Generale

Q. Uno dei nostri membri del personale ha già un indirizzo NHSmail. Devo inserire il loro nome nel portale di registrazione?
No. Se c’è una persona nella tua farmacia che ha già un account personale NHSmail (che termina in @nhs.net), non dovrebbero essere inclusi nei dettagli inviati al portale di registrazione NHSmail per evitare la creazione di un account duplicato. Una volta impostato l’account NHSmail condiviso per la farmacia, il proprietario della cassetta postale condivisa della farmacia sarà in grado di collegare l’account NHSmail personale del membro dello staff all’indirizzo della cassetta postale condivisa.

D. Gli account NHSmail personali possono essere collegati a più account NHSmail condivisi in farmacia?
Sì.

D. Quanti account NHSmail personali possono essere impostati per farmacia?
Tranne in circostanze eccezionali, è possibile creare fino a 10 nuovi account NHSmail personali per farmacia. Gli appaltatori dovrebbero considerare quali membri del personale sono più appropriati per avere accesso all’indirizzo NHSmail condiviso. Ad esempio, il personale locum non richiederebbe l’accesso se un altro membro del personale in servizio ha accesso; questo non ha bisogno di essere un farmacista.

D. Come posso attivare il mio account personale NHSmail?
Una volta ricevuto il tuo username (inviato all’indirizzo email con cui ti sei registrato) e la password temporanea inviata al tuo numero di cellulare, puoi attivare il tuo account:

• Navigando verso nhs.net;
• facendo clic sul pulsante login;
• inserendo il nome utente NHSmail;
• digitando la password inviata al telefono cellulare;
• rivedere e accettare il contratto utente che dovrebbe apparire sullo schermo; e
• allora si dovrebbe ricevere una e-mail di conferma di aver attivato l’account.

Si noti che l’attivazione deve essere effettuata da ogni persona con un account NHSmail.

Ulteriori informazioni su come attivare il tuo account sono disponibili nella Guida per le farmacie della comunità che utilizzano NHSmail (novembre 2017).

D. Non ho ricevuto una password per la cassetta postale condivisa della mia farmacia; come posso attivare la cassetta postale condivisa?
Non è necessario attivare una casella di posta condivisa e non si riceverà una password per una casella di posta condivisa, poiché tutti gli utenti autorizzati della casella di posta condivisa accedono alla casella di posta utilizzando il proprio account personale NHSmail.

D. Come si accede a NHSmail quando la farmacia viene coperta da un farmacista locum? Ci sono accordi per il personale locum di avere account personali NHSmail?
Una casella di posta condivisa farmacia per una farmacia locali possono ora avere fino a dieci conti individuali collegati come standard (vedi FAQ immediatamente sotto) e quindi tutti i membri del personale che lavorano regolarmente presso la sede può essere fornito con un account individuale che ‘link’ alla casella di posta condivisa farmacia. I conti individuali possono essere ottenuti da farmacisti, contro assistenti, distributori, tecnici o chiunque altro all’interno del team. Garantire che un numero di persone possa accedere alla casella di posta condivisa della farmacia può aiutare a garantire che, anche in caso di assenze impreviste in futuro, il team sarà in grado di accedere alla casella di posta condivisa.

Per quei farmacisti locum che lavorano regolarmente presso una sede di farmacia, l’appaltatore farmacia con il proprietario farmacia NHSmail sono in grado di determinare se collegare o scollegare alcuni conti individuali locum farmacisti alla casella di posta condivisa farmacia. Tuttavia, è necessario eseguire un processo per il collegamento e lo scollegamento e potrebbe non essere necessario quando altri membri del team possono già accedere alla casella di posta condivisa.

Per i farmacisti locum che non dispongono di un account individuale NHSmail, ma ritengono di averne bisogno, possono richiederne uno se si assicurano un’organizzazione sponsor (ad esempio il Local Clinical Commissioning Group (CCG), l’ospedale, la farmacia comunitaria) e potenzialmente per includere un supporto scritto, per assistere la loro richiesta di un account e potrebbe essere necessario presentare un caso per spiegare il ragionamento che è necessario.

