Un media advisory è un annuncio di una pagina che racconta ai media i dettagli di un evento imminente. Un media advisory invita i media a un evento come una grande apertura, una raccolta fondi o qualcosa di simile in cui la copertura della stampa gratuita avvantaggerebbe un’organizzazione. Questo evento può o non può essere aperto al pubblico.

Free Media Advisory Template

Scrivere un efficace media advisory che consente ai media di partecipare e scrivere del tuo evento può essere difficile. È importante seguire il formato di consulenza media accettato, che i giornalisti si aspettano di vedere. Per aiutarti, abbiamo creato un modello di media advisory per guidarti in ogni sezione della scrittura del tuo media advisory, che include il titolo, il corpo, i dettagli dell’evento e le informazioni di contatto.

Miniatura del modello stesso:

Ecco i modelli da scaricare:

• DocX
• Google Doc
• Formato PDF

Di seguito sono riportati i sei passaggi che è necessario adottare per scrivere un efficace media advisory.

Decidere quando utilizzare un Media Advisory vs. Comunicato stampa

La differenza fondamentale tra un media advisory e un comunicato stampa è lo scopo per inviarlo. Un media advisory è rivolto specificamente ai media ed è un invito di una pagina, solo informazioni per ottenere la partecipazione dei media a un evento. Un comunicato stampa dovrebbe essere affrontato più come un articolo, che include citazioni e fatti, con l’obiettivo di generare interesse generale nelle notizie che stai annunciando, possibilmente essere raccolto da entrambi i piccoli e grandi media.

Un media advisory è ciò che si sceglie di scrivere e inviare quando si desidera che i media vengano a un evento. Un comunicato stampa è ciò che si desidera scrivere e inviare se si desidera una copertura mediatica di un argomento degno di nota relativo alla tua attività. A volte, un comunicato stampa annuncia un evento, ma può anche essere l’apertura di una nuova sede, l’assunzione di un nuovo membro del team esecutivo o la vittoria di un prestigioso premio.

Se pensi che il comunicato stampa sia più adatto alle tue esigenze e ai tuoi obiettivi, puoi leggere il nostro articolo che fornisce istruzioni specifiche su come scrivere un comunicato stampa, insieme a un utile modello per guidarti.

Get Set Up Prima di iniziare a scrivere

Prima di scrivere il vostro advisory, ci sono un paio di pianificazione e la formattazione cose che si desidera affrontare. Se vuoi che il tuo media advisory venga letto da persone nei media, vuoi seguire gli standard di settore nella formattazione in modo che sappiano esattamente dove cercare rapidamente i dettagli specifici dell’evento. Seguire questo formato evita il rischio che ignorino la tua consulenza.

Ecco i passaggi che devi fare prima di scrivere.

Utilizzare Carta intestata

Si desidera che il vostro media advisory per ottenere l’attenzione di ed essere letto dai media. Per fare ciò, è necessario utilizzare la carta intestata per scrivere l’advisory media perché vi darà ulteriore credibilità. Utilizzando la carta intestata aziendale farà in modo che più persone nei media leggerà la consulenza e partecipare al vostro evento.

Se non si dispone di carta intestata per il vostro business ancora, è possibile controllare alcuni esempi di carta intestata aziendale per l’ispirazione. Si può anche avere creato rapidamente utilizzando un servizio come Fiverr. Fiverr è un mercato che ti collegherà con molti esperti di design che possono creare bellissimi loghi e carta intestata per te.

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Title Your Advisory

Vuoi mettere il titolo “Media Advisory” in cima alla pagina in modo che chiunque lo riceva sappia cos’è e a chi si rivolge. Poi, si desidera iniziare la consulenza con “Per il rilascio immediato.”Questo consente a chiunque gestisca per primo il tuo advisory di sapere che va bene distribuire immediatamente le informazioni che contiene.

Media Advisory Titolo di Esempio

Includere i Contatti e gli Indirizzi di Informazioni

Nell’angolo in alto a sinistra della consulenza, di solito seduto alla sinistra del Supporto Consultivo titolo o leggermente sopra il titolo, includere il nome del contatto e il miglior numero di telefono per raggiungere il contatto. Includi l’indirizzo in cui si svolgerà il tuo evento, inclusa la città e lo stato, direttamente sotto le informazioni di contatto.

Determina il tuo pubblico

Ora che hai impostato correttamente il tuo media advisory, determina chi è il tuo pubblico e come vuoi parlare con loro. È importante sapere con chi stai parlando in modo da poter affrontare ciò che li interesserà specificamente. Ricorda che gli avvisi sui media sono indirizzati esclusivamente ai media e hanno lo scopo di invitare i media a partecipare a un evento.

La migliore indicazione di chi è il tuo pubblico per un media advisory è il tipo di evento che stai ospitando. Ad esempio, se si tiene una conferenza stampa, si vuole più giornalisti e giornalisti a partecipare mentre se si ospita una raccolta di fondi, si potrebbe desiderare uno scrittore scena sociale a partecipare. Personalizza il tuo contenuto in modo che sia scritto per il tuo pubblico previsto.

