Algemeen

Q. een van onze medewerkers heeft al een NHSmail adres. Moet Ik hun naam invoeren in het registratieportaal?
nr. Als er een persoon in uw apotheek die al een nhsmail persoonlijke account (eindigend op @nhs.net), moeten ze niet worden opgenomen in de gegevens die u indient bij de nhsmail registratie portal om te voorkomen dat een duplicaat account wordt aangemaakt. Zodra het gedeelde nhsmail-account is ingesteld voor de apotheek, kan de eigenaar van de gedeelde postbus van de apotheek het persoonlijke nhsmail-account van het personeelslid koppelen aan het gedeelde postbus-adres.

Q. kunnen persoonlijke nhsmail-accounts worden gekoppeld aan meer dan één gedeelde nhsmail-account in de apotheek?
Ja.

Q. hoeveel persoonlijke nhsmail-accounts kunnen per apotheek worden opgezet?
behalve in uitzonderlijke omstandigheden kunnen per apotheek maximaal 10 nieuwe persoonlijke nhsmail-accounts worden aangemaakt. Contractanten moeten nagaan welke personeelsleden het meest geschikt zijn om toegang te krijgen tot het gedeelde Nhsm-e-mailadres. Het personeel van locum zou bijvoorbeeld geen toegang nodig hebben als een ander personeelslid dat dienst heeft wel toegang heeft; dit hoeft geen apotheker te zijn.

Q. Hoe activeer ik mijn persoonlijke nhsmail-account?
zodra u uw gebruikersnaam (verzonden naar het e-mailadres waarmee u zich hebt geregistreerd) en het tijdelijke wachtwoord verzonden naar uw mobiele telefoonnummer hebt ontvangen, kunt u uw account activeren door:

• nhs.net;
• klik op de login-knop;
• voer uw NHSmail-gebruikersnaam in;
• voer het wachtwoord in dat naar uw mobiele telefoon wordt verzonden;
• de gebruikersovereenkomst bekijken en accepteren die op uw scherm verschijnt; en
• dan moet u een e-mail ontvangen waarin u bevestigt dat u het account hebt geactiveerd.

merk op dat elke persoon met een nhsmail-account de activering moet uitvoeren.

meer informatie over het activeren van uw account is beschikbaar in Guide for community apotheken using NHSmail (November 2017).

Q. Ik heb geen wachtwoord ontvangen voor de gedeelde mailbox van mijn apotheek; Hoe activeer ik de gedeelde mailbox?
U hoeft geen gedeelde mailbox te activeren en u ontvangt geen wachtwoord voor een gedeelde mailbox, omdat alle geautoriseerde gebruikers van de gedeelde mailbox toegang hebben tot de mailbox via hun persoonlijke nhsmail-account.

Q. Hoe wordt NHSmail benaderd wanneer de apotheek wordt gedekt door een plaatselijke apotheker? Zijn er regelingen voor locum-medewerkers om persoonlijke nhsmail-accounts te hebben?
Een gedeelde apotheek-mailbox voor een apotheek kan nu tot tien individuele accounts als standaard hebben verbonden (zie FAQ direct hieronder) en daarom kunnen alle medewerkers die regelmatig op het terrein werken een individuele account krijgen die ‘linkt’ naar de gedeelde apotheek-mailbox. Individuele rekeningen kunnen worden verkregen door apothekers, counter assistenten, dispensers, technici of iemand anders binnen het team. Ervoor zorgen dat een aantal mensen toegang hebben tot de gedeelde brievenbus van de apotheek kan helpen om ervoor te zorgen dat zelfs als er in de toekomst onverwachte afwezigheden zijn, het team in staat zal zijn om toegang te krijgen tot de gedeelde mailbox.

voor locum-apothekers die regelmatig in een apotheek werken, kan de apothekerscontractant met de nhsmail-eigenaar van de apotheek bepalen of de individuele rekeningen van bepaalde locum-apothekers al dan niet worden gekoppeld aan de gedeelde brievenbus van de apotheek. Er is echter een proces om door te gaan voor het koppelen en ontkoppelen, en het proces is mogelijk niet nodig wanneer andere leden van het team al toegang hebben tot de gedeelde mailbox.

