dit fragment is onderdeel van Entrepreneur.com ‘ s tweede kwartaal Startup Kit die de fundamenten van het opstarten in een breed scala van industrieën verkent.

In Start uw eigen evenementplanning bedrijf, het personeel van Entrepreneur Media Inc. en schrijfster Cheryl Kimball legt uit hoe je aan de slag kunt in de evenementenplanningsindustrie, of je nu part – of fulltime wilt werken aan het plannen van alles, van een eerste verjaardagsfeestje, bar mitzvah of bruiloft tot politieke fondsenwervers en productlanceringen. In dit bewerkte fragment leggen de auteurs uit hoe je precies kunt bepalen wat je voor je evenement planningsclients in rekening moet brengen.

Het opladen van voldoende-maar niet te veel-voor uw evenementplanningsdiensten is de sleutel tot blijvend zakelijk succes. Het is belangrijk voor de eerste keer ondernemers, daarom, om te gaan met de nodige voorzichtigheid als ze beginnen om de kosten van het houden van gebeurtenissen te schatten. Het doel in de prijsstelling van een dienst is om mark up van uw arbeid en materialen kosten voldoende om overhead kosten te dekken en het genereren van een aanvaardbare winst.

volgens de industrie expert Dr. Joe Goldblatt, vergoedingen worden meestal bepaald door drie factoren:

1. Marktsegment geserveerd. Sociale evenementen hebben een andere tariefstructuur dan zakelijke evenementen. In de sociale evenementen industrie, planners meestal rekenen een vergoeding voor hun diensten, plus een percentage van sommige of alle vendor fees. Als je zou breken uw evenement planning vergoeding in een uurtarief, een sociale planner zou, volgens industrie-expert Patty Sachs, maken overal van $ 12 tot $ 75 per uur, plus vendor commissies.

in de sector van bedrijfsevenementen vragen planners echter doorgaans een vergoeding voor hun diensten, plus een afhandelingskosten voor elk item dat zij contracteren. Bijvoorbeeld, een planner koopt bloemen van een bloemist, markeert ze omhoog (meestal met 15 procent) en rekent dat bedrag aan de klant. Een andere mogelijkheid is een vaste vergoeding, of” project fee, “vaak gebruikt wanneer het evenement groot is en het bedrijf wil worden gegeven een” niet te overschrijden ” cijfer. Sachs schat een uurtarief voor corporate planners van tussen de $ 16 en $ 150, plus vendor commissies.

2. Geografische locatie. Vergoedingen zijn hoger in het noordoosten, bijvoorbeeld, dan in het zuidoosten. Dit verschil weerspiegelt de variatie in de kosten van levensonderhoud. Bovendien, gebieden van het land met goed gedefinieerde aan-en buiten – seizoenen, zoals de Hamptons in New York of Martha ‘ s Vineyard in Massachusetts, bijvoorbeeld, baseren hun prijzen deels op het betrokken seizoen.

3. Ervaring en reputatie van de event planner. Als je net begint in de industrie, is het redelijk om minder te rekenen voor uw planning diensten, terwijl u expertise op te doen. Een woord van waarschuwing, hoewel: reken niet te weinig alleen maar om de baan te krijgen. Hoewel klanten winkelen rond voor de beste prijs, een planner die komt in te laag met een schatting kan net zo off-putting als een planner die komt in te hoog. Uw klant kan vragen uw vermogen om een top-tier evenement te gooien op basis van de prijs die u hebt Geciteerd.

dus hoe worden de bovengenoemde vergoedingen voor diensten berekend? De meeste event planners prijzen hun fees-for-service (de totale kosten voor de klant) met behulp van een “cost plus” methode. Ze contracteren de arbeid, leveringen en materialen die betrokken zijn bij het produceren van een evenement en laden hun klanten overal van 10 tot 20 procent van de totale kosten van het evenement, met 15 procent is een ruw gemiddelde.

voordat u kunt beginnen met het plannen van een evenement, moet u precies weten wat uw klanten willen en wat ze kunnen uitgeven. Dan schat u hoeveel het zal kosten om contract voor arbeid en leveringen, voeg uw commissie en presenteren de totale vergoeding voor diensten aan de klant als een schatting. Hieronder vindt u enkele mogelijke kosten per gebeurtenis:

• huur van de Site. Afhankelijk van het evenement, kunnen de huurkosten van de site aanzienlijk zijn, niet-bestaand of ergens daartussenin. Dit is een kans voor u om geld te besparen voor een klant op een krap budget. Misschien wil een klant een mooie zomerbarbecue. Een site op een openbaar strand kan vaak worden gereserveerd voor vrijwel niets, terwijl tony beach-side clubs vaak bevelen premium prijzen.
• leveranciers. Deze categorie kan bestaan uit een cateraar, barman, decorateur, bloemist, fotograaf, entertainer of videograaf, onder anderen.
• leveringen. Alle leveringen die niet worden geleverd door leveranciers of de klant moet worden gekocht door uw bedrijf. Dit kan alles omvatten van voedsel tot potbomen tot tafelkaarsen.
• verhuur van apparatuur. Mogelijk moet u audiovisuele of verlichtingsapparatuur huren.
• licenties en vergunningen. Sommige soorten evenementen vereisen speciale vergunningen of licenties, zoals een brandweervergunning of een licentie om een muziekpartituur te gebruiken.
• vervoer en parkeren. Als het evenement vereist dat u of uw medewerkers reizen of het verstrekken van vervoer voor Deelnemers of sprekers vereist, kunnen er aanzienlijke transportkosten zijn.
• Servicevergoedingen en fooien. Het inhuren van tijdelijke hulp, zoals servers, voor het evenement kan kostbaar zijn.
• kosten van sprekers. Bij conferenties en andere educatieve of herdenkingsevenementen zijn vaak sprekers betrokken.
• publiciteit en uitnodigingen. Een groot evenement kan zwaar worden geadverteerd, maar zelfs kleinere evenementen kunnen leiden tot het gebruik van flyers. Uitnodigingen zijn ook vaak nodig.
• Mailing en verzending. Als u uitnodigingen of flyers uitzendt, vergeet deze kosten niet. Sommige evenementenplanners verzenden zelfs bloemen.
• fotokopiëren en bewerken van registratiemateriaal. Alle handouts voor bezoekers of fotokopieën van flyers vallen onder deze categorie.
• Signage. Alle tekens of banners ontworpen voor het evenement moet worden bedacht in uw kosten per evenement.

zodra u weet welke van de bovenstaande kosten U zult maken, kunt u een schatting maken van de gebeurteniskosten en de fee-for-service. Eerste, ontdek de going rate door contact op te nemen met drie van elk soort leverancier en leverancier die u nodig hebt. Bereken vervolgens de kosten voor elke vermelde categorie (en alle andere die kunnen ontstaan), tel ze op en voeg een klein bedrag toe voor onvoorziene uitgaven.

wanneer u een schatting geeft aan een cliënt, wilt u deze mogelijk presenteren in de vorm van een gespecificeerde lijst. Toon elke leverancier of leverancier afzonderlijk, met een korte beschrijving van de diensten die ze moeten leveren, en vermeld de prijs van elke service. Deze strategie is nuttig om klanten eraan te herinneren dat uw bedrijf slechts een klein deel van de totale kosten voor diensten zal ontvangen.