jesteś tutaj, ponieważ musisz wiedzieć, jak napisać zapytanie ofertowe do projektowania stron internetowych lub przeprojektowania. Zapytanie ofertowe jest tym, czego agencje używają do oceny Twojego projektu, a następnie dostarczenia Ci propozycji. W Big Drop otrzymujemy mnóstwo zapytań ofertowych, od małych firm po firmy z listy Fortune 500-niektóre są dobre, inne złe, a niektóre już o nich nie mówimy. To, co ustaliliśmy, to jak przygotować zapytanie ofertowe dla Twojej witryny i jak stworzyć świetną. Po tym wszystkim, im bardziej dokładny możesz być z zapytaniem ofertowym, tym dokładniejsza będzie twoja propozycja.

co sprawia, że dobre RFP?

gdy potrzebujesz strony internetowej, pierwszą rzeczą, którą robisz, jest złożenie wniosku o przeprojektowanie strony internetowej. Przesyłanie zapytań ofertowych do wielu agencji jest powszechne i zawsze dobrym pomysłem-w ten sposób uzyskasz wyobrażenie o tym, czego naprawdę potrzeba, aby zrealizować swój projekt i wizję. Po przesłaniu wniosku agencje odpowiedzą proponowanym rozwiązaniem, które określi zakres pracy,harmonogram i koszt Twojej witryny. Zazwyczaj po tej wymianie następuje krótka rozmowa telefoniczna oraz sesja pytań i odpowiedzi.

pomyśl o swoim zapytaniu ofertowym jako pierwszym wrażeniu dla potencjalnych partnerów agencji. Świetny RFP ustawia scenę dla wspaniałego partnerstwa. Świetne RFP jest jasne, zwięzłe i przechodzi od razu do sedna. Nie musisz mieć technicznej wiedzy, aby utworzyć zapytanie ofertowe. W rzeczywistości większość najlepszych zapytań ofertowych, które otrzymujemy, nie ma wzmianki o kodzie ani żargonie technicznym (codziennie słyszymy wystarczającą ilość rozmów programistów). Jeśli wiesz, jakich integracji chcesz użyć (MailChimp, HubSpot, Marketo), wymień je w wiadomości e-mail z zapytaniem ofertowym do dostawców. Jeśli nie, zapomnij o tym. Nie musisz znać wszystkich odpowiedzi. Po tym wszystkim, dlatego zatrudniasz agencję w pierwszej kolejności, więc zostaw to profesjonalistom, aby to rozgryźć.

ustalmy jasno: Zapytania ofertowe nie muszą być nudne. Mówimy tu o Twojej firmie, więc nie krępuj się, aby było zabawnie. W Big Drop wiemy co nieco o zapytaniach ofertowych, więc Wykorzystaj nasze wytyczne, które zebraliśmy, jako punkt wyjścia, a nie Zasady (nigdy nie lubiliśmy ich zbytnio). Zachowaj to proste, pomyśl o każdej sekcji i spraw, aby była przyjemna. W końcu tworzymy coś nowego dla przyszłości Twojej firmy, więc się ekscytuj!

oto co powinien zawierać zarys zapytania ofertowego:

1. podsumowanie
2. kontekst firmy
3. podstawowe cele
4. zakres projektu i realizacja
5. Mapa strony
6. oś czasu & kamienie milowe
7. wymagania funkcjonalne/techniczne
8. budżet
9. kryteria wyboru

podsumowanie

jeśli nie jesteś pewien, co napisać, pierwszą rzeczą, od której powinieneś zacząć, jest podsumowanie projektu. Powinno to dać wprowadzenie do Twojej firmy i powód złożenia zapytania ofertowego. Powiedz potencjalnemu dostawcy, co masz nadzieję, że osiągnie i rozwiąż wszelkie problemy, z którymi borykasz się ty lub Twoi użytkownicy z bieżącą witryną. Oto krótki przykład podsumowania zapytania ofertowego:

przykład: nazwa naszej firmy to Initech. Aktualizujemy oprogramowanie dla dużych firm i organizacji. Szukamy nowej strony internetowej. Nasi użytkownicy zgłaszają, że nie mogą znaleźć tego, czego szukają na naszej stronie, a projekt jest datowany.