D. Vorrei che più di dieci singoli account NHSmail si collegassero alla casella di posta NHSmail condivisa; come posso ottenere più di dieci singoli account e collegarli alla casella di posta condivisa della farmacia?
Fino a 10 account NHSmail individuali dovrebbero essere adatti per la maggior parte degli appaltatori di farmacie. Tuttavia, il team regionale di NHS England e NHS Improvement sarà in grado di autorizzare più di 10 account ad accedere alla casella di posta condivisa, ma lo faranno solo quando ciò è richiesto con un valido motivo per averne bisogno.

Nota: Il limite standard di 10, come spiegato sopra, è stato aumentato, essendo stato precedentemente fissato a 3. La creazione di un nuovo NHSmail personale per un nuovo membro del personale presso la farmacia è spiegato all’interno di una FAQ qui sotto.

D. Ho bisogno di una password per utilizzare il mio account NHSmail? Qual è la politica della password?
Sì, ogni membro dello staff richiede il proprio nome utente e password per accedere a NHSmail sia per la propria casella di posta personale che per qualsiasi casella condivisa a cui è stato autorizzato l’accesso. Dovrai assicurarti che il tuo account rimanga attivo cambiando la tua password almeno ogni 365 giorni altrimenti potrebbe essere disattivato o rimosso dal servizio.

NHS Digital ha introdotto una politica di password NHSmail migliorata da maggio 2019, che includeva modifiche meno frequenti della password.

Le password degli utenti NHSmail diventeranno valide per 365 giorni invece della precedente scadenza di 90 giorni. Questo cambiamento segue PSNC, per conto della Comunità Farmacia IT Group (CP ITG), lobbying NHS Digital circa il suo approccio alle frequenti modifiche forzate delle password per i sistemi nazionali, tra cui NHSmail. PSNC ha chiesto a NHS Digital di considerare l’applicazione della guida del National Cyber Security Centre (NCSC) che afferma:

“La modifica regolare della password danneggia piuttosto che migliora la sicurezza, quindi evita di gravare sugli utenti”.

Agli utenti di NHSmail verrà notificato che devono cambiare la loro password entro 45 giorni dall’introduzione della nuova politica. La nuova politica adotta anche alcune delle altre linee guida sulle password del NCSC; le nuove password NHSmail devono seguire criteri tra cui:

• una lunghezza minima di 10 caratteri senza richiedere un mix di tipi di caratteri;
• non corrispondente alle precedenti quattro password;
• non rilevata come password comune, ad esempio password1234; e
• non rilevata come password violata (password utilizzata per un account precedentemente compromesso).

Suggerimento: NCSC consiglia di creare una password forte e memorabile scegliendo tre parole casuali, ad esempio ‘planeyellowbread’.

D. Ho ricevuto i dettagli dell’account NHSmail condiviso della farmacia, ma non il mio account NHSmail personale. Cosa devo fare?
Se hai ricevuto i dettagli del tuo account NHSmail condiviso e non il tuo account NHSmail personale, dovresti inviare un’e-mail [email protected], spiegando il problema e fornendo il tuo nome e cognome, il codice ODS della farmacia e l’indirizzo email della casella di posta condivisa della farmacia.

D. Ho ricevuto i dettagli del mio account NHSmail personale ma non l’account NHSmail condiviso della farmacia. Cosa devo fare?
Se hai ricevuto i dettagli del tuo account NHSmail personale e non il tuo account NHSmail condiviso, dovresti inviare un’e-mail a [email protected], spiegando il problema e fornendo il tuo nome e cognome e il codice ODS della farmacia.

D. Sono una farmacia con orario prolungato; quante persone possono accedere alla casella di posta condivisa nella mia farmacia?
Non vi è alcuna restrizione sul numero di utenti che possono avere accesso a una casella di posta condivisa tramite il loro account personale NHSmail.

D. Se invio un’e-mail [email protected] quanto velocemente riceverò una risposta?
Il team di amministrazione della farmacia cercherà di rispondere alla tua richiesta il prima possibile. Il banco di servizio farmacia è disponibile tra 9am-5pm Lunedi-Venerdì esclusi i giorni festivi e può essere contattato al [email protected].

Al di fuori di questi orari, semplici attività come reimpostazioni delle password possono essere eseguite dal NHSmail National Service Desk (0333 200 1133). Le attività più complesse, che sorgono fuori dalle ore, possono essere registrate tramite e-mail [email protected] oppure chiamando il National Service Desk (0333 200 1133)e questi problemi saranno trattati dal team di amministrazione della farmacia quando saranno disponibili.

