Time Blocking
” een 40-urige werkweek met tijdblokkering, schat ik, levert dezelfde hoeveelheid output op als een 60+ urige werkweek zonder structuur.”
– Cal Newport, Author of Deep Work
als er één ding kan worden gezegd over de moderne werkplek, is het dit: als u uw schema niet controleert, zal het u controleren.
hoe balanceer je het noodzakelijke kwaad van vergaderingen, e-mail, teamchat en “druk werk” met gerichte tijd voor de dingen waar je echt om geeft? Omdat een digitale kluizenaar worden geen optie is voor de meesten van ons, hebben we concrete strategieën nodig om ons te concentreren in een wereld die ontworpen is om ons af te leiden.
daar komt tijdblokkering bij kijken.
Tijdblokkering (en zijn naaste neven time boxing, task batching en day theming) is een eenvoudige, maar effectieve manier om de controle over uw werkdag terug te nemen.
probeer tijdblokkering als u…
-
Jongleren veel verschillende projecten/verantwoordelijkheden (Jack Dorsey maakt gebruik van dag thematisering twee grote bedrijven tegelijkertijd)
-
te veel tijd Doorbrengen in “reactieve modus”, reageren op e-mail en berichten:
-
Vinden hun dag stukjes door vergaderingen
-
Strijd constante onderbrekingen gedurende de dag
-
Strijd om te vinden van de tijd en mentale ruimte voor groot-foto denken
Deze guide geeft u een overzicht van wat tijd blokkeren, taak batching, en dag thema zijn; hoe een combinatie van deze strategieën kan u helpen uw schema terug te vorderen; en de beste manier om uw agenda en task manager te gebruiken om de tijd te blokkeren zelf beginnen.
Ontdek welke productiviteitsmethode het beste bij u past
ontvang een gepersonaliseerde aanbeveling op basis van uw werkstijl en doelen.
neem de quizExplore op uw eigen
Wat is tijdblokkering?
Tijdblokkering is een tijdbeheermethode die u vraagt om uw dag in blokken tijd te verdelen. Elk blok is gewijd aan het vervullen van een specifieke taak, of groep van taken, en alleen die specifieke taken. In plaats van het bijhouden van een open-ended to-do lijst van dingen die je krijgt om als je in staat bent, je begint elke dag met een concreet schema dat legt uit wat je gaat werken aan en wanneer.
de sleutel tot deze methode is het prioriteren van uw takenlijst vooraf – een speciale wekelijkse beoordeling is een must. Maak de balans op van wat er komt voor de komende week en maak een ruwe schets van uw tijdblokken voor elke dag. Bekijk aan het einde van elke werkdag alle taken die u niet hebt voltooid – evenals alle nieuwe taken die zijn binnengekomen – en pas uw tijdblokken voor de rest van de week dienovereenkomstig aan.
Met dagen die van tevoren zijn geblokkeerd, hoeft u niet voortdurend keuzes te maken over waar u zich op moet concentreren. Het enige wat u hoeft te doen is het volgen van uw tijd geblokkeerd schema. Als u off-task of afgeleid, gewoon kijken naar uw schema en ga terug naar welke taak u Geblokkeerd tijd voor.
graaf dieper
We hebben een aparte, uitgebreide gids voor wekelijkse beoordelingen geschreven die u zal uitleggen hoe u een routine kunt maken die voor u werkt.
tijdblokkeringsvariaties
Tijdblokkering heeft een paar nauwe maar verschillende neven die het overwegen waard zijn: taakbatching, dagthema ‘ s en time boxing.
| methode | Wat is het? | voorbeeld |
|
Tijdblokkering |
dag opdelen in tijdblokken met elk afzonderlijk blok voor het vervullen van een specifieke taak of activiteit en alleen die specifieke taak of activiteit. |
” Ik zal elke dag schrijven van 9: 00 tot 11: 00.” |
|
Task Batching |
” Ik zal al mijn e-mails beantwoorden om 15.00 uur.” |
|
|
dagthema |
“elke maandag zal ik me richten op het maken van content. Elke dinsdag zal ik me richten op content promotie. Elke woensdag zal ik me richten op onderzoek en ideeën. Etc.” |
|
|
Time Boxing |
” morgen schrijf ik 1000 woorden tussen 9.00 en 11.00 uur.” |
Task batching
Task batching is wanneer u soortgelijke (meestal kleinere) taken samen groepeert en Specifieke tijdblokken plant om alles tegelijk te voltooien. Door soortgelijke taken in een groep aan te pakken, beperk je de hoeveelheid context switching die je gedurende je dag moet doen, waardoor je kostbare tijd en mentale energie bespaart. Bijvoorbeeld, het plannen van twee 20 minuten blokken om e-mail te verwerken tijdens de dag is efficiënter dan het controleren van uw inbox elke 15 minuten.
