„szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z blokowaniem czasu daje taką samą ilość wyników, jak 60+ godzinny tydzień pracy bez struktury.”

– Cal Newport, Autor głębokiej pracy

jeśli jest coś, co można powiedzieć o nowoczesnym miejscu pracy, to jest to: jeśli nie kontrolujesz swojego harmonogramu, będzie on kontrolował Ciebie.

jak zrównoważyć niezbędne zło spotkań, poczty e-mail, czatu zespołowego i „zapracowanej pracy” z skupionym czasem na rzeczach, na których naprawdę Ci zależy? Ponieważ bycie cyfrowym pustelnikiem nie jest opcją dla większości z nas, potrzebujemy konkretnych strategii, które pomogą nam skupić się w świecie zaprojektowanym, aby rozpraszać nas.

tam właśnie pojawia się blokowanie czasu.

blokowanie czasu (i jego bliscy kuzyni Boks czasowy, dozowanie zadań i motyw dnia) to prosty, ale skuteczny sposób na odzyskanie kontroli nad dniem pracy.

spróbuj zablokować czas, jeśli…

• Żongluj wieloma różnymi projektami/obowiązkami (Jack Dorsey wykorzystuje day theming do prowadzenia dwóch dużych firm w tym samym czasie)

• spędzaj zbyt dużo czasu w „trybie reaktywnym”, odpowiadając na wiadomości e-mail i wiadomości

• Znajdź swój dzień na spotkaniach

• walka ciągłe przerwy w ciągu dnia

• walka o znalezienie czasu i przestrzeni mentalnej do myślenia wielkoformatowego

this przewodnik da ci przegląd tego, czym jest blokowanie czasu, grupowanie zadań i motywowanie dnia; jak połączenie tych strategii może pomóc odzyskać swój harmonogram; i najlepszy sposób korzystania z kalendarza i Menedżera zadań, aby rozpocząć blokowanie czasu.

co to jest blokowanie czasu?

blokowanie czasu to metoda zarządzania czasem, która prosi o podzielenie dnia na bloki czasu. Każdy blok jest dedykowany do realizacji określonego zadania lub grupy zadań i tylko tych konkretnych zadań. Zamiast prowadzić otwartą listę rzeczy do zrobienia, do których dojdziesz, jak tylko będziesz w stanie, zaczniesz każdy dzień od konkretnego harmonogramu, który określa, nad czym i kiedy będziesz pracować.

kluczem do tej metody jest wcześniejsze nadanie priorytetu liście zadań – specjalny przegląd tygodniowy jest koniecznością. Podsumuj nadchodzący tydzień i stwórz szkic swoich bloków czasowych na każdy dzień. Pod koniec każdego dnia pracy przejrzyj wszystkie zadania, których nie ukończyłeś – jak również wszelkie nowe zadania, które pojawiły się – i odpowiednio dostosuj bloki czasowe na resztę tygodnia.

w przypadku dni, które są wcześniej zablokowane, nie będziesz musiał ciągle wybierać, na czym się skupić. Wszystko, co musisz zrobić, to śledzić swój czas zablokowany harmonogram. Jeśli masz off-zadanie lub rozproszony, wystarczy spojrzeć na harmonogram i wrócić do zadania, które zablokował czas.

różnice w blokowaniu czasu

blokowanie czasu ma kilka bliskich, ale wyraźnych kuzynów, które warto rozważyć: dozowanie zadań, motywowanie dnia i boks czasowy.

dozowanie Zadań

dozowanie Zadań polega na grupowaniu podobnych (Zwykle mniejszych) zadań razem i planowaniu określonych bloków czasowych, aby zakończyć wszystkie naraz. Rozwiązując podobne zadania w grupie, ograniczysz ilość przełączania kontekstu, które musisz wykonać w ciągu dnia, oszczędzając cenny czas i energię psychiczną. Na przykład zaplanowanie dwóch 20-minutowych bloków do przetwarzania wiadomości e-mail w ciągu dnia jest bardziej wydajne niż sprawdzanie skrzynki odbiorczej co 15 minut.

blokowanie czasu dobrze łączy się z grupowaniem zadań, ponieważ oszczędza to planowania każdego pojedynczego zadania w kalendarzu. Wystarczy zablokować kawałki czasu każdego dnia lub tygodnia, gdy chcesz wykonać określoną partię działań, np. e-mail, fakturowanie, treningi, spotkania, pisanie, kodowanie, głęboka praca, sprawunki, przygotowanie posiłków.