voor locum apothekers die geen nhsmail-individuele account hebben, maar menen dat ze er een nodig hebben, kunnen ze er een aanvragen als ze een sponsorende organisatie (bijvoorbeeld local Clinical Commissioning Group (CCG), hospital, community pharmacy) veiligstellen, en mogelijk enige schriftelijke ondersteuning toevoegen om hun verzoek om een account te ondersteunen en er kan een zaak moeten worden ingediend om de redenering uit te leggen dat er een nodig is.

Q. Ik wil graag meer dan tien individuele nhsmail-accounts koppelen aan de gedeelde nhsmail-mailbox; hoe krijg ik meer dan tien individuele accounts en heb ik deze verbonden met de gedeelde mailbox van de apotheek?
maximaal 10 individuele nhsmail-accounts moeten geschikt zijn voor de meeste apotheekbedrijven. Uw regionale NHS England en NHS Improvement team zal echter in staat zijn om meer dan 10 accounts te machtigen om toegang te krijgen tot de gedeelde mailbox, maar ze zullen dit alleen doen wanneer dit wordt gevraagd met een geldige reden om ze nodig te hebben.

opmerking: De standaardgrens van 10, zoals hierboven uiteengezet, werd verhoogd, nadat deze eerder was vastgesteld op 3. De creatie van een nieuwe persoonlijke NHSmail voor een nieuw medewerker bij de apotheek wordt uitgelegd in een FAQ hieronder.

Q. heb ik een wachtwoord nodig om mijn nhsmail-account te gebruiken? Wat is het wachtwoordbeleid?
Ja, elke medewerker heeft zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot NHSmail voor zowel zijn persoonlijke als elke gedeelde mailbox waartoe hij gemachtigd is. U moet ervoor zorgen dat uw account actief blijft door uw wachtwoord ten minste elke 365 dagen te wijzigen, anders kan het worden gedeactiveerd of verwijderd uit de service.

NHS Digital introduceerde vanaf Mei 2019 een verbeterd nhsmail wachtwoordbeleid, dat minder frequente wachtwoordwijzigingen bevatte.

De wachtwoorden van NHSmail-gebruikers worden 365 dagen geldig in plaats van de vorige 90-dagen verlopen. Deze verandering volgt PSNC, namens de Community Pharmacy IT Group (CP ITG), lobbyen NHS Digital over haar aanpak van frequente gedwongen wachtwoordwijzigingen voor nationale systemen, waaronder NHSmail. PSNC vroeg NHS Digital om te overwegen de richtlijnen van het National Cyber Security Centre (NCSC) toe te passen, waarin staat:

“regelmatig wijzigen van wachtwoorden schaadt eerder dan verbetert de veiligheid, dus vermijd het plaatsen van deze last op gebruikers”.

NHSmail-gebruikers zullen binnen 45 dagen na de invoering van het nieuwe beleid op de hoogte worden gesteld dat zij hun wachtwoord moeten wijzigen. Het nieuwe beleid neemt ook een aantal van de andere wachtwoordrichtlijnen van de NCSC aan; nieuwe nhsmail wachtwoorden moeten criteria volgen, waaronder:

• een minimumlengte van 10 tekens zonder een mix van karaktertypen te vereisen;
• komt niet overeen met uw vorige vier wachtwoorden;
• niet gedetecteerd als een gemeenschappelijk wachtwoord, bijvoorbeeld password1234; en
• niet gedetecteerd als een geschonden wachtwoord (een wachtwoord dat wordt gebruikt voor een account dat eerder is gecompromitteerd).

Toptip: NCSC beveelt aan dat een sterk en gedenkwaardig wachtwoord wordt aangemaakt door drie willekeurige woorden te kiezen, bijvoorbeeld ‘planeyellowbread’.

