«Poder notarial» (POA) es una herramienta legal flexible que otorga permiso para que alguien actúe en nombre de otra persona de forma temporal o permanente. En bienes raíces, esta puede ser una opción increíblemente útil para todo tipo de situaciones, como si tuviera que vender su casa pero no pudiera estar allí debido a una reubicación o despliegue laboral.

Muchas personas también hacen arreglos de poder con sus seres queridos a través de la planificación patrimonial, en caso de que ocurra lo inesperado. Por razones de salud, es posible que deba intervenir y manejar asuntos relacionados con la venta de la casa familiar o hacer planes para confiar a su hijo, hija o amigo cercano este trabajo tan importante.

Sin embargo, vender una casa es complicado por derecho propio. Agregue un poder notarial a la mezcla, y se enfrentará a un conjunto adicional de reglas, papeleo y comunicaciones. En esta guía de poder notarial para vender propiedad, cubriremos los diferentes tipos y alcances de poder notarial que existen, cómo hablar sobre poder notarial antes de que lo necesite y los pasos necesarios para asegurarse de que se respete (sin ser abusado). Finalmente, reflexionaremos sobre la filosofía del poder notarial y la enorme responsabilidad que conlleva.

Fundamentos del poder notarial: ¿Quién es el director y quién es el agente?

Los documentos de POA utilizarán términos legales especiales para las personas que establecen este acuerdo:

• El principal es la persona que otorga el poder a otra persona.
• El agente o abogado de hecho es la persona que recibe el poder notarial para actuar en nombre de otra persona.

El agente tendrá la responsabilidad fiduciaria de actuar siempre en el mejor interés del principal mientras el poder sea válido. Un fiduciario, de acuerdo con la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB, por sus siglas en inglés), es un cuidador a cargo de tomar decisiones financieras.

Un poder notarial para cada situación

Ya sea que anticipe que estará en el lado principal o agente de un acuerdo de POA, debe estar familiarizado con los diferentes tipos de poder notarial, sus usos y limitaciones, así como con cualquier restricción sobre cuándo configurar uno para que esté listo cuando lo necesite. De lo contrario, usted o sus seres queridos podrían estar dejando sus activos, como la casa, en riesgo.

Un poder notarial no duradero permite a un agente actuar en nombre de alguien por un período de tiempo limitado o completar una transacción en particular. Piensa en ello como contratar a un contratista para que venga a un trabajo de una sola vez. Una vez terminado el proyecto, el contratista pasa a su siguiente proyecto. Del mismo modo, con un poder notarial no duradero, una vez que se completa la transacción o finaliza el período de tiempo, el poder notarial se revoca.

Un poder notarial duradero es cuando un agente puede hacerse cargo de todos los aspectos de los asuntos de alguien, en caso de que se incapacite. Este tipo de poder se inicia tan pronto como el director está incapacitado y permanece válido hasta la muerte del director. Sin embargo, la incapacidad pone tanto al director como al agente en riesgo de una variedad de estafas dirigidas a personas mayores o enfermas. La CFPB ha elaborado una lista de acciones que puede tomar para protegerse a sí mismo y a sus activos de ser abusados en este tipo de circunstancias.

Un poder especial o limitado es un tipo diferente de poder notarial no duradero que se usa en estados como California para transacciones de bienes raíces cuando el vendedor no puede estar presente debido a ausencia o enfermedad. Debido a que es limitado tanto en tiempo como en alcance, es una gran herramienta cuando quieres darle a alguien una responsabilidad muy específica.

Un poder notarial médico le da a un agente (a menudo un miembro de la familia) autoridad sobre la atención médica de una persona una vez que el médico determina que no puede tomar decisiones por sí mismo.

Un poder notarial emergente es una característica especial que puede agregar a un acuerdo de POA limitado o duradero que lo hace «saltar» a la acción una vez que ocurre un determinado evento, como un disparador.

Si está utilizando un poder notarial para miembros de la familia enfermos o ancianos, puede dividir las responsabilidades entre varios miembros de la familia y dar a cada uno un alcance diferente de poder notarial. Por ejemplo: Un hermano obtiene un poder notarial exclusivamente para tratar asuntos financieros, como pagar facturas; otro hermano tiene un poder notarial médico y está a cargo de todas las decisiones relacionadas con la atención médica; y un tercer hermano tiene un poder notarial limitado que se ocupa de bienes raíces.

En cualquier acuerdo de poder notarial, y ciertamente cuando divida los roles, asegúrese de que las acciones y responsabilidades de cada parte se expliquen con el mayor detalle posible en el acuerdo. En el caso de transacciones de bienes raíces, de acuerdo con la CFPB, estados como Arizona, Florida, Georgia, Illinois, Oregón, Virginia, Alabama, Nebraska, Michigan, California y Texas tienen sus propias reglas y regulaciones para poder notarial, por lo que querrá consultar el sitio web de la oficina o hablar con un abogado en su estado para determinar el tipo de acuerdo que necesitará para establecer arreglos para la venta de propiedades.

Iniciar la conversación: Cómo hablar sobre el poder notarial

El poder notarial no es el tema más fácil de tratar con sus seres queridos, pero es una conversación que debe tener cuando todas las partes están activas y saludables. Según un informe de 2019 de Merrill Lynch y Age Wave, solo el 45% de los estadounidenses tiene un testamento y solo el 18% tiene los elementos esenciales recomendados para la planificación patrimonial: un testamento, una directiva de atención médica y un poder notarial duradero. Ya sea que usted sea el padre mayor o el hijo adulto, querrá tener esta charla más pronto que tarde.

Otras situaciones en las que es posible que desee mencionar el tema del POA incluyen:

• Un diagnóstico médico: Si usted o un ser querido enfrentan una afección crónica o grave que requerirá un tratamiento médico extenso o podría causar incapacitación.
• Una próxima reubicación para trabajar o jubilarse: Si usted o un ser querido están planeando mudarse lejos de su familia y amigos.
• La muerte de un cónyuge u otro familiar cercano: Cuando su familia tiene que lidiar con un proceso de sucesión o sucesión, es posible que desee tomar medidas para asegurarse de que su propia planificación patrimonial esté reforzada.

La clave para preparar con éxito un poder notarial es trabajar con su abogado y los miembros de su familia para asegurarse de que el documento esté firmado, notariado y registrado antes de que se mude, o mientras las partes relevantes aún tengan la capacidad de dar su consentimiento legal al proceso.

Debido a que sabemos que esto no es tan simple como coger el teléfono y conversar, aquí hay algunas ideas que Forbes sugiere para iniciar una conversación con poder notarial cuando no está seguro de qué decir:

• Comparta y actualice sus propios planes.Digamos que recientemente ha tomado algunas medidas de planificación patrimonial. Usa la actualización de estado para mencionar el tema con otros miembros de tu familia. Luego pregunte sobre sus planes.
• Proporcionar un conjunto de documentos en blanco. El CFPB proporciona una plantilla de poder notarial que puede usar como punto de partida para su propio documento. La oficina también proporciona una guía con consejos sobre cómo adaptarse a su propio estado. Deje estos documentos para que los miembros de la familia los lean y lean. Podría ser tan simple para ellos en ese momento para llenar los espacios en blanco y los documentos notariales.
• Explique que se enfrenta a un cambio de vida.Si necesita reubicarse para trabajar o jubilarse, o ha recibido un diagnóstico médico que requerirá la asistencia de un tercero para completar la venta de una propiedad, comenzar con su «por qué» puede ser más fácil que comenzar con el tema del poder notarial.
• Organice una reunión familiar con padres y hermanos.A veces, la formalidad funciona de tu lado para que la gente sepa que lo que sea que estés discutiendo será importante. Utilice este tiempo para explicar que se necesita un poder notarial y discutir con todos lo que debe suceder para organizar el POA.
• Comprender otras herramientas en la planificación patrimonial, así como las consecuencias de la muerte sin un testamento, fideicomiso en vida o escritura.Si usted o un ser querido muere sin hacer los arreglos adecuados o sin incluir las «palabras mágicas» en la escritura de propiedad, sus herederos no podrán siquiera ingresar a la propiedad antes de que el estado seleccione una sucesión. Otras herramientas de planificación patrimonial incluyen un Testamento en Vida, un Fideicomiso en Vida y un Último Testamento.

Cómo obtener un poder notarial si lo necesita

Para obtener un poder notarial, deberá seguir una serie de pasos (el orden y los pasos específicos pueden variar según el lugar donde viva).

• Comprender las obligaciones de ser un agente en un acuerdo de POA.
• Evaluar que el principal tiene la capacidad de firmar un acuerdo de poder notarial.
• Discuta el tema con las instituciones financieras (titulares de hipotecas)y los médicos (siempre que pueda haber preguntas sobre la capacidad).
• Contrate a un abogado o póngase en contacto con un sitio web legal como Legal Zoom, servicios legales en línea bajo demanda con una garantía de satisfacción del 100% en todas sus presentaciones.
• Sé comprensivo. Renunciar al control de una transacción de bienes raíces puede ser un ajuste difícil para un miembro de la familia mayor.
• Haga muchas preguntas y asegúrese de comprender las obligaciones de todas las partes en virtud del documento.
• Asegúrese de que el documento describe las acciones con la mayor cantidad de detalles posible para evitar cualquier área gris que pueda malinterpretarse.
• Obtenga el documento final notariado o presenciado, dependiendo de los requisitos de su estado si no han promulgado la ley Uniforme de Poder Notarial de 2006.
• Registre el poder notarial en la oficina del secretario del condado donde se encuentra la casa, según los requisitos de su estado o condado.
• Haga copias autenticadas del documento para su custodia.
• Siempre preséntate correctamente como el agente de alguien.

Consideraciones especiales para vender una casa mediante poder notarial

No todos los acuerdos de poder notarial incluirán la autoridad para vender una propiedad. Por lo tanto, primero debe asegurarse de que su poder legal cubra las transacciones de bienes raíces.

En ciertos estados, como California,» el poder notarial general o duradero no se puede usar para vender bienes raíces», dice Glen Henderson, un agente de bienes raíces más vendido en San Diego que también se especializa en ventas de sucesiones. «Por lo tanto, para comenzar el proceso de venta de una casa con poder notarial, debe obtener el poder notarial limitado para la transacción redactado, notariado y registrado.»

En segundo lugar, asociarse con un agente de bienes raíces que tenga experiencia en transacciones de poder notarial de bienes raíces. «Un buen consejo», dice Henderson, » es conectarse con agentes que han trabajado con miembros del ejército.»

«Debido a los despliegues, los miembros de las fuerzas armadas tienden a hacer muchas transacciones de poder notarial», señala Henderson.

En muchos casos en los que el director está sano y en su sano juicio, el director no solo tomará una decisión final sobre el agente de bienes raíces que obtiene el anuncio, sino que también aprobará el precio del anuncio.

En tercer lugar, usted y su agente deberán trabajar con la compañía de títulos de propiedad y el titular de la hipoteca (además de cualquier institución financiera adicional) para garantizar que se cumpla el poder notarial.

Después de completar estos pasos, su transacción continuará normalmente, con la excepción de que firmará todos los documentos de una manera que lo identifique adecuadamente como agente en la transacción.

Desde un punto de vista práctico, espere que su cita de cierre tome más tiempo que una venta regular: deberá firmar como «Sally Sunshine actuando como agente de Jane Doe» en lugar de solo su nombre.

La filosofía del poder notarial: Se le confía la lealtad

Si está actuando como agente en una configuración de poder notarial, tiene la responsabilidad fiduciaria de proteger el interés del principal en cualquier transacción. A Henderson le gusta recordar a sus clientes que «La persona en la que confías tiene todo el poder para tomar decisiones en tu nombre con respecto a la venta.»

El agente no está obligado a consultar con el director en ninguna decisión relacionada con la transacción, por lo que debe asegurarse de que el agente tenga en cuenta sus mejores intereses.

Y hay algunas reglas: La propiedad no puede venderse al agente (a menos que haya un acuerdo expreso para hacerlo) o venderse a un precio muy por debajo del valor de mercado. Ambos constituyen una violación de la confianza fiduciaria, un abuso de poder y, en algunos casos, un delito.

Si está buscando más información sobre la intersección de la propiedad inmobiliaria y la planificación patrimonial, nuestras guías de Planificación Patrimonial en el Centro de Recursos para Vendedores de HomeLight ofrecen consejos y consejos sobre temas como ventas de sucesiones, venta de una casa con varios propietarios y cómo vender una casa que ha heredado.