Sei qui perché hai bisogno di sapere come scrivere un RFP per il web design o riprogettazione. Una RFP è ciò che le agenzie usano per valutare il tuo progetto e quindi fornirti una proposta. A Big Drop, riceviamo tonnellate di RFP, che vanno dalle piccole imprese alle aziende Fortune 500–alcune sono buone, alcune sono cattive e alcune di cui non parliamo più. Quello che abbiamo esposto, è come preparare un RFP per il tuo sito web e come crearne uno grande. Dopo tutto, più approfondita si può essere con la vostra RFP, più accurata sarà la vostra proposta.

Cosa rende una buona RFP?

Quando hai bisogno di un sito web, la prima cosa che fai è mettere insieme una richiesta di riprogettazione web per la proposta. Presentare la tua RFP a più agenzie è comune e sempre una buona idea: è come avere un’idea di cosa ci vorrà davvero per dare vita al tuo progetto e alla tua visione. Dopo aver inviato la richiesta, le agenzie risponderanno con una soluzione proposta che delinea l’ambito di lavoro, la tempistica e il costo per il tuo sito web. In genere, questo scambio è seguito da una breve telefonata e una sessione di domande e risposte.

Pensa alla tua RFP come a una prima impressione per i potenziali partner dell’agenzia. Una grande RFP pone le basi per una grande partnership. Un grande RFP è chiaro, conciso e arriva dritto al punto. Non è necessario avere il know-how tecnico per creare un RFP. Infatti, la maggior parte dei migliori RFP che riceviamo non hanno alcuna menzione di codice o gergo tecnico (sentiamo parlare abbastanza sviluppatore su base giornaliera). Se sai quali integrazioni vuoi usare (MailChimp, HubSpot, Marketo), elencale nella tua email RFP ai fornitori. Se no, lascia perdere. Non devi avere tutte le risposte. Dopotutto, è per questo che stai assumendo un’agenzia in primo luogo, quindi lascia che siano i professionisti a capirlo.

Mettiamo le cose in chiaro: le RFP non devono essere noiose. Stiamo parlando di affari tuoi, quindi sentiti libero di renderlo divertente. A Big Drop, sappiamo una cosa o due su RFP, quindi usa le nostre linee guida che abbiamo messo insieme come punto di partenza, piuttosto che le regole (non siamo mai stati grandi su quelle). Keep it simple, pensare a ogni sezione e renderlo piacevole. Alla fine della giornata stiamo costruendo qualcosa di nuovo per il futuro della tua attività, quindi emozionati!

Ecco cosa dovrebbe includere una struttura RFP:

1. Sommario
2. Sfondo
3. Obiettivi principali
4. Portata del Progetto e la Consegna
5. Sitemap
6. linea Temporale & Milestone
7. Funzionale/Tecnica Requisiti
8. Bilancio
9. i Criteri per la Selezione

Sommario

Se non siete sicuri di cosa scrivere, la prima cosa che si dovrebbe iniziare con il progetto di sintesi. Dovrebbe dare un’introduzione alla tua azienda e il motivo per presentare la tua RFP. Dite al vostro potenziale fornitore che cosa è che si spera per loro di realizzare e lay out eventuali problemi voi oi vostri utenti faccia con il tuo sito corrente. Ecco un breve esempio di riepilogo RFP:

Esempio: il nome della nostra azienda è Initech. Aggiorniamo software per grandi aziende e organizzazioni. Siamo alla ricerca di un rinnovamento del sito web. I nostri utenti segnalano che non riescono a trovare ciò che stanno cercando sul nostro sito e il design è datato.

Perché questo è importante: la parte della richiesta di proposta arriva al punto. Dice al lettore della tua proposta chi sei e perché stai inviando una RFP a loro. Questo dà il tono per il resto della proposta.

Background aziendale

Fornisci una breve cronologia della tua organizzazione. (Particolare enfasi sul breve). Dì al tuo fornitore chi sei, in quale settore operi e descrivi il tuo pubblico o cliente tipico. Aiuta anche a far sapere alla tua potenziale agenzia chi sei. Sei un coordinatore di marketing o un decisore chiave della tua organizzazione? Sapere chi sta parlando, conta. Che tu sia un’azienda più vecchia e consolidata o una startup emergente, la chiave qui è far sapere ai potenziali fornitori chi sei e di cosa stai parlando.

Esempio: In Initech, i nostri clienti ci scelgono perché forniamo un servizio di qualità. Ciò che ci differenzia dai nostri concorrenti è che siamo i più esperti nel nostro settore e siamo in attività da 30 anni.

Perché questo è importante: Lo sfondo della tua azienda o organizzazione dice al tuo potenziale fornitore di sapere cosa rappresenti e può fornire un’indicazione precoce per confermare se il progetto sarà adatto o meno.

Obiettivi principali

Grandi RFP sono autentici. Sii conciso e chiaro sui problemi che tu e i tuoi utenti dovete affrontare. Concentrati su ciò che speri di realizzare con il tuo nuovo sito web. Se puoi, prova a restringerlo a una o due frasi, quindi espandi da lì. Un buon punto di partenza è il riconoscimento dei problemi.