Q. Ik heb gegevens ontvangen van de gedeelde NHSmail-account van de apotheek, maar niet mijn persoonlijke nhsmail-account. Wat moet ik doen?
Als u gegevens van uw gedeelde NHSmail-account hebt ontvangen en niet uw persoonlijke nhsmail-account, moet u e-mailen [email protected], het uitleggen van het probleem en het verstrekken van uw voor-en achternaam, De apotheek ODS-code en het e-mailadres van de apotheek gedeelde mailbox.

Q. Ik heb de gegevens van mijn persoonlijke nhsmail-account ontvangen, maar niet de gedeelde nhsmail-account van de apotheek. Wat moet ik doen?
Als u gegevens van uw persoonlijke nhsmail-account hebt ontvangen en niet uw gedeelde NHSmail-account, moet u mailen naar [email protected], het uitleggen van het probleem en het verstrekken van uw voor-en achternaam en apotheek ODS-code.

Q. ik ben een extended hours Apotheek; Hoeveel mensen hebben toegang tot de gedeelde mailbox in mijn apotheek?
er is geen beperking op het aantal gebruikers dat toegang kan krijgen tot een gedeelde mailbox via hun persoonlijke NHSmail-account.

Q. als ik e-mail [email protected] hoe snel krijg ik een reactie?
Het Pharmacy admin team zal ernaar streven om uw aanvraag zo snel mogelijk te beantwoorden. De apotheek service desk is beschikbaar tussen 9: 00-17: 00 Maandag-vrijdag met uitzondering van feestdagen en kan worden gecontacteerd op [email protected].

buiten deze uren kunnen eenvoudige taken, zoals het opnieuw instellen van wachtwoorden, worden uitgevoerd door de nationale Servicedesk van NHSmail (0333 200 1133). Complexere taken, die ontstaan uit uren, kunnen worden gelogd door e-mailen [email protected] of door te bellen naar de nationale Service Desk (0333 200 1133) en deze kwesties zullen worden behandeld door de apotheek admin team wanneer ze de volgende beschikbaar zijn.

Q. Waarom is een mobiel telefoonnummer nodig om mijn account aan te maken? Hoe wordt het telefoonnummer gebruikt?
bij het aanvragen van een NHSmail-account moet een mobiel telefoonnummer worden opgegeven, aangezien tijdelijke wachtwoorden via een sms naar het opgegeven mobiele nummer worden verzonden.

wanneer u voor de eerste keer inlogt op uw account, wordt u gevraagd het Acceptable Use Policy (AUP) te accepteren. In dit stadium wordt u ook gevraagd om veiligheidsvragen op te stellen. Deze zijn vereist omdat u deze vragen moet kunnen beantwoorden als u bent uitgesloten van uw account of uw wachtwoord bent vergeten, zodat u een self-service wachtwoord opnieuw kunt instellen. Als u een wachtwoord opnieuw wilt instellen en uw beveiligingsvragen niet kunt beantwoorden (of nog niet hebt ingesteld), gebruikt de helpdesk het mobiele telefoonnummer dat u hebt opgegeven om u te authenticeren.

in de zomer van 2019 is een wijziging aangebracht, zodat alle bestaande NHSmail-gebruikers die zijn aangesloten op de pharmacy directory ‘container’, en alle volgende nieuwe nhsmail-gebruikers die zijn aangesloten op de pharmacy directory, hun mobiele nummer automatisch hebben verborgen voor de NHS Directory. Veel Community pharmacy nhsmail gebruikers meldden geen toegang te hebben tot een werk mobiele telefoon, dus dit betekent dat persoonlijke mobiele telefoonnummers werden vermeld.

u kunt ervoor kiezen om uw mobiele nummer zichtbaar te maken zodat het in de NHS-map verschijnt door het volgen van het verbergen / zichtbaar maken van uw mobiele telefoonnummer uit de NHS-Directory guidance (nhsmail support site guidance).

opmerking: de apotheek admin nhsmail helpdesk zal toegang blijven hebben tot het mobiele telefoonnummer van een NHSmail gebruiker, ongeacht of het verborgen is in de NHS Directory of niet. Deze toegang is vereist voor het authenticeren van een gebruiker voor het opnieuw instellen van een wachtwoord, account lockouts en ook voor het contacteren van gebruikers die inactief worden op het nhsmail platform.

