Ten fragment jest częścią Entrepreneur.com Zestaw Startowy drugiego kwartału, który bada podstawy uruchamiania w wielu branżach.

rozpoczynając własny biznes Planowania Wydarzeń, pracownicy Entrepreneur Media Inc. pisarka Cheryl Kimball wyjaśnia, w jaki sposób możesz zacząć pracę w branży planowania wydarzeń, niezależnie od tego, czy chcesz pracować w niepełnym lub pełnym wymiarze czasu, planując wszystko, od przyjęcia urodzinowego, bar Micwy lub ślubu, po zbiórki pieniędzy Politycznych i premiery produktów. W tym zredagowanym fragmencie autorzy wyjaśniają, jak określić, co obciążać klientów planujących wydarzenia.

wystarczająca opłata—ale nie za dużo—za usługi planowania wydarzeń jest kluczem do ciągłego sukcesu biznesowego. Dlatego ważne jest, aby właściciele firm po raz pierwszy postępowali ostrożnie, gdy zaczynają szacować koszty organizacji wydarzeń. Celem wyceny usługi jest oznaczyć koszty pracy i materiałów wystarczająco, aby pokryć koszty ogólne i wygenerować akceptowalny zysk.

według eksperta branżowego Dr Joe Goldblatt, opłaty są zazwyczaj określane przez trzy czynniki:

1. Segment rynku obsługiwany. Imprezy towarzyskie mają inną strukturę opłat niż imprezy firmowe. W branży wydarzeń społecznościowych planiści zazwyczaj pobierają opłatę za swoje usługi, plus procent niektórych lub wszystkich opłat od dostawców. Gdybyś podzielił opłatę za planowanie wydarzeń na opłatę godzinową, planista społecznościowy, według eksperta branżowego Patty Sachs, zarobiłby od 12 do 75 USD za godzinę, plus prowizje od dostawców.

w branży imprez firmowych, jednak planiści zazwyczaj pobierają opłatę za swoje usługi, plus opłatę manipulacyjną za każdy przedmiot, który kontraktują. Na przykład planista kupuje kwiaty od kwiaciarni, zaznacza je (zwykle o 15 procent) i pobiera tę kwotę od klienta. Inną możliwością jest opłata ryczałtowa lub „opłata projektowa”, często stosowana, gdy wydarzenie jest duże, a korporacja chce otrzymać liczbę „nie przekraczać”. Sachs szacuje stawkę godzinową dla planistów korporacyjnych między $16 A $150, plus prowizje od dostawców.

2. Położenie geograficzne. Opłaty są wyższe na przykład na północnym wschodzie niż na południowym wschodzie. Różnica ta odzwierciedla zmienność kosztów utrzymania. Ponadto obszary kraju o dobrze określonych sezonach włączania i wyłączania, takie jak Hamptons w Nowym Jorku lub Martha ’ s Vineyard w Massachusetts, na przykład, opierają swoje ceny częściowo na danym sezonie.

3. Doświadczenie i reputacja organizatora wydarzeń. Jeśli dopiero zaczynasz w branży, rozsądnie jest pobierać mniej opłat za usługi planowania, podczas gdy zdobywasz wiedzę. Słowo ostrzeżenia, choć: nie pobieraj zbyt mało tylko po to, aby dostać pracę. Chociaż klienci rozejrzeć się za najlepszą cenę, planner, który przychodzi zbyt niskie z oszacowaniem może być tak odpychające jak planner, który przychodzi zbyt wysokie. Twój Klient może kwestionować Twoją zdolność do zorganizowania wydarzenia najwyższego poziomu w oparciu o podaną cenę.

w jaki sposób obliczane są wyżej wymienione opłaty za usługę? Większość organizatorów wydarzeń ceni swoje opłaty za usługę (całkowity koszt dla klienta) za pomocą metody „koszt plus”. Oni kontrakt się robocizny, dostaw i materiałów zaangażowanych w produkcji zdarzenia i ładowania swoich klientów w dowolnym miejscu od 10 do 20 procent całkowitego kosztu zdarzenia, z 15 procent jest średnia szorstka.

