Una delle domande più frequenti che riceviamo da aspiranti e attuali marketing in entrata è, ” Come si fa a gestire tutti quei contenuti?”

Quando diciamo loro che usiamo un calendario editoriale, la domanda successiva è spesso: “Oh, quanto costa?”

Niente. Perché, per la maggior parte, usiamo Google Calendar.

Sorpreso? Ci sono un sacco di grandi strumenti di calendario là fuori si può scegliere. (In effetti, per quelli di voi che sono clienti HubSpot, c’è un calendario di marketing integrato nel software di HubSpot.) Ma dopo aver provato un sacco di altre soluzioni, il nostro team ha scoperto che abbiamo davvero operato al meglio con un semplice Google Calendar. In realtà, questa è stata la soluzione di calendario editoriale più longeva che il nostro team abbia mai visto.

Ecco come lo abbiamo impostato.

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Scarica il Modello per Libero

Scarica i modelli di calendario editoriale gratuiti di HubSpot.

Per prima cosa: scarica i modelli di calendario, sopra (sono gratuiti.) In questo modo, avrai tre modelli di calendario editoriale sul tuo computer da utilizzare a tuo piacimento: uno per Google Calendar, uno per Excel e uno per Fogli Google. In questo post del blog, andremo oltre come importare il modello di Excel in Google Calendar.

Personalizza il tuo modello e preparati per l’importazione in Google Calendar.

Per impostazione predefinita, le date di pubblicazione sui modelli scaricati verranno timbrate per l’anno 2016. Sentiti libero di cambiarli nell’anno presente nel foglio di calcolo stesso can puoi anche trascinarli nelle date di tua scelta dopo aver caricato il file in Google Calendar.

Google Calendar semplifica il caricamento di un calendario che potresti aver pre-creato in un altro programma in Google. Questo include Microsoft Excel. Ecco come importare il modello di calendario Excel scaricato nel passaggio precedente in Google Calendar:

Apri Google Calendar.

Una volta scaricato (o, se è per questo, creato) un calendario che si apre in Microsoft Excel, è il momento di aprire Google Calendar. Assicurati di aver già effettuato l’accesso all’account Gmail a cui vuoi che questo calendario dia accesso.

Utilizzare il menu a discesa a sinistra per creare un nuovo calendario.

Ora è il momento di impostare il calendario di Google per accogliere le informazioni nel foglio di calcolo Excel. Per prima cosa, vai nel tuo Google Calendar e fai clic sul segno più a destra di “Altri calendari”, come mostrato nello screenshot qui sotto. Nel menu a discesa che appare, seleziona ” Crea nuovo calendario.”

Compila i dettagli del tuo nuovo calendario.

Compila i campi che appaiono nella schermata successiva. Ciò include una breve descrizione del tuo calendario, come mostrato di seguito, per dare alle persone un contesto adeguato quando le inviti a questo calendario. Quando hai finito di compilare i dettagli, fai clic su ” Crea calendario.”

Importa il tuo file XLS o CSV dallo stesso menu a discesa.

Utilizzando lo stesso menu a discesa è stato utilizzato per creare il calendario editoriale, potrai ora importare il file Excel stesso in Google Calendar. Fai clic sul segno più e seleziona ” Importa.”

Fai clic sulla casella di caricamento che legge” Seleziona file dal tuo computer “e individua il file intitolato” Blog Editorial Calendar – Excel ” che è stato incluso nel file ZIP scaricato nel passaggio 1, sopra.

Seleziona a quale calendario aggiungere questo file.

Nella seconda casella sotto il file importato, fai clic sul menu a discesa “Aggiungi al calendario”. Assicurati di scegliere il nome del calendario appena creato dal menu a discesa, come mostrato di seguito. Quindi, fai clic su ” Importa.”

Fai clic su Importa.

Una volta caricato il file Excel e selezionato il calendario a cui si desidera aggiungere questo file, fare clic su “Importa.”Dovresti vedere una finestra di dialogo Importa calendario che ti dice che sette eventi sono stati importati con successo. Fare clic su ” Chiudi.”

Ora, se non hai modificato le date delle prime sette assegnazioni nel documento Excel originale, puoi ora. Passare al 3 gennaio 2016, che è l’inizio del calendario. Assicurati che tutti gli altri calendari siano temporaneamente nascosti facendo clic sulla casella colorata a sinistra del nome del calendario. Nella settimana del 3 gennaio 2016, dovresti solo vedere un evento del calendario” Blog TBD ” ogni giorno dalle 10 alle 11

Usa la finestra di modifica di ogni assegnazione per cambiare la data di pubblicazione. Ad esempio, se sei soddisfatto dell’ora di pubblicazione delle 10, puoi semplicemente modificare la data da gennaio X, 2016 a gennaio X, 2021. Ogni assegnazione verrà quindi visualizzata come blocchi di eventi nella visualizzazione del calendario mensile 2021.