De NHS-Map is alleen toegankelijk voor legitieme gebruikers van NHSmail

Q. Hoe kan ik mijn mobiele nummer zichtbaar maken uit de NHS-map?
standaard moet uw mobiele nummer dat tijdens het registratieproces is ingevoerd, verborgen zijn in de NHS-Directory, maar kan het zichtbaar zijn voor de apotheek admin nhsmail helpdesk. U kunt ervoor kiezen om uw mobiele nummer zichtbaar te maken uit de NHS Directory door het volgen van de hoe zichtbaar te maken / verbergen van uw mobiele telefoonnummer uit de NHS Directory guidance (nhsmail support site guidance). De NHS Directory kan alleen worden benaderd door legitieme gebruikers van NHSmail. Lees de FAQ hierboven voor meer informatie.

Q. Wat als ik mijn wachtwoord ben vergeten, mijn beveiligingsvragen niet kan beantwoorden en geen mobiel telefoonnummer heb dat kan worden gebruikt als authenticatie?
U moet contact opnemen met de eigenaar van de gedeelde mailbox van uw bedrijfsaccount en zij moeten contact opnemen met de helpdesk om te bevestigen dat zij u kunnen verifiëren en hen vragen uw wachtwoord opnieuw in te stellen. De nationale helpdesk zal de eigenaar van de gedeelde mailbox vragen om het mobiele telefoonnummer te bevestigen waarnaar het tijdelijke wachtwoord moet worden verzonden. Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de gedeelde mailbox om ervoor te zorgen dat lokale validatiecontroles op personen zijn voltooid.

Q. Ik ben eigenaar van een gedeelde mailbox, waarvoor is het mobiele telefoonnummer dat ik heb opgegeven?
gedeelde mailbox eigenaren zijn verplicht om een mobiel telefoonnummer te verstrekken waar ze toegang toe hebben, en zijn het eerste aanspreekpunt voor de nationale helpdesk om contact mee op te nemen – als een ander personeelslid in de apotheek zijn wachtwoord vergeet en zijn veiligheidsvragen niet kan beantwoorden en dat personeelslid geen mobiel telefoonnummer heeft vermeld.

Q. Wat als ik mijn mobiele telefoon niet kan meenemen naar mijn werk?
Als u uw mobiele telefoon niet aan het werk kunt nemen en daarom uw account niet kunt activeren vanaf een werkcomputer, kunt u zich voor het eerst aanmelden op uw account vanaf een andere computer, bijvoorbeeld thuis. U ontvangt een e-mail naar uw persoonlijke e-mailadres dat u bij de registratie hebt opgegeven, met daarin uw nieuwe e-mailadres en instructies over hoe u inlogt op uw account. Als u geen thuiscomputer of internettoegang hebt, kunt u een notitie maken van uw wachtwoord en uw account instellen wanneer u op het werk bent. Het wordt echter aanbevolen dat u uw mobiele telefoon bij u heeft wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt bij uw account, omdat het wachtwoord een mix van verschillende tekens en hoofdletters en kleine letters bevat.

Q. Wat moet u doen als u naar een andere apotheek verhuist of de apotheek helemaal verlaat?
Als u uw apotheek verlaat, moet u de eigenaar van de gedeelde mailbox op de hoogte stellen die uw NHSmail-account zal verwijderen uit de gedeelde mailbox van de apotheek die u verlaat. Uw nhsmail-account kan worden toegevoegd aan elke nieuwe gemeenschap apotheek die u toetreden door contact op te nemen met de gedeelde mailbox eigenaar voor die site. Als u de eigenaar van de gedeelde mailbox bent, moet u contact opnemen met de nationale helpdesk op [email protected] of door te bellen naar 0333 200 1133 en te vragen om uw machtigingen te verwijderen uit de gedeelde mailbox en te adviseren wie er nu moet worden toegevoegd als de gedeelde mailbox eigenaar.

indien u de apotheeksector verlaat of geen nieuwe functie bij een andere communautaire apotheek aanneemt, neem dan contact op met de nationale helpdesk van [email protected] wie zal uw account markeren als een’leaver’. Uw account wordt na 30 dagen definitief verwijderd.

