Je bent hier omdat je moet weten hoe je een RFP voor webdesign of redesign moet schrijven. Een RFP is wat agentschappen gebruiken om uw project te beoordelen en vervolgens u te voorzien van een voorstel. Bij Big Drop ontvangen we tonnen RFP ‘ s, variërend van kleine bedrijven tot Fortune 500–bedrijven-sommige zijn goed, sommige zijn slecht en sommige waar we niet meer over spreken. Wat we hebben uitgelegd, is hoe je een RFP voor uw website voor te bereiden en hoe je een geweldige te creëren. Immers, hoe grondiger u kunt zijn met uw RFP, hoe nauwkeuriger uw voorstel zal zijn.

wat maakt een goede RFP?

wanneer u een website nodig hebt, is het eerste wat u doet het samenstellen van een web redesign request for proposal. Het indienen van uw RFP bij meerdere bureaus is gebruikelijk en altijd een goed idee — het is hoe u een idee krijgt van wat er echt nodig is om uw project en visie tot leven te brengen. Nadat u uw verzoek hebt ingediend, zullen agentschappen reageren met een voorgestelde oplossing die de omvang van het werk, de tijdlijn en de kosten voor uw website schetst. Typisch, deze uitwisseling wordt gevolgd door een kort telefoontje en een vraag en Antwoord sessie.

zie uw RFP als een eerste indruk voor potentiële partners. Een geweldige RFP zet het podium voor een geweldige samenwerking. Een geweldige RFP is duidelijk, beknopt en komt meteen ter zake. U hoeft niet over de technische know-how te beschikken om een RFP te maken. In feite hebben de meeste van de beste RFP ‘ s die we ontvangen geen vermelding van code of technisch jargon (we horen genoeg ontwikkelaars praten op een dagelijkse basis). Als u weet welke integraties u wilt gebruiken (MailChimp, HubSpot, Marketo) dan lijst ze in uw RFP e-mail aan leveranciers. Zo niet, vergeet het dan. Je hoeft niet alle antwoorden te hebben. Immers, dat is de reden waarom je in de eerste plaats het huren van een agentschap, dus laat het aan de profs om het uit te zoeken.

laten we het recht zetten: RFP ‘ s hoeven niet saai te zijn. Het zijn jouw zaken waar we het hier over hebben, dus maak het leuk. Bij Big Drop weten we een ding of twee over RFP ‘ s, dus gebruik onze richtlijnen die we hebben samengesteld als uitgangspunt, in plaats van regels (We zijn nooit groot geweest op die). Houd het simpel, denk na over elke sectie en maak het leuk. Aan het eind van de dag bouwen we iets nieuws voor de toekomst van uw bedrijf, dus wees enthousiast!

Hier is wat een RFP-overzicht moet bevatten:

1. samenvatting
2. Achtergrond
3. kerndoelstellingen
4. projectomvang en uitvoering
5. Sitemap
6. tijdlijn & mijlpalen
7. functionele/technische vereisten
8. Budget
9. selectiecriteria

samenvatting

als u niet zeker weet wat u moet schrijven, is het eerste waar u mee moet beginnen uw project samenvatting. Het moet een inleiding geven tot uw bedrijf en de reden voor het indienen van uw RFP. Vertel uw potentiële leverancier wat u hoopt voor hen te bereiken en lay-out eventuele problemen die u of uw gebruikers geconfronteerd met uw huidige site. Hier is een kort voorbeeld van de RFP-samenvatting:

voorbeeld: de naam van ons bedrijf is Initech. Wij werken software bij voor grote bedrijven en organisaties. We zijn op zoek naar een website revamp. Onze gebruikers melden dat ze niet kunnen vinden wat ze zoeken op onze site en het ontwerp is gedateerd.

waarom dit belangrijk is: het gedeelte van het verzoek om een voorstel komt ter zake. Het vertelt de lezer van uw voorstel wie u bent en waarom u het indienen van een RFP aan hen. Dit zet de toon voor de rest van het voorstel.

