«en 40 timers tidsblokkert arbeidsuke, anslår jeg, produserer samme mengde utgang som en 60 + timers arbeidsuke forfulgt uten struktur.»

– Cal Newport, Forfatter Av Deep Work

hvis det er en ting som kan sies om den moderne arbeidsplassen, er det dette: hvis du ikke kontrollerer timeplanen din, vil den kontrollere deg.

hvordan balanserer du de nødvendige ondskapene av møter, e-post, teamchat og» opptatt arbeid » med fokusert tid for de tingene du virkelig bryr deg om? Siden det å bli en digital eremitt ikke er et alternativ for de fleste av oss, trenger vi konkrete strategier for å hjelpe oss med å fokusere i en verden designet for å distrahere oss.

det er her tidsblokkering kommer inn.

tidsblokkering (og dens nære søskenbarn tids boksing, oppgave batching, og dag theming) er en enkel, men effektiv måte å ta tilbake kontrollen over arbeidsdagen.

Prøv tidsblokkering hvis du…

Sjonglere mange forskjellige prosjekter/ansvar (Jack Dorsey bruker dagtema for å kjøre to store selskaper samtidig)

Bruker for mye tid I «reaktiv modus», svarer på e-post og meldinger

• finn deres dag hakket opp av møter

kjemp konstant avbrudd i løpet av dagen

kamp for å finne tid og mental plass for big-picture tenkning

dette guiden vil gi deg en oversikt over hva tid blokkering, oppgave batching, og dag theming er; hvordan en kombinasjon av disse strategiene kan hjelpe deg å gjenvinne tidsplanen; og den beste måten å bruke kalenderen og oppgavebehandling for å starte tid blokkerer deg selv.

Hva er tidsblokkering?

tidsblokkering er en tidsstyringsmetode som ber deg om å dele dagen i tidsblokker. Hver blokk er dedikert til å utføre en bestemt oppgave, eller gruppe av oppgaver, og bare de spesifikke oppgaver. I stedet for å holde en åpen liste over ting du kommer til som du kan, starter du hver dag med en konkret tidsplan som legger ut hva du skal jobbe med og når.

nøkkelen til denne metoden er å prioritere oppgavelisten på forhånd – en dedikert ukentlig gjennomgang er et must. Ta oversikt over hva som kommer opp for uken som kommer, og gjør en grov skisse av tidsblokkene dine for hver dag. På slutten av hver arbeidsdag går du gjennom eventuelle oppgaver du ikke fullførte – samt eventuelle nye oppgaver som har kommet inn-og justerer tidsblokkene for resten av uken tilsvarende.

med dager som er tid blokkert på forhånd, trenger du ikke å stadig gjøre valg om hva du skal fokusere på. Alt du trenger å gjøre er å følge din tid blokkert tidsplan. Hvis du får off-oppgave eller distrahert, bare se på timeplanen din og komme tilbake til hvilken oppgave du sperret av tid for.

tidsblokkeringsvariasjoner

tidsblokkering har noen nære, men distinkte søskenbarn som er verdt å vurdere: oppgave batching, dag theming, og tid boksing.

Oppgave batching

Oppgave batching er når du grupperer lignende (vanligvis mindre) oppgaver sammen og planlegger bestemte tidsblokker for å fullføre alt på en gang. Ved å takle lignende oppgaver i en gruppe, vil du begrense mengden kontekstveksling du må gjøre i løpet av dagen, og sparer verdifull tid og mental energi. Hvis du for eksempel planlegger to 20-minutters blokker for å behandle e-post i løpet av dagen, er det mer effektivt enn å sjekke innboksen hvert 15.minutt.

tidsblokkering par godt med oppgave batching fordi det sparer deg fra å planlegge hver enkelt oppgave i kalenderen din. Bare blokkere av biter av tid hver dag eller uke for når du vil fullføre en bestemt gruppe av aktiviteter, f. eks, e-post, fakturering, trening, møter, skriving, koding, dypt arbeid, ærend, måltid prep.

day theming

Day theming er en mer ekstrem versjon av oppgave batching for folk som har mange ansvarsområder som konkurrerer om deres oppmerksomhet. For eksempel må en entreprenør ofte være oppmerksom på markedsføring, salg, produktutvikling, kundestøtte og HR på samme tid. I stedet for å sette av tidsblokker for hvert ansvarsområde hver dag, dedikerer day theming en hel dag hver uke til hvert ansvar.