Pharmacy teamleden die bij een NHS-organisatie overstappen van een community pharmacy naar een klinische pharmacy-functie, kunnen hun nhsmail-account naar hun nieuwe functie overdragen door de lokale beheerder van NHSmail in hun nieuwe organisatie te vragen hun account aan te merken als een ‘joiner’. Dit moet gebeuren binnen 30 dagen nadat het account is gemarkeerd als een ‘leaver’ om ervoor te zorgen dat het niet wordt verwijderd.

opmerking: Nhsmail-accounts die gemarkeerd zijn als’ leavers ‘ worden na 30 dagen definitief verwijderd als er geen nieuwe organisatie is geïdentificeerd. Daarnaast worden NHSmail-accounts die 90 dagen niet worden gebruikt, gedeactiveerd en na nog eens 30 dagen definitief verwijderd.

Q. Wat moet ik doen als een nieuw personeelslid lid wordt van de community pharmacy en een NHSmail-account moet worden aangemaakt/gekoppeld/ontkoppeld? (Of wat te doen als u extra accounts naast de standaard tien gekoppelde accounts nodig hebt?)

Als u lid wordt van een community pharmacy en al een NHSmail-account hebt, moet u de eigenaar van de gedeelde mailbox vragen om uw account te koppelen aan de gedeelde mailbox. Indien nodig kan een technische vraag om bijstand worden gesteld.

als de nieuwe medewerker nog geen persoonlijk account heeft en de apotheek minder dan 10 gebruikersaccounts heeft, moet de eigenaar van de gedeelde mailbox een vraag stellen bij de nationale helpdesk van de apotheek via hun gedeelde NHSmail en naar [email protected] om te vragen om het persoonlijke account aan te maken. Het verzoek moet omvatten: Apotheekteamleden vullen hun naam, alternatief e-mailadres en hun mobiele telefoonnummer in.

de nieuwe medewerker moet de eigenaar van de gedeelde mailbox zijn mobiele telefoonnummer geven, aangezien het wachtwoord via een sms wordt verzonden.

als uw apotheek al 10 persoonlijke gebruikersaccounts heeft aangemaakt, moet de eigenaar van de gedeelde mailbox mogelijk een e-mail sturen naar het regionale NHS England en NHS Improvement team, waarbij hij aangeeft waarom meer dan 10 accounts moeten worden aangesloten op de gedeelde mailbox, en hem vraagt een extra account goed te keuren dat wordt aangemaakt. Als het aanvullende verzoek wordt goedgekeurd, moet het regionale team de nationale helpdesk van de apotheek e-mailen op [email protected] aangeven dat uw extra account is goedgekeurd en vragen om het account aan te maken en te koppelen. Ook hier moet de nieuwe medewerker zijn persoonlijke mobiele telefoonnummer opgeven, omdat zijn wachtwoord via een sms naar hem wordt verzonden.

de nieuwe medewerker moet ervoor zorgen dat zijn persoonlijke account is gekoppeld aan het gedeelde account nadat zijn persoonlijke account is aangemaakt. Ofwel de nhsmail apotheek eigenaar, of de apotheek admin helpdesk moet in staat zijn om te helpen met de koppeling.

zodra het personeel van de apotheek een communautaire apotheek verlaat, kunnen zij op dezelfde wijze worden ontkoppeld.