zanim zaczniesz planować wydarzenie, musisz dokładnie wiedzieć, czego chcą twoi klienci i co mogą wydać. Następnie szacujesz, ile będzie kosztować Umowa o pracę i dostawy, dodajesz prowizję i przedstawiasz klientowi całkowitą opłatę za usługi jako szacunkową. Poniżej przedstawiamy niektóre możliwe wydatki na poszczególne wydarzenia:

• wynajem obiektu. W zależności od Wydarzenia, opłaty za wynajem witryny mogą być znaczne, nieistniejące lub gdziekolwiek pomiędzy. Jest to okazja, aby zaoszczędzić pieniądze dla Klienta przy napiętym budżecie. Być może klient chce malowniczego letniego grilla. Miejsce na publicznej plaży często może być zarezerwowane praktycznie na nic, podczas gdy kluby tony beach często oferują ceny premium.
• sprzedawcy. Ta kategoria może obejmować między innymi firmę cateringową, barmana, dekoratora, florystę, fotografa, artystę lub kamerzystę.
• zaopatrzenie. Wszelkie dostawy nie dostarczone przez dostawców lub klienta będą musiały zostać zakupione przez Twoją firmę. Może to obejmować wszystko, od jedzenia po drzewa Doniczkowe po świece stołowe.
• wypożyczalnia sprzętu. Może być konieczne wypożyczenie sprzętu audiowizualnego lub oświetleniowego.
• licencje i zezwolenia. Niektóre rodzaje imprez wymagają specjalnych zezwoleń lub licencji, takich jak zezwolenie strażackie lub licencja na korzystanie z partytury muzycznej.
• Transport i parkowanie. Jeśli wydarzenie wymaga od ciebie lub Twojego personelu podróży lub wymaga zapewnienia transportu uczestnikom lub prelegentom, mogą wystąpić znaczne koszty transportu.
• opłaty za usługi i napiwki. Wynajęcie tymczasowej pomocy, takiej jak serwery, może być kosztowne.
• opłaty prelegentów. Konferencje i inne imprezy edukacyjne lub okolicznościowe często angażują prelegentów.
• Reklama i zaproszenia. Duże wydarzenie może być mocno reklamowane, ale nawet mniejsze wydarzenia mogą wiązać się z wykorzystaniem ulotek. Często potrzebne są również zaproszenia.
• Mailing i wysyłka. Jeśli wysyłasz zaproszenia lub ulotki, nie zapomnij o tym wydatku. Niektórzy planiści wysyłają nawet kwiaty.
• ksero i przygotowanie materiałów rejestracyjnych. Wszelkie materiały informacyjne dla uczestników lub ksero ulotek należą do tej kategorii.
• Signage. Wszelkie znaki lub banery zaprojektowane na wydarzenie powinny być zorientowane na wydatki na wydarzenie.

gdy wiesz, które z powyższych wydatków poniesiesz, możesz przygotować szacunkowy koszt imprezy i opłatę za obsługę. Po pierwsze, dowiedz się, jaka będzie stawka, kontaktując się z trzema rodzajami dostawców i dostawców, których potrzebujesz. Następnie Oblicz koszty dla każdej wymienionej kategorii (i wszystkich innych, które mogą się pojawić), dodaj je i dodaj niewielką kwotę na nieprzewidziane wydatki.

gdy podasz klientowi wycenę, możesz ją przedstawić w formie szczegółowej listy. Pokaż każdego dostawcę lub dostawcę osobno, z krótkim opisem usług, które mają świadczyć, i podaj cenę każdej usługi. Ta strategia jest pomocna w przypominaniu klientom, że Twoja firma otrzyma tylko niewielki ułamek całkowitej opłaty za usługi.