een van de meest voorkomende vragen die we krijgen van aspirant-en huidige inkomende marketeers is: “hoe beheer je al die content?”

wanneer we hen vertellen dat we een redactionele kalender gebruiken, is de volgende vraag vaak, ” oh, hoeveel kost dat?”

niets. Omdat we voor het grootste deel Google Calendar gebruiken.

verrast? Er zijn een heleboel grote kalender tools die er zijn kunt u kiezen uit. (In feite, voor degenen onder u die HubSpot klanten, Er is een marketing kalender ingebouwd recht in HubSpot software.) Maar na het proberen van een ton van andere oplossingen, ons team vond dat we echt werkte de beste met slechts een eenvoudige Google Calendar. In feite, dit is eigenlijk de langstlopende redactionele kalender oplossing ons team ooit heeft gezien.

Hier is hoe we het opzetten.

Volg samen met gratis redactionele kalendersjablonen

Download de sjabloon gratis

download de gratis sjablonen voor redactionele kalender van HubSpot.

eerste ding is het eerste: Download de kalender templates, hierboven (ze zijn gratis.) Door dit te doen, heb je drie redactionele kalender templates op uw computer te gebruiken op uw gemak: een voor Google Calendar, een voor Excel, en een voor Google Spreadsheets. In deze blogpost, we zullen gaan over hoe u de Excel-sjabloon importeren in Google Agenda.

Pas uw sjabloon aan en bereid u voor op importeren in Google Agenda.

standaard worden de publicatiedata op de templates die u downloadt afgestempeld voor het jaar 2016. Voel je vrij om ze te veranderen in het huidige jaar in de spreadsheet zelf – u kunt ze ook slepen naar de data van uw keuze nadat u het bestand uploaden in Google Agenda.

Google Calendar maakt het gemakkelijk om een agenda die u mogelijk al eerder hebt gemaakt in een ander programma in Google te laden. Dit geldt ook voor Microsoft Excel. Zo importeert u de Excel-kalendersjabloon die u in de vorige stap hebt gedownload in Google Calendar:

Open Google Calendar.

zodra u een agenda hebt gedownload (of, wat dat betreft, gemaakt) die wordt geopend in Microsoft Excel, is het tijd om Google Calendar te openen. Zorg ervoor dat u al bent ingelogd op het Gmail-account waartoe u in deze agenda toegang wilt geven.

gebruik het vervolgkeuzemenu links om een nieuwe agenda aan te maken.

nu is het tijd om uw Google Agenda in te stellen om de informatie in uw Excel-spreadsheet op te nemen. Ga eerst naar uw Google-Agenda en klik op het plusteken rechts van “andere agenda ‘s”, zoals weergegeven in de screenshot hieronder. In het dropdown menu dat verschijnt, selecteer ” Create new calendar.”

vul de details van uw nieuwe agenda in.

vul de velden in die op het volgende scherm verschijnen. Dit omvat een korte beschrijving van uw agenda, zoals hieronder getoond, om mensen de juiste context te geven wanneer u hen uitnodigt in deze agenda. Wanneer u klaar bent met het invullen van de details, klikt u op ” create calendar.”

Importeer uw XLS-of CSV-bestand vanuit hetzelfde vervolgkeuzemenu.

met hetzelfde vervolgkeuzemenu dat u hebt gebruikt om uw redactionele agenda aan te maken, importeert u nu het Excel-bestand zelf in Google Calendar. Klik op dat plusteken en selecteer “Importeren”.”

klik op het uploadvak met de tekst “Select file from your computer,” en zoek het bestand met de titel “Blog Editorial Calendar – Excel” dat was opgenomen in het ZIP-bestand dat u hebt gedownload in Stap 1 hierboven.

Selecteer Aan welke agenda dit bestand moet worden toegevoegd.

in het tweede vak onder uw geïmporteerde bestand, klikt u op de “Add to calendar” dropdown. Zorg ervoor dat u de naam van de agenda die u zojuist hebt gemaakt kiest uit het dropdown menu, zoals hieronder weergegeven. Klik vervolgens op ” Importeren.”

klik op Importeren.

zodra u uw Excel-bestand hebt geüpload en de agenda hebt geselecteerd waaraan u dit bestand wilt toevoegen, klikt u op “Importeren.”U zou een dialoogvenster agenda importeren moeten zien waarin u wordt verteld dat zeven gebeurtenissen met succes zijn geïmporteerd. Klik Op ” Sluiten.”

nu, als u de datums van de eerste zeven toewijzingen in het originele Excel-document niet hebt gewijzigd, kunt u dat nu. Navigeer naar 3 januari 2016, dat is het begin van uw kalender. Zorg ervoor dat al uw andere agenda ‘ s Tijdelijk verborgen zijn door op het gekleurde vak links van de naam van de agenda te klikken. In de week van 3 januari 2016, moet je gewoon een “Blog TBD” kalender evenement op elke dag van 10: 00 tot 11: 00

gebruik het venster bewerken van elke toewijzing om de publicatiedatum te wijzigen. Als u bijvoorbeeld tevreden bent met de publicatietijd van 10 uur, kunt u eenvoudig de datum wijzigen van januari x, 2016 naar januari x, 2021. Elke opdracht wordt dan weergegeven als evenementblokken in uw maandelijkse kalenderweergave 2021.