ODS/ownership / consolidations change

voor IT-overwegingen verwijzen we naar: psnc ‘ s checklist: Change of pharmacy circumstance guide: ODS-codes en planning vereist als uw ODS-code verandert. Met betrekking tot NHSmail:

Q. Wat te doen met NHSmail voor consolidaties?

wanneer een communautaire apotheek de consolidatie wijzigt, moet de huidige eigenaar van een gedeelde brievenbus van een apotheek die zich “sluit” in een andere apotheek proactief stappen ondernemen om de eigendom over te dragen aan de nieuwe eigenaar door een e-mail van de gedeelde brievenbus naar de nationale administratiedienst te sturen met het verzoek om passende maatregelen. Voor alle huidige medewerkers van de community pharmacy die een NHSmail-gebruikersaccount hebben gekoppeld aan de gedeelde mailbox en niet meer in dienst zijn bij de apotheek, stuur dan een e-mail vanuit de gedeelde mailbox naar de nationale administratiedienst met het verzoek om deze gebruikers te verwijderen.

Opmerking: Zorg ervoor dat er een medewerker werkt bij de community pharmacy die altijd een NHSmail-account heeft gekoppeld aan de gedeelde mailbox.

Q. Wat is het proces in het geval van een verandering in de apotheek (bv. ODS/eigenaar/locatie)?

in de IT / ODS change checklist wordt dit onderwerp vermeld en hieronder wordt meer informatie gegeven.

1. als uw ODS-code of-adres verandert, dient u contact op te nemen met het Nhsmail Pharmacy Admin team ([email protected]) om hen te vragen om uw nhsmail premises shared account e-mailadres indien nodig aan te passen. Uw nieuwe e-mailadres kan de nieuwe ODS-code / adres bevatten als die er is. Uw oude e-mailadres kan worden gepensioneerd en/of kan omleiden naar de juiste account. Als apotheekmedewerkers die een persoonlijk nhsmail-account hebben dat toegang heeft tot het gedeelde account, niet langer in dienst zijn bij de apotheek, volg dan contact op met de Nhsmail-beheerder om hun verwijdering uit de gedeelde mailbox te vragen en ook die nieuwe medewerkers te koppelen die nodig zijn. Zorg ervoor dat je nog steeds medewerkers met persoonlijke nhsmail-accounts hebt die toegang hebben tot het lokaal gedeelde account. Tijdens eigendomswijzigingen kan de uitgaande eigenaar de overdracht van een oudere mailbox ondersteunen om de continuïteit van een mailbox te garanderen – bijv. er is dus geen vertraging/verstoring van e-mails met betrekking tot patiënten verwijzingen gecommuniceerd naar oudere gedeelde adressen. Een uitgaande eigenaar kan verzoeken indienen bij NHSmail. De inkomende eigenaar moet mogelijk afspraken maken met de uitgaande eigenaar voorafgaand aan de wijzigingsdatum. De uitgaande en inkomende eigenaar kan ook nodig zijn om ervoor te zorgen dat de juiste regelingen zijn in plaats, bijvoorbeeld als er een overdracht van de mailbox die relevante e – mails worden verwijderd indien nodig-ervoor te zorgen patiënt verwachtingen blijven worden voldaan. Indien nodig kunnen alle e-mails worden verwijderd of kan een nieuw account worden ingesteld. Zowel de uitgaande als inkomende eigenaar zal moeten de Data Security en Protection Toolkit eenmaal te voltooien binnen elk boekjaar, hoewel het toegestaan kan zijn dat wanneer de wijzigingsdatum is dicht de toolkit deadline dat de inkomende eigenaar instapniveau zal voltooien om NHSmail gebruik te ondersteunen met de volledige Toolkit later voltooid.
2. na de wijziging: Controleer of er aanpassingen zijn gemaakt door een test-e-mail naar uw account te sturen, en controleer vervolgens of u kunt inloggen en de e-mail kunt bekijken . Als de inkomende eigenaar de afspraken niet kon afronden, bestaat de kans dat er een nieuwe gedeelde mailbox nodig is. Merk op dat de apotheek niet standaard verschijnen in de apotheek gedeelde mailbox registratie portal, omdat dit portaal kan meestal de lijst van apotheken die niet hebben gehad een gedeelde mailbox bevatten. Een ticket naar [email protected] kan ondersteunen dat de apotheek wordt toegevoegd aan deze portal lijst, indien nodig.