„o săptămână de lucru blocată în timp de 40 de ore, estimez, produce aceeași cantitate de ieșire ca o săptămână de lucru de peste 60 de ore urmărită fără structură.”

– Cal Newport, autor al lucrării profunde

dacă există un lucru care se poate spune despre locul de muncă modern, este acesta: dacă nu vă controlați programul, acesta vă va controla.

cum echilibrați relele necesare ale întâlnirilor, e-mailului, chatului în echipă și „muncii ocupate” cu timpul concentrat pentru lucrurile de care vă pasă cu adevărat? Deoarece a deveni un pustnic digital nu este o opțiune pentru majoritatea dintre noi, avem nevoie de strategii concrete care să ne ajute să ne concentrăm într-o lume concepută pentru a ne distrage atenția.

aici intervine blocarea timpului.

blocarea timpului (și verii săi apropiați boxul timpului, dozarea sarcinilor și temele de zi) este o modalitate simplă, dar eficientă de a prelua controlul asupra zilei de lucru.

încercați blocarea timpului dacă…

• jonglează cu multe proiecte/responsabilități diferite (Jack Dorsey folosește tematica de zi pentru a conduce două companii majore în același timp)

• petreceți prea mult timp în „modul reactiv”, răspunzând la e-mail și mesaje

• își găsesc ziua tăiată de întâlniri

• luptă întreruperi constante pe tot parcursul zilei

• luptă pentru a găsi timpul și spațiul mental pentru gândirea de ansamblu

aceasta Ghidul vă va oferi o imagine de ansamblu a blocării timpului, a dozării sarcinilor și a temelor de zi; modul în care o combinație a acestor strategii vă poate ajuta să vă recuperați programul; și cel mai bun mod de a utiliza calendarul și managerul de activități pentru a începe blocarea timpului.

ce este blocarea timpului?

blocarea timpului este o metodă de gestionare a timpului care vă cere să vă împărțiți ziua în blocuri de timp. Fiecare bloc este dedicat realizării unei sarcini specifice sau a unui grup de sarcini și numai a acelor sarcini specifice. În loc să păstrați o listă deschisă de lucruri la care veți ajunge pe măsură ce puteți, veți începe fiecare zi cu un program concret care stabilește la ce veți lucra și când.

cheia acestei metode este prioritizarea listei de sarcini în avans – o revizuire săptămânală dedicată este o necesitate. Faceți un bilanț al ceea ce urmează pentru săptămâna viitoare și faceți o schiță brută a blocurilor dvs. de timp pentru fiecare zi. La sfârșitul fiecărei zile de lucru, examinați orice sarcini pe care nu le – ați terminat – precum și orice sarcini noi care au venit-și ajustați blocurile de timp pentru restul săptămânii în consecință.

cu zile care sunt timp blocate în avans, nu va trebui să facă în mod constant alegeri despre ce să se concentreze pe. Tot ce trebuie să faceți este să urmați programul blocat de timp. Dacă ieșiți din sarcină sau vă distrați, pur și simplu uitați-vă la programul dvs. și reveniți la orice sarcină ați blocat timpul.

variații de blocare a timpului

blocarea timpului are câțiva veri apropiați, dar distincți, care merită luați în considerare: dozarea sarcinilor, tematica zilei și boxul timpului.

task batching

task batching este atunci când grupați sarcini similare (de obicei mai mici) împreună și programați blocuri de timp specifice pentru a finaliza toate simultan. Abordând sarcini similare într-un grup, veți limita cantitatea de comutare a contextului pe care trebuie să o faceți pe parcursul zilei, economisind timp prețios și energie mentală. De exemplu, programarea a două blocuri de 20 de minute pentru a procesa e-mailurile în timpul zilei este mai eficientă decât verificarea căsuței de e-mail la fiecare 15 minute.

blocarea timpului se potrivește bine cu dozarea sarcinilor, deoarece vă scutește de programarea fiecărei sarcini individuale din calendar. Doar bloca bucăți de timp în fiecare zi sau săptămână pentru atunci când doriți finaliza un anumit lot de activități, de exemplu, e-mail, facturare, antrenamente, întâlniri, scris, codificare, munca profundă, comisioane, masa prep.

tema de zi

tema de zi este o versiune mai extremă a dozării sarcinilor pentru persoanele care au o mulțime de domenii de responsabilitate care concurează pentru atenția lor. De exemplu, un antreprenor trebuie adesea să acorde atenție marketingului, vânzărilor, dezvoltării produselor, asistenței pentru clienți și resurselor umane în același timp. În loc să pună deoparte blocuri de timp pentru fiecare zonă de responsabilitate în fiecare zi, tematica de zi dedică o zi întreagă în fiecare săptămână fiecărei responsabilități.