Day theming

Day theming to bardziej ekstremalna wersja grupowania zadań dla osób, które mają wiele obszarów odpowiedzialności. Na przykład przedsiębiorca często musi zwracać uwagę na marketing, Sprzedaż, rozwój produktów, obsługę klienta i HR w tym samym czasie. Zamiast odkładać bloki czasowe dla każdego obszaru odpowiedzialności każdego dnia, day theming poświęca cały dzień każdego tygodnia każdej odpowiedzialności.

Mike Vardy, założyciel Productivityist, używa day themingu, aby ustawić swój nadrzędny nacisk na każdy dzień. Oto, jak motywuje swój tydzień:

poświęcanie każdego dnia jednemu motywowi tworzy niezawodny wzorzec pracy i dodatkowo ogranicza obciążenie poznawcze przełączania kontekstu. Vardy wyjaśnia, że tematyka oferuje jasność umysłu, która pozwala mu skupić się na swojej rodzinie:

„wiedząc, co dzień 'oznacza’ dla mnie, pozwala mi uzyskać rzeczy, których potrzebuję i chcę osiągnąć, nie widząc nieokreślonych pozycji 'ought to do’ na liście do zrobienia. Dzięki temu mam mniejsze zmęczenie decyzyjne, a nawet więcej energii, gdy spędzam czas z dziećmi.”

Boks czasowy

blokowanie czasu i boks czasowy są często mylone jako synonimy, ale jest ważna różnica. Blokowanie czasu wymaga poświęcenia pewnych fragmentów czasu na skupienie się na danym zadaniu lub działaniu. Na przykład: „jutro popracuję nad pierwszym projektem mojego posta na blogu od 9 rano do 11 rano.”

natomiast time boxing prosi o nałożenie limitu czasu, który poświęcisz na konkretne zadanie. Oto wersja pudełka czasowego powyższego przykładu blokowania czasu: „Skończę pierwszy szkic mojego posta na blogu jutro między 9: 00 a 11: 00.”

to narzucone przez siebie” pole czasowe ” zmusza cię do wydajnej pracy, ponieważ masz ograniczony czas na wykonanie zadania. Może to być zabawny sposób na wyzwanie i grywalizację swojej produktywności.

dlaczego blokowanie czasu jest tak skuteczne?

ta technika wydaje się prosta na powierzchni, ale ma ogromny wpływ na Twoją zdolność do załatwiania spraw:

Promuje skoncentrowaną „głęboką pracę”

Cal Newport, autor książki Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, jest wielkim zwolennikiem blokowania czasu. Każdego wieczoru poświęca 20 minut na zaplanowanie następnego dnia roboczego:

„czasami ludzie pytają, dlaczego zawracam sobie głowę tak szczegółowym poziomem planowania. Moja odpowiedź jest prosta: generuje ogromną wydajność. Szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z blokadą czasu daje taką samą wydajność, jak 60 + godzinny tydzień pracy realizowany bez struktury.”

kiedy planujesz trochę czasu na pracę nad jednym projektem, problemem lub zadaniem, przenosisz wszystkie swoje zasoby umysłowe, aby ponieść jedną rzecz, zamiast rozpraszać swoją uwagę na kilka zadań. Im więcej „pojedynczego zadania”, tym bardziej budujesz mięśnie psychiczne wymagane do głębokiej pracy i tym łatwiej jest pozostać skupionym.

pomaga skuteczniej wybić „płytką pracę”

Płytka praca jest pilną pracą, ale nie ważną dla osiągnięcia długoterminowych celów-pomyśl o papierkowej robocie lub odpowiadaniu na (większość) e – maili. Kiedy wykonujesz płytką pracę, ustalasz wyraźne ograniczenia, ile czasu na nią poświęcisz. Ponadto grupowanie podobnych zadań zmniejsza koszty przełączania kontekstu. Łącząc wszystkie swoje płytkie zadania w dedykowanym bloku czasowym lub dwóch, będziesz w stanie sprawniej je wykonywać i chronić resztę dnia pracy, aby uzyskać większy wpływ na pracę.

uświadamia ci, jak spędzasz czas

większość ludzi jest zła w zarządzaniu czasem. Jesteśmy okropni w szacowaniu, ile czasu zajmą nam zadania i mamy tendencję do zbytniego angażowania naszych przyszłych jaźni. Blokowanie czasu zmusza cię do skonfrontowania się ze swoimi obecnymi priorytetami i zobowiązaniami i uzyskania zamierzonego sposobu spędzania skończonego czasu. Za każde nowe zaangażowanie, które wpuścisz do swojego życia, jesteś zmuszony znaleźć fizyczną przestrzeń w swoim kalendarzu. W rezultacie koszt alternatywny powiedzenia ” tak „staje się bardziej konkretny i znacznie łatwiej jest powiedzieć”nie”.

