Los gerentes de proyecto tienen una serie de herramientas en su arsenal que pueden ayudarlos a abordar posibles desafíos y obstáculos. Una de esas herramientas es el registro de riesgos del proyecto. Pero, ¿qué es un registro de riesgos, cómo se usa uno y cómo puede evitar que su próximo proyecto se descarrile?

En esta guía, le explicaremos exactamente qué incluir en el registro de riesgos de su proyecto, así como detalles sobre cuándo y cómo crear y mantener uno para su próximo proyecto.

¿Qué es un registro de riesgos?

Un registro de riesgos de proyectos es una herramienta que los gerentes de proyectos utilizan para rastrear y monitorear cualquier riesgo que pueda afectar sus proyectos. La gestión de riesgos es un componente vital de la gestión de proyectos porque es la forma de combatir proactivamente posibles problemas o contratiempos.

El uso de un registro de riesgos del proyecto, también llamado registro de riesgos, es una parte esencial de este proceso de gestión de riesgos.

¿Cuál es el propósito de un registro de riesgos?

El propósito de un registro de riesgos de gestión de proyectos es identificar, registrar y rastrear los riesgos potenciales del proyecto. Un riesgo en la gestión de proyectos es cualquier cosa inesperada que pueda suceder que afecte positiva o negativamente a su proyecto.

Cada vez que alguien identifique algo que pueda afectar a su proyecto, el equipo debe evaluarlo y registrarlo en su registro de riesgos.

¿por Qué necesita un registro de riesgos?

Necesita un registro de riesgos porque, a medida que los proyectos se hacen más grandes, más largos y más complejos, se vuelve cada vez más difícil mantenerse al tanto de todo. Si los riesgos no se rastrean en una ubicación central y no se revisan regularmente, es posible que se pierda u olvide algo.

Algunos riesgos pueden parecer pequeños o poco probables, al principio, pero tienen el potencial de impactar su proyecto, de todos modos. Los ejemplos de riesgos del proyecto pueden incluir::

• Riesgo de datos / seguridad (materiales que son pirateados o robados)
• Riesgo legal (litigios o cambios en la ley que impactan el proyecto)
• Evento catastrófico (incendio, inundación, daños por tormenta)
• Interrupción de la cadena de suministro

La gestión de riesgos consiste en identificar los posibles problemas a tiempo para que pueda decidir cómo manejarlos. También le permite realizar un seguimiento de los riesgos a lo largo del tiempo para ver si están cambiando y cómo lo están haciendo.

Cuando se identifica por primera vez un riesgo, es posible que lo considere tan improbable que no se moleste en hacer nada al respecto. Pero, ¿qué pasa si, a medida que el proyecto avanza, el riesgo se vuelve mucho más probable que ocurra? Al hacer un seguimiento de sus riesgos, puede notar cambios como este con la suficiente antelación como para tomar medidas.

¿Quién crea un registro de riesgos del proyecto?

Si está trabajando en un proyecto muy grande, complejo o crítico, es posible que tenga un coordinador o administrador de riesgos en su equipo. En este escenario, sería su trabajo crear y mantener el registro de riesgos.

Sin embargo, para la mayoría de los proyectos, la responsabilidad de crear el registro de riesgos recae en el gerente del proyecto.

Esto no significa que el gerente de riesgos o el gerente de proyectos sea responsable de identificar o tomar medidas contra todos los riesgos. Todos los miembros del equipo del proyecto y potencialmente afectados por el éxito del proyecto deben ayudar a identificar y evaluar los riesgos.

Por ejemplo, el cliente o patrocinador puede ser consciente de un problema potencial que nadie en el equipo del proyecto conocía.

¿Qué se incluye en un registro de riesgos?

Un registro de riesgos es esencialmente una tabla de riesgos del proyecto que le permite rastrear cada riesgo identificado y cualquier información vital al respecto.

Las columnas estándar incluidas en un registro de riesgos del proyecto son:

• Número de identificación (para referirse o identificar rápidamente cada riesgo)
• Nombre o breve descripción de las categorías de riesgo
• (ya sean internas o externas, relacionadas con materiales o laborales, etc.).)
• Probabilidad (qué tan probable es que ocurra el riesgo)
• Impacto (si el riesgo se produce, qué tan seriamente afectará su proyecto)
• Calificación (dónde se encuentra este riesgo en su lista de prioridades)
  Enfoque (controlará el riesgo, intentará mitigarlo, evitarlo, etc.)
• Acción (si planea mitigar o evitar el riesgo, cuáles son los pasos involucrados y cuándo ocurrirán)
• Persona responsable de supervisar o mitigar el riesgo

Cómo crear un registro de riesgos

Para crear un registro de riesgos, todo lo que necesita hacer es construir una tabla con las columnas cubiertas arriba y comenzar a llenarla con los riesgos del proyecto.

Repasemos un par de columnas con más detalle para ayudarlo a determinar cómo rellenarlas:

Categorías de riesgo: El propósito de las categorías es ayudarlo a clasificar los riesgos por categoría para que sea más fácil monitorearlos y comprender su impacto. Debe personalizarlos para su negocio y proyecto.

Incluso puede elegir tener columnas para categorías separadas. Por ejemplo, es posible que desee una columna que identifique qué sprint podría verse afectado y otra que identifique qué tipo de trabajo (desarrollo, pruebas, etc.).) se verán afectados.

Probabilidad e impacto: Hay dos formas de evaluar el riesgo: cualitativa y cuantitativa. Cualitativo es la forma más simple y común. Con este enfoque, generalmente se evalúa la probabilidad y el impacto en una escala de 3-5 puntos, como muy alta, alta, media, baja y muy baja.

El riesgo cuantitativo requiere asignar valores numéricos. En lugar de decir que podría haber un impacto «alto», debe definirlo en términos cuantificables, como un retraso de programación de dos a cuatro semanas o un aumento del 5% en el costo. Calificación

: Si está utilizando un método de evaluación cualitativa de riesgos, su calificación suele ser la probabilidad multiplicada por el impacto. Si la probabilidad es alta (4) y el impacto es medio (3), entonces su calificación sería de 12 (4 x 3). Este método le brinda una forma sencilla de clasificar y priorizar los riesgos rápidamente.

El análisis cuantitativo de riesgos no es tan sencillo. Es difícil comparar y clasificar una probabilidad del 60% de un retraso de programación de dos semanas con una probabilidad del 40% de un aumento del 10% en los costos. Para que esto funcione, deberá calificar los impactos del calendario y el presupuesto para que se puedan comparar. Por ejemplo, podría considerar un retraso de seis semanas y un aumento del presupuesto del 10% para que ambos sean un «impacto muy alto» y asignarles un «5».»

Independientemente de cómo elija realizar un seguimiento y evaluar los riesgos, asegúrese de que sea estándar en todo su proyecto. Si los miembros del equipo evalúan los riesgos de manera diferente o rellenan columnas de manera inconsistente, es más difícil ver, rastrear y priorizar los riesgos de tu proyecto.

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Además, puedes compartirlo fácilmente con tu equipo y otras partes interesadas para obtener sus opiniones. También puede incorporarlo en sus informes y paneles de control, para que los riesgos siempre sean lo más importante y no se pase por alto nada importante.

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