Mike Vardy, Grunnlegger Av Productivityist, bruker dagtemaet til å sette sitt overordnede fokus for hver dag. Her er hvordan han temaer hans uke:

Dedikere hver dag til et enkelt tema skaper en pålitelig mønster av arbeid og ytterligere begrenser den kognitive belastningen av kontekst svitsjing. Vardy forklarer at theming gir mental klarhet som gjør at han kan fokusere på sin familie:

«Å Vite hva dagen betyr for meg, tillater meg å få de tingene jeg trenger og vil oppnå uten å se ubestemt «burde gjøre» elementer på en gjøremålsliste. Som et resultat har jeg mindre beslutningsutmattelse og har til og med mer energi når jeg tilbringer tid med barna mine.»

tidsboksing

tidsblokkering og tidsboksing blir ofte forvekslet som synonymt, men det er en viktig forskjell. Tidsblokkering ber deg om å sette til side visse biter av tid for å fokusere på en gitt oppgave eller aktivitet. For eksempel, » jeg vil jobbe med et første utkast av blogginnlegget mitt fra 9am til 11 am i morgen.»

i kontrast, tid boksing ber deg om å innføre en grense på hvor mye tid du vil vie til en bestemt oppgave. Her er en tidsboksversjon av tidsblokkeringseksemplet ovenfor: «Jeg vil fullføre et første utkast av blogginnlegget mitt i morgen mellom 9am og 11am.»

denne selvpålagte «time box» tvinger deg til å jobbe effektivt fordi du har en begrenset tid til å fullføre oppgaven. Det kan være en morsom måte å utfordre deg selv og gamify produktiviteten.

Hvorfor er tidsblokkering så effektiv?

denne teknikken virker enkel på overflaten, men har dyp innvirkning på din evne til å få ting gjort:

det fremmer fokusert «dypt arbeid»

Cal Newport, forfatter Av Deep Work: Regler For Fokusert Suksess i En Distrahert Verden, er en stor fortaler for tidsblokkering. Han dedikerer 20 minutter hver kveld til å planlegge ut neste arbeidsdag:

«noen ganger spør folk hvorfor jeg bry meg med et så detaljert planleggingsnivå. Mitt svar er enkelt: det genererer en enorm mengde produktivitet. En 40 timers tidsblokkert arbeidsuke, anslår jeg, gir samme mengde utgang som en 60 + timers arbeidsuke forfulgt uten struktur.»

når du planlegger en del tid til å jobbe på et enkelt prosjekt, problem eller oppgave, tar du alle dine mentale ressurser til å bære på en ting i stedet for å spre oppmerksomheten tynn over flere oppgaver. Jo mer du «enkelt oppgave», jo mer du bygger de mentale musklene som kreves for dypt arbeid, og jo lettere blir det å holde fokus.

Det hjelper deg å slå ut «grunt arbeid» mer effektivt

Grunt arbeid er det travle arbeidet som haster, men ikke er viktig for å oppnå dine langsiktige mål-tenk papirarbeid eller svar på (de fleste) e – postmeldinger. Når du time box grunt arbeid, setter du klare grenser for hvor mye tid du vil dedikere til det. I tillegg reduserer gruppering av lignende oppgaver sammen kostnadene ved kontekstveksling. Ved å kombinere alle dine grunne oppgaver sammen i en dedikert tidsblokk eller to, vil du kunne drive dem mer effektivt og beskytte resten av arbeidsdagen for høyere arbeid.