D. Perché è necessario un numero di cellulare per impostare il mio account? Come verrà utilizzato il numero di telefono?
Un numero di cellulare deve essere fornito quando si applica per un account NHSmail come password temporanee vengono inviate tramite un messaggio di testo al numero di cellulare fornito.

Quando accedi al tuo account per la prima volta ti viene chiesto di accettare la Politica di utilizzo accettabile (AUP). In questa fase ti verrà anche chiesto di impostare domande di sicurezza. Questi sono necessari in quanto dovrai essere in grado di rispondere a queste domande se sei bloccato dal tuo account o hai dimenticato la password in modo da poter eseguire un reset della password self-service. Se hai bisogno di una reimpostazione della password e non sei in grado di rispondere alle tue domande di sicurezza (o non le hai ancora configurate), l’helpdesk utilizzerà il numero di cellulare fornito per autenticarti.

Una modifica è stata apportata durante l’estate 2019 in modo che tutti gli utenti NHSmail esistenti connessi alla directory farmacia ‘contenitore’, e tutti i successivi nuovi utenti NHSmail connessi alla directory farmacia, hanno iniziato ad avere il loro numero di cellulare nascosto dalla directory NHS automaticamente. Molti utenti di community pharmacy NHSmail hanno riferito di non avere accesso a un telefono cellulare di lavoro, quindi questo significa che sono stati elencati i numeri di cellulare personali.

È possibile scegliere di mostrare il tuo numero di cellulare in modo che appaia nella directory NHS seguendo il Come nascondere / mostrare il tuo numero di cellulare dalla guida Directory NHS (NHSmail support site guidance).

Nota: L’amministratore della farmacia NHSmail helpdesk continuerà ad avere accesso al numero di cellulare di un utente NHSmail, indipendentemente dal fatto che sia nascosto nella directory NHS o meno. Questo accesso è necessario per autenticare un utente per reimpostare la password, bloccare l’account e anche per contattare gli utenti che diventano inattivi sulla piattaforma NHSmail.

La directory NHS è accessibile solo da utenti legittimi di NHSmail

D. Come posso mostrare il mio numero di cellulare dalla directory NHS?
Per impostazione predefinita, il tuo numero di cellulare inserito durante il processo di registrazione dovrebbe essere nascosto dalla directory NHS, ma potrebbe essere visibile all’amministratore della farmacia NHSmail helpdesk. È possibile scegliere di mostrare il tuo numero di cellulare dalla directory NHS seguendo il Come mostrare / nascondere il proprio numero di cellulare dalla guida Directory NHS (NHSmail support site guidance). La directory NHS è accessibile solo da utenti legittimi di NHSmail. Leggi le FAQ qui sopra per ulteriori informazioni.

D. Cosa succede se dimentico la password, non sono in grado di rispondere alle mie domande di sicurezza e non ho un numero di cellulare che può essere utilizzato come autenticazione?
Dovrai parlare con il proprietario della cassetta postale condivisa del tuo account locale e dovranno contattare l’helpdesk per confermare che possono autenticarti e chiedere loro di reimpostare la password. L’helpdesk nazionale chiederà al proprietario della cassetta postale condivisa di confermare il numero di cellulare a cui inviare la password temporanea. È responsabilità del proprietario della cassetta postale condivisa garantire che i controlli di convalida locali sulle persone siano stati completati.

D. Sono proprietario di una cassetta postale condivisa, a cosa serve il numero di cellulare che ho fornito?
I proprietari di cassette postali condivise sono tenuti a fornire un numero di cellulare a cui hanno accesso ed essere il principale punto di contatto per l’helpdesk nazionale con cui mantenere i contatti – se un altro membro del personale della farmacia dimentica la password e non è in grado di rispondere alle domande di sicurezza e quel membro del personale non ha

D. Cosa succede se non riesco a portare il mio telefono cellulare al lavoro?
Se non riesci a portare il tuo cellulare al lavoro e non sei quindi in grado di attivare il tuo account da un computer di lavoro, puoi accedere al tuo account per la prima volta da un altro computer, ad esempio a casa. Riceverai un’e-mail al tuo indirizzo e-mail personale che hai fornito al momento della registrazione che conterrà il tuo nuovo indirizzo e-mail e le istruzioni su come accedere al tuo account. Se non si dispone di un computer di casa o di accesso a Internet, è possibile prendere nota della password e impostare il proprio account quando si è al lavoro. Tuttavia, si consiglia di avere il telefono cellulare su di voi quando si accede al tuo account per la prima volta come la password conterrà un mix di caratteri diversi e lettere maiuscole e minuscole.