Determina il tuo programma di pubblicazione.

Ora che hai creato il tuo calendario, è il momento di compilarlo con le assegnazioni per l’anno. Questo è quando devi prendere alcune decisioni sul programma di pubblicazione del tuo blog.

Mentre il file Excel che hai importato rappresenta un post sul blog al giorno, questo non significa che devi pubblicare sette giorni alla settimana. Forse vuoi pubblicare ogni lunedì, mercoledì e venerdì. O forse hai intenzione di pubblicare solo il giovedì. Ricorda, la chiave per il successo del blogging è la qualità rispetto alla quantità. Non sovraccaricare un programma di blogging se la qualità dei tuoi contenuti avrà un successo. (Leggi questo post sul blog per alcuni grandi dati di riferimento su quanto spesso le aziende dovrebbero blog.)

Se si decide di diminuire il numero di giorni che si desidera pubblicare, fare clic sull’evento del calendario di quel giorno e selezionare “Elimina.”

Anche se si desidera pubblicare più volte al giorno, aggiornare questo calendario è facile come aggiungere un evento. Seleziona uno slot sul tuo calendario per aggiungere un altro evento “Blog TBD” e copia la descrizione predefinita da un altro degli eventi che hai importato.

Successivamente, è il momento di alcuni piccoli aggiustamenti. Attualmente, gli eventi” Blog TBD ” sono impostati per 10 a.m. Sentitevi liberi di spostare questi eventi a qualsiasi ora il tuo blog pubblica durante il giorno.

Imposta eventi ricorrenti.

Ora che hai impostato le date e gli orari di pubblicazione, puoi creare questi eventi ricorrenti nel tuo calendario. Se hai un programma di pubblicazione regolare, come ogni lunedì, mercoledì e venerdì alle 10: 00, inseriscilo come uno “slot” ricorrente nel tuo calendario. Va bene se non hai ancora un pezzo di contenuto completato – o anche un titolo provvisorio-da mettere lì. È solo un promemoria che vuoi pubblicare qualcosa quel giorno.

Per aggiungere il tuo slot ricorrente, fai clic sul tuo primo evento “Blog TBD” e fai clic sull’icona della matita per modificare il tuo evento. Questo ti porterà ai dettagli del post, dove puoi creare una pianificazione ricorrente personalizzata per ogni assegnazione, come mostrato nello screenshot qui sotto.

Puoi impostare il post come post ricorrente in modo che appaia automaticamente ogni lunedì, mercoledì e venerdì alle 10:00 (o qualsiasi giorno e orario tu voglia).

Una volta selezionati i giorni ricorrenti, premi “Fatto” e “Salva” e avrai un framework di calendario editoriale con cui lavorare.

Per ora, mantieni il titolo dell’evento come “Blog TBD”, ma sentiti libero di personalizzare la descrizione con tutti i dettagli extra che vuoi essere sicuro di includere per ogni post. Aspetta di invitare qualsiasi ospite, poiché lo useremo per assegnare post a un autore una volta che inizi a compilare i tuoi argomenti. Con tutto completo, fai clic su ” Salva.”

Se non hai un programma ricorrente come questo, potresti non aver ancora bisogno di un calendario editoriale yet ma è un buon modo per impostare obiettivi per te stesso. Se sai che vuoi pubblicare un certo numero di post ogni settimana, anche se non colpisci ogni singolo slot, è un buon promemoria per te e la tua squadra che questo è qualcosa per cui dovresti lottare.

Riempi i tuoi slot di pubblicazione.

Ora che conosci tutti gli slot che vuoi riempire, devi effettivamente … lo sai … riempili. (Se non hai ancora idee sugli argomenti, dai un’occhiata a questo generatore di idee argomento gratuito. Ti darà alcune buone idee per i contenuti da inserire nel calendario.)

Diciamo che uno dei post che vuoi scrivere è “10 Fatti sorprendenti sui tapiri”, e uno dei post che hai già scritto e vuoi pubblicare in seguito è “Pensi di essere tagliato per possedere un tapiro? Leggi prima questo.”Figo! Basta aggiungerli entrambi al calendario facendo clic su ” Post-TBD “nella data corretta, scegliendo” Modifica evento “e quindi cambiando il testo” Post – TBD ” nel titolo effettivo del post.