de fleste er dårlige på tidsstyring. Vi er forferdelige på å estimere hvor mye tid oppgaver vil ta, og vi har en tendens til å overcommit våre fremtidige selv. Tidsblokkering tvinger deg til å konfrontere dine nåværende prioriteringer og forpliktelser og bli forsettlig om hvordan du bruker din begrensede tid. For hver ny forpliktelse du la inn i livet ditt, du er tvunget til å finne fysisk plass på kalenderen. Som et resultat blir mulighetskostnaden for å si » ja » mer konkret, og det blir mye lettere å si «nei».

det motvirker perfeksjonisme

Fuzzy tidslinjer er en perfeksjonist verste fiende. Det er alltid noe å bli tweaked og forbedret. Det kan være vanskelig å vite når et åpent prosjekt er ferdig, spesielt hvis du sikter mot perfeksjon. På et tidspunkt må du kunne si «god nok» og gå videre. Tid boksing kan hjelpe ved å pålegge tidsbegrensninger på prosjektene dine. Hvis du ofte forlenger oppgaver ved å prøve å få alt akkurat, sett en streng tidsboks for å fullføre oppgaven og hold deg til den.

det hjelper deg å følge med på dine mål

i artikkelen » Utover gode intensjoner: Forskere Dr. Todd Rogers og Dr. Katherine L. Milkman gjennomgår flere studier som støtter ideen om at » konkrete planer hjelper folk å følge med på deres intensjoner.»

fra å følge en øvelse diett for å planlegge en influensa skutt, folk var mer sannsynlig å handle på sine intensjoner når de skrev ned et bestemt sted, dato og tid for aktiviteten. Men de fleste stole på vage intensjoner i stedet for konkrete planer:

«Paradoksalt nok underplanlegger folk ofte når de begynner med sterke intensjoner. De tror feilaktig at deres sterke intensjoner er nok til å drive dem til å utføre ønsket atferd, og at troen holder dem fra å bruke strategier som kan bidra til å oversette intensjoner til handlinger.»

takeaway: når du planlegger dine oppgaver og mål du er mer sannsynlig å følge gjennom. Tidsblokkering tvinger deg til å lage konkrete planer som sikrer at du jobber mot dine mål hver dag. Som William Faulkner berømt vitset:

«jeg skriver bare når inspirasjonen slår til. Heldigvis slår den klokken ni hver morgen.»

men vil tiden blokkere arbeid med jobben min?

en av de største kritikkene for tidsblokkering er at den ikke tar hensyn til reaktive jobber der det er umulig å forutse hva som kommer inn til enhver tid. Er tidsblokkering virkelig en realistisk strategi for en kundesupportspesialist hvis jobb er å svare på billetter? Eller en kontoadministrator som må være tilgjengelig for å svare på kundeforespørsler?

vi vil argumentere ja-å hevde at selv en liten mengde kontroll over timeplanen din kan være nyttig uansett hva jobben din er. Cal Newport sa det på denne måten:

«Perioder med åpen reaktivitet kan blokkeres som enhver annen type forpliktelse. Selv om du blokkerer det meste av dagen for reaktivt arbeid, for eksempel, vil det faktum at du styrer timeplanen din, tillate deg å dedikere noen små blokker (kanskje i tidsplanen periferi) til dypere sysler.»

når arbeidsdagen din drives av eksterne krefter, er det lett å miste dine egne mål av syne. Tidsblokkering kan hjelpe deg med å få en større følelse av kontroll over selv de mest uforutsigbare tidsplaner.

noen vanlige tidsblokkerende feiltrinn og hvordan du unngår dem

mens tidsblokkering er ganske grei i teorien, kan det være vanskelig å holde fast i praksis. Her er noen tips for å hjelpe deg med å bruke metoden vellykket (og ikke bli slave til kalenderen din i prosessen):

Undervurderer tiden din

du blir bedre til å estimere hvor lenge oppgaver tar over tid, men til du har slått dine instinkter, feil på siden av å blokkere for mye tid for oppgaver i stedet for for lite. Pad tidsplanen med ekstra tid til å fullføre og overgang mellom oppgaver. Du kan til og med lage» betingede blokker » av tid du kan tappe inn hvis du faller bak.

