Prosjektledere har en rekke verktøy i sitt arsenal som kan hjelpe dem med å løse potensielle utfordringer og hindringer. Et slikt verktøy er prosjektrisikoregisteret. Men hva er et risikoregister, hvordan bruker du et, og hvordan kan det hindre at ditt neste prosjekt blir avsporet?

i denne veiledningen vil vi gå gjennom nøyaktig hva som skal inkluderes i prosjektrisikoregisteret, samt detaljer om når og hvordan du bygger og vedlikeholder en for ditt neste prosjekt.

hva er et risikoregister?

et prosjektrisikoregister er et verktøy prosjektledere bruker til å spore og overvåke eventuelle risikoer som kan påvirke prosjektene deres. Risikostyring er en viktig del av prosjektledelse fordi det er hvordan du proaktivt bekjemper potensielle problemer eller tilbakeslag.

Å Bruke et prosjektrisikoregister, også kalt en risikologg, er en viktig del av denne risikostyringsprosessen.

hva er formålet med et risikoregister?

formålet med et risikoregister for prosjektstyring er å identifisere, logge og spore potensielle prosjektrisikoer. En risiko i prosjektledelse er noe uventet som kan skje som vil positivt eller negativt påvirke prosjektet.

Hver gang noen identifiserer noe som kan påvirke prosjektet ditt, bør det vurderes av teamet og registreres i ditt risikoregister.

Hvorfor trenger du et risikoregister?

du trenger et risikoregister fordi etter hvert som prosjekter blir større, lengre og mer komplekse, blir det stadig vanskeligere å holde seg på toppen av alt. Hvis risiko ikke spores på et sentralt sted og vurderes regelmessig, kan noe bli savnet eller glemt.

noen risikoer kan virke små eller usannsynlige, i begynnelsen, men har potensial til å påvirke prosjektet ditt, likevel. Eksempler på prosjektrisiko kan omfatte:

• Data / sikkerhetsrisiko (materialer som blir hacket eller stjålet)
• Juridisk risiko (rettssaker eller endringer i loven som påvirker prosjektet)
• Katastrofal hendelse (brann, flom, storm skade)
• Supply chain disruption

Risikostyring handler om å identifisere potensielle problemer tidlig, slik at du kan bestemme hvordan du skal håndtere dem. Det gir deg også mulighet til å spore risikoer over tid for å se om og hvordan de endrer seg.

når en risiko først identifiseres, kan du vurdere det så usannsynlig at du ikke bry deg om å gjøre noe med det. Men, hva om, som prosjektet utvikler seg, risikoen blir mye mer sannsynlig å skje? Ved å spore risikoen din, kan du legge merke til endringer som dette tidlig nok til å handle.

hvem oppretter et prosjektrisikoregister?

hvis du jobber med et veldig stort, komplekst eller kritisk prosjekt, kan du ha en risikokoordinator eller risikostyrer på teamet ditt. I dette scenariet vil det være deres jobb å opprette og vedlikeholde risikoregisteret.

for de fleste prosjekter faller imidlertid ansvaret for å opprette risikoregisteret på prosjektlederen.

dette betyr ikke at risikostyreren eller prosjektlederen er ansvarlig for å identifisere eller iverksette tiltak mot alle risikoene. Alle på prosjektgruppen og potensielt påvirket av prosjektets suksess bør bidra til å identifisere og vurdere risiko.

for eksempel kan klienten eller sponsoren være klar over et potensielt problem som ingen på prosjektgruppen visste om.

hva inngår i et risikoregister?

et risikoregister er i hovedsak en tabell over prosjektrisikoer som lar deg spore hver identifisert risiko og all viktig informasjon om den.

standardkolonner som inngår i et prosjektrisikoregister er:

• Identifikasjonsnummer (for raskt å referere til eller identifisere hver risiko)
• Navn Eller kort beskrivelse av risikokategoriene
• Risikokategorier (enten det er internt eller eksternt, materiellrelatert eller arbeidsrelatert, etc.)
• Sannsynlighet (hvor sannsynlig er risikoen for å oppstå)
• Impact (hvis risikoen skjer, hvor alvorlig vil det påvirke prosjektet)
• Rating (hvor faller denne risikoen på prioriteringslisten din)
  Tilnærming (vil du overvåke risikoen, prøve å redusere den, unngå den, etc.)
• Handling (hvis du planlegger å redusere eller unngå risikoen, hva er trinnene involvert, og når vil de oppstå)
• Person som er ansvarlig for å overvåke eller redusere risikoen

hvordan lage et risikoregister

for å opprette et risikoregister, er alt du trenger å gjøre å bygge et bord med kolonnene dekket over og begynne å fylle det med prosjektrisiko.

La oss gå gjennom et par kolonner mer detaljert for å hjelpe deg med å finne ut hvordan du fyller dem inn:

Risikokategorier: Formålet med kategoriene er å hjelpe deg med å sortere risiko etter kategori for å gjøre det enklere å overvåke dem og forstå hva de påvirker. Du bør tilpasse disse til din bedrift og prosjekt.

Du kan selv velge å ha kolonner for separate kategorier. For eksempel vil du kanskje ha en kolonne som identifiserer hvilken sprint som kan påvirkes og en annen som identifiserer hvilken type arbeid(utvikling, testing, etc.) vil bli påvirket.

Sannsynlighet og innvirkning: det er to måter å vurdere risiko på-kvalitativ og kvantitativ. Kvalitativ er den enkleste og mest vanlige formen. Med denne tilnærmingen vurderer du generelt sannsynlighet og innvirkning på en 3-5-punkts skala som veldig høy, høy, middels, lav og veldig lav.

Kvantitativ risiko krever tildeling av numeriske verdier. I stedet for å si at det kan være en «høy» effekt, må du definere den i kvantifiserbare termer, for eksempel en to til fire ukers tidsplan forsinkelse eller en 5% økning til kostnad.

Vurdering: hvis du bruker en kvalitativ risikovurderingsmetode, er vurderingen vanligvis sannsynlighet multiplisert med innvirkning. Hvis sannsynligheten er høy (4) og effekten er middels (3), vil din vurdering være 12 (4 x 3). Denne metoden gir deg en enkel måte å sortere og prioritere risiko raskt.

Kvantitativ risikoanalyse er ikke fullt så enkelt. Det er vanskelig å sammenligne og rangere en 60% sjanse for en to-ukers tidsplan forsinkelse med en 40% sjanse for en 10% økning i kostnader. for å få dette til å fungere, må du vurdere tidsplanen og budsjettpåvirkningene slik at de kan sammenlignes. For eksempel kan du vurdere en seks ukers forsinkelse og en 10% budsjettøkning for begge å være en «veldig høy effekt»og tildele dem en» 5.»

Uansett hvordan du velger å spore og vurdere risiko, sørg For at det er standard på tvers av prosjektet. Hvis gruppemedlemmer vurderer risikoer annerledes eller fyller ut kolonner inkonsekvent, gjør det det vanskeligere å vise, spore og prioritere prosjektrisikoen.

Bruk Wrike til å lage et effektivt prosjektrisikoregister

visste du at du kan bygge, oppdatere, vedlikeholde og dele risikoregisteret direkte i prosjektstyringsprogramvaren? Takket Være wrikes egendefinerte felt er det enkelt å opprette og endre registeret ditt for å gjenspeile nøyaktig hvilke kolonner og kategorier du trenger å spore.

I Tillegg kan du enkelt dele det med teamet ditt og andre interessenter for å få innspill. Du kan også innlemme det i rapporter og oversikter, så risiko er alltid øverst i tankene, og ingenting viktig blir oversett.

Prøv En gratis prøveversjon Av Wrike i dag for å oppdage hvor enkelt det er å bygge ditt første risikoregister.