Mike Vardy, fondatorul Productivityist, folosește tematica de zi pentru a-și seta accentul general pentru fiecare zi. Iată cum își tratează săptămâna:

dedicarea fiecărei zile unei singure teme creează un model de lucru fiabil și limitează în continuare sarcina cognitivă a comutării contextului. Vardy explică faptul că Tema oferă claritate mentală care îi permite să se concentreze asupra familiei sale:

„știind ce înseamnă „ziua” pentru mine îmi permite să obțin lucrurile de care am nevoie și vreau să le realizez fără să văd elemente nedeterminate „ar trebui să fac” pe o listă de activități. Drept urmare, am mai puțină oboseală de decizie și chiar am mai multă energie atunci când petrec timp cu copiii mei.”

boxul timpului

blocarea timpului și boxul timpului sunt adesea confundate ca fiind sinonime, dar există o diferență importantă. Blocarea timpului vă cere să alocați anumite bucăți de timp pentru a vă concentra asupra unei sarcini sau activități date. De exemplu, ” Voi lucra la un prim proiect al postării mele pe blog de la 9am la 11 dimineața mâine.”

în schimb, time boxing vă cere să impuneți o limită a timpului pe care îl veți dedica unei sarcini specifice. Iată o versiune în cutie de timp a exemplului de blocare a timpului de mai sus: „Voi termina un prim proiect al postării mele pe blog mâine între 9am și 11am.”

această „casetă de timp” autoimpusă vă obligă să lucrați eficient, deoarece aveți o perioadă limitată de timp în care să finalizați sarcina. Acesta poate fi un mod distractiv de a te provocare și gamify productivitatea.

De ce blocarea timpului este atât de eficientă?

această tehnică pare simplă la suprafață, dar are un impact profund asupra capacității dvs. de a face lucrurile:

promovează „munca profundă”concentrată

Cal Newport, autorul lucrării profunde: reguli pentru succesul concentrat într-o lume distrasă, este un mare susținător al blocării timpului. El dedică 20 de minute în fiecare seară programării următoarei zile de lucru:

„uneori oamenii mă întreabă de ce mă deranjez cu un nivel atât de detaliat de planificare. Răspunsul meu este simplu: generează o cantitate masivă de productivitate. O săptămână de lucru blocată în timp de 40 de ore, estimez, produce aceeași cantitate de producție ca o săptămână de lucru de peste 60 de ore urmărită fără structură.”

când programați o bucată de timp pentru a lucra la un singur proiect, problemă sau sarcină, vă aduceți toate resursele mentale pentru a suporta un singur lucru, mai degrabă decât să vă răspândiți atenția subțire pe mai multe sarcini. Cu cât „o singură sarcină” este mai mare, cu atât construiești mai mult mușchii mentali necesari pentru munca profundă și cu atât devine mai ușor să rămâi concentrat.

vă ajută să eliminați mai eficient „munca superficială”

munca superficială este munca ocupată care este urgentă, dar nu este importantă pentru atingerea obiectivelor dvs. pe termen lung-gândiți – vă la documente sau răspundeți la (majoritatea) e-mailurilor. Când faceți o muncă superficială, stabiliți limite clare cu privire la cât timp îi veți dedica. În plus, gruparea sarcinilor similare împreună reduce costul comutării contextului. Prin dozarea tuturor sarcinilor dvs. superficiale într-un bloc de timp dedicat sau două, veți putea să le alimentați mai eficient și să vă protejați restul zilei de lucru pentru o muncă cu impact mai mare.