Bepaal uw publicatieschema.

Nu u uw agenda hebt aangemaakt, is het tijd om deze in te vullen met toewijzingen voor het jaar. Dit is wanneer je een aantal beslissingen over het publiceren van uw blog schema te maken.

hoewel het Excel-bestand dat u importeerde accounts bevat voor één blogpost per dag, betekent dit niet dat u zeven dagen per week moet publiceren. Misschien wil je elke maandag, woensdag en vrijdag publiceren. Of misschien ben je van plan om op donderdag te publiceren. Vergeet niet, de sleutel tot succesvol bloggen is kwaliteit boven kwantiteit. Niet te veel commit aan een blogging schema als de kwaliteit van uw inhoud zal een hit. (Lees deze blogpost voor een aantal grote benchmark gegevens over hoe vaak bedrijven moeten bloggen.)

Als u besluit het aantal dagen dat u wilt publiceren te verminderen, klikt u op de agenda van die dag en selecteert u “Delete.”

zelfs als u meerdere keren per dag wilt publiceren, is het bijwerken van deze agenda net zo eenvoudig als het toevoegen van een gebeurtenis. Selecteer een sleuf in uw agenda om een ander “Blog TBD” – evenement toe te voegen en kopieer de standaardbeschrijving van een ander evenement dat u hebt geïmporteerd.

Vervolgens is het tijd voor enkele kleine aanpassingen. Momenteel zijn de “Blog TBD” evenementen ingesteld op 10: 00 voel je vrij om deze evenementen te verplaatsen naar het tijdstip waarop uw blog publiceert gedurende de dag.

terugkerende gebeurtenissen instellen.

Nu u de publicatiedatums en-tijden hebt ingesteld, kunt u deze terugkerende gebeurtenissen in uw agenda maken. Als u een regelmatige publicatie schema, zoals elke maandag, woensdag, en vrijdag om 10: 00, dan zet dat in als een terugkerende “slot” op uw agenda. Het is goed als je nog geen stuk voltooide inhoud hebt — of zelfs een werktitel — om daar te zetten. Het is gewoon een herinnering dat je die dag iets wilt publiceren.

om uw terugkerende slot toe te voegen, klikt u op uw eerste “Blog TBD” evenement en klikt u op het potloodpictogram om uw evenement te bewerken. Dit brengt u naar de details van de post, waar u een aangepaste terugkerende schema voor elke opdracht kunt maken, zoals weergegeven in de screenshot hieronder.

U kunt het bericht instellen als een terugkerende post, zodat het automatisch verschijnt elke maandag, woensdag en vrijdag om 10:00 uur (of welke dagen en tijden u maar wilt).

zodra u de terugkerende dagen hebt geselecteerd, klikt u op” Gereed “en” opslaan ” en u hebt een redactioneel kalenderkader om mee te werken.

houd de titel van het evenement voorlopig als “Blog TBD”, maar voel je vrij om de beschrijving aan te passen met eventuele extra details die je zeker wilt weten voor elke post. Wacht met het uitnodigen van een gast, want we zullen dit gebruiken om berichten toe te wijzen aan een auteur zodra je begint met het invullen van je onderwerpen. Met alles voltooid, klik op ” Opslaan.”

als je geen terugkerend schema als dit hebt, heb je misschien nog geen redactionele agenda nodig — maar het is een goede manier om doelen voor jezelf te stellen. Als u weet dat u wilt een bepaald aantal berichten per week te publiceren, zelfs als je niet elke sleuf raken, het ‘ s een goede herinnering voor jezelf en je team dat dit is iets wat je moet allemaal streven naar.

Vul uw publicatieslots in.

nu je alle slots kent die je wilt vullen, moet je eigenlijk … je weet wel … vul ze. (Als je nog geen topic ideas hebt, bekijk dan deze gratis topic idea generator. Het geeft je een aantal goede ideeën voor inhoud om in de kalender te zetten.)

laten we zeggen dat een van de berichten die je wilt schrijven “10 verrassende feiten over Tapirs” is, en een van de berichten die je al hebt geschreven en later wilt publiceren is “Think You’ re Cut Out to Own a Tapir? Lees Dit Eerst.”Cool! Voeg ze gewoon toe aan de kalender door te klikken op “Post – TBD” op de juiste datum, te kiezen voor “Edit Event,” en vervolgens het veranderen van de “Post – TBD” tekst naar de werkelijke titel van de post.

