Questo estratto fa parte di Entrepreneur.com ‘ s secondo trimestre di avvio Kit che esplora i fondamenti di avvio in una vasta gamma di settori.

In Start Your Own Event Planning Business, lo staff di Entrepreneur Media Inc. e scrittore Cheryl Kimball spiegare come si può iniziare nel settore della pianificazione di eventi, se si vuole lavorare part – o full-time pianificazione qualsiasi cosa, da una festa di primo compleanno, bar mitzvah o matrimonio a raccolte di fondi politici e lanci di prodotto. In questo estratto modificato, gli autori spiegano come determinare cosa addebitare ai clienti di pianificazione degli eventi.

Caricare abbastanza—ma non troppo—per i tuoi servizi di pianificazione di eventi è la chiave per il successo aziendale in corso. È importante per i proprietari di imprese per la prima volta, quindi, procedere con cautela quando iniziano a stimare il costo degli eventi. L’obiettivo nel pricing di un servizio è quello di contrassegnare i costi di manodopera e materiali sufficientemente per coprire le spese generali e generare un profitto accettabile.

Secondo l’esperto del settore Dott. Joe Goldblatt, le tasse sono in genere determinate da tre fattori:

1. Segmento di mercato servito. Gli eventi sociali hanno una struttura tariffaria diversa rispetto agli eventi aziendali. Nel settore degli eventi sociali, i pianificatori in genere addebitano una commissione per i loro servizi, oltre a una percentuale di alcune o tutte le commissioni del fornitore. Se dovessi suddividere la tua quota di pianificazione degli eventi in una tariffa oraria, un pianificatore sociale, secondo l’esperto del settore Patty Sachs, farebbe ovunque da $12 a $75 all’ora, oltre alle commissioni del fornitore.

Nel settore degli eventi aziendali, tuttavia, i pianificatori in genere addebitano una commissione per i loro servizi, oltre a una commissione di gestione per ogni articolo che contraggono. Ad esempio, un pianificatore acquista fiori da un fiorista, li segna (di solito del 15 per cento) e le spese che ammontano al cliente. Un’altra possibilità è una tariffa forfettaria, o” tassa di progetto”, spesso utilizzata quando l’evento è grande e la società vuole ricevere una cifra “da non superare”. Sachs stima una tariffa oraria per i pianificatori aziendali compresa tra $16 e $150, oltre alle commissioni dei fornitori.

2. Posizione geografica. Le tasse sono più alte nel nord-est, ad esempio, che nel sud-est. Questa differenza riflette la variazione del costo della vita. Inoltre, le aree del paese con ben definite stagioni, come gli Hamptons a New York o Martha’s Vineyard nel Massachusetts, ad esempio, basano i loro prezzi in parte sulla stagione in questione.

3. Esperienza e reputazione dell’organizzatore di eventi. Se sei appena agli inizi nel settore, è ragionevole addebitare meno per i tuoi servizi di pianificazione mentre acquisisci esperienza. Una parola di cautela, però: non caricare troppo poco solo per ottenere il lavoro. Anche se i clienti guardarsi intorno per il miglior prezzo, un pianificatore che viene in troppo basso con una stima può essere scoraggiante come un pianificatore che viene in troppo alto. Il tuo cliente potrebbe mettere in discussione la tua capacità di organizzare un evento di alto livello in base al prezzo che hai citato.

Quindi, come vengono calcolate le suddette tariffe per il servizio? La maggior parte dei pianificatori di eventi prezzo loro tasse-per-servizio (il costo totale per il cliente) utilizzando un “costo più” metodo. Contraggono il lavoro, le forniture e i materiali coinvolti nella produzione di un evento e addebitano ai loro clienti dal 10 al 20 percento del costo totale dell’evento, con il 15 percento come media approssimativa.

Prima di iniziare a pianificare un evento, devi sapere esattamente cosa vogliono i tuoi clienti e cosa possono spendere. Quindi si stima quanto costerà contrarre manodopera e forniture, aggiungere la commissione e presentare la commissione totale per i servizi al cliente come stima. Di seguito sono riportate alcune possibili spese per evento:

• Noleggio sito. A seconda dell’evento, i canoni di locazione del sito possono essere considerevoli, inesistenti o in qualsiasi punto intermedio. Questa è un’opportunità per risparmiare denaro per un cliente con un budget limitato. Forse un cliente vuole un barbecue estivo panoramico. Un sito in una spiaggia pubblica può spesso essere riservato per praticamente nulla, mentre tony beach-side club spesso comandano prezzi premium.
• Fornitori. Questa categoria potrebbe includere un ristoratore, barista, decoratore, fiorista, fotografo, intrattenitore o operatore video, tra gli altri.
• Forniture. Qualsiasi fornitura non fornita dai fornitori o dal cliente dovrà essere acquistata dalla tua azienda. Questo può includere qualsiasi cosa, dal cibo agli alberi in vaso alle candele da tavola.
• Noleggio attrezzature. Potrebbe essere necessario noleggiare attrezzature audiovisive o di illuminazione.
• Licenze e permessi. Alcuni tipi di eventi richiedono permessi o licenze speciali, come un permesso di vigili del fuoco o una licenza per utilizzare una partitura musicale.
• Trasporti e parcheggio. Se l’evento richiede a te o al tuo staff di viaggiare o richiede la fornitura di mezzi di trasporto per partecipanti o relatori, potrebbero esserci costi di trasporto significativi.
• Tasse di servizio e mance. Assumere un aiuto temporaneo, come i server, per l’evento può essere costoso.
• Tasse degli altoparlanti. Conferenze e altri eventi educativi o commemorativi spesso coinvolgono relatori.
• Pubblicità e inviti. Un grande evento può essere fortemente pubblicizzato, ma anche eventi più piccoli potrebbero comportare l’uso di volantini. Anche gli inviti sono spesso necessari.
• Spedizione e spedizione. Se stai spedendo inviti o volantini, non dimenticare questa spesa. Alcuni organizzatori di eventi anche spedire fiori.
• Fotocopiatura e preparazione dei materiali di registrazione. Eventuali dispense per i partecipanti o fotocopie di volantini rientrano in questa categoria.
• Segnaletica. Qualsiasi segno o banner progettati per l’evento dovrebbe essere figurato nelle vostre spese per-evento.

Una volta che sai quale delle spese di cui sopra dovrai sostenere, puoi preparare una stima del costo dell’evento e della tariffa per il servizio. In primo luogo, scoprire il tasso di andare contattando tre di ogni tipo di fornitore e fornitore avrete bisogno. Quindi calcolare i costi per ogni categoria elencata (e tutti gli altri che potrebbero sorgere), sommarli e aggiungere una piccola quantità per spese impreviste.

Quando si fornisce un preventivo a un cliente, è possibile presentarlo sotto forma di un elenco dettagliato. Mostra ogni fornitore o fornitore separatamente, con una breve descrizione dei servizi che devono fornire, ed elencare il prezzo di ogni servizio. Questa strategia è utile per ricordare ai clienti che la tua azienda riceverà solo una piccola frazione della tariffa totale per i servizi.