Suggerimento pro: “Pensa al tuo nuovo sito web come un catalizzatore per i tuoi obiettivi aziendali, sii in anticipo su ciò che deve realizzare e perché il tuo vecchio non lo sta tagliando.”

Esempio: Il nostro obiettivo principale per il nostro sito web è quello di aumentare l’acquisizione e il coinvolgimento degli utenti attraverso la progettazione. A differenza del nostro attuale sito web, il nostro nuovo sito web deve fornire agli utenti un modo per acquistare i nostri prodotti in modo semplice ed efficiente e dovrebbe anche essere mobile-responsive.

Perché questo è importante: È importante dare la priorità agli obiettivi più importanti che desideri realizzare nel tuo progetto in modo che il tuo fornitore sappia esattamente cosa stai cercando di ottenere da questo impegno. Stabilire i tuoi obiettivi all’inizio è un ottimo modo per aumentare le tue possibilità di successo con il tuo nuovo sito web.

Ambito del progetto e risultati finali

A questo punto nello scrivere la tua RFP, dovresti pensare a quali servizi specifici stai cercando. A Big Drop, i nostri progetti variano nel campo di applicazione. Alcune aziende hanno solo bisogno di un sito web, mentre altri hanno bisogno di produzione video e branding. Poiché i progetti variano nell’ambito, i risultati finali varieranno di conseguenza. Di seguito sono riportati solo alcuni esempi di ciò che puoi aspettarti di vedere quando interagisci con il tuo fornitore:

• Project Management
• UX/UI Planning
• Graphic Design
• Frontend development
• Backend development
• On-site SEO
• Content strategy
• Quality Assurance and Testing
• Content Migration
• PPC Campaigns
• Content Management System Training
• Copywriting/Content
• Visual Identity
• Posizionamento del Brand
• Marketing
• Produzione Video
• Fotografia

Se si sta richiedendo una proposta per un sito web, si aspettano i risultati per includere cose come i disegni e wireframe. Se il tuo progetto include un’identità visiva, aspettati che i tuoi risultati finali arrivino sotto forma di PSD o file AI. Altri deliverable sono più intangibili, quindi conosci le differenze e cosa aspettarti dal tuo fornitore.

Suggerimento pro: “Sai cosa stai ricevendo, diffida dei fornitori che non forniscono una ripartizione oraria per i loro servizi”

Esempio: Stiamo cercando un video esplicativo di 60 secondi da visualizzare sul nostro sito Web. Vorremmo anche un’identità visiva (logo) da utilizzare per biglietti da visita e carta intestata.

Perché questo è importante: Nel determinare l’ambito di lavoro del progetto, il fornitore prenderà in considerazione quali attività dovranno essere completate e applicherà una tariffa oraria in base alle migliori stime relative ai progetti precedenti. Avere queste informazioni garantirà il vostro fornitore si dice la migliore proposta di sito web.

Sitemap

Il modo in cui il tuo sito web è organizzato influenzerà il modo in cui i tuoi utenti trovano ciò che stanno cercando. La tua sitemap è fondamentalmente un sommario per il tuo sito web. Elenca quali pagine vorresti avere nel tuo menu di navigazione e pensa a come l’utente navigherà attraverso il sito. Gli utenti dovrebbero essere in grado di trovare rapidamente e facilmente le informazioni di cui hanno bisogno. Se non possono, se ne andranno. L’esperienza utente (UX) è un fattore chiave nell’efficacia del tuo sito web.

Pro Tip: “Senza una solida strategia UX, è probabile che i prodotti digitali falliscano. È davvero così semplice.”

Stimare quante pagine pensi che il tuo sito web avrà bisogno può essere un buon punto di partenza, cioè: Informazioni, Servizi, Contatti. Se non sei sicuro di quali pagine hai bisogno, non preoccuparti e lascia che il tuo fornitore lo capisca per te.

Esempio:

1. Homepage
2. chi siamo
3. Servizi
4. Negozio
5. Blog
6. Contatti

Perché questo è importante: l’esperienza Utente è uno dei componenti più importanti di qualsiasi progetto digitale. Il fornitore utilizzerà queste informazioni per determinare il numero di layout di pagina personalizzati di cui il tuo sito web avrà bisogno.

Timeline&Milestones

La sezione timeline della tua RFP dovrebbe rispondere alla domanda su quando vorresti che il tuo progetto andasse in onda. Se c’è una data specifica su quando il tuo sito web o progetto di branding deve essere completato da, questo è il posto per elencarlo. Tutte le pietre miliari importanti nel tuo progetto dovrebbero essere elencate qui, come un lancio di un nuovo prodotto o una campagna pubblicitaria.

Suggerimento pro: “Sii realistico in termini di scadenza, la progettazione e lo sviluppo di siti Web personalizzati richiedono tempo.”

Esempio: La scadenza per il sito web è gennaio 30. Tuttavia, abbiamo la nostra conferenza annuale a gennaio 1 e vorremmo che la homepage fosse completata da allora, se possibile.