bedrijfsachtergrond

Geef een korte geschiedenis van uw organisatie. (Bijzondere nadruk op het kort). Vertel uw leverancier wie u bent, in welke branche u actief bent en beschrijf uw typische publiek of klant. Het helpt ook om uw potentiële agentschap te laten weten wie je bent. Bent u een marketingcoördinator of een belangrijke beslisser binnen uw organisatie? Weten wie er spreekt, is belangrijk. Of je nu een ouder, meer gevestigd bedrijf of een opkomende startup, de sleutel hier is om potentiële leveranciers te laten weten wie je bent en wat je bent alles over.

voorbeeld: bij Initech kiezen onze klanten voor ons omdat we kwaliteit leveren. Wat ons onderscheidt van onze concurrenten is dat we de meest ervaren in onze Industrie en zijn in het bedrijfsleven voor 30 jaar.

waarom dit belangrijk is: De achtergrond van uw bedrijf of organisatie vertelt uw potentiële leverancier weet wat u vertegenwoordigt en kan een vroege indicatie geven om te bevestigen of het project een geschikte pasvorm zal zijn.

kerndoelstellingen

Grote RFP ‘ s zijn authentiek. Wees beknopt en duidelijk over de problemen waarmee u en uw gebruikers worden geconfronteerd. Focus op wat u hoopt te bereiken met uw nieuwe website. Als je kunt, probeer het te beperken tot een of twee zinnen, dan uit te breiden vanaf daar. Een goede plek om te beginnen is probleemherkenning.

Pro Tip: “Denk aan uw nieuwe website als een katalysator voor uw zakelijke doelstellingen, wees up front over wat het moet bereiken en waarom je oude is niet snijden.”

Voorbeeld: onze kerndoelstelling voor onze website is het vergroten van de acquisitie en betrokkenheid van gebruikers door middel van ontwerp. In tegenstelling tot onze huidige website moet onze nieuwe website gebruikers een manier bieden om onze producten gemakkelijk en efficiënt te kopen en moet deze ook mobiel reageren.

waarom dit belangrijk is: Het is belangrijk om prioriteit te geven aan de belangrijkste doelstellingen die u wilt bereiken in uw project, zodat uw leverancier weet precies wat u op zoek bent om uit deze betrokkenheid te krijgen. Het vaststellen van uw doelstellingen in het begin is een geweldige manier om uw kansen op succes met uw nieuwe website te verhogen.

Project Scope en Deliverables

Op dit moment bij het schrijven van uw RFP, moet u nadenken over welke specifieke services u zoekt. Bij Big Drop variëren onze projecten in omvang. Sommige bedrijven hebben alleen een website nodig, terwijl anderen videoproductie en branding nodig hebben. Aangezien de omvang van de projecten varieert, zullen de resultaten dienovereenkomstig variëren. Hieronder zijn slechts een paar voorbeelden van wat u kunt verwachten te zien bij het aangaan met uw leverancier:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/Content
• huisstijl
• Merk
• Marketing
• Video
• Fotografie

Als je het vragen van een voorstel voor een website, verwacht dat de te leveren zaken zijn dingen zoals ontwerpen en wireframes. Als uw project een visuele identiteit bevat, verwacht dan dat uw deliverables komen in de vorm van PSD ‘ s of AI-bestanden. Andere leverbare zijn meer ontastbaar, dus weet de verschillen en wat te verwachten van uw leverancier.

Pro Tip:” weet wat je krijgt, wees op je hoede voor leveranciers die geen uitsplitsing per uur geven voor hun diensten”

voorbeeld: We zijn op zoek naar een video van 60 seconden die op onze website moet worden weergegeven. We willen ook graag een visuele identiteit (logo) gebruiken voor visitekaartjes en briefpapier.

waarom dit belangrijk is: Bij het bepalen van de omvang van het werk van uw project, uw leverancier zal rekening houden met welke taken moeten worden voltooid en zal een uurtarief toepassen op basis van hun beste schattingen met betrekking tot eerdere projecten. Het hebben van deze informatie zal ervoor zorgen dat uw leverancier zegt dat u de beste website voorstel.

