume vă va sfătui și vă va consulta cu privire la modul de a profita la maximum de bugetul dvs. și vă va maximiza potențialul de rentabilitate a investiției respective.

exemplu: Bugetul pentru noul nostru site este între $ 80,000 – $100,000. Bugetul nostru anual recurent pentru asistență și întreținere 60.000 USD

De ce contează acest lucru: nu doriți să vă pierdeți timpul întâlnindu-vă și vorbind cu furnizorii care nu se încadrează în gama dvs. de prețuri. A fi sincer cu privire la bugetul dvs. vă permite, de asemenea, să vorbiți cu furnizorii care vă vor face prioritatea lor. Transparența merge mult.

criterii de selecție

aici, pur și simplu decideți criteriile pe care le veți utiliza atunci când vă alegeți furnizorul. Lucrurile de luat în considerare aici sunt: expertiza Agenției, capabilități, portofoliu, proiecte relevante, servicii interne etc.

exemplu: vom face selecția noastră pe baza experienței agenției, a proiectelor relevante și pe baza designului.

De ce contează acest lucru: un furnizor poate avea o expertiză mai mare într-o industrie față de alta. Alții pot avea o experiență mai mare cu site-uri informaționale peste E-commerce. Fiți în față în ceea ce privește ceea ce vă veți baza decizia, astfel încât destinatarul să poată fi în față dacă este sau nu agenția potrivită pentru dvs.

ce facem acum?

asta e. V-am echipat cu ceea ce aveți nevoie pentru a scrie un RFP stelar. Nu este atât de greu pe cât pare, odată ce știi ce faci. Doar amintiți-vă să-l păstrați scurt, cinstit și distractiv.