Å være for stiv

ting vil komme opp og ødelegge dine planer. Men husk, planen din er en veiledning for å hjelpe deg med å fokusere oppmerksomheten på det som er viktig, ikke en bindende kontrakt.

selv produktivitetsekspert Cal Newport redigerer sine planer gjennom dagen ved å krysse ut originale tidsblokker og fylle dem med oppdaterte planer som omstendighetene krever:

newport avtaler med endringer i sin tidsplan ved å se det som et spill:

«denne typen planlegging, for meg, er som et sjakkspill, med blokker av arbeid å bli spredt og sortert på en slik måte at prosjekter store og små alle synes å klikke i ferdigstillelse med (akkurat nok) tid til overs.»

Se din tid blokker som en fleksibel måte å utfordre deg selv, ikke strenge verktøy for å straffe deg selv når du bommer.

Overscheduling din fritid

Selv Om Elon Musk og Bill Gates har blitt sagt å planlegge sine dager ned til 5-minutters trinn, kan overscheduling din fritid være en selvødeleggende øvelse. Studier har vist at planlegging av fritidsaktiviteter har en «unik dempende effekt» på den generelle glede av aktiviteten.

I Stedet kan du blokkere ut tid til å koble fra og slappe av uten en fast plan for hvordan du vil bruke den tiden. Det vil gi deg fleksibiliteten til å bestemme mer spontant hva du vil gjøre-ring venner for å ta en drink? Sjekk ut Det Nye Xbox-spillet? Lese? Uansett hva du velger, bare husk å holde minst noen av fritiden gratis.

tidsblokkering med Todoist

du kan implementere tidsblokkering med hvilket som helst verktøy, men i denne delen vil vi fokusere på Hvordan Du bruker Todoist sammen med din favoritt kalenderapp-eller til og med god, gammel fasioned penn og papir. Vi dekker hvordan du implementerer tre forskjellige tidsblokkeringsvarianter: oppgave batching, dag theming, og planlegge individuelle oppgaver.

Oppgave batching variasjon

Streng tidsblokkering-dedikere en tidsblokk til hver enkelt oppgave-kan være kjedelig og vanskelig å opprettholde over tid. Vi anbefaler å kombinere tidsblokkering og oppgavematching for et mer strømlinjeformet system. I stedet for en tidsblokk per enkeltoppgave, tilordner du en tidsblokk for hver oppgavekategori du batcher sammen. Slik ser det ut i praksis:

først bestemmer du hvilke brede kategorier arbeid som må gjenspeiles i din daglige eller ukentlige tidsplan. For eksempel kan en frilansskribent ha følgende kategoriliste:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free tid

sett deg ned med din favoritt kalenderapp eller papirplanlegger, og opprett tidsblokker for den kommende uken som gjenspeiler tiden du vil jobbe med hver kategori. Sørg for at alle dine prioriteringer og forpliktelser er gitt nok plass på kalenderen. Hvis du finner deg selv sliter med å finne rom, må du kanskje begynne å kutte ned på dine forpliktelser. Sluttresultatet vil se slik ut:

hvis du synes det er vanskelig å holde seg til din digitale timeplan, anbefaler vi at du planlegger dagen på papir. En papirplan tvinger deg til å starte frisk hver dag og gjør det enkelt å skrible ting ut og tilpasse seg etter hvert som dagen fortsetter. I tillegg er det også lettere å holde papirplanen åpen på skrivebordet som en synlig påminnelse om hva du hadde planlagt å fokusere på.

hvis du jobber i et selskap med delte kalendere, kan du finne det nyttig å offentlig blokkere av tid for «Dypt Arbeid» for å holde en tilstrekkelig del av dagen møtet gratis. Khoi Vinh, En Hoveddesigner Hos Adobe, bruker denne strategien på sitt kontor:

«jeg ser etter tidsblokker på kalenderen min som jeg kan sperre av for «dypt arbeid». Noen ganger flytter jeg rundt møter for å skape lengre sammenhengende blokker, og så lager jeg et møte som heter «Ikke Bestill», eller hvis jeg mistenker at noen vil ignorere det, vil jeg nevne det noe som «Samarbeidsøkt» eller » Forskningsgjennomgang.»Du må bli crafty.»

du har nå tidsblokker for hver kategori, men du må fortsatt vite hvilken spesifikk oppgave – eller gruppe oppgaver – å jobbe med når tiden kommer. Det er her en oppgavebehandling som Todoist kommer inn.

