kierownicy projektów mają w swoim arsenale szereg narzędzi, które mogą pomóc im sprostać potencjalnym wyzwaniom i przeszkodom. Jednym z takich narzędzi jest rejestr ryzyka projektu. Ale co to jest rejestr ryzyka, jak go używać i jak może uchronić twój następny projekt przed wykolejeniem?

w tym przewodniku omówimy dokładnie to, co należy uwzględnić w rejestrze ryzyka projektu, a także szczegóły dotyczące tego, kiedy i jak zbudować i utrzymać go w następnym projekcie.

co to jest rejestr ryzyka?

rejestr ryzyka projektu to narzędzie, którego używają kierownicy projektów do śledzenia i monitorowania wszelkich zagrożeń, które mogą mieć wpływ na ich projekty. Zarządzanie ryzykiem jest istotnym elementem zarządzania projektami, ponieważ pozwala aktywnie zwalczać potencjalne problemy lub niepowodzenia.

korzystanie z rejestru ryzyka projektu, zwanego również dziennikiem ryzyka, jest istotną częścią tego procesu zarządzania ryzykiem.

jaki jest cel rejestru ryzyka?

celem rejestru ryzyka zarządzania projektami jest identyfikacja, rejestrowanie i śledzenie potencjalnych zagrożeń projektowych. Ryzyko w zarządzaniu projektami to wszystko, co może się zdarzyć, co pozytywnie lub negatywnie wpłynie na twój projekt.

za każdym razem, gdy ktoś zidentyfikuje coś, co może mieć wpływ na twój projekt, powinien on zostać oceniony przez zespół i zarejestrowany w rejestrze ryzyka.

dlaczego potrzebujesz rejestru ryzyka?

potrzebujesz rejestru ryzyka, ponieważ w miarę jak projekty stają się większe, dłuższe i bardziej złożone, coraz trudniej jest być na bieżąco ze wszystkim. Jeśli ryzyko nie jest śledzone w centralnej lokalizacji i regularnie sprawdzane, coś może zostać pominięte lub zapomniane.

niektóre zagrożenia mogą początkowo wydawać się małe lub mało prawdopodobne, ale mogą mieć jednak wpływ na twój projekt. Przykłady ryzyk projektowych mogą obejmować:

• ryzyko związane z danymi/bezpieczeństwem (włamanie lub kradzież materiałów)
• ryzyko prawne (spory sądowe lub zmiany w prawie, które mają wpływ na projekt)
• katastrofa (pożar, powódź, burza)
• zakłócenie łańcucha dostaw

zarządzanie ryzykiem polega na wczesnej identyfikacji potencjalnych problemów, dzięki czemu możesz zdecydować, jak sobie z nimi poradzić. Umożliwia również śledzenie zagrożeń w czasie, aby sprawdzić, czy i jak się zmieniają.

Kiedy ryzyko jest po raz pierwszy zidentyfikowane, możesz uznać, że jest to tak mało prawdopodobne, że nic z tym nie robisz. Ale co, jeśli w miarę rozwoju projektu ryzyko staje się o wiele bardziej prawdopodobne? Śledząc ryzyko, można zauważyć takie zmiany wystarczająco wcześnie, aby podjąć działania.

kto tworzy rejestr ryzyka projektu?

Jeśli pracujesz nad bardzo dużym, złożonym lub krytycznym projektem, możesz mieć w swoim zespole koordynatora ryzyka lub menedżera ryzyka. W tym scenariuszu ich zadaniem byłoby stworzenie i prowadzenie rejestru ryzyka.

jednak w przypadku większości projektów odpowiedzialność za stworzenie rejestru ryzyka spoczywa na kierowniku projektu.

nie oznacza to, że menedżer ryzyka lub kierownik projektu jest odpowiedzialny za identyfikację lub podjęcie działań przeciwko wszelkiemu ryzyku. Każdy członek zespołu projektowego, który może mieć wpływ na sukces projektu, powinien pomóc w identyfikacji i ocenie ryzyka.

na przykład klient lub sponsor może być świadomy potencjalnego problemu, o którym nikt z zespołu projektowego nie wiedział.

co znajduje się w rejestrze ryzyka?

rejestr ryzyka jest zasadniczo tabelą ryzyka projektu, która pozwala śledzić każde zidentyfikowane ryzyko i wszelkie istotne informacje na jego temat.

standardowe kolumny zawarte w rejestrze ryzyka projektu to:

