” a 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure.”

– Cal Newport, Autor do Trabalho Profundo

Se há uma coisa que pode ser dito sobre o local de trabalho moderno, é esta: Se você não controlar sua agenda, ele vai controlar você.

como você equilibra os males necessários de reuniões, e-mail, bate-papo em equipe, e “trabalho ocupado” com o tempo focado para as coisas que você realmente se importa? Uma vez que se tornar um eremita digital não é uma opção para a maioria de nós, precisamos de estratégias concretas para nos ajudar a focar em um mundo projetado para nos distrair.

é aí que entra o bloqueio do tempo.

Time blocking (and its close cousins time boxing, task batching, and day theming) is a simple, yet effective way to take back control of your workday.

tente bloquear o tempo se você…

• Malabarismos diversos projetos/responsabilidades (Jack Dorsey usa dia temas para executar duas grandes empresas ao mesmo tempo)

• Gastar muito tempo em “modo reativo”, responder a e-mails e mensagens

• Encontrar o seu dia, picado, por meio de reuniões

• Batalha constantes interrupções ao longo do dia

• Luta para encontrar o tempo e o espaço mental para grandes imagem do pensamento

Este o guia dar-lhe-á uma visão geral do tempo que o bloqueio, o batching de tarefas e o tema do dia são; como uma combinação destas estratégias pode ajudá-lo a recuperar o seu horário; e a melhor maneira de usar o seu calendário e Gestor de tarefas para começar o tempo a bloquear-se a si próprio.

o que é o bloqueio do tempo?

Tempo de bloqueio é um método de gestão de tempo que solicita que você divida o seu dia em blocos de tempo. Cada bloco é dedicado a realizar uma tarefa específica, ou grupo de tarefas, e apenas essas tarefas específicas. Em vez de manter uma lista aberta de coisas para fazer o mais possível, você começará todos os dias com um calendário concreto que estabelece o que você vai trabalhar e quando.

a chave para este método é priorizar a sua lista de tarefas com antecedência – uma revisão semanal dedicada é uma obrigação. Faça um balanço do que está por vir para a semana seguinte e faça um esboço dos seus blocos de tempo para cada dia. No final de cada dia de trabalho, reveja quaisquer tarefas que não tenha terminado – bem como quaisquer novas tarefas que tenham chegado – e ajuste os seus blocos de tempo para o resto da semana em conformidade.

com dias que estão bloqueados antecipadamente, você não terá que fazer escolhas constantes sobre o que se concentrar. Tudo que você precisa fazer é seguir o seu horário bloqueado. Se você sair da tarefa ou distraído, basta olhar para o seu horário e voltar para a tarefa para a qual você bloqueou o tempo de folga.

variações de bloqueio do tempo

o bloqueio do tempo tem alguns primos próximos mas distintos que valem a pena considerar: batedor de Tarefas, tema de dia e boxe de tempo.

Task batching

Task batching é quando você agrupa tarefas semelhantes (geralmente menores) em conjunto e programa blocos de tempo específicos para completar tudo de uma vez. Ao lidar com tarefas semelhantes em um grupo, você vai limitar a quantidade de mudança de contexto que você tem que fazer durante todo o seu dia, economizando tempo precioso e energia mental. Por exemplo, agendar dois blocos de 20 minutos para processar e-mail durante o dia é mais eficiente do que verificar a sua caixa de entrada a cada 15 minutos.

Tempo de bloqueio pares de bem com a tarefa de lotes, porque ele a salva de agendamento de cada tarefa individual no seu calendário. Basta bloquear pedaços de tempo a cada dia ou semana para quando você quiser completar um determinado lote de atividades, por exemplo, e-mail, faturamento, exercícios, reuniões, escrita, codificação, trabalho profundo, recados, preparação da refeição.