nu, laten we zeggen dat je eigenlijk niet wilt schrijven” 10 verrassende feiten over Tapirs, ” en je wilt dat je collega het in plaats daarvan te schrijven. Om de post een auteur toe te wijzen, nodig je ze uit voor het evenement als gast. Om dit te doen, klikt u op het evenement, klikt u op “Edit Event”, en nodigt u die collega uit op het bericht door zijn of haar naam of e-mailadres in te typen in het vak “gasten toevoegen”, en selecteert u “toevoegen” wanneer hun naam verschijnt, en klikt u op “Opslaan” op het evenement als u klaar bent.

nu kan iedereen zien wie verantwoordelijk is voor het schrijven van het bericht dat in dat tijdslot verschijnt.

u kunt een stap verder gaan door details toe te voegen aan het “Description” vak van de gebeurtenis, zoals weergegeven in het grote vak in de screenshot hierboven. Je zou een snelle synopsis, de zoekwoorden die u van plan bent om de post te richten voor, de doelgroep die u probeert te bereiken, en het aanbod of CTA u de lezer naar aan het einde van de post. Vergeet de vervaldatum niet.

voordat Google Agenda u de gebeurtenis laat opslaan, ziet u een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of u alleen deze gebeurtenis of alle gebeurtenissen in de serie wilt wijzigen. Selecteer ” Alleen deze gebeurtenis.”

herhaal deze stappen om elk blogonderwerp vandaag en in de toekomst toe te wijzen.

deel uw redactionele agenda met anderen.

Nu u uw agenda hebt ingesteld, kunt u mensen uitnodigen om deze te bekijken. Ik raad je aan om te beginnen met je directe team en regelmatige bijdragers-evenals iedereen die je regelmatig vraagt over het publiceren van content op je bedrijfsblog.

om deze redactionele agenda met mensen te delen, vindt u gewoon uw redactionele agenda onder “Mijn agenda’ s,” zoals hieronder getoond. Klik op de drie puntjes naast de naam van de agenda en selecteer vervolgens “Instellingen en delen” wanneer deze verschijnt in het dropdown menu. U wordt naar hetzelfde scherm gebracht dat we zagen toen u voor het eerst de details van uw redactionele kalender in Stap 2 invulde.

dan kunt u de namen toevoegen van mensen met wie u de agenda wilt delen en de juiste permissieniveaus instellen voor elke genodigde.

Het is verstandig om degenen met de permissie-instellingen voor het beheren van wijzigingen en delen tot een minimum te beperken, zodat er niet te veel koks in de keuken zijn — maar ik raad je aan om iedereen alle gebeurtenisdetails te laten zien, zodat het duidelijk is welke inhoud er in elke sleuf omhoog gaat.

voer onder de kop” delen met specifieke mensen ” de e-mailadressen in van degenen in uw content team en beslis of ze rechten hebben voor het bekijken, bewerken of beheren. Sla uw bijgewerkte instellingen op.

waarom het gebruik van Google Calendar als een redactionele agenda werkt

Ik zei eerder dat we veel verschillende redactionele kalenderoplossingen hebben geprobeerd, en dit is de enige die langer dan een paar maanden vastzit. Ik denk dat een reden hiervoor is omdat we Gmail gebruiken voor onze zakelijke e-mail, wat betekent dat iedereen in ons team al in Gmail (en hun agenda, specifiek) de hele dag. Als gevolg daarvan is het niet moeilijk voor mensen om een gewoonte van het controleren van de redactionele kalender te vormen, omdat het niet moeilijk voor hen om het te vinden.

Google Calendar maakt het ook heel gemakkelijk om te bewegen en te plannen omdat … goed … het is al een kalender. Het heeft alle functionaliteit die u nodig hebt om dingen te plannen en laat de mensen die moeten weten over het weten. Toen we andere oplossingen hiervoor gebruikten, probeerden we een agenda-functie te hacken in plaats van alleen te vertrouwen op een die al bestond.

in die zin is het eenvoudig om mensen toe te voegen om je agenda te bekijken, wat het voor meerdere teams gemakkelijk maakt om samen te werken, te zien wat er wordt gepubliceerd en uit te zoeken wanneer ze inhoud en campagnes kunnen lanceren.

tot slot, dit zet een precedent voor andere teams om te coördineren met u op een heel eenvoudige manier. Je kunt een kalender hebben voor aankomende campagnes, aanbiedingen, social media pushes, productlanceringen — noem maar op. En jullie kunnen allemaal deze agenda ‘ s met elkaar delen voor een één-scherm weergave van alles wat er gaande is, zodat je gemakkelijker kunt coördineren.

zijn er andere oplossingen voor het bijhouden van een redactionele kalender? Natuurlijk. Maar als je op zoek bent naar een minimaal levensvatbaar product, en een gratis, Dit is niet al te armoedig. Het heeft ons content team gezond, wendbaar en transparant gehouden voor een hele tijd — en ik denk dat het hetzelfde voor jou zou kunnen doen.