Ora, diciamo che in realtà non vuoi scrivere “10 Fatti sorprendenti sui tapiri” e vuoi che il tuo collega lo scriva invece. Per assegnare al post un autore, li inviterai all’evento come ospite. Per fare ciò, fai clic sull’evento, premi “Modifica evento”, quindi invita quel collega al post digitando il suo nome o indirizzo email nella casella “Aggiungi ospiti”, selezionando “Aggiungi” quando viene visualizzato il loro nome e premendo “Salva” sull’evento una volta terminato.

Ora, chiunque può vedere chi è responsabile della scrittura del post che sta salendo in quella fascia oraria.

Puoi fare un ulteriore passo avanti aggiungendo dettagli alla casella “Descrizione” dell’evento, come mostrato nella grande casella nello screenshot qui sopra. Potresti includere una breve sinossi, le parole chiave per cui intendi indirizzare il post, il pubblico di destinazione che stai cercando di raggiungere e l’offerta o il CTA a cui indirizzerai il lettore alla fine del post. Non dimenticare una data di scadenza per la bozza.

Prima di Google Calendar vi permetterà di salvare l’evento, vedrete una finestra di dialogo che chiede se si desidera modificare solo questo evento o tutti gli eventi della serie. Seleziona ” Solo questo evento.”

Ripetere questi passaggi per assegnare ogni argomento del blog oggi e in futuro.

Condividi il tuo calendario editoriale con gli altri.

Ora che hai impostato il tuo calendario, puoi iniziare a invitare le persone a vederlo. Ti consiglio di iniziare con il tuo team immediato e collaboratori regolari as così come chiunque ti chieda regolarmente di pubblicare contenuti sul tuo blog aziendale.

Per condividere questo calendario editoriale con le persone, trova semplicemente il tuo calendario editoriale sotto “I miei calendari”, come mostrato di seguito. Fare clic sui tre punti accanto al nome del calendario e quindi selezionare “Impostazioni e condivisione” quando appare nel menu a discesa. Sarai portato alla stessa schermata che abbiamo visto quando hai compilato per la prima volta i dettagli del tuo calendario editoriale nel passaggio 2.

Quindi, è possibile aggiungere i nomi delle persone con cui si desidera condividere il calendario e impostare i giusti livelli di autorizzazione per ogni invitato.

È saggio mantenere quelli con le impostazioni di autorizzazione per gestire le modifiche e la condivisione al minimo in modo che non ci siano troppi cuochi in cucina — ma ti consiglio di far vedere a tutti tutti i dettagli dell’evento, quindi è chiaro esattamente quale contenuto sta salendo in ogni slot.

Sotto l’intestazione “Condividi con persone specifiche”, inserisci gli indirizzi email di quelli del tuo team di contenuti e decidi se hanno i privilegi di visualizzazione, modifica o amministratore. Salvare le impostazioni aggiornate.

Perché usare Google Calendar come un calendario editoriale funziona

Ho detto prima che abbiamo provato un sacco di diverse soluzioni di calendario editoriale, e questo è l’unico che è bloccato per più di un paio di mesi. Penso che una ragione sia perché usiamo Gmail per la nostra e-mail aziendale, il che significa che tutti i membri del nostro team sono già in Gmail (e nel loro calendario, in particolare) tutto il giorno. Di conseguenza, non è difficile per le persone prendere l’abitudine di controllare il calendario editoriale, perché non è difficile per loro trovarlo.

Google Calendar rende anche le cose davvero facili da spostare e programmare perché … bene … e ‘ gia ‘ un calendario. Ha tutte le funzionalità necessarie per pianificare roba fuori e lasciare che le persone che hanno bisogno di sapere su di esso sapere. Quando stavamo usando altre soluzioni per questo, stavamo cercando di hackerare una funzione di calendario invece di basarci su una che già esisteva.

In questo senso, aggiungere persone per visualizzare il calendario è semplice, il che rende facile per più team collaborare, vedere cosa viene pubblicato e capire quando potrebbero essere in grado di lanciare contenuti e campagne.

Infine, questo crea un precedente per gli altri team per coordinarsi con te in un modo davvero semplice. Si può avere un calendario per le prossime campagne, offerte, social media spinge, lanci di prodotto it è il nome. E tutti voi potete condividere quei calendari l’uno con l’altro per una visualizzazione a schermo singolo di tutto ciò che sta accadendo in modo da poter coordinare più facilmente.

Ci sono altre soluzioni per mantenere un calendario editoriale? Certamente. Ma se stai cercando un prodotto minimo vitale, e uno gratuito, questo non è troppo squallido. Ha mantenuto il nostro team di contenuti sano, agile e trasparente per un bel po ‘ di tempo think e penso che potrebbe fare lo stesso per te.