Day theming

Day theming is a more extreme version of task batching for people who have a lot of areas of responsibility competing for their attention. Por exemplo, um empresário muitas vezes tem que prestar atenção ao marketing, Vendas, Desenvolvimento de produtos, suporte ao cliente e RH ao mesmo tempo. Em vez de reservar blocos de tempo para cada área de responsabilidade Todos os dias, o dia temático dedica um dia inteiro a cada responsabilidade.

Mike Vardy, fundador da Productivityist, usa o tema do dia para definir o seu foco global para cada dia. Aqui está como ele Temas sua semana:

dedicar cada dia a um único tema cria um padrão de trabalho confiável e limita ainda mais a carga cognitiva da mudança de contexto. Vardy, explica que o tema oferece a clareza mental que lhe permite se concentrar em sua família:

“Sabendo que o dia”, significa ” para mim, o que me permite conseguir as coisas que eu preciso e quero realizar sem ver indeterminado ‘dever fazer’ itens em uma lista para fazer. Como resultado, tenho menos fadiga de decisão e ainda mais energia quando passo tempo com os meus filhos.”

Tempo de boxe

Tempo de bloqueio e tempo de boxe muitas vezes são confundidas como sendo sinônimos, mas há uma diferença importante. O bloqueio de tempo pede-lhe para reservar certos pedaços de tempo para se concentrar numa dada tarefa ou actividade. Por exemplo, ” eu vou trabalhar em um primeiro rascunho do meu post de 9: 00 às 11: 00 de amanhã.”

em contraste, o time boxing pede-lhe para impor um limite de quanto tempo irá dedicar a uma tarefa específica. Aqui está uma versão em caixa de tempo do exemplo de bloqueio de tempo acima: “Vou terminar um primeiro rascunho do meu post Amanhà entre as 9: 00 e as 11: 00.”

esta auto-imposta “caixa de tempo” obriga-o a trabalhar eficientemente porque tem uma quantidade limitada de tempo para completar a tarefa. Pode ser uma maneira divertida de desafiar a si mesmo e gamificar a sua produtividade. porque é que o bloqueio do tempo é tão eficaz?

esta técnica parece simples à superfície, mas tem impactos profundos na sua capacidade de fazer as coisas:

promove “trabalho profundo” focado

Cal Newport, author of Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, is a big proponent of time blocking. Ele dedica a 20 minutos a cada noite, para agendar o próximo dia de trabalho:

“às Vezes as pessoas perguntam por que me preocupar com um nível tão detalhado de planejamento. A minha resposta é simples: gera uma enorme quantidade de produtividade. Uma semana de trabalho de 40 horas bloqueada, eu estimo, produz a mesma quantidade de saída que uma semana de trabalho de 60+ hora perseguida sem estrutura.”

Quando você agenda um pedaço de tempo para trabalhar em um único projeto, problema ou tarefa, você leve todos os seus recursos mentais para suportar uma coisa, ao invés de espalhar a sua atenção fina em várias tarefas. Quanto mais você “tarefa única”, mais você constrói os músculos mentais necessários para o trabalho profundo e mais fácil se torna ficar focado.

Ele ajuda você bater para fora “rasa trabalhar” de forma mais eficiente

Rasa de trabalho é o ocupado com o trabalho que é urgente mas não importante para a consecução de seus objetivos de longo prazo – acho burocracia ou de responder a (mais) e-mails. Quando você trabalha pouco tempo, você está estabelecendo limites claros quanto tempo você vai dedicar a ele. Além disso, agrupar tarefas semelhantes reduz o custo da mudança de contexto. Ao encaixar todas as suas tarefas rasas em um bloco de tempo dedicado ou dois, você será capaz de energizar através deles de forma mais eficiente e proteger o resto de seu dia de trabalho para o trabalho de maior impacto.

torna-lo consciente de como você gasta o seu tempo

a Maioria das pessoas são ruins em gestão de tempo. Nós somos terríveis em estimar quanto tempo as tarefas vão levar, e temos uma tendência para sobrecommitir nossos eus futuros. O bloqueio do tempo obriga-o a confrontar as suas prioridades e compromissos actuais e a ser intencional sobre como gasta o seu tempo finito. Para cada novo compromisso que você deixa entrar em sua vida, você é forçado a encontrar espaço físico em seu calendário. Como resultado, o custo de oportunidade de dizer ” sim “torna-se mais concreto, e torna-se muito mais fácil dizer”não”.

it countracts perfectionism

Fuzzy timelines are a perfectionist’s worst enemy. Há sempre algo para ser alterado e melhorado. Pode ser difícil saber quando um projeto em aberto está terminado, especialmente se você está buscando a perfeição. Em algum momento, você precisa ser capaz de dizer “bom o suficiente” e seguir em frente. O boxe no tempo pode ajudar impondo limites de tempo em seus projetos. Se você muitas vezes prolongar as tarefas, tentando fazer tudo certo, defina uma caixa de tempo estrita para terminar a tarefa e mantê-la.

ajuda-o a cumprir os seus objectivos

no artigo “Beyond good intentions: O Dr. Todd Rogers e a Dra. Katherine L. Milkman analisam vários estudos que apoiam a ideia de que “planos concretos ajudam as pessoas a seguir as suas intenções”.”

de seguir um regime de exercício para agendar uma tomada de gripe, as pessoas eram mais propensos a agir sobre suas intenções quando eles escreveram um lugar específico, data e hora para a atividade. No entanto, a maioria das pessoas confia em intenções vagas e não em planos concretos.:

“paradoxalmente, as pessoas frequentemente subplanam quando começam com intenções fortes. Eles erroneamente acreditam que suas fortes intenções são suficientes para impulsioná-los a realizar comportamentos desejados, e que a crença os impede de usar estratégias que poderiam ajudar a traduzir intenções em ações.”

the takeaway: When you schedule your tasks and goals you’re more likely to follow through. O bloqueio do tempo obriga – o a fazer planos concretos que garantam que está a trabalhar para os seus objectivos todos os dias. As William Faulkner famously quipped:

” I only write when inspiration strikes. Felizmente, ataca todas as manhãs às nove.”

But will time blocking work with my job?

uma das maiores críticas ao bloqueio do tempo é que ele não conta para trabalhos reativos onde é impossível prever o que virá em qualquer momento. Será que o bloqueio do tempo é realmente uma estratégia realista para um especialista em apoio ao cliente cujo trabalho é responder a bilhetes? Ou um gerente de conta que precisa estar disponível para responder aos pedidos dos clientes?

nós argumentamos que sim – afirmar mesmo uma pequena quantidade de controle sobre a sua agenda pode ser útil, não importa qual seja o seu trabalho. Cal Newport colocar desta forma:

“Períodos de aberto o reactividade pode ser bloqueada como qualquer outro tipo de obrigação. Mesmo se você está bloqueando a maior parte do seu dia para o trabalho reativo, por exemplo, o fato de que você está controlando sua agenda vai permitir que você dedique alguns pequenos blocos (talvez na periferia do cronograma) para Buscas mais profundas.”

Quando o seu dia de trabalho é executado por forças externas, é fácil perder de vista os seus próprios objetivos. O bloqueio de tempo pode ajudá-lo a ganhar um maior sentido de controle sobre até mesmo o mais imprevisível dos horários.

algum tempo comum bloqueando erros e como evitá-los

enquanto o bloqueio do tempo é bastante direto em teoria, pode ser difícil de manter na prática. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a aplicar o método com sucesso (e não se tornar um escravo do seu calendário no processo):

Subestimando seu tempo

Você vai obter a melhor estimativa de quanto tempo as tarefas de levar mais tempo, mas até que você tenha dominado as instintos, err no lado do bloqueio de fora muito tempo para as tarefas, em vez de muito pouco. Preencha o seu horário com tempo extra para completar e transição entre as tarefas. Você pode até mesmo criar “blocos condicionais” de tempo que você pode acessar se você ficar para trás.

ser demasiado rígido

as coisas irão surgir e arruinar os seus planos. Mas tenha em mente, seu plano é um guia para ajudar a focar sua atenção no que é importante, não um contrato vinculativo.

Mesmo a produtividade especialista Cal Newport edições seus planos ao longo do dia, atravessando as originais blocos de tempo e enchendo-os com planos actualizados, conforme as circunstâncias o exigem:

Newport lida com alterações no seu horário por vê-lo como um jogo:

“Esse tipo de planejamento, para mim, é como um jogo de xadrez, com blocos de trabalho chegar a propagação e ordenados de tal forma que projetos grandes e pequenos, todos parecem clique em conclusão (apenas o suficiente) tempo de sobra.”

See your time blocks as a flexible way to challenge yourself, not strict to punish yourself when you fall short.

Overscheduling o seu tempo de lazer

Apesar de Elon Musk e Bill Gates tem sido dito para programar os seus dias para incrementos de 5 minutos, overscheduling o seu tempo de lazer pode ser um auto-destrutivo exercício. Estudos têm mostrado que a programação de atividades de lazer tem um “efeito amortecedor único” sobre a apreciação geral da atividade.

em vez disso, você pode bloquear o tempo para desligar e relaxar sem um plano definido para como você vai passar esse tempo. Ele lhe dará a flexibilidade para decidir mais espontaneamente o que você quer fazer– chamar amigos para tomar uma bebida? Vê aquele novo jogo de Xbox? Ler? O que quer que decidas, lembra-te de manter pelo menos algum do teu tempo livre.

bloqueio de tempo com o Todoist

pode implementar bloqueio de tempo com qualquer ferramenta, mas nesta secção vamos focar – nos em como usar o Todoist ao lado do seu calendário favorito-ou até mesmo uma caneta e papel de alta fasquia. Vamos cobrir como implementar três variações de bloqueio de tempo diferentes: batching de Tarefas, tema de dia, e agendamento de tarefas individuais.

Variação da codificação de Tarefas

Strict time blocking – dedicating a time block to each individual task – can be tedious and hard to maintain over time. Recomendamos a combinação de bloqueio de tempo e batching de tarefas para um sistema mais racionalizado. Em vez de um bloco de tempo por tarefa individual, você vai atribuir um bloco de tempo para cada categoria de tarefa que você lote em conjunto. Aqui está como isso parece na prática:

em primeiro lugar, decida quais as grandes categorias de trabalho que devem ser reflectidas na sua programação diária ou semanal. Por exemplo, um escritor freelance pode ter a seguinte lista de categorias:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free time

agora, sente-se com a sua aplicação de calendário ou planeador de papel favorito, e crie blocos de tempo para a próxima semana que reflictam as horas que irá trabalhar em cada categoria. Certifique-se de que todas as suas prioridades e compromissos são dadas espaço suficiente em seu calendário. Se você se encontra lutando para encontrar espaço, você pode precisar começar a reduzir os seus compromissos. O resultado final será parecido com isto.:

Se você encontrar dificuldades para furar a sua agenda digital, recomendamos a planear o seu dia no papel. Um cronograma de papel obriga você a começar de novo a cada dia e torna mais fácil rabiscar as coisas e adaptar-se à medida que o dia passa. Além disso, também é mais fácil manter o seu horário de papel aberto na sua mesa como uma lembrança visível do que você tinha planejado para se concentrar.

Se você trabalhar em uma empresa com calendários compartilhados, você pode achar útil publicamente bloco de tempo para o “Trabalho Profundo” para manter um número suficiente de parte da reunião de um dia livre. Khoi Vinh, um Designer Principal da Adobe, usa esta estratégia em seu escritório:

“eu procuro blocos de tempo em meu calendário que eu posso isolar para”trabalho profundo”. Às vezes eu vou mover em torno de reuniões para criar blocos contíguos mais longos, e então eu vou criar uma reunião chamada “não reservar” ou, se eu suspeito que alguém vai ignorar isso, eu vou nomeá-lo algo como “sessão de colaboração” ou “revisão de pesquisa.”Tens de ser astuto.”

agora Você tem blocos de tempo para cada categoria, mas você ainda precisa saber que determinada tarefa ou grupo de tarefas – trabalhar quando chegar a hora. É aí que entra um gestor de Tarefas como o Todoist.

crie uma legenda de Todoist para cada categoria arqueada que tenha apresentado no primeiro passo, reveja depois todas as suas tarefas actuais e atribua a legenda apropriada a cada uma delas.

Agora, quando você vem para um bloco de tempo, tudo que você tem a fazer é puxar a etiqueta correspondente lista e escolha de tarefas relevantes. As tarefas com datas serão automaticamente ordenadas no topo para que você saiba quando algo é devido em breve e precisa de sua atenção primeiro.

para se certificar de que nada escapa pelas fissuras, todas as tarefas devem ter um rótulo. No entanto, você provavelmente vai descobrir que nem todas as Categorias precisam ser rastreados em Todoist. Por exemplo, você pode querer manter o controle de suas reuniões ou aulas de exercício em seu calendário, em vez de em seu Gerenciador de Tarefas. E como dissemos antes, você não quer sobrecarregar o seu tempo livre. Experimente com a sua configuração para descobrir o que faz sentido para as suas circunstâncias específicas.

variação de tema diurno

se tentar bloquear o tempo e ainda se sentir muito disperso e desfocado, poderá querer experimentar temas diurnos. Recomendamos este curso gratuito de Skillshare por Mike Vardy. Ele acompanha-o através da criação de um sistema de tema diário, incluindo exemplos detalhados usando tanto papel como Todoist.

agendar blocos de tempo para tarefas individuais

é claro que, se quiser manter uma agenda mais granular, poderá sempre criar blocos de tempo separados para cada tarefa. A maneira mais fácil de fazer isso com o Todoist é através da integração de 2 vias com o Calendário Google.

ao configurar a integração:

• crie um novo calendário apenas para as suas tarefas por-fazer, de modo a que as possa activar ou desactivar dentro do seu calendário, conforme necessitar.

• escolha sincronizar toda a sua conta de itens por-fazer ou criar calendários separados para cada um dos seus projectos de itens por-fazer.

• escolha sincronizar tarefas com apenas uma data-limite, além de tarefas com uma data e hora.

qualquer tarefa de Todoist com uma data e hora irá aparecer automaticamente como um evento no seu novo calendário de Todoist. Qualquer tarefa com data, mas sem tempo, aparecerá como um evento de um dia.

durante a sua revisão semanal, dê a cada tarefa que quiser realizar uma data e/ou hora de início, escrevendo algo como” segunda-feira Ao Meio-dia “ou” todas as sextas-feiras às 9 horas ” no campo de Tarefas. O Todoist irá reconhecer e realçar automaticamente a data e configurá-la quando gravar a tarefa.

Agora, quando abrir a vista diária ou semanal, em seu calendário, você verá cada uma das suas tarefas agendadas como eventos separados (também conhecido por seu tempo de blocos). Você pode estender, encurtar, Editar e mover os blocos de Tempo dentro do seu calendário. Quaisquer alterações que faça no calendário do Google serão automaticamente sincronizadas de volta ao seu Todoist (e vice-versa).

o Agendamento dos dias e semanas de antecedência, pode parecer um desperdício de tempo precioso que você poderia estar usando para realmente fazer as coisas. Mas quando não controlas o teu calendário, é fácil deixar as distracções assumirem o controlo. Ao carregar pela frente a sua tomada de decisão sobre o que trabalhar durante o dia ou semana, você estará economizando tempo e energia mental quando se trata de realmente começar a trabalhar.

dê tempo de bloqueio e de resolução de Tarefas uma tentativa por uma semana e veja como se sente para retomar o controle sobre o seu tempo e atenção.