Aggiornato il 16 novembre 2020

Quando è il momento di assumere il tuo primo dipendente, sarai anche costretto a scegliere un programma di pagamento. Ma gli affari di lunga data potrebbero anche voler riconsiderare il loro approccio al libro paga quando le condizioni cambiano o pensano che un diverso periodo di paga potrebbe essere più adatto per i loro dipendenti. Che tu sia un principiante o un vecchio, abbiamo tutte le informazioni necessarie per fare la scelta giusta per la tua squadra.

Da spendere più di 30 anni nel business del libro paga, sappiamo che non esiste un unico approccio che funzioni per tutti. Ci sono vantaggi e svantaggi a diverse frequenze di paga, e ciò che è più facile per voi non può jive con le esigenze dei vostri dipendenti. Per essere sicuri di prendere una decisione informata, ecco una ripartizione dei periodi di paga comuni, insieme con i vantaggi e gli svantaggi per ciascuno.

Le opzioni di pianificazione pay

Ci sono quattro periodi di paga comuni maggior parte delle piccole imprese scegliere (fare clic su uno di essi per saltare avanti):

Scavando nei nostri dati, sembra che la maggior parte dei datori di lavoro paga i propri dipendenti su orari settimanali o bisettimanali. Gli orari di pagamento semestrali sono anche molto comuni per motivi che tratteremo un po ‘ più tardi:

Oltre alle dimensioni, l’industria può anche avere un impatto importante sulla frequenza con cui le aziende scelgono di pagare i propri dipendenti. Ad esempio, le imprese di costruzione hanno una probabilità cinque volte maggiore di utilizzare periodi di paga settimanali rispetto alle aziende di istruzione e assistenza sanitaria:

Quali periodi di paga utilizzano le diverse industrie?

Così che cosa è meglio per il vostro business? Diamo un’occhiata ai pro e ai contro di ogni approccio:

Periodi di paga settimanali

Il libro paga settimanale viene in genere pagato alla fine di ogni settimana per le ore lavorate durante la settimana precedente. Se si paga la maggior parte dei vostri dipendenti su base oraria, un periodo di libro paga settimanale può essere una buona opzione per il vostro business. Come puoi vedere nella tabella sopra, i periodi di paga settimanali sono molto popolari in settori come l’edilizia e la produzione.

Vantaggi: ai dipendenti piace essere pagati settimanalmente perché li aiuta a gestire meglio il loro flusso di cassa personale. È stato dimostrato che le buste paga settimanali portano a una migliore soddisfazione complessiva sul lavoro e a tassi di ritenzione più elevati. Se i tuoi dipendenti sono pagati ogni ora, è probabile che avranno una forte preferenza per la paga settimanale e ti rende più facile continuare a pagare gli straordinari settimana per settimana.

Svantaggi: l’elaborazione del libro paga settimanale può richiedere molto più tempo rispetto ad altri approcci. Se si utilizza un fornitore di libro paga, può anche essere costoso se si è fatturati dal pay run (anche se molti dei migliori fornitori hanno all-in prezzi). Aggiungendo al carico di lavoro, eventuali detrazioni sui salari, come i premi di assicurazione sanitaria, dovranno essere calcolati anche per i prelievi settimanali. Avrai anche il doppio della contabilità relativa alle buste paga da fare come datori di lavoro bisettimanali.

Periodi di paga bisettimanali

Un periodo di paga bisettimanale consegna assegni ai dipendenti ogni due settimane nello stesso giorno (in genere il venerdì, ma i datori di lavoro possono scegliere il giorno di paga più adatto a loro). Un programma bisettimanale può essere una buona scelta per le aziende con un mix di tipi di dipendenti in modo da poter facilmente tenere il passo con i salari orari e gli assegni salariali. Tuttavia, può anche introdurre un po ‘ di complessità al tuo back office.

Vantaggi: E ‘ facile da gestire ed eseguire il libro paga su un periodo di paga bisettimanale. Esecuzione del libro paga la metà spesso come un programma settimanale significa meno lavoro e meno possibilità di errori. Gli straordinari sono più facili da calcolare per i lavoratori orari su una cadenza bisettimanale. Essere pagato ogni due settimane è anche un programma molto prevedibile che consente ai dipendenti di budget intorno al loro stipendio.

