managerii de proiect au în arsenalul lor o serie de instrumente care îi pot ajuta să abordeze potențialele provocări și obstacole. Un astfel de instrument este registrul de risc al proiectului. Dar ce este un registru de risc, cum utilizați unul și cum vă poate împiedica deraierea următorului proiect?

în acest ghid, vă vom prezenta exact ce să includeți în registrul de risc al proiectului, precum și detalii despre când și cum să construiți și să întrețineți unul pentru următorul dvs. proiect.

ce este un registru de risc?

un registru de risc de proiect este un instrument pe care managerii de proiect îl folosesc pentru a urmări și monitoriza orice riscuri care ar putea avea impact asupra proiectelor lor. Managementul riscului este o componentă vitală a managementului de proiect, deoarece este modul în care combateți proactiv potențialele probleme sau eșecuri.

utilizarea unui registru de risc de proiect, numit și jurnal de risc, este o parte esențială a acestui proces de gestionare a riscurilor.

care este scopul unui registru de risc?

scopul unui registru de risc pentru managementul proiectului este de a identifica, înregistra și urmări riscurile potențiale ale proiectului. Un risc în managementul de proiect este ceva neașteptat care s-ar putea întâmpla și care ar afecta pozitiv sau negativ proiectul dvs.

de fiecare dată când cineva identifică ceva care ar putea avea impact asupra proiectului dvs., acesta trebuie evaluat de echipă și înregistrat în registrul dvs. de risc.

de ce aveți nevoie de un registru de risc?

aveți nevoie de un registru de risc, deoarece, pe măsură ce proiectele devin mai mari, mai lungi și mai complexe, devine din ce în ce mai dificil să rămâneți la curent cu toate. Dacă riscurile nu sunt urmărite într-o locație centrală și revizuite în mod regulat, ceva poate fi ratat sau uitat.

unele riscuri pot părea mici sau improbabile, la început, dar au totuși potențialul de a avea impact asupra proiectului dvs. Exemple de riscuri de proiect pot include:

• date/risc de securitate (materiale fiind piratate sau furate)
• risc juridic (litigii sau modificări ale legii care au impact asupra proiectului)
• eveniment catastrofal (incendiu, inundații, daune furtună)
• perturbarea lanțului de aprovizionare

managementul riscului este despre identificarea problemelor potențiale devreme, astfel încât să puteți decide cum să le gestioneze. De asemenea, vă permite să urmăriți riscurile în timp pentru a vedea dacă și cum se schimbă.

când un risc este identificat pentru prima dată, s-ar putea să considerați că este atât de puțin probabil să nu vă deranjați să faceți nimic în acest sens. Dar dacă, pe măsură ce proiectul progresează, riscul devine mult mai probabil să apară? Urmărindu-vă riscurile, puteți observa schimbări de acest fel suficient de devreme pentru a lua măsuri.

cine creează un registru de risc al proiectului?

dacă lucrați la un proiect foarte mare, complex sau critic, este posibil să aveți un coordonator de risc sau un manager de risc în echipa dvs. În acest scenariu, ar fi de datoria lor să creeze și să mențină registrul de risc.

cu toate acestea, pentru majoritatea proiectelor, responsabilitatea pentru crearea registrului de risc revine managerului de proiect.

aceasta nu înseamnă că managerul de risc sau managerul de proiect este responsabil pentru identificarea sau luarea de măsuri împotriva tuturor riscurilor. Toată lumea din echipa de proiect și potențial afectată de succesul proiectului ar trebui să ajute la identificarea și evaluarea riscurilor.

de exemplu, clientul sau sponsorul poate fi conștient de o problemă potențială despre care nimeni din echipa de proiect nu știa.

ce este inclus într-un registru de risc?

un registru de risc este în esență un tabel de riscuri de proiect care vă permite să urmăriți fiecare risc identificat și orice informații vitale despre acesta.

coloanele Standard incluse într-un registru de risc al proiectului sunt:

• număr de identificare (pentru a se referi rapid la sau a identifica fiecare risc)
• nume sau scurtă descriere a riscului
• categorii de risc (indiferent dacă este intern sau extern, legat de material sau de muncă etc.)
• probabilitate (cât de probabil este riscul să apară)
• Impact (în cazul în care riscul are loc, cât de grav va afecta proiectul dvs.)
• evaluare (unde se încadrează acest risc pe lista dvs. de priorități)
  abordare (veți monitoriza riscul, încercați să îl atenuați, să îl evitați etc.)
• Acțiune (Dacă intenționați să atenuați sau să evitați riscul, care sunt pașii implicați și când vor apărea)
• persoana responsabilă de supravegherea sau atenuarea riscului

cum să creați un registru de risc

pentru a crea un registru de risc, tot ce trebuie să faceți este să construiți un tabel cu coloanele acoperite mai sus și să începeți să îl populați cu riscuri de proiect.

să parcurgem câteva coloane mai detaliat pentru a vă ajuta să determinați cum să le completați:

categorii de risc: Scopul categoriilor este de a vă ajuta să sortați riscurile pe categorii pentru a le monitoriza mai ușor și pentru a înțelege impactul acestora. Ar trebui să le personalizați pentru afacerea și proiectul dvs.

Puteți alege chiar să aveți coloane pentru categorii separate. De exemplu, este posibil să doriți o coloană care să identifice ce sprint ar putea fi afectat și alta care să identifice ce tip de muncă (dezvoltare, testare etc.) vor fi afectate.

Probabilitate și impact: există două modalități de evaluare a riscului — calitativ și cantitativ. Calitatea este cea mai simplă și cea mai comună formă. Cu această abordare, evaluați în general probabilitatea și impactul pe o scară de 3-5 puncte, cum ar fi foarte mare, mare, mediu, scăzut și foarte scăzut.

riscul cantitativ necesită atribuirea valorilor numerice. În loc să spuneți că ar putea exista un impact „ridicat”, trebuie să îl definiți în termeni cuantificabili, cum ar fi o întârziere de două până la patru săptămâni sau o creștere de 5% a costurilor.

evaluare: dacă utilizați o metodă calitativă de evaluare a riscurilor, evaluarea dvs. este de obicei probabilitatea înmulțită cu impactul. Dacă probabilitatea este mare (4) și impactul este mediu (3), atunci evaluarea dvs. ar fi 12 (4 x 3). Această metodă vă oferă o modalitate simplă de a sorta și prioritiza rapid riscurile.

analiza cantitativă a riscului nu este la fel de simplă. Este dificil să comparați și să clasificați o șansă de 60% de întârziere a programului de două săptămâni cu o șansă de 40% de creștere a costurilor cu 10%.
pentru a face acest lucru, va trebui să evaluați impactul programului și bugetului, astfel încât acestea să poată fi comparate. De exemplu, s-ar putea să luați în considerare o întârziere de șase săptămâni și o creștere a bugetului de 10% pentru a fi atât un „impact foarte mare”, cât și pentru a le atribui un „5.”

cu toate acestea alegeți să urmăriți și să evaluați riscurile, asigurați-vă că este standard în cadrul proiectului dvs. Dacă membrii echipei evaluează riscurile în mod diferit sau completează coloanele în mod inconsecvent, îngreunează vizualizarea, urmărirea și prioritizarea riscurilor proiectului.

utilizați Wrike pentru a crea un registru eficient de risc de proiect

știați că puteți construi, actualiza, menține și partaja registrul de risc chiar în software-ul de management de proiect? Datorită câmpurilor personalizate Wrike, este ușor să creați și să modificați registrul pentru a reflecta exact ce coloane și categorii trebuie să urmăriți.

în plus, îl puteți împărtăși cu ușurință echipei dvs. și altor părți interesate pentru a obține contribuția lor. De asemenea, îl puteți încorpora în rapoartele și tablourile de bord, astfel încât riscurile sunt întotdeauna de top și nimic important nu este trecut cu vederea.

încercați un proces gratuit de Wrike astăzi pentru a descoperi cât de ușor este de a construi primul registru de risc.