vă face conștienți de modul în care vă petreceți timpul

majoritatea oamenilor sunt răi în gestionarea timpului. Suntem groaznici în a estima cât timp vor dura sarcinile și avem tendința de a ne angaja prea mult pe noi înșine. Blocarea timpului te obligă să te confrunți cu prioritățile și angajamentele actuale și să devii intenționat cu privire la modul în care îți petreci timpul finit. Pentru fiecare nou angajament pe care îl lași în viața ta, ești forțat să găsești spațiu fizic în calendarul tău. Drept urmare, costul de oportunitate de a spune „da” devine mai concret și devine mult mai ușor să spui „nu”.

contracarează perfecționismul

liniile temporale neclare sunt cel mai mare dușman al unui perfecționist. Există întotdeauna ceva de optimizat și îmbunătățit. Poate fi dificil să știi când un proiect deschis este finalizat, mai ales dacă urmărești perfecțiunea. La un moment dat, trebuie să poți spune „suficient de bun” și să mergi mai departe. Time boxing vă poate ajuta prin impunerea unor limite de timp pentru proiectele dvs. Dacă de multe ori prelungiți sarcinile încercând să obțineți totul corect, setați o casetă de timp strictă pentru finalizarea sarcinii și respectați-o.

vă ajută să vă urmați obiectivele

în articolul ” dincolo de intenții bune: Îndemnarea oamenilor să facă planuri îmbunătățește urmărirea sarcinilor importante ” cercetătorii Dr. Todd Rogers și Dr.Katherine L. Milkman revizuiesc mai multe studii care susțin ideea că „planurile concrete îi ajută pe oameni să-și urmeze intențiile.”

de la urmarea unui regim de exerciții până la programarea unui vaccin antigripal, oamenii aveau mai multe șanse să acționeze conform intențiilor lor atunci când au notat un anumit loc, dată și oră pentru activitate. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor se bazează mai degrabă pe intenții vagi decât pe planuri concrete:

„în mod paradoxal, oamenii nu planifică frecvent când încep cu intenții puternice. Ei cred în mod eronat că intențiile lor puternice sunt suficiente pentru a-i propulsa să îndeplinească comportamentele dorite și că credința îi împiedică să folosească strategii care ar putea ajuta la traducerea intențiilor în acțiuni.”

the takeaway: când îți programezi sarcinile și obiectivele, este mai probabil să le urmezi. Blocarea timpului te obligă să faci planuri concrete care să te asigure că lucrezi pentru obiectivele tale în fiecare zi. Așa cum William Faulkner a glumit faimos:

„scriu doar când inspirația lovește. Din fericire, lovește la nouă în fiecare dimineață.”

dar blocarea timpului va funcționa cu Slujba mea?

una dintre cele mai mari critici ale blocării timpului este că nu ține cont de joburile reactive în care este imposibil să anticipezi ce va veni la un moment dat. Blocarea timpului este într-adevăr o strategie realistă pentru un specialist în asistență pentru clienți a cărui sarcină este să răspundă la bilete? Sau un manager de cont care trebuie să fie disponibil pentru a răspunde solicitărilor clienților?

am argumenta da – afirmarea chiar și a unei cantități mici de control asupra programului dvs. poate fi utilă indiferent de locul de muncă. Cal Newport a spus-o astfel:

„perioadele de reactivitate deschisă pot fi blocate ca orice alt tip de obligație. Chiar dacă vă blocați cea mai mare parte a zilei pentru munca reactivă, de exemplu, faptul că vă controlați programul vă va permite să dedicați câteva blocuri mici (poate la periferia programului) unor activități mai profunde.”

când ziua ta de lucru este condusă de forțe externe, este ușor să pierzi din vedere propriile obiective. Blocarea timpului vă poate ajuta să obțineți un sentiment mai mare de control chiar și asupra celor mai imprevizibile programe.

unele greșeli comune de blocare a timpului și cum să le evităm

în timp ce blocarea timpului este destul de simplă în teorie, poate fi greu să rămânem în practică. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să aplicați metoda cu succes (și să nu deveniți sclavul calendarului dvs. în acest proces):

subestimarea timpului

veți obține mai bine la estimarea cât timp durează sarcinile în timp, dar până când vă veți perfecționa instinctele, greșiți de partea blocării prea mult timp pentru sarcini, mai degrabă decât prea puțin. Pad programul cu timp suplimentar pentru a finaliza și de tranziție între sarcini. Puteți crea chiar și „blocuri condiționale” de timp, puteți atinge în cazul în care se încadrează în spatele.

