Che cos’è un registro dei rischi nella gestione dei progetti?
I project manager hanno un certo numero di strumenti nel loro arsenale che possono aiutarli ad affrontare potenziali sfide e ostacoli. Uno di questi strumenti è il registro dei rischi di progetto. Ma cos’è un registro dei rischi, come ne usi uno e come può impedire che il tuo prossimo progetto deragli?
In questa guida, ti guideremo esattamente cosa includere nel tuo registro dei rischi di progetto, così come i dettagli su quando e come costruirne e mantenerne uno per il tuo prossimo progetto.
Che