Tijdblokkering past goed bij taakbatching omdat het u bespaart om elke individuele taak in uw agenda te plannen. Gewoon blokkeren stukjes tijd elke dag of week voor wanneer u wilt voltooien een bepaalde partij van activiteiten, bijvoorbeeld, e-mail, facturatie, workouts, vergaderingen, schrijven, coderen, diep werk, boodschappen, maaltijd prep.
dagthema
dagthema is een extremere versie van taakbatching voor mensen met veel verantwoordelijkheidsgebieden die strijden om hun aandacht. Zo moet een ondernemer vaak tegelijkertijd aandacht besteden aan marketing, sales, productontwikkeling, customer support en HR. In plaats van elke dag tijdblokken voor elk verantwoordelijkheidsgebied opzij te zetten, wijdt day theming elke week een volledige dag aan elke verantwoordelijkheid.
Mike Vardy, oprichter van Productivityist, gebruikt dagthema om zijn overkoepelende focus voor elke dag te stellen. Hier is hoe hij zijn week theme:
Het toewijzen van elke dag aan een enkel thema creëert een betrouwbaar patroon van werk en beperkt de cognitieve belasting van context switching verder. Vardy legt uit dat het thema mentale helderheid biedt die hem in staat stelt zich te concentreren op zijn familie:
“wetende wat de dag voor mij betekent, kan ik de dingen krijgen die ik nodig heb en wil bereiken zonder Onbekende ‘zou moeten doen’ items op een to do lijst te zien. Als gevolg daarvan heb ik minder beslissing vermoeidheid en zelfs meer energie als ik tijd doorbrengen met mijn kinderen.”
Time boxing
Time blocking en time boxing worden vaak verward als synoniem, maar er is een belangrijk verschil. Time blocking vraagt u om bepaalde stukjes tijd opzij te zetten om zich te concentreren op een bepaalde taak of activiteit. Bijvoorbeeld, ” Ik zal werken aan een eerste ontwerp van mijn blog post van 9: 00 tot 11: 00 morgen.”
In tegenstelling hiermee vraagt time boxing je om een limiet op te leggen aan hoeveel tijd je aan een specifieke taak besteedt. Hier is een time boxed versie van de tijd blokkeren voorbeeld hierboven: “Ik zal een eerste ontwerp van mijn blogpost morgen tussen 9.00 en 11.00 uur afronden.”
deze zelf opgelegde” time box ” dwingt u om efficiënt te werken omdat u een beperkte tijd hebt om de taak te voltooien. Het kan een leuke manier om jezelf uit te dagen en gamify uw productiviteit.
Waarom is tijdblokkering zo effectief?
deze techniek lijkt eenvoudig op het oppervlak, maar heeft diepgaande gevolgen voor uw vermogen om dingen gedaan te krijgen:
het promoot gefocust “deep work”
Cal Newport, auteur van Deep Work: Rules for Focused Success in a afgeleide World, is een groot voorstander van tijdblokkering. Hij besteedt elke avond 20 minuten aan het plannen van de volgende werkdag:
“soms vragen mensen zich af waarom ik me druk MAAK over zo’ n gedetailleerd niveau van planning. Mijn antwoord is simpel: het genereert een enorme hoeveelheid productiviteit. Ik schat dat een 40-urige werkweek met tijdblokkering dezelfde hoeveelheid output oplevert als een 60-urige werkweek die zonder structuur wordt nagestreefd.”
wanneer u een deel van de tijd plant om aan een enkel project, probleem of taak te werken, brengt u al uw mentale middelen op één ding in plaats van uw aandacht over meerdere taken te spreiden. Hoe meer je “enkele taak”, hoe meer je de mentale spieren die nodig zijn voor diep werk op te bouwen en hoe gemakkelijker het wordt om gefocust te blijven.
graaf dieper
leer meer over Newport ‘ s benadering van zinvolle productiviteit en hoe u meer focus in uw leven kunt opnemen met de Complete Guide to Deep Work.
het helpt u “ondiep werk” efficiënter uit te schakelen
ondiep werk is het drukke werk dat dringend is, maar niet belangrijk om uw langetermijndoelen te bereiken-denk aan papierwerk of het reageren op (de meeste) e – mails. Wanneer u tijd box ondiepe werk, je stelt duidelijke grenzen aan hoeveel tijd je zal besteden aan het. Bovendien vermindert het samenvoegen van soortgelijke taken de kosten van contextoverschakelen. Door al uw oppervlakkige taken samen te voegen in een of twee speciale tijdblokken, kunt u ze efficiënter uitvoeren en de rest van uw werkdag beschermen voor werk met een hogere impact.