przeciwdziała perfekcjonizmowi

rozmyte linie czasu są najgorszym wrogiem perfekcjonisty. Zawsze jest coś do poprawienia i ulepszenia. Może być trudno wiedzieć, kiedy projekt jest gotowy, zwłaszcza jeśli dążysz do perfekcji. W pewnym momencie musisz być w stanie powiedzieć „wystarczająco dobry” i iść dalej. Time boxing może pomóc, nakładając limity czasowe na projekty. Jeśli często przedłużasz zadania, próbując uzyskać wszystko w porządku, Ustaw ścisłe pole czasowe na ukończenie zadania i trzymaj się go.

pomaga realizować swoje cele

w artykule ” poza dobrymi intencjami: Zachęcanie ludzi do tworzenia planów poprawia realizację ważnych zadań „naukowcy Dr Todd Rogers i dr Katherine L. Milkman przeglądają kilka badań popierających ideę, że” konkretne plany pomagają ludziom podążać za ich intencjami.”

od wykonania schematu ćwiczeń do zaplanowania zastrzyku na grypę, ludzie byli bardziej skłonni do działania zgodnie ze swoimi intencjami, gdy zapisali konkretne miejsce, datę i godzinę aktywności. Jednak większość ludzi opiera się na niejasnych intencjach, a nie na konkretnych planach:

„paradoksalnie, ludzie często niedoceniają planów, gdy zaczynają od silnych intencji. Błędnie wierzą, że ich silne intencje są wystarczające, aby zachęcić ich do wykonywania pożądanych zachowań, a to przekonanie powstrzymuje ich od stosowania strategii, które mogłyby pomóc przełożyć intencje na działania.”

the takeaway: kiedy planujesz swoje zadania i cele, jesteś bardziej skłonny do ich realizacji. Blokowanie czasu zmusza cię do tworzenia konkretnych planów, które gwarantują, że każdego dnia pracujesz nad swoimi celami. Jak napisał William Faulkner:

„piszę tylko wtedy, gdy uderza Inspiracja. Na szczęście uderza o dziewiątą każdego ranka.”

ale czy blokowanie czasu zadziała z moim zadaniem?

jedną z największych krytyki blokowania czasu jest to, że nie uwzględnia zadań reaktywnych, w których nie można przewidzieć, co przyjdzie w danym momencie. Czy blokowanie czasu jest naprawdę realistyczną strategią dla specjalisty ds. obsługi klienta, którego zadaniem jest reagowanie na zgłoszenia? Lub opiekun klienta, który musi być dostępny, aby odpowiedzieć na prośby klientów?

twierdzimy, że tak – zapewnienie nawet niewielkiej kontroli nad harmonogramem może być pomocne bez względu na to, jaka jest Twoja praca. Cal Newport ujął to w ten sposób:

„okresy otwartej reaktywności można zablokować jak każdy inny rodzaj zobowiązania. Nawet jeśli blokujesz większość dnia dla pracy reaktywnej, na przykład, fakt, że kontrolujesz swój harmonogram pozwoli Ci poświęcić kilka małych bloków (być może na peryferiach harmonogramu) na głębsze zajęcia.”

gdy twój dzień pracy jest prowadzony przez siły zewnętrzne, łatwo stracić z oczu własne cele. Blokowanie czasu może pomóc w uzyskaniu większego poczucia kontroli nad nawet najbardziej nieprzewidywalnymi harmonogramami.

niektóre typowe błędy w blokowaniu czasu i jak ich uniknąć

chociaż blokowanie czasu jest dość proste w teorii, może być trudne do trzymania się w praktyce. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci z powodzeniem zastosować metodę (i nie stać się niewolnikiem kalendarza w procesie):

niedocenianie czasu

będziesz lepszy w szacowaniu, jak długo zadania zajmują czas, ale dopóki nie udoskonalisz swoich instynktów, błądzisz po stronie blokowania zbyt dużo czasu na zadania, a nie zbyt mało. Dodaj swój harmonogram z dodatkowym czasem na ukończenie i przejście między zadaniami. Możesz nawet tworzyć „warunkowe bloki” czasu, które możesz wykorzystać, jeśli pozostaniesz w tyle.