Opprett En Todoist-etikett for Hver batchkategori du kom opp med i trinn ett, og gå gjennom alle dine nåværende oppgaver og tilordne den aktuelle etiketten til hver enkelt.

nå når du kommer til en tidsblokk, er alt du trenger å gjøre, å trekke opp den tilsvarende etikettlisten og velge fra de aktuelle oppgavene. Oppgaver med datoer vil automatisk bli sortert øverst slik at du vet når noe forfaller snart og trenger din oppmerksomhet først.

for å sikre at ingenting glir gjennom sprekkene, bør hver oppgave ha en etikett. Du vil imidlertid sannsynligvis oppdage at ikke alle kategorier må spores i Todoist. Du kan for eksempel holde oversikt over møtene eller treningsklassene i kalenderen i stedet for i oppgavebehandling. Og som vi sa før, vil du ikke overprogrammere fritiden din. Eksperimenter med oppsettet ditt for å finne ut hva som gir mening for dine spesifikke forhold.

Day theming variasjon

hvis du prøver tid blokkering og fortsatt føler for spredt og ufokusert, kan det være lurt å prøve ut day theming. Vi anbefaler Dette Gratis Skillshare-kurset Av Mike Vardy. Han leder deg gjennom å sette opp et dagtemningssystem, inkludert detaljerte eksempler med både paper og Todoist.

Planlegge tidsblokker for individuelle oppgaver

selvfølgelig, hvis du vil beholde en mer granulær tidsplan, kan du alltid opprette separate tidsblokker for hver oppgave. Den enkleste Måten Å gjøre Det På Med Todoist er via 2-veis integrasjon med Google Kalender.

når du setter opp integrasjonen:

• Opprett en ny kalender for Bare Todoist-oppgaver, slik at du kan slå Dem av og på i kalenderen etter behov.

velg å synkronisere Hele Todoist-kontoen din eller opprette separate kalendere for Hvert Av Todoist-prosjektene dine.

velg å synkronisere oppgaver med bare en forfallsdato i tillegg til oppgaver med forfallsdato og klokkeslett.

Enhver Todoist-oppgave med dato og klokkeslett vil automatisk dukke opp som en hendelse i Din Nye Todoist-kalender. Enhver oppgave med en dato, men ingen tid vil dukke opp som en dag lang hendelse.

under din ukentlige gjennomgang, gi hver oppgave du ønsker å oppnå en dato og / eller starttidspunkt ved å skrive noe sånt som «mandag på middag» eller «Hver fredag på 9am» i aktivitetsfeltet. Todoist vil automatisk gjenkjenne og markere datoen og angi den når du lagrer oppgaven.

nå når du åpner din daglige eller ukentlige visning i kalenderen din, vil du se hver av oppgavene dine planlagt som separate hendelser (aka tidsblokkene dine). Du kan utvide, forkorte, redigere og flytte tidsblokker inne i kalenderen. Eventuelle endringer du gjør I Google Kalender, synkroniseres automatisk tilbake til Todoist (og omvendt).

Planlegging av dager og uker i forveien kan virke som en sløsing med dyrebar tid du kan bruke til å faktisk få ting gjort. Men når du ikke kontrollerer kalenderen din, er det lett å la distraksjoner ta over. Ved å laste inn beslutninger om hva du skal jobbe med for dagen eller uken, sparer du tid og mental energi når det gjelder å faktisk komme på jobb.

Gi tid blokkering og oppgave batching en prøve for en uke og se hvordan det føles å ta tilbake kontroll over din tid og oppmerksomhet.