het maakt u bewust van hoe u uw tijd besteedt
De meeste mensen zijn slecht in tijdbeheer. We zijn slecht in het inschatten hoeveel tijd taken zullen vergen, en we hebben de neiging om ons toekomstige zelf te overbelasten. Tijdblokkering dwingt je om je huidige prioriteiten en verplichtingen te confronteren en bewust te worden over hoe je je eindige tijd doorbrengt. Voor elke nieuwe verbintenis die je in je leven toelaat, ben je gedwongen om fysieke ruimte te vinden op je kalender. Als gevolg daarvan worden de alternatieve kosten van het zeggen van “ja” concreter en wordt het veel gemakkelijker om “nee”te zeggen.
het gaat perfectionisme tegen
Fuzzy timelines are a perfectionist ‘ s worst enemy. Er is altijd wel iets te verbeteren. Het kan moeilijk zijn om te weten wanneer een open-ended project is voltooid, vooral als je streeft naar perfectie. Op een gegeven moment moet je in staat zijn om “goed genoeg” te zeggen en verder te gaan. Time boxing kan helpen door tijdslimieten op te leggen aan uw projecten. Als u vaak verlengt taken door te proberen om alles precies goed, stel een strikte tijd doos voor het voltooien van de taak en vasthouden aan het.
het helpt u uw doelen na te komen
in het artikel “Beyond good intentions: Onderzoekers Dr.Todd Rogers en Dr. Katherine L. Milkman beoordelen verschillende studies die het idee ondersteunen dat” concrete plannen mensen helpen om hun intenties door te zetten.”
van het volgen van een oefenschema tot het plannen van een griepprik, hadden mensen meer kans om naar hun intenties te handelen wanneer ze een specifieke plaats, datum en tijd voor de activiteit noteerden. Toch vertrouwen de meeste mensen op vage intenties in plaats van op concrete plannen:
“paradoxaal genoeg plannen mensen vaak te weinig wanneer ze met sterke intenties beginnen. Ze geloven ten onrechte dat hun sterke intenties genoeg zijn om hen te stuwen om gewenst gedrag uit te voeren, en dat geloof weerhoudt hen van het gebruik van strategieën die kunnen helpen bij het vertalen van intenties in acties.”
De afhaalmaaltijden: wanneer u uw taken en doelen plant, is de kans groter dat u deze opvolgt. Tijdblokkering dwingt je om concrete plannen te maken die ervoor zorgen dat je elke dag naar je doelen toewerkt. Zoals William Faulkner famously quipte:
” ik schrijf alleen als inspiratie slaat. Gelukkig slaat het elke ochtend om negen uur toe.”
maar zal tijdblokkering werken met mijn taak?
een van de grootste kritieken van tijdblokkering is dat het geen rekening houdt met reactieve banen waar het onmogelijk is om te anticiperen op wat er op een bepaald moment zal komen. Is tijd blokkeren echt een realistische strategie voor een Customer support specialist wiens taak is om te reageren op tickets? Of een accountmanager die beschikbaar moet zijn om te reageren op verzoeken van klanten?
we stellen ja – zelfs een kleine hoeveelheid controle over uw schema kan nuttig zijn, ongeacht wat uw taak is. Cal Newport stelt het zo:
” perioden van reactiviteit met een open einde kunnen worden geblokkeerd, net als elk ander type verplichting. Zelfs als je het grootste deel van je dag blokkeert voor reactief werk, bijvoorbeeld, zal het feit dat je je schema controleert je in staat stellen om een aantal kleine blokken (misschien aan de rand van het schema) te wijden aan diepere bezigheden.”
wanneer uw werkdag wordt gerund door externe krachten, is het gemakkelijk om uw eigen doelen uit het oog te verliezen. Tijdblokkering kan u helpen een groter gevoel van controle te krijgen over zelfs de meest onvoorspelbare schema ‘ s.
enkele veelvoorkomende tijdblokkeringsfouten en hoe deze te vermijden
terwijl tijdblokkering in theorie vrij eenvoudig is, kan het in de praktijk moeilijk zijn om je aan te houden. Hier zijn enkele tips om u te helpen de methode met succes toe te passen (en geen slaaf te worden van uw agenda tijdens het proces):
onderschatting van uw tijd
U zult beter worden in het schatten hoe lang taken tijd in beslag nemen, maar totdat u uw instincten hebt aangescherpt, moet u aan de kant van het blokkeren van te veel tijd voor taken in plaats van te weinig. Pad uw schema met extra tijd om te voltooien en de overgang tussen taken. U kunt zelfs maken “voorwaardelijke blokken” van de tijd die u kunt tappen in als je achterop raakt.
probeer deze tools
Verbeter uw gevoel van hoe lang u daadwerkelijk besteed aan taken met time trackers zoals RescueTime of Toggl.
te rigide
dingen zullen komen en ruïneren uw plannen. Maar houd in gedachten, uw plan is een gids om te helpen uw aandacht te richten op wat belangrijk is, niet een bindend contract.