D. Cosa fare se si sta trasferendo in un’altra farmacia della comunità o lasciando farmacia del tutto?
Se stai lasciando la tua farmacia, dovrai informare il proprietario della casella di posta condivisa che rimuoverà il tuo account NHSmail dalla casella di posta condivisa per la farmacia che stai lasciando. Il tuo account NHSmail può essere aggiunto a qualsiasi nuova farmacia della comunità a cui ti unisci contattando il proprietario della cassetta postale condivisa per quel sito. Se sei il proprietario della cassetta postale condivisa dovrai contattare l’helpdesk nazionale all’indirizzo [email protected] oppure chiamando 0333 200 1133 e chiedere le autorizzazioni da rimuovere dalla casella di posta condivisa e avvisare chi dovrebbe ora essere aggiunto come proprietario della casella di posta condivisa.

Se stai lasciando il settore della farmacia o non stai assumendo un nuovo ruolo in un’altra farmacia della comunità, contatta l’helpdesk nazionale della farmacia all’indirizzo [email protected] che segnerà il tuo account come un’leaver’. Il tuo account verrà eliminato definitivamente dopo 30 giorni.

I membri del team di farmacia che trasferiscono da una farmacia di comunità a ruoli di farmacia clinica con un’organizzazione NHS possono trasferire il loro account NHSmail al loro nuovo ruolo chiedendo all’amministratore locale NHSmail nella loro nuova organizzazione di contrassegnare il loro account come “joiner”. Questo deve essere fatto entro 30 giorni dall’account contrassegnato come “leaver” per assicurarsi che non venga eliminato.

Nota: Gli account NHSmail contrassegnati come “leavers” vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni se non viene identificata alcuna nuova organizzazione. Inoltre, gli account NHSmail che non vengono utilizzati per 90 giorni vengono disattivati e verranno eliminati definitivamente dopo altri 30 giorni.

D. Cosa devo fare se un nuovo membro del personale entra a far parte della community pharmacy e richiede la creazione/collegamento/scollegamento di un account NHSmail? (O cosa fare se hai bisogno di account aggiuntivi oltre i dieci account standard collegati?)

Se stai entrando in una farmacia della comunità e hai già un account NHSmail, dovrai chiedere al proprietario della cassetta postale condivisa di collegare il tuo account alla cassetta postale condivisa locale. Se necessario, una richiesta tecnica può essere fatta per l’assistenza.

Se il nuovo membro del personale non ha già un account personale e la farmacia ha meno di 10 account utente, il proprietario della cassetta postale condivisa dovrà sollevare una query con l’helpdesk nazionale della farmacia dal proprio NHSmail condiviso e [email protected] per chiedere la creazione dell’account personale. La richiesta dovrà includere: I membri del team farmacia nome completo, indirizzo email alternativo e il loro numero di cellulare.

Il nuovo membro dello staff dovrà fornire al proprietario della cassetta postale condivisa il proprio numero di cellulare poiché la password verrà inviata tramite un messaggio di testo.

Se la farmacia ha già creato 10 account personali utente, il proprietario della cassetta postale condivisa potrebbe dover inviare un’e-mail al team regionale NHS England e NHS Improvement, indicando i motivi per cui è necessario collegare più di 10 account alla cassetta postale condivisa e chiedendo loro di approvare la creazione di un account aggiuntivo. Se la richiesta aggiuntiva viene approvata, il team regionale dovrà inviare un’e-mail all’helpdesk nazionale della farmacia all’indirizzo [email protected] indicando che il tuo account aggiuntivo è stato approvato e chiedendo che l’account venga creato e collegato. Anche in questo caso, il nuovo membro del personale dovrà fornire il proprio numero di cellulare personale come la loro password verrà inviato a loro tramite un messaggio di testo.

Il nuovo membro dello staff deve assicurarsi che il proprio account personale sia collegato all’account condiviso dopo la creazione del proprio account personale. Il proprietario della farmacia NHSmail o l’helpdesk dell’amministratore della farmacia dovrebbero essere in grado di aiutare con il collegamento.