bycie zbyt sztywnym

wszystko się wymyśli i zrujnuje twoje plany. Pamiętaj jednak, że twój plan to przewodnik, który pomoże Ci skupić uwagę na tym, co ważne, a nie wiążąca umowa.

nawet ekspert ds. produktywności Cal Newport edytuje swoje plany w ciągu dnia, wykreślając oryginalne bloki czasowe i wypełniając je zaktualizowanymi planami zgodnie z wymaganiami okoliczności:

:

„ten rodzaj planowania jest dla mnie jak gra w szachy, z blokami pracy rozrzucanymi i sortowanymi w taki sposób, że projekty duże i małe wydają się klikać na zakończenie z (wystarczającą ilością) wolnego czasu.”

Zobacz swoje bloki czasu jako elastyczny sposób na wyzwanie sobie, a nie surowe narzędzia do ukarania się, gdy upadniesz.

Overscheduling swój wolny czas

chociaż Elon Musk i Bill Gates zostały powiedziane, aby zaplanować swoje dni w 5-minutowych krokach, overscheduling swój wolny czas może być samodzielnym ćwiczeniem. Badania wykazały, że planowanie zajęć rekreacyjnych ma „unikalny efekt tłumienia” na ogólną przyjemność z aktywności.

zamiast tego możesz zablokować czas na rozłączenie i relaks bez ustalonego planu, w jaki sposób spędzisz ten czas. To da Ci elastyczność, aby zdecydować bardziej spontanicznie, co chcesz zrobić — zadzwonić do przyjaciół na drinka? Zobaczcie tę nową grę na Xboxa? Czytać? Cokolwiek zdecydujesz, pamiętaj, aby zachować przynajmniej część wolnego czasu.

blokowanie czasu za pomocą Todoist

możesz zaimplementować blokowanie czasu za pomocą dowolnego narzędzia, ale w tej sekcji skupimy się na tym, jak korzystać z Todoist wraz z ulubioną aplikacją kalendarza – a nawet dobrym, starym piórem i papierem. Omówimy, jak wdrożyć trzy różne warianty blokowania czasu: grupowanie zadań, tematyka dnia i planowanie poszczególnych zadań.

zmiana grupowania zadań

ścisłe blokowanie czasu – dedykowanie bloku czasowego każdemu zadaniu – może być żmudne i trudne do utrzymania w czasie. Zalecamy połączenie blokowania czasu i grupowania zadań w celu usprawnienia systemu. Zamiast jednego bloku czasowego na pojedyncze zadanie, przypisujesz blok czasowy dla każdej kategorii zadania, które łączysz ze sobą. Oto jak to wygląda w praktyce:

najpierw zdecyduj, które szerokie kategorie pracy należy uwzględnić w codziennym lub tygodniowym harmonogramie. Na przykład niezależny pisarz może mieć następującą listę kategorii:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free czas

teraz usiądź z ulubioną aplikacją kalendarza lub planerem papieru i utwórz bloki czasowe na nadchodzący tydzień, które odzwierciedlają czasy, które będziesz pracować nad każdą kategorią. Upewnij się, że wszystkie Twoje priorytety i zobowiązania mają wystarczająco dużo miejsca w kalendarzu. Jeśli masz trudności ze znalezieniem miejsca, być może będziesz musiał zacząć zmniejszać swoje zobowiązania. Efekt końcowy będzie wyglądał mniej więcej tak:

jeśli masz trudności z trzymaniem się cyfrowego harmonogramu, zalecamy zaplanowanie dnia na papierze. Harmonogram papierowy zmusza cię do rozpoczęcia każdego dnia od nowa i ułatwia zapisywanie rzeczy i dostosowywanie się w miarę upływu dnia. Co więcej, łatwiej jest zachować otwarty harmonogram papierowy na biurku jako widoczne przypomnienie tego, na czym planowałeś się skupić.

jeśli pracujesz w firmie z udostępnionymi kalendarzami, pomocne może być publiczne zablokowanie czasu na „głęboką pracę”, aby zapewnić wystarczającą ilość wolnego czasu na spotkanie. Khoi Vinh, główny projektant w Adobe, wykorzystuje tę strategię w swoim biurze:

„Szukam bloków czasu w moim kalendarzu, które mogę oddzielić do „głębokiej pracy”. Czasami będę poruszać się po spotkaniach, aby utworzyć dłuższe sąsiadujące bloki, a następnie stworzę spotkanie o nazwie „nie Rezerwuj” lub, jeśli podejrzewam, że ktoś to zignoruje, nazwę to coś w rodzaju „sesja współpracy” lub „przegląd badań.”Musisz być przebiegły.”

masz teraz bloki czasowe dla każdej kategorii, ale nadal musisz wiedzieć, które konkretne zadanie – lub grupa zadań – do pracy, gdy nadejdzie czas. W tym miejscu pojawia się Menedżer zadań, taki jak Todoist.