Even productivity expert Cal Newport bewerkt zijn plannen gedurende de dag door originele tijdblokken door te halen en ze te vullen met bijgewerkte plannen als de omstandigheden vereisen:
Newport gaat om met veranderingen in zijn schema door het te zien als een spel:
” dit soort planning is voor mij als een schaakspel, met blokken werk die zo worden verspreid en gesorteerd dat projecten groot en klein allemaal lijken te klikken in voltooiing met (net genoeg) tijd over.”
zie uw tijdblokken als een flexibele manier om jezelf uit te dagen, niet strikte hulpmiddelen om jezelf te straffen als je tekort komt.
overschrijven van uw vrije tijd
Hoewel van Elon Musk en Bill Gates is gezegd dat ze hun dagen tot stappen van 5 minuten plannen, kan overschrijven van uw vrije tijd een zelfvernietigende oefening zijn. Studies hebben aangetoond dat het plannen van vrijetijdsbesteding een “uniek dempend effect” heeft op het algemene plezier van de activiteit.
in plaats daarvan kunt u de tijd blokkeren om de verbinding te verbreken en te ontspannen zonder een vast plan voor hoe u die tijd zult doorbrengen. Het geeft je de flexibiliteit om spontaan te beslissen wat je wilt doen — vrienden bellen om iets te drinken? Bekijk die nieuwe Xbox game? Lezen? Wat je ook beslist, vergeet niet om ten minste een deel van je vrije tijd vrij te houden.
Tijdblokkering met Todoist
U kunt tijdblokkering implementeren met elk gereedschap, maar in deze sectie zullen we ons richten op het gebruik van Todoist naast uw favoriete agenda – app-of zelfs goede, oude, fasioned pen en papier. We behandelen hoe je drie verschillende tijdblokkeringsvariaties kunt implementeren: taak batching, dag thema, en het plannen van individuele taken.
variatie in Task batching
strikte tijdblokkering – het toewijzen van een tijdblok aan elke individuele taak – kan vervelend en moeilijk in de loop van de tijd te handhaven zijn. We raden aan om tijdblokkering en taakbatching te combineren voor een meer gestroomlijnd systeem. In plaats van één tijdsblok per individuele taak, wijst u een tijdsblok toe voor elke Taakcategorie die u samen batcht. Zo ziet dat eruit in de praktijk:
bepaal eerst welke brede categorieën werk in uw dagelijkse of wekelijkse schema moeten worden weerspiegeld. Een freelance schrijver kan bijvoorbeeld de volgende categorielijst hebben:
-
Email
-
Work admin
-
Sales
-
Meetings
-
Research
-
Writing
-
Professional Development
-
Yoga
-
Meal prep
-
Personal admin
-
Reading
-
Free time
ga nu zitten met uw favoriete agenda-app of papierplanner en maak tijdblokken voor de komende week die de tijden weergeven waarop u aan elke categorie zult werken. Zorg ervoor dat al uw prioriteiten en verplichtingen voldoende ruimte op uw agenda krijgen. Als je merkt dat je moeite hebt om ruimte te vinden, moet u misschien beginnen met het verminderen van uw verplichtingen. Het eindresultaat zal er ongeveer zo uitzien:
Als u het moeilijk vindt om zich aan uw digitale schema te houden, raden wij u aan uw dagje uit op papier te plannen. Een papieren schema dwingt je om elke dag opnieuw te beginnen en maakt het gemakkelijk om dingen uit te krabbelen en aan te passen als de dag vordert. Plus, het is ook makkelijker om uw papieren schema open te houden op uw bureau als een zichtbare herinnering aan wat je had gepland om zich te concentreren op.
Als u bij een bedrijf werkt met gedeelde agenda ‘ s, kunt u het nuttig vinden om publiekelijk de tijd voor “diep werk” af te sluiten om een voldoende deel van de dagvergadering vrij te houden. Khoi Vinh, een hoofdontwerper bij Adobe, gebruikt deze strategie op zijn kantoor:
“ik zoek blokken tijd op mijn agenda die ik kan afzetten voor”diep werk”. Soms zal Ik bewegen rond vergaderingen om langere aaneengesloten blokken te creëren, en dan zal ik een vergadering genaamd “Niet boeken” of, als ik vermoed dat iemand zal negeren, Ik zal het iets noemen als “Collaboration Session” of “Research Review.”Je moet geslepen worden.”