Una volta che il personale della farmacia lascia una farmacia comunitaria, potrebbe anche essere scollegato allo stesso modo.

ODS/ownership / consolidations change

Per considerazioni IT fare riferimento a: checklist di PSNC: Change of pharmacy circumstance guide: codici ODS e pianificazione richiesti se il codice ODS cambia. Per quanto riguarda NHSmail:

D. Cosa fare con NHSmail per i consolidamenti?

Quando si verifica un consolidamento di una farmacia comunitaria, l’attuale proprietario di una cassetta postale condivisa di una farmacia “si chiude” in un’altra dovrebbe adottare misure proattive per trasferire la proprietà al nuovo proprietario inviando un’e-mail dalla cassetta postale condivisa al servizio di amministrazione nazionale che richiede un’azione appropriata. Per tutti gli attuali membri del personale della community pharmacy che hanno un account utente NHSmail collegato alla casella di posta condivisa e cessano di essere impiegati presso la farmacia, si prega di inviare un’e-mail dalla casella di posta condivisa al servizio di amministrazione nazionale chiedendo che questi utenti vengano rimossi.

Nota: Si prega di assicurarsi che ci sia un membro del personale che lavora presso la farmacia della comunità che ha sempre un account NHSmail collegato alla casella di posta condivisa.

D. Qual è il processo in caso di cambio di farmacia (ad esempio ODS/cambio di proprietà/posizione)?

La lista di controllo IT/ODS change menziona questo argomento e informazioni più dettagliate sono riportate di seguito.

1. Se il tuo codice ODS o indirizzo cambierà, devi contattare il team di amministrazione della farmacia NHSmail ([email protected]) per chiedere loro di modificare l’indirizzo e-mail dell’account condiviso dei locali NHSmail in base alle esigenze. Il tuo nuovo indirizzo email potrebbe includere il nuovo codice ODS / indirizzo se ce n’è uno. Il tuo vecchio indirizzo email potrebbe essere ritirato e / o reindirizzare all’account appropriato. Se i membri del personale della farmacia che hanno un account personale NHSmail che ha accesso all’account condiviso dei locali cessano di essere impiegati in farmacia, segui si prega di contattare l’amministratore NHSmail per richiedere la loro rimozione dalla casella di posta condivisa e anche collegare il nuovo personale necessario. Assicurati di avere ancora membri del personale con account NHSmail personali che possono accedere all’account condiviso dei locali. Durante i cambi di proprietà, il proprietario in uscita può supportare il trasferimento di una cassetta postale precedente per garantire la continuità di una cassetta postale, ad es. quindi non c’è ritardo/interruzione delle e-mail relative ai referral dei pazienti comunicati a indirizzi condivisi più vecchi. Un proprietario in uscita può fare richieste a NHSmail. Il proprietario in entrata potrebbe aver bisogno di prendere accordi con il proprietario in uscita prima della data di modifica. Il proprietario in uscita e in entrata può anche avere bisogno di assicurarsi che le disposizioni appropriate sono in atto, ad esempio se c’è un trasferimento della casella di posta elettronica che le email pertinenti vengono eliminati, se necessario – garantire aspettative del paziente continuano ad essere soddisfatte. Se necessario, tutte le e-mail possono essere eliminate o può essere configurato un nuovo account. Sia il proprietario in uscita che quello in entrata dovranno completare il Toolkit per la sicurezza e la protezione dei dati una volta all’interno di ogni esercizio finanziario, anche se può essere consentito che, quando la data di modifica è vicina alla scadenza del Toolkit, il proprietario in entrata completerà il livello base per supportare l’utilizzo di NHSmail con
2. Dopo la modifica: verifica che le modifiche siano state apportate inviando un’e-mail di prova al tuo account, quindi controlla che puoi accedere e visualizzare l’e-mail . Se il proprietario in arrivo non è stato in grado di finalizzare gli accordi, è possibile che sia necessaria una nuova casella di posta condivisa. Si noti che la farmacia potrebbe non apparire per impostazione predefinita all’interno del portale di registrazione della cassetta postale condivisa della farmacia perché in genere questo portale può includere l’elenco delle farmacie che non hanno una cassetta postale condivisa. Un biglietto per [email protected] può supportare la farmacia che viene aggiunta a questo elenco di portali, se necessario.