Perché questo è importante: Essere up-front su quando il tuo sito web deve andare in diretta è un primo passo importante per stabilire in forma. Il tuo potenziale fornitore può valutare se può o meno realisticamente soddisfare le tue aspettative. In alcuni casi, i fornitori sono disposti a completare un progetto di punta, ma che, naturalmente, arriverà ad un prezzo aggiuntivo.

Requisiti funzionali

Questa sarà probabilmente la parte più dettagliata della RFP del tuo sito web. Elenca tutti i requisiti tecnici che il tuo sito web deve avere come: elaborazione dei pagamenti, integrazioni di carriera o accessi utente.

Suggerimento: “Non devi avere tutte le risposte, ma assicurati di includere quelle che fai.”

Stai vendendo prodotti? In tal caso, quale soluzione di e-commerce stai cercando di utilizzare o stai cercando consigli? Hai in mente un sistema di gestione dei contenuti, come Drupal o WordPress? Se vuoi incorporare un CRM come HubSpot o un servizio di email marketing come MailChimp, assicurati di includerlo qui. Se non sai da dove cominciare, non preoccuparti, il tuo fornitore ti ha coperto.

Per la folla più tecnica, cerca di fornire quanti più dettagli possibili in termini di funzionalità. Se ci sono integrazioni di terze parti che estraggono dati da origini esterne, assicurati di includere come avviene questo trasferimento e da dove provengono questi dati. Se c’è un’API coinvolta, c’è documentazione? Rispondere a queste domande e si eliminerà il avanti e indietro tra voi e il vostro fornitore.

Esempio: il nostro sito web deve essere in grado di vendere prodotti e mappare le posizioni dei nostri negozi tramite Google Maps. Le sezioni di carriera del nostro attuale sito sono ospitate su bluehouse.

Perché questo è importante: questo sarà uno dei fattori più importanti nella valutazione dell’ambito e del prezzo dal punto di vista del fornitore. Alcune soluzioni richiedono meno ore dedicate all’integrazione dove altre soluzioni richiedono vaste risorse che vengono spese nello sviluppo di API personalizzate per creare applicazioni software. Ancora una volta, più informazioni fornite in una RFP chiara e concisa, più accurata sarà la struttura della proposta di progetto del fornitore.

Budget

Sì, la tua lettera di richiesta dovrebbe includere un budget. Trattenere il budget per un progetto è un po ‘ come cercare di acquistare una casa senza fornire al tuo broker un’idea di ciò che sei disposto a pagare. Se desideri acquistare una casa e il tuo budget è di $150k, il tuo broker può quindi individuare diverse case che ti offrono il massimo valore nel tuo budget.

“Questo è business, se non stai parlando di soldi, probabilmente non sei serio.”

Decidi cosa è importante per te: l’opzione meno costosa o quella che fornisce il maggior valore nel tuo budget. Fornire il tuo fornitore con il tuo budget consente loro di tornare con la soluzione più appropriata, in base all’ambito, agli obiettivi, ecc. Per espandere la nostra casa-acquisto analogia, è possibile acquistare una casa per $5.000 o 5 500k, ma quello che si ottiene in cambio di questi prezzi varierà.

Se è necessario, è sufficiente fornire un intervallo. Se stai cercando servizi aggiuntivi come manutenzione e supporto in corso o SEO, includi il budget per tali servizi come separato.

Suggerimento pro: “Ottenere reale su ciò che stai cercando di pagare ti dà il vantaggio di vedere quanto i fornitori sono disposti a dare per il budget proposto”

Pensa al tuo sito web come un investimento. Qualsiasi agenzia affidabile vi consiglierà e consultare su come ottenere il massimo del vostro budget e massimizzerà il vostro potenziale per un ritorno su tale investimento.

Esempio: Il budget per il nostro nuovo sito web è tra $80.000 – $100.000. Il nostro budget annuale ricorrente per il supporto e la manutenzione $60.000

Perché questo è importante: non vuoi perdere tempo a incontrare e parlare con fornitori che non rientrano nella tua fascia di prezzo. Essere onesti circa il vostro budget permette anche di parlare con i fornitori che vi farà la loro priorità. Trasparenza va un lungo cammino.

Criteri per la selezione

Qui, è sufficiente decidere i criteri da utilizzare quando si sceglie il fornitore. Le cose da considerare qui sono: competenza dell’agenzia, capacità, portafoglio, progetti pertinenti, servizi interni, ecc.

Esempio: Faremo la nostra selezione sulla base dell’esperienza dell’agenzia, dei progetti pertinenti e sulla base del design.

Perché questo è importante: un fornitore può avere maggiore esperienza in un settore rispetto a un altro. Altri possono avere una maggiore esperienza con i siti web informativi su e-commerce. Essere in anticipo per quanto riguarda ciò che sarete basando la vostra decisione in modo che il destinatario può essere in anticipo circa se o non sono l’agenzia giusta per voi.

E ora?

Questo è tutto. Ti abbiamo fornito ciò di cui hai bisogno per scrivere una RFP stellare. Non è così difficile come sembra, una volta che sai cosa stai facendo. Basta ricordarsi di tenerlo breve, onesto e divertente.