U hebt nu tijdblokken voor elke categorie, maar u moet nog steeds weten aan welke specifieke taak – of groep taken – moet worden gewerkt als het zover is. Dat is waar een task manager als Todoist komt in.
Maak een Todoist-label aan voor elke categorie die u in stap één hebt gemaakt, bekijk dan al uw huidige taken en wijs aan elke categorie het juiste label toe.
wanneer u nu bij een tijdsblok komt, hoeft u alleen maar de bijbehorende labellijst op te halen en uit de relevante taken te kiezen. Taken met datums zullen automatisch worden gesorteerd aan de bovenkant, zodat u weet wanneer er iets te wijten is snel en heeft uw aandacht eerst nodig.
Todoist Tip
U kunt ook een nieuwe filter maken met een zoekopdracht als “@personal_admin & 7 dagen” om alleen de taken voor de komende week met dat specifieke label.
om er zeker van te zijn dat er niets door de barsten glipt, moet elke taak een label hebben. Echter, je zult waarschijnlijk vinden dat niet elke categorie moet worden gevolgd in Todoist. Bijvoorbeeld, wilt u misschien bijhouden van uw vergaderingen of oefenklassen te houden in uw agenda in plaats van in uw Taakbeheer. En zoals we al eerder zeiden, je wilt je vrije tijd niet overprogrammeren. Experimenteer met uw setup om erachter te komen wat zinvol is voor uw specifieke omstandigheden.
variatie in dagthema
Als u tijdblokkering probeert en u nog steeds te verstrooid en niet gefocust voelt, wilt u misschien dagthema ‘ s uitproberen. Wij raden deze gratis Skillshare cursus door Mike Vardy. Hij begeleidt je door het opzetten van een Day theming systeem, inclusief gedetailleerde voorbeelden met behulp van zowel papier en Todoist.
tijdblokken plannen voor individuele taken
natuurlijk, als u een meer gedetailleerd schema wilt behouden, kunt u altijd aparte tijdblokken maken voor elke taak. De makkelijkste manier om dat te doen met Todoist is via de 2-weg integratie met Google Calendar.
bij het opzetten van de integratie:
-
Maak een nieuwe agenda aan voor alleen uw Todoist-taken, zodat u ze kunt in-en uitschakelen in uw agenda als u dat nodig hebt.
-
kies om uw gehele Todoist account te synchroniseren of maak aparte agenda ‘ s voor elk van uw Todoist projecten.
-
kies om taken met slechts een vervaldatum te synchroniseren naast taken met een vervaldatum en tijd.
elke Todoist-taak met een datum en tijd wordt automatisch weergegeven als een gebeurtenis in uw nieuwe Todoist-agenda. Elke taak met een datum maar geen tijd zal verschijnen als een dag lang evenement.
geef tijdens uw wekelijkse beoordeling elke taak die u wilt uitvoeren een datum en/of begintijd door iets als” Monday at noon “of” Every Friday at 9am ” in het taakveld te typen. Todoist herkent en markeert automatisch de datum en stelt deze in wanneer u de taak opslaat.
wanneer u nu uw dagelijkse of wekelijkse weergave in uw agenda opent, ziet u elk van uw taken gepland als afzonderlijke gebeurtenissen (ook bekend als uw tijdblokken). U kunt uitbreiden, verkorten, bewerken en verplaatsen van uw tijd blokken in uw agenda. Alle wijzigingen die u in Google Calendar maakt, worden automatisch gesynchroniseerd met uw Todoist (en vice versa).
het plannen van uw dagen en weken van tevoren kan een verspilling van kostbare tijd lijken die u zou kunnen gebruiken om daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen. Maar als je je kalender niet controleert, is het makkelijk om afleidingen het over te laten nemen. Door front-loading uw besluitvorming over wat te werken op voor de dag of week, u bespaart tijd en mentale energie als het gaat om daadwerkelijk aan het werk.
probeer een week lang tijdblokkering en taakbatching en kijk hoe het voelt om de controle over uw tijd en aandacht terug te nemen.
Tijdblokkering voor teams
Tijdblokkering is ook een krachtig hulpmiddel om de productiviteit van teams te verhogen. Leer hoe we de principes van tijdblokkering en taakbatching op teamniveau hebben toegepast om langetermijnprojecten te combineren met kortetermijnbehoeften.