Svantaggi: L’esecuzione del libro paga 26 volte all’anno significa che ci saranno due mesi con tre periodi di paga (mentre il resto ne ha due), quindi può complicare la contabilità e le proiezioni del flusso di cassa. In particolare, i tuoi addebiti per le spese del libro paga potrebbero non allinearsi sempre con i crediti sul tuo bilancio. E significa che è necessario essere pronti a spendere un ulteriore 50% dipendenti paganti i due mesi all’anno si dispone di un terzo periodo di paga. Se questo si sente un po ‘ complicato, si può imparare di più sulla contabilità del libro paga qui.

Periodi di retribuzione semestrali

Un periodo di retribuzione semestrale significa che stai pagando i tuoi dipendenti due volte al mese, spesso il primo e il 15, ma sei libero di impostare il tuo programma. I periodi di paga semi-mensili sono una buona scelta per le aziende con dipendenti dipendenti che non si preoccupano di aspettare due settimane per uno stipendio.

Vantaggi: L’esecuzione del libro paga due volte al mese rende facile per i commercialisti tenere traccia delle spese del libro paga e calcolare le detrazioni dei benefici per i dipendenti. I pagamenti sono abbastanza frequenti che è improbabile che causino difficoltà per i dipendenti ben compensati.

Svantaggi: La frequenza semestrale non è necessariamente la scelta migliore per le aziende con dipendenti orari in quanto può essere difficile calcolare gli straordinari settimanali. Per i dipendenti che sono abituati a essere pagati bi-settimanale, adattarsi a pagamenti semestrali può essere un po ‘ impegnativo, troppo. Non v’è alcun giorno di paga set, in modo che possano essere pagati su un Lunedi un periodo e Giovedi la prossima volta. Dover eseguire il libro paga in giorni diversi può essere scomodo anche per te. E se i giorni di paga cadono il sabato o la domenica, i datori di lavoro devono scegliere tra pagare la loro squadra il venerdì o il lunedì successivo.

Periodi di paga mensili

I periodi di paga mensili richiedono alle aziende di elaborare il libro paga solo 12 volte all’anno, rispetto a 52 volte l’anno per quelli che eseguono i libri paga settimanali. Tuttavia, per la maggior parte dei dipendenti, è difficile aspettare un mese intero per uno stipendio. Per questo motivo, alcuni stati non consentono alle aziende di pagare i propri dipendenti mensilmente. Se ti stai appoggiando verso una data di pagamento mensile, assicurati di controllare con il Dipartimento del Lavoro per le esigenze del tuo stato.

Vantaggi: Per i proprietari di imprese, il vantaggio è che dovrete solo per eseguire il libro paga una volta al mese — risparmio di tempo,rendendo la contabilità più facile, e le tasse di risparmio da fornitori di servizi di libro paga che dal pay run. Questa potrebbe essere una buona opzione se la tua azienda impiega 1099 lavoratori o appaltatori che ti fatturano mensilmente, se sei l’unico dipendente della tua azienda o se tutti i dipendenti sono altamente compensati.

Svantaggi: Se hai dipendenti orari, questa non è un’opzione pratica. Restrizioni statali a parte, può anche essere difficile trovare e mantenere i dipendenti quando si paga solo una volta al mese come dipendenti semplicemente non piace essere pagati solo una volta al mese.

Alcune altre considerazioni:

Pagando te stesso: Se possiedi la tua attività, tieni presente che potrebbero esserci altre opzioni su come pagare te stesso. Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida per prendere l’estrazione di un proprietario.

Politiche di vacanza: i giorni festivi coincidono inevitabilmente con i giorni di paga di tanto in tanto. E quando le banche sono chiuse, nessuno viene pagato. Imposta ora una politica su come gestirai quel conflitto-pagando i dipendenti presto o dopo le vacanze-in modo che possano pianificare le loro finanze senza sorprese.

Ottenere aiuto: se cerchi aiuto da una soluzione di buste paga di terze parti, è possibile che le tue opzioni siano limitate. Tuttavia, alcuni servizi possono darti maggiore flessibilità e offrire integrazioni software per il libro paga che eliminano parte del pungiglione amministrativo dall’esecuzione del libro paga più frequentemente.

Quale programma di pagamento sceglierai?

Mentre è importante dedicare del tempo a pensare al periodo di paga migliore per la tua attività, ricorda solo che non è un contratto vincolante. Puoi sempre cambiare il tuo approccio retributivo per trovare un ritmo che funzioni meglio per te e per i tuoi dipendenti — assicurati che sappiano in anticipo di eventuali modifiche.