• numer identyfikacyjny (aby szybko odnieść się do lub zidentyfikować każde ryzyko)
• nazwa lub krótki opis ryzyka
• kategorie ryzyka (wewnętrzne lub zewnętrzne, związane z materiałem lub związane z pracą itp.)
• prawdopodobieństwo (prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka)
• wpływ (jeśli ryzyko ma miejsce, jak poważnie wpłynie to na twój projekt)
• ocena (gdzie to ryzyko znajduje się na liście priorytetów)
  podejście (czy będziesz monitorować ryzyko, próbować je ograniczyć, unikać itp.)
• Akcja (jeśli planujesz zminimalizować lub uniknąć ryzyka, Jakie są kroki i kiedy one wystąpią)
• osoba odpowiedzialna za nadzorowanie lub ograniczanie ryzyka

Jak utworzyć rejestr ryzyka

aby utworzyć rejestr ryzyka, wystarczy zbudować tabelę z kolumnami opisanymi powyżej i zacząć wypełniać ją ryzykiem projektu.

przejrzyjmy kilka kolumn bardziej szczegółowo, aby pomóc ci określić, jak je wypełnić:

kategorie ryzyka: Celem kategorii jest pomoc w sortowaniu zagrożeń według kategorii, aby ułatwić ich monitorowanie i zrozumienie ich wpływu. Należy dostosować je do swojej firmy i projektu.

Możesz nawet wybrać kolumny dla oddzielnych kategorii. Na przykład możesz chcieć kolumny określającej, na jaki sprint może mieć wpływ, a inny określający rodzaj pracy (rozwój, testowanie itp.) będą miały wpływ.

prawdopodobieństwo i wpływ: istnieją dwa sposoby oceny ryzyka-jakościowy i ilościowy. Jakościowa jest najprostszą i najbardziej powszechną formą. Dzięki takiemu podejściu można ogólnie ocenić prawdopodobieństwo i wpływ w skali 3-5 punktowej, takiej jak bardzo wysoki, wysoki, średni, niski i bardzo niski.

ryzyko ilościowe wymaga przypisania wartości liczbowych. Zamiast mówić, że może to być „wysoki” wpływ, musisz zdefiniować go w kategoriach wymiernych, takich jak dwu-lub czterotygodniowe opóźnienie w harmonogramie lub wzrost kosztów o 5%.

ocena: jeśli korzystasz z jakościowej metody oceny ryzyka, Twoja ocena jest zwykle mnożona przez prawdopodobieństwo wpływu. Jeśli prawdopodobieństwo jest wysokie (4), A uderzenie średnie (3), Twoja ocena wyniesie 12 (4 x 3). Ta metoda daje prosty sposób na szybkie sortowanie i ustalanie priorytetów ryzyka.

ilościowa analiza ryzyka nie jest tak prosta. Trudno porównać i ocenić 60% szans na dwutygodniowe opóźnienie w harmonogramie z 40% szansą na wzrost kosztów o 10%.
Aby to zadziałało, musisz ocenić wpływ harmonogramu i budżetu, aby można było je porównać. Na przykład, możesz uznać sześciotygodniowe opóźnienie i wzrost budżetu o 10% za ” bardzo duży wpływ „i przypisać im” 5.”

niezależnie od tego, czy zdecydujesz się śledzić i oceniać ryzyko, upewnij się, że jest to standard w całym projekcie. Jeśli członkowie zespołu inaczej oceniają ryzyko lub wypełniają kolumny w sposób niekonsekwentny, utrudnia to przeglądanie, śledzenie i ustalanie priorytetów ryzyka projektu.

użyj Wrike, aby stworzyć efektywny rejestr ryzyka projektu

Czy wiesz, że możesz budować, aktualizować, utrzymywać i udostępniać rejestr ryzyka bezpośrednio w oprogramowaniu do zarządzania projektami? Dzięki niestandardowym Polom Wrike można łatwo tworzyć i modyfikować rejestr, aby dokładnie odzwierciedlał kolumny i Kategorie, które chcesz śledzić.

Ponadto możesz łatwo podzielić się tym ze swoim zespołem i innymi interesariuszami, aby uzyskać ich wkład. Możesz również włączyć je do raportów i pulpitów nawigacyjnych, więc ryzyko jest zawsze najważniejsze i nic ważnego nie jest pomijane.

wypróbuj bezpłatną wersję próbną Wrike już dziś, aby dowiedzieć się, jak łatwo jest zbudować pierwszy rejestr ryzyka.