fiind prea rigid

lucrurile vor veni și ruina planurile tale. Dar rețineți, planul dvs. este un ghid care vă ajută să vă concentrați atenția asupra a ceea ce este important, nu asupra unui contract obligatoriu.

chiar și expertul în productivitate Cal Newport își editează planurile pe parcursul zilei prin tăierea blocurilor de timp originale și completarea acestora cu planuri actualizate în funcție de circumstanțe:

Newport se ocupă de schimbările din programul său, văzându-l ca pe un joc:

„acest tip de planificare, pentru mine, este ca un joc de șah, cu blocuri de lucru care se răspândesc și se Sortează în așa fel încât proiectele mari și mici par să se finalizeze cu (suficient) timp liber.”

vedeți blocurile de timp ca pe o modalitate flexibilă de a vă provoca, nu Instrumente stricte pentru a vă pedepsi atunci când vă lipsiți.

Overscheduling timpul liber

deși Elon Musk și Bill Gates au fost spus pentru a programa zilele lor până la creșteri de 5 minute, overscheduling timpul liber poate fi un exercițiu de auto-înfrângere. Studiile au arătat că programarea activităților de agrement are un „efect unic de amortizare” asupra plăcerii generale a activității.

în schimb, puteți bloca timpul de deconectare și relaxare fără un plan stabilit pentru modul în care veți petrece acel timp. Acesta vă va oferi flexibilitatea de a decide mai spontan ceea ce vrei să faci-suna prietenii pentru a apuca o băutură? A verifica afară că noul joc Xbox? Citește? Orice ați decide, amintiți-vă să păstrați cel puțin o parte din timpul liber liber.

blocarea timpului cu Todoist

puteți implementa blocarea timpului cu orice instrument, dar în această secțiune ne vom concentra pe modul de utilizare a Todoist alături de aplicația dvs. de calendar preferată – sau chiar stilou și hârtie vechi, vechi. Vom acoperi modul de implementare a trei variante diferite de blocare a timpului: task lotching, theming zi, și programarea sarcinilor individuale.

variația de dozare a sarcinilor

blocarea strictă a timpului – dedicarea unui bloc de timp fiecărei sarcini individuale – poate fi obositoare și greu de întreținut în timp. Vă recomandăm să combinați blocarea timpului și dozarea sarcinilor pentru un sistem mai eficient. În loc de un bloc de timp pentru fiecare activitate individuală, veți atribui un bloc de timp pentru fiecare categorie de activitate pe care o grupați împreună. Iată cum arată în practică:

în primul rând, decideți ce categorii largi de muncă trebuie să se reflecte în programul dvs. zilnic sau săptămânal. De exemplu, un scriitor independent ar putea avea următoarea listă de categorii:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free timp

acum, stai jos cu aplicația calendar preferat sau planificator de hârtie, și de a crea blocuri de timp pentru săptămâna viitoare, care reflectă ori veți lucra pe fiecare categorie. Asigurați-vă că toate prioritățile și angajamentele dvs. au suficient spațiu în calendar. Dacă vă aflați că vă luptați să găsiți spațiu, poate fi necesar să începeți să vă reduceți angajamentele. Rezultatul final va arăta cam așa:

dacă vi se pare dificil să respectați programul digital, vă recomandăm să vă planificați ziua pe hârtie. Un program de hârtie te obligă să începi proaspăt în fiecare zi și facilitează mâzgălirea lucrurilor și adaptarea pe măsură ce trece ziua. În plus, este, de asemenea, mai ușor să vă mențineți programul de hârtie deschis pe birou ca o amintire vizibilă a ceea ce ați planificat să vă concentrați.

dacă lucrați la o companie cu calendare partajate, s-ar putea să vă fie util să blocați în mod public timpul pentru „munca profundă” pentru a menține o parte suficientă a întâlnirii de zi liberă. Khoi Vinh, Designer principal la Adobe, folosește această strategie la biroul său:

„caut blocuri de timp în calendarul meu pe care le pot cordona pentru „muncă profundă”. Uneori mă voi muta în jurul întâlnirilor pentru a crea blocuri mai contigue și apoi voi crea o întâlnire numită „nu rezervați” sau, dacă bănuiesc că cineva va ignora acest lucru, o voi numi ceva de genul „sesiune de colaborare” sau „Recenzie de cercetare”.”Trebuie să fii viclean.”

acum aveți blocuri de timp pentru fiecare categorie, dar tot trebuie să știți ce sarcină specifică – sau grup de sarcini – pentru a lucra atunci când vine momentul. Aici intervine un manager de sarcini precum Todoist.

creați o etichetă Todoist pentru fiecare categorie de loturi cu care ați venit în primul pas, apoi examinați toate sarcinile curente și atribuiți eticheta corespunzătoare fiecăruia.

acum, când ajungeți la un bloc de timp, tot ce trebuie să faceți este să trageți în sus lista de etichete corespunzătoare și să alegeți dintre sarcinile relevante. SARCINI cu datele vor fi sortate automat în partea de sus, astfel încât veți ști când ceva se datorează în curând și are nevoie de atenția dumneavoastră în primul rând.

pentru a vă asigura că nimic nu alunecă prin fisuri, fiecare sarcină ar trebui să aibă o etichetă. Cu toate acestea, veți găsi probabil că nu fiecare categorie trebuie urmărită în Todoist. De exemplu, poate doriți să urmăriți întâlnirile sau cursurile de exerciții în calendar, mai degrabă decât în managerul de activități. Și așa cum am spus mai devreme, nu doriți să vă supraprogramați timpul liber. Experimentați cu configurația dvs. pentru a afla ce are sens pentru circumstanțele dvs. specifice.

variația temelor de zi

dacă încercați blocarea timpului și încă vă simțiți prea împrăștiați și nefocalizați, poate doriți să încercați temele de zi. Vă recomandăm acest curs gratuit Skillshare de Mike Vardy. El vă conduce prin configurarea unui sistem de teme de zi, inclusiv exemple detaliate folosind atât hârtie, cât și Todoist.

programarea blocurilor de timp pentru sarcini individuale

desigur, dacă doriți să păstrați un program mai granular, puteți crea întotdeauna blocuri de timp separate pentru fiecare sarcină. Cel mai simplu mod de a face acest lucru cu Todoist este prin integrarea în 2 direcții cu Google Calendar.

la configurarea integrării:

• creați un nou calendar pentru doar sarcinile Todoist, astfel încât să le puteți comuta și dezactiva în interiorul calendar ca ai nevoie.

• alegeți să sincronizați întregul cont Todoist sau să creați calendare separate pentru fiecare dintre proiectele dvs.

• alegeți să sincronizați sarcinile cu doar o dată scadentă în plus față de sarcinile cu o dată și o oră scadentă.

orice sarcină Todoist cu o dată și o oră va apărea automat ca un eveniment în noul calendar Todoist. Orice sarcină cu o dată, dar fără timp, va apărea ca un eveniment de o zi.

în timpul revizuirii săptămânale, dați fiecărei sarcini pe care doriți să o realizați o dată și / sau o oră de începere tastând ceva de genul „luni la prânz” sau „în fiecare vineri la 9 dimineața” în câmpul de activitate. Todoist va recunoaște și evidenția automat data și o va seta atunci când salvați sarcina.

acum, când deschideți vizualizarea zilnică sau săptămânală în calendar, veți vedea fiecare dintre sarcinile programate ca evenimente separate (aka blocuri de timp). Puteți extinde, scurta, edita și muta blocurile de timp în interiorul calendarului. Orice modificări pe care le faceți în Google Calendar se vor sincroniza automat cu Todoist (și invers).

programarea zilelor și săptămânilor în avans poate părea o pierdere de timp prețios pe care l-ați putea folosi pentru a face lucrurile. Dar când nu vă controlați calendarul, este ușor să lăsați distragerile să preia. Prin încărcarea frontală a procesului de luare a deciziilor cu privire la ce să lucrați pentru o zi sau o săptămână, veți economisi timp și energie mentală atunci când vine vorba de a ajunge efectiv la lucru.

încercați blocarea timpului și dozarea sarcinilor timp de o săptămână și vedeți cum vă simțiți să preluați controlul asupra timpului și atenției.