Sitemap

De manier waarop uw website is georganiseerd zal invloed hebben op hoe uw gebruikers vinden wat ze zoeken. Uw sitemap is eigenlijk een inhoudsopgave voor uw website. Vermeld welke pagina ‘ s u in uw navigatiemenu wilt hebben en denk na over hoe de gebruiker door de site zal navigeren. Uw gebruikers moeten in staat zijn om snel en gemakkelijk de informatie die ze nodig hebben te vinden. Als ze dat niet kunnen, gaan ze weg. User Experience (UX) is een belangrijke factor in de effectiviteit van uw website.

Pro Tip: “zonder een goede UX-strategie zullen digitale producten waarschijnlijk falen. Het is echt zo simpel.”

schatten hoeveel pagina ‘ s u denkt dat uw website nodig heeft kan een goed uitgangspunt zijn, dat wil zeggen: over, diensten, Contact. Als u niet zeker weet welke pagina ‘ s u nodig hebt, maak je geen zorgen over, en laat uw leverancier erachter te komen voor u.

Voorbeeld:

1. Homepage
2. Over Ons
3. Diensten
4. Winkel
5. Blog
6. Contact

Waarom deze zaken: User experience is een van de belangrijkste onderdelen van een digitale project. Uw leverancier zal deze informatie gebruiken om te bepalen hoeveel aangepaste pagina-indelingen uw website nodig heeft.

tijdlijn & mijlpalen

De tijdlijn sectie van uw RFP moet de vraag beantwoorden wanneer u wilt dat uw project live gaat. Als er een specifieke datum is waarop uw website of branding project moet worden voltooid, is dit de plaats om het te vermelden. Belangrijke mijlpalen in uw project moeten hier ook worden vermeld, zoals een nieuwe productlancering of advertentiecampagne.

Pro Tip: “Wees realistisch in termen van uw deadline, aangepaste website ontwerp en ontwikkeling kost tijd.”

voorbeeld: De deadline voor de website is 30 januari. Echter, we hebben onze jaarlijkse conferentie op 1 januari en willen graag de homepage voltooid door dan indien mogelijk.

waarom dit belangrijk is: eerlijk zijn over wanneer uw website live moet gaan is een belangrijke eerste stap in het vaststellen van fit. Uw potentiële leverancier kan beoordelen of ze realistisch aan uw verwachtingen kunnen voldoen. In sommige gevallen, leveranciers zijn bereid om een rush project te voltooien, maar dat natuurlijk, zal komen op een extra prijs.

functionele vereisten

Dit zal waarschijnlijk het meest gedetailleerde gedeelte van de RFP van uw website zijn. Vermeld alle technische vereisten die uw website moet hebben, zoals: betalingsverwerking, carrièreintegraties of gebruikerslogins.

Pro Tip: “je hoeft niet alle antwoorden te hebben, maar zorg ervoor dat je de antwoorden opneemt die je wel hebt.”

verkoopt u producten? Zo ja, welke e-commerce oplossing bent u op zoek om te gebruiken, of bent u op zoek naar aanbevelingen? Heeft u een content management systeem in gedachten, zoals Drupal of WordPress? Als u wilt een CRM zoals HubSpot of een e-mail marketing dienst zoals MailChimp op te nemen, moet u dat hier. Als je niet weet waar te beginnen, maak je geen zorgen, uw leverancier heeft u gedekt.

voor de meer technische menigte, probeer zoveel mogelijk details te geven in termen van functionaliteit. Als er integraties van derden die gegevens uit externe bronnen halen, moet u vermelden hoe deze overdracht plaatsvindt en waar deze gegevens vandaan komen. Als er een API betrokken is, is er documentatie? Beantwoord deze vragen en u zult het heen en weer tussen u en uw leverancier te elimineren.