Utwórz Etykietę Todoist dla każdej kategorii partii, którą wymyśliłeś w kroku pierwszym, a następnie przejrzyj wszystkie bieżące zadania i przypisz odpowiednią etykietę do każdego z nich.

teraz, gdy dojdziesz do bloku czasowego, wszystko, co musisz zrobić, to wyciągnąć odpowiednią listę etykiet i wybrać odpowiednie zadania. Zadania z datami będą automatycznie sortowane na górze, więc będziesz wiedział, kiedy coś jest wkrótce i wymaga twojej uwagi w pierwszej kolejności.

aby upewnić się, że nic nie prześlizgnie się przez szczeliny, każde zadanie powinno mieć etykietę. Jednak prawdopodobnie zauważysz, że nie każda kategoria musi być śledzona w Todoist. Na przykład możesz śledzić swoje spotkania lub zajęcia ćwiczeń w kalendarzu, a nie w Menedżerze Zadań. I jak powiedzieliśmy wcześniej, nie chcesz przeprogramować swojego wolnego czasu. Eksperymentuj ze swoją konfiguracją, aby dowiedzieć się, co ma sens w konkretnych okolicznościach.

zmiana motywu dnia

jeśli próbujesz zablokować czas i nadal czujesz się zbyt rozproszony i nie skupiony, możesz wypróbować motyw dnia. Polecamy ten darmowy kurs Skillshare autorstwa Mike 'a Vardy’ ego. Przeprowadzi Cię przez proces tworzenia systemu motywów dziennych, w tym szczegółowych przykładów przy użyciu papieru i Todoist.

planowanie bloków czasowych dla poszczególnych zadań

oczywiście, jeśli chcesz zachować bardziej szczegółowy harmonogram, zawsze możesz utworzyć oddzielne bloki czasowe dla każdego zadania. Najprostszym sposobem na zrobienie tego z Todoist jest dwukierunkowa integracja z Kalendarzem Google.

podczas konfigurowania integracji:

• Utwórz nowy kalendarz tylko dla swoich zadań Todoist, dzięki czemu możesz włączać i wyłączać je w kalendarzu zgodnie z potrzebami.

• Wybierz synchronizację całego konta Todoist lub utwórz oddzielne kalendarze dla każdego projektu Todoist.

• oprócz zadań z datą i godziną synchronizuje zadania tylko z datą i godziną.

każde zadanie Todoist z datą i godziną automatycznie pojawi się jako wydarzenie w nowym kalendarzu Todoist. Każde zadanie z datą, ale bez czasu, pojawi się jako wydarzenie całodniowe.

podczas przeglądu tygodniowego podaj każdemu zadaniu datę i / lub godzinę rozpoczęcia, wpisując coś w rodzaju „poniedziałek w południe” lub „w każdy piątek o 9 rano” w polu zadania. Todoist automatycznie rozpozna i podświetli datę i ustawi ją podczas zapisywania zadania.

teraz, gdy otworzysz widok dzienny lub tygodniowy w kalendarzu, zobaczysz każde z zadań zaplanowane jako oddzielne wydarzenia (zwane również blokami czasu). Możesz rozszerzać, skracać, edytować i przenosić bloki czasowe wewnątrz kalendarza. Wszelkie zmiany wprowadzone w Kalendarzu Google zostaną automatycznie zsynchronizowane z Twoim Todoist (i odwrotnie).

planowanie dni i tygodni z wyprzedzeniem może wydawać się stratą cennego czasu, którego możesz użyć, aby faktycznie zrobić rzeczy. Ale kiedy nie kontrolujesz swojego kalendarza, łatwo jest pozwolić, aby rozpraszały Cię rozrywki. Przez pierwsze ładowanie procesu podejmowania decyzji o tym, nad czym pracować na dzień lub tydzień, będziesz oszczędzać czas i energię psychiczną, jeśli chodzi o rzeczywiście dostać się do pracy.

daj czas na blokowanie i grupowanie zadań przez tydzień i zobacz, jak to jest odzyskać kontrolę nad swoim czasem i uwagą.