La maggior parte dei media hanno giornalisti che coprono tutti i principali argomenti come la politica, l’istruzione, le imprese locali e la tecnologia. Si potrebbe anche voler trovare un giornalista specifico che copre gli eventi relativi al vostro settore, in modo da leggere alcuni dei suoi articoli e scrivere la vostra consulenza con quella persona in mente. Decidere che tipo di professionisti dei media sarebbe più interessato al vostro evento e concentrarsi sulla scrittura per loro.

Scrivi un titolo di consulenza multimediale accattivante

Un titolo è il riassunto del tuo advisory che si trova in alto al centro del tuo media advisory e dovrebbe essere in grassetto. È importante passare un po ‘ di tempo a creare un grande titolo in modo che coloro che lo leggono siano abbastanza interessati a leggere il resto della tua consulenza e partecipare al tuo evento. La lunghezza di questo tipo di titolo è in genere 65 a 80 caratteri.

Ecco come puoi scrivere un titolo avvincente.

Keep It Short

Se il tuo titolo è troppo lungo, verrà interrotto nelle ricerche dei motori di ricerca come Google e su molti dispositivi mobili. Si desidera mantenere il numero massimo di caratteri tra 65 e 80 caratteri (spazi inclusi).

Legalo a un argomento di tendenza o a un evento in corso

Uno dei modi migliori per generare interesse per la tua consulenza sui media e il tuo evento è legarlo a un argomento di tendenza. Ad esempio, se si sta ospitando un evento nel mese di ottobre, si potrebbe legarlo al mese di consapevolezza del cancro al seno. In questo modo, il vostro evento si sentirà tempestivo, e si può ottenere ulteriore interesse da parte di coloro che potrebbero altrimenti trascurare il vostro media advisory e l’evento.

Ecco un esempio di un titolo intrigante da un media advisory:

Media Advisory Headline

Coprire importanti dettagli evento nel corpo

Ora che avete il vostro titolo, si desidera iniziare a dare tutte le informazioni vitali per quanto riguarda il vostro evento. Media advisories non dovrebbe essere più lungo di una pagina-totale. Un media advisory dovrebbe coprire solo i dettagli più importanti del tuo evento come luogo, data, tema e motivo dell’evento.

Ecco come scrivere il tuo organo di consulenza multimediale.

Rispondi al ‘Cosa, Chi, Dove, Quando & Perché ‘

Il modo più semplice per scrivere il corpo del tuo media advisory è semplicemente elencare queste domande e compilare le informazioni in una o due frasi. Vuoi dare i dettagli più interessanti e importanti per ogni sezione. È possibile modificare l’ordine di queste sezioni per includere le informazioni in ordine di importanza.

Inizia spiegando cos’è l’evento, cosa succederà e cosa sperimenteranno al tuo evento. Far loro sapere se questa sarà una buona opportunità di foto o storia per loro. Poi, far loro sapere chi sarà lì. Ci saranno celebrità o influencer che potrebbero interessare il giornalista? Se è così, assicurati di elencarli nella sezione” Chi”.

Dopo aver scritto le sezioni “cosa” e “chi” del tuo evento, vuoi aggiungere “dove” e “quando” con la tua posizione e la data e l’ora. Infine, vuoi scrivere in modo conciso la sezione “perché” e dare un contesto sul perché stai tenendo l’evento e perché i media dovrebbero partecipare. Ad esempio, si potrebbe spiegare che si stanno raccogliendo fondi per un ente di beneficenza specifico, o si sta tenendo una conferenza stampa per coprire una storia di interesse umano.

Termina il tuo Media Advisory

Infine, alla fine del tuo media advisory, vuoi aggiungere ### sulla linea di fondo del tuo advisory. Questo fa sapere ai media che la tua consulenza è conclusa, significa “questa è la fine.”

Esempio di organo consultivo dei media

Inizia a distribuire il tuo Media Advisory

Una volta che il tuo media advisory è pronto per essere distribuito, devi decidere un metodo per farlo arrivare alle persone nei media che saranno interessate a partecipare al tuo evento. Si vuole anche essere sicuri di inviare il vostro media advisory al momento giusto in modo che coloro che potrebbero partecipare hanno il tempo di preparare e pianificare correttamente.

Gli avvisi sui media devono essere inviati da cinque a sette giorni lavorativi prima della data del tuo evento. Al fine di raccogliere la massima attenzione, si dovrebbe inviare il vostro advisory, e quindi chiamare la sala stampa di ogni media che hai inviato a follow-up e assicurarsi che lo hanno ricevuto. Durante la chiamata di follow-up si può chiedere se hanno domande circa il vostro evento e se hanno intenzione di partecipare. Assicurati di includere le informazioni di contatto in modo che possano contattarti per ulteriori domande.

Ecco alcuni passaggi che dovresti prendere per ottenere la massima attenzione dei media possibile.

Utilizzare un servizio di distribuzione

Per ottenere i migliori risultati per la consulenza multimediale, si dovrebbe considerare l’utilizzo di un servizio di syndication. Questi servizi assicurano che si ottiene la massima esposizione e le informazioni di contatto corrette per inviare il vostro media advisory alle persone giuste. Quando si utilizza un servizio di distribuzione, si utilizzerà un modulo sul loro sito per scrivere e formattare il vostro media advisory, e poi lo distribuirà per voi ai tipi di media di vostra scelta.

Mentre ci sono diverse opzioni per i servizi di distribuzione, uno dei migliori è eReleases. Usandolo per distribuire il tuo comunicato stampa, sarai in grado di raggiungere migliaia di agenzie di stampa, tra cui stazioni TELEVISIVE, principali reti di notizie come Fox News e MSNBC e altre riviste di notizie e siti web. Il costo per questo servizio è in genere tra $99 e $300, e offre offerte agli utenti per la prima volta.

Visita eReleases

Raccogliere informazioni di contatto per i media

Per i migliori risultati, combinare l’utilizzo di un servizio di distribuzione con raggiungere i giornalisti locali per conto proprio. Per fare ciò, dovrai cercare i contatti dei media corretti e quindi provare a trovare le loro informazioni di contatto, in particolare gli indirizzi e-mail poiché la maggior parte degli avvisi sui media viene inviata via email. Vai ai tuoi siti web di notizie locali e cercare i dettagli di contatto. A volte, queste informazioni sono elencate negli articoli che i giornalisti hanno scritto o in una pagina di contatto sul sito web delle notizie.

Uno strumento utile e gratuito per trovare l’indirizzo email dei giornalisti in modo rapido e semplice è Hunter. Un altro strumento gratuito che offre un servizio simile per la ricerca di indirizzi e-mail multimediali è Clearbit Connect.

Quando si raccolgono informazioni di contatto, si vuole essere certi che si sta trovando il contatto più rilevante. Ad esempio, se il tuo evento è una raccolta fondi per i senzatetto della zona, dovresti cercare un contatto che si concentri su problemi locali o rapporti senza scopo di lucro. Se stai svelando un nuovo software, dovresti cercare l’editor o un giornalista che copra la tecnologia per la tua stazione di notizie o giornale locale.

Inizia a inviare il tuo Advisory

Ora che hai le informazioni di contatto, puoi iniziare a inviare il tuo advisory all’elenco dei media locali che hai compilato. Se vuoi che la tua email sia aperta e letta, vuoi iniziare la tua email con un oggetto accattivante e chiaro. Pensa alla tua riga dell’oggetto come al tuo “passo” dove puoi attirare l’attenzione e stimolare la curiosità. Un buon esempio potrebbe essere: “Il torneo di golf annuale del Rotary per ospitare la campionessa di golf femminile Kelly Rohrbach.”

Non allegare il media advisory come documento. Invece, copiare la consulenza direttamente nel corpo della e-mail. Se alleghi un documento alla tua e — mail, che si tratti di un documento PDF o Word, la tua e — mail-e quindi la tua consulenza sui media-è molto più probabile che venga catturata in una cartella spam o spazzatura.

Follow Up

Una volta che avete inviato il vostro media advisory, si vuole seguire con le prese di notizie che avrebbero dovuto riceverlo. In generale, si desidera seguire due giorni lavorativi prima del vostro evento. I giornalisti spesso leggeranno rapidamente la tua consulenza ma non risponderanno ad essa. Una telefonata può confermare la presenza della persona o offrire motivi convincenti cambiare la sua mente se la persona ha deciso di non partecipare.

Quando si avvia il follow-up, si desidera chiamare la redazione o l’ufficio in cui è stato inviato l’avviso. La maggior parte del tempo, questo è il modo più rapido per ottenere diretto alla scrivania del giornalista che sarebbe coprire il vostro evento. Un trucco del settore è quello di chiamare prima o dopo l’orario di lavoro. In questo modo, si hanno meno probabilità di essere in competizione con altri chiamanti, e la redazione sarà più tranquillo.

Se si finisce per dover lasciare un messaggio, dire alla persona che sei, che si sta chiamando su un media advisory che hai inviato e dare loro il giorno e l’ora in cui hai inviato il media advisory. Invece di chiedere una chiamata di ritorno, dì loro che richiamerai in un giorno o in un’ora specifici. Ciò consente di mantenere il controllo del processo di follow-up e consente di richiamare il giorno e l’ora che funziona per voi.

Seguire i giornalisti è il modo migliore per farli impegnare a partecipare al tuo evento. Ti permetterà anche di distinguerti dalle centinaia di altre persone che hanno inviato avvisi sui media perché la maggior parte non si preoccupa di seguire una telefonata.

La linea di fondo

Un media advisory è uno strumento efficace per ottenere la partecipazione dei media per un evento. Per ottenere il maggior numero di presenze, è importante formattare correttamente la consulenza multimediale e includere tutte le informazioni pertinenti. Scrivendo un advisory media ben formattato e conciso e distribuendo correttamente il tuo advisory, puoi ottenere una maggiore partecipazione e copertura stampa del tuo evento.