Voorbeeld: onze website moet in staat zijn om producten te verkopen en onze winkellocaties in kaart te brengen via google maps. De loopbaansecties van onze huidige site worden gehost op bluehouse.

waarom dit belangrijk is: dit zal een van de belangrijkste factoren zijn bij het beoordelen van scope en prijs vanuit het perspectief van uw leverancier. Sommige oplossingen vereisen minder uren gewijd aan integratie waar andere oplossingen vereisen enorme middelen die worden besteed aan het ontwikkelen van aangepaste API ‘ s om software applicaties te creëren. Nogmaals, hoe meer informatie u verstrekt in een duidelijke en beknopte RFP, hoe nauwkeuriger het projectvoorstel van uw leverancier zal zijn.

Budget

Ja, uw verzoekbrief moet een budget bevatten. Het achterhouden van uw budget voor een project is een beetje als het proberen om een huis te kopen zonder het verstrekken van uw makelaar een idee van wat je bereid bent te betalen. Als u wilt een huis te kopen en uw budget is $ 150k, uw makelaar kan dan lokaliseren verschillende huizen die u de meeste waarde binnen uw budget.

” dit is zakelijk, als je het niet over geld hebt, ben je waarschijnlijk niet serieus.”

bepaal wat belangrijk is voor u: de optie die het minst duur is, of degene die de meeste waarde biedt binnen uw budget. Het verstrekken van uw leverancier met uw budget stelt hen in staat om terug te keren met de meest geschikte oplossing, op basis van uw scope, doelstellingen, enz. Om uit te breiden op onze huis-kopen analogie, kunt u een huis te kopen voor $5.000 of $500k, maar wat je krijgt in ruil voor deze prijzen zal variëren.

als het moet, geef dan gewoon een bereik op. Als u op zoek bent naar extra diensten zoals doorlopend onderhoud en ondersteuning of SEO, voeg dan het budget voor deze diensten als aparte.

Pro Tip:”echt worden over wat u wilt betalen geeft u het voordeel te zien hoeveel verkopers bereid zijn te geven voor uw voorgestelde budget”

zie uw website als een investering. Elk gerenommeerd bureau zal u adviseren en raadplegen over hoe u het meeste uit uw budget kunt halen en zal uw potentieel voor een rendement op die investering maximaliseren.

voorbeeld: Het budget voor onze nieuwe website is tussen de $80.000 – $100.000. Ons jaarlijks terugkerende budget voor ondersteuning en onderhoud $60.000

waarom dit belangrijk is: u wilt uw tijd niet verspillen met het ontmoeten en spreken met leveranciers die niet binnen uw prijsklasse vallen. Eerlijk zijn over uw budget kunt u ook praten met leveranciers die u hun prioriteit zal maken. Transparantie heeft een lange weg afgelegd.

Criteria voor selectie

Hier bepaalt u eenvoudig welke criteria u gebruikt bij het kiezen van uw leverancier. Dingen om te overwegen hier zijn: agentschap expertise, capaciteiten, portfolio, relevante projecten, in-house diensten, enz.

voorbeeld: we zullen onze selectie maken op basis van ervaring van het agentschap, relevante projecten en op basis van ontwerp.

waarom dit van belang is: een verkoper kan in de ene sector meer expertise hebben dan een andere. Anderen kunnen meer ervaring hebben met informatieve websites over e-commerce. Wees up front met betrekking tot wat je zult baseren uw beslissing op, zodat de ontvanger kan worden up front over de vraag of ze het juiste bureau voor u.

wat nu?

dat is het. We hebben je uitgerust met wat je nodig hebt om een stellaire RFP te schrijven. Het is niet zo moeilijk als het klinkt, als je eenmaal weet wat je doet. Vergeet niet om het kort, eerlijk en leuk te houden.