dette utdraget er en del av Entrepreneur.com ‘ S Andre Kvartal Oppstart Kit som utforsker det grunnleggende for å starte opp i et bredt spekter av bransjer.

I Starte Din Egen Hendelse Planlegging Virksomhet, Ansatte I Entreprenør Media Inc. Og skribent Cheryl Kimball forklarer hvordan du kan komme i gang i arrangementsplanleggingsbransjen, enten du vil jobbe del – eller heltidsplanlegging alt fra en første bursdagsfest, bar mitzvah eller bryllup til politiske fundraisers og produktlanseringer. I dette redigerte utdraget forklarer forfatterne hvordan du bestemmer akkurat hva du skal belaste arrangementsplanleggingsklientene dine.Lading nok—men ikke for mye—for arrangementsplanleggingstjenester er nøkkelen til kontinuerlig suksess. Det er derfor viktig for førstegangsbedriftseiere å fortsette med forsiktighet når de begynner å anslå kostnadene ved å holde hendelser. Målet i prising en tjeneste er å markere opp arbeidskraft og materialer kostnader tilstrekkelig til å dekke overhead utgifter og generere en akseptabel fortjeneste.

ifølge bransjeekspert Dr. Joe Goldblatt, avgifter er vanligvis bestemt av tre faktorer:

1. Markedssegmentet servert. Sosiale arrangementer har en annen gebyrstruktur enn bedriftsarrangementer. I sosiale arrangementer bransjen, planleggere vanligvis kreve et gebyr for sine tjenester, pluss en prosentandel av noen eller alle leverandør avgifter. Hvis du skulle bryte ned arrangementsplanleggingsavgiften til en timeavgift, ville en sosial planlegger ifølge bransjeekspert Patty Sachs gjøre alt fra $12 til $ 75 per time, pluss leverandørprovisjoner.

i bedriftshendelser bransjen, men planleggere vanligvis kreve et gebyr for sine tjenester, pluss en håndtering kostnad for hvert element de kontrakt. For eksempel kjøper en planlegger blomster fra en blomsterhandler, markerer dem opp (vanligvis med 15 prosent) og belaster det beløpet til klienten. En annen mulighet er en flat avgift, eller «prosjektavgift», ofte brukt når arrangementet er stort og selskapet ønsker å bli gitt en» ikke overskride » figur. Sachs anslår en timepris for bedriftsplanleggere på mellom $16 og $150, pluss leverandørprovisjoner.

2. Geografiske. Avgifter er høyere I Nordøst, for Eksempel enn I Sørøst. Denne forskjellen gjenspeiler variasjonen i levekostnadene. I tillegg baserer områder av landet med veldefinerte på-og off – sesonger, som Hamptons I New York eller Martha ‘ S Vineyard I Massachusetts, for eksempel sine priser delvis på sesongen som er involvert.

3. Erfaring og omdømme av hendelsen planner. Hvis du bare starter i bransjen, er det rimelig å belaste mindre for planleggingstjenestene dine mens du får kompetanse. Et ord av forsiktighet, skjønt: ikke belaste for lite bare for å få jobben. Selv om kundene shoppe rundt for den beste prisen, en planlegger som kommer i for lav med et anslag kan være så off-putting som en planlegger som kommer i for høy. Din klient kan stille spørsmål om din evne til å kaste en topp-tier hendelse basert på prisen du har sitert.

Så hvordan beregnes de ovennevnte gebyrene for service? De fleste arrangementsplanleggere priser sine avgifter for service (den totale kostnaden for klienten) ved hjelp av en» kostnad pluss » – metode. De kontrakt ut arbeidskraft, forsyninger og materialer som er involvert i å produsere en hendelse og belaste sine kunder alt fra 10 til 20 prosent av den totale kostnaden for hendelsen, med 15 prosent å være et grovt gjennomsnitt.

Før du kan begynne å planlegge et arrangement, må du vite nøyaktig hva kundene dine vil ha og hva de kan bruke. Deretter anslår du hvor mye det vil koste å kontrakt for arbeidskraft og forsyninger, legge til provisjonen og presentere totalavgiften for tjenester til klienten som et estimat. Nedenfor er noen mulige per-event utgifter:

• Site rental. Avhengig av hendelsen, kan stedet leie avgifter være betydelig, ikke-eksisterende eller hvor som helst i mellom. Dette er en mulighet for deg å spare penger for en klient på et stramt budsjett. Kanskje en klient ønsker en naturskjønn sommergrill. Et område på en offentlig strand kan ofte være reservert for praktisk talt ingenting mens tony beach-side klubber ofte kommandoen premium priser.
• Leverandører. Denne kategorien kan inkludere en caterer, bartender, dekoratør, blomsterhandler, fotograf, entertainer eller videograf, blant andre.
• Forsyninger. Eventuelle forsyninger som ikke leveres av leverandører eller klienten, må kjøpes av firmaet ditt. Dette kan inkludere alt fra mat til pottetrær til bordlys.
• Utleie Av Utstyr. Du må kanskje leie audiovisuelt eller belysningsutstyr.
• Lisenser og tillatelser. Noen typer hendelser krever spesielle tillatelser eller lisenser, for eksempel en brann marshal tillatelse eller en lisens til å bruke et partitur.
• Transport og parkering. Hvis arrangementet krever at du eller dine ansatte skal reise eller krever levering av transport for deltakere eller høyttalere, kan det være betydelige transportkostnader.
• Serviceavgifter og tips. Å ansette midlertidig hjelp, for eksempel servere, for arrangementet kan være kostbart.
• Høyttalere avgifter. Konferanser og andre pedagogiske eller minnemynter hendelser involverer ofte høyttalere.
• Reklame og invitasjoner. Et stort arrangement kan bli sterkt annonsert, men enda mindre arrangementer kan innebære bruk av løpesedler. Invitasjoner er også ofte nødvendig.
• Post og frakt. Hvis du sender ut invitasjoner eller løpesedler, ikke glem denne utgiften. Noen arrangementsplanleggere sender selv blomster.
• Kopiering og utarbeidelse av registreringsmateriell. Eventuelle brosjyrer for deltakere eller fotokopiering av flyger faller inn under denne kategorien.
• Skilting. Eventuelle tegn eller bannere som er utformet for arrangementet, skal regnes med i utgiftene dine per hendelse.

Når du vet hvilke av de ovennevnte utgiftene du vil pådra deg, kan du utarbeide et estimat av hendelseskostnaden og gebyret for service. Først finne ut går prisen ved å kontakte tre av hver type leverandør og leverandør du trenger. Beregn deretter kostnadene for hver kategori som er oppført (og eventuelle andre som kan oppstå), legg dem opp og legg til et lite beløp for uforutsette utgifter.

når du gir et estimat til en klient, kan det være lurt å presentere det i form av en spesifisert liste. Vis hver leverandør eller leverandør separat, med en kort beskrivelse av tjenestene de skal levere, og oppgi prisen på hver tjeneste. Denne strategien er nyttig for å minne kundene om at firmaet ditt bare vil motta en liten brøkdel av den totale avgiften for tjenester.