Dlaczego to ma znaczenie: część wniosku o propozycję przechodzi do sedna. Informuje czytelnika o twojej propozycji, kim jesteś i dlaczego składasz do nich zapytanie ofertowe. To nadaje ton pozostałej części wniosku.

informacje o firmie

Przedstaw krótką historię swojej organizacji. (Szczególny nacisk na brief). Powiedz sprzedawcy, kim jesteś, w jakiej branży działasz i opisz typową grupę odbiorców lub klienta. Pomaga również poinformować potencjalną agencję, kim jesteś. Jesteś koordynatorem marketingu lub decydentem w swojej organizacji? Wiedza, kto mówi, ma znaczenie. Niezależnie od tego, czy jesteś starszą, bardziej ugruntowaną firmą, czy nowo powstającym startupem, kluczem jest poinformowanie potencjalnych dostawców o tym, kim jesteś i o co ci chodzi.

przykład: w Initech nasi klienci wybierają nas, ponieważ dostarczamy wysokiej jakości usługi. Co odróżnia nas od naszych konkurentów jest to, że jesteśmy najbardziej doświadczony w naszej branży i jesteśmy w biznesie od 30 lat.

Dlaczego to ma znaczenie: Doświadczenie Twojej firmy lub organizacji mówi potencjalnemu dostawcy, że wie, co reprezentujesz i może dostarczyć wczesnej wskazówki w kierunku potwierdzenia, czy projekt będzie odpowiedni.

podstawowe cele

świetne Zapytania ofertowe są autentyczne. Bądź zwięzły i jasny na temat problemów, z którymi borykasz się ty i Twoi użytkownicy. Skoncentruj się na tym, co masz nadzieję osiągnąć dzięki nowej stronie internetowej. Jeśli możesz, Spróbuj zawęzić to do jednego lub dwóch zdań, a następnie rozwiń stamtąd. Dobrym miejscem na rozpoczęcie jest rozpoznawanie problemów.

Pro Tip: „Pomyśl o swojej nowej stronie internetowej jako katalizatorze dla celów biznesowych, bądź na bieżąco z tym, co musi osiągnąć i dlaczego Twoja stara tego nie ogranicza.”

przykład: naszym głównym celem dla naszej strony internetowej jest zwiększenie pozyskiwania i zaangażowania użytkowników poprzez projektowanie. W przeciwieństwie do naszej obecnej strony internetowej, nasza nowa strona internetowa musi zapewnić użytkownikom możliwość łatwego i wydajnego zakupu naszych produktów, a także powinna być responsywna na urządzenia mobilne.

Dlaczego to ma znaczenie: Ważne jest, aby priorytetyzować najważniejsze cele, które chcesz osiągnąć w swoim projekcie, aby twój dostawca dokładnie wiedział, co chcesz uzyskać z tego zaangażowania. Ustalenie celów na początku to świetny sposób na zwiększenie szans na sukces z nową stroną internetową.

zakres projektu i rezultaty

w tym momencie pisząc zapytanie ofertowe, powinieneś zastanowić się, jakich konkretnych usług szukasz. W Big Drop nasze projekty mają szeroki zakres. Niektóre firmy potrzebują tylko strony internetowej, podczas gdy inne potrzebują produkcji wideo i brandingu. Ponieważ projekty różnią się zakresem, rezultaty będą się odpowiednio różnić. Poniżej znajduje się kilka przykładów tego, czego możesz się spodziewać, angażując się w kontakt ze swoim dostawcą:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/Content
• identyfikacja wizualna
• pozycjonowanie marki
• Marketing
• produkcja wideo
• Fotografia

jeśli prosisz o propozycję strony internetowej, oczekuj, że produkty będą zawierać takie rzeczy, jak projekty i szkielety. Jeśli twój projekt zawiera identyfikację wizualną, spodziewaj się, że Twoje rezultaty przyjdą w postaci plików PSD lub AI. Inne dostarczane są bardziej niematerialne, więc poznaj różnice i czego możesz oczekiwać od swojego dostawcy.

Pro Tip: „wiedz, co dostajesz, uważaj na dostawców, którzy nie zapewniają godzinowego podziału na swoje usługi”

przykład: szukamy 60-sekundowego filmu wyjaśniającego, który zostanie wyświetlony na naszej stronie internetowej. Chcielibyśmy również, aby identyfikacja wizualna (logo) została wykorzystana na wizytówki i papier firmowy.

Dlaczego to ma znaczenie: Określając zakres prac projektu, twój sprzedawca weźmie pod uwagę, jakie zadania będą musiały zostać wykonane i zastosuje stawkę godzinową w oparciu o najlepsze szacunki związane z poprzednimi projektami. Posiadanie tych informacji zapewni, że twój sprzedawca powie ci najlepszą propozycję strony internetowej.

Mapa strony

sposób, w jaki twoja strona jest zorganizowana, wpłynie na to, w jaki sposób użytkownicy znajdą to, czego szukają. Twoja mapa witryny jest w zasadzie spisem treści dla Twojej witryny. Wyświetl listę stron, które chcesz mieć w menu nawigacyjnym i zastanów się, jak użytkownik będzie poruszać się po witrynie. Twoi użytkownicy powinni być w stanie szybko i łatwo znaleźć potrzebne informacje. Jeśli nie mogą, odejdą. User Experience (UX) jest kluczowym czynnikiem skuteczności witryny.

Pro Wskazówka: „bez strategii UX dźwięku Produkty cyfrowe prawdopodobnie zawiodą. To naprawdę takie proste.”

oszacowanie, ile stron Twoim zdaniem będzie potrzebnych twojej stronie, może być dobrym punktem wyjścia, tj.: o nas, Usługi, Kontakt. Jeśli nie jesteś pewien, jakich stron potrzebujesz, nie martw się o to i pozwól swojemu dostawcy to wymyślić.

przykład:

1. Strona główna
2. o nas
3. usługi
4. Sklep
5. blog
6. kontakt

dlaczego to ma znaczenie: User Experience jest jednym z najważniejszych elementów każdego projektu cyfrowego. Sprzedawca użyje tych informacji, aby określić, ile niestandardowych układów stron będzie potrzebnych Twojej witrynie.

Timeline& kamienie milowe

sekcja timeline twojego zapytania ofertowego powinna odpowiedzieć na pytanie, kiedy chcesz, aby twój projekt został uruchomiony. Jeśli istnieje konkretna data, kiedy Twoja strona internetowa lub projekt brandingowy musi zostać ukończony, jest to miejsce, aby go wymienić. Wszelkie ważne kamienie milowe w Twoim projekcie powinny być również wymienione tutaj, takie jak wprowadzenie nowego produktu lub kampania reklamowa.

Pro Wskazówka: „bądź realistyczny pod względem terminu, niestandardowe projektowanie i tworzenie stron internetowych wymaga czasu.”

przykład: Termin oddania strony do 30 stycznia. Jednak mamy naszą doroczną konferencję 1 stycznia i chcielibyśmy, aby Strona główna została ukończona do tego czasu, jeśli to możliwe.

Dlaczego to ma znaczenie: bycie z góry na temat tego, kiedy Twoja strona musi zostać uruchomiona, jest ważnym pierwszym krokiem w ustanowieniu fit. Twój potencjalny sprzedawca może ocenić, czy jest w stanie realistycznie spełnić Twoje oczekiwania. W niektórych przypadkach dostawcy są gotowi ukończyć pilny projekt, ale to oczywiście będzie za dodatkową cenę.

wymagania funkcjonalne

prawdopodobnie będzie to najbardziej szczegółowa część zapytania ofertowego Twojej witryny. Wymień wszelkie wymagania techniczne, które musi spełniać Twoja witryna, takie jak: przetwarzanie płatności, integracja kariery lub logowanie użytkowników.

Pro Tip: „nie musisz mieć wszystkich odpowiedzi, ale pamiętaj, aby podać te, które robisz.”

sprzedajesz produkty? Jeśli tak, to jakiego rozwiązania e-commerce szukasz, lub szukasz rekomendacji? Czy masz na myśli system zarządzania treścią, taki jak Drupal lub WordPress? Jeśli chcesz włączyć CRM, taki jak HubSpot lub usługę e-mail marketingu, taką jak MailChimp, pamiętaj, aby to tutaj uwzględnić. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, nie martw się, twój sprzedawca Cię pokryje.

dla bardziej technicznego tłumu, staraj się dostarczyć jak najwięcej szczegółów pod względem funkcjonalności. Jeśli istnieją integracje stron trzecich pobierające dane ze źródeł zewnętrznych, pamiętaj, aby podać, w jaki sposób odbywa się ten transfer i skąd pochodzą te dane. Jeśli istnieje API, czy istnieje dokumentacja? Odpowiedz na te pytania, a wyeliminujesz te iz powrotem między tobą a Sprzedawcą.

przykład: nasza strona internetowa musi być w stanie sprzedawać produkty i mapować lokalizacje naszych sklepów za pomocą Map google. Sekcje kariery naszej obecnej strony są hostowane na bluehouse.

Dlaczego to ma znaczenie: będzie to jeden z najważniejszych czynników w ocenie zakresu i ceny z perspektywy dostawcy. Niektóre rozwiązania wymagają mniej czasu poświęconego na integrację, podczas gdy inne wymagają ogromnych zasobów, które są przeznaczane na tworzenie niestandardowych interfejsów API w celu tworzenia aplikacji. Ponownie, im więcej informacji podasz w jasnym i zwięzłym zapytaniu ofertowym, tym dokładniejszy będzie zarys propozycji projektu dostawcy.

budżet

tak, twój list z prośbą powinien zawierać budżet. Wstrzymanie budżetu na projekt jest trochę jak próba zakupu domu bez dostarczania brokerowi pomysł, co jesteś w stanie zapłacić. Jeśli chcesz kupić dom, a twój budżet wynosi $150k, twój broker może następnie zlokalizować kilka domów, które zapewniają największą wartość w ramach budżetu.

” to jest biznes, jeśli nie mówisz o pieniądzach, prawdopodobnie nie jesteś poważny.”

zdecyduj, co jest dla Ciebie ważne: opcja najtańsza lub ta, która zapewnia największą wartość w ramach Twojego budżetu. Zapewnienie dostawcy budżetu pozwala mu powrócić z najbardziej odpowiednim rozwiązaniem, w oparciu o zakres, cele itp. Aby rozszerzyć naszą analogię do zakupu domu, możesz kupić dom za $ 5,000 lub $500K, ale to, co otrzymasz w zamian za te ceny, będzie się różnić.

Jeśli musisz, po prostu podaj zakres. Jeśli szukasz dodatkowych usług, takich jak bieżąca konserwacja i wsparcie lub SEO, Uwzględnij budżet dla tych usług jako osobny.

Pro Tip: „zapoznanie się z tym, co chcesz zapłacić, daje Ci przewagę, widząc, ile dostawcy są gotowi dać za proponowany budżet”

pomyśl o swojej stronie jako inwestycji. Każda renomowana Agencja doradzi i skonsultuje się z tobą, jak w pełni wykorzystać swój budżet i zmaksymalizuje Twój potencjał zwrotu z tej inwestycji.

przykład: Budżet naszej nowej strony internetowej wynosi od $80,000 – $100,000. Nasz roczny, cykliczny budżet na wsparcie i konserwację $60,000

Dlaczego to ma znaczenie: nie chcesz tracić czasu na spotkania i rozmowy z dostawcami, którzy nie mieszczą się w Twoim przedziale cenowym. Bycie szczerym o swoim budżecie pozwala również porozmawiać z dostawcami, którzy uczynią cię ich priorytetem. Przejrzystość ma długą drogę.

kryteria wyboru

tutaj po prostu decydujesz o kryteriach, których użyjesz przy wyborze dostawcy. Rzeczy do rozważenia tutaj są: doświadczenie agencji, możliwości, portfolio, odpowiednie projekty, usługi w domu itp.

przykład: dokonamy wyboru na podstawie doświadczenia agencji, odpowiednich projektów i na podstawie projektu.

Dlaczego to ma znaczenie: jeden sprzedawca może mieć większe doświadczenie w jednej branży nad drugim. Inni mogą mieć większe doświadczenie z witrynami informacyjnymi niż e-commerce. Bądź z góry w odniesieniu do tego, na czym będziesz opierać swoją decyzję, aby odbiorca mógł być z góry o tym, czy są one właściwą agencją dla ciebie.

Co teraz?

To wszystko. Wyposażyliśmy cię w to, czego potrzebujesz, aby napisać Gwiezdne zapytanie ofertowe. To nie jest takie trudne, jak się wydaje, kiedy wiesz, co robisz. Pamiętaj tylko, aby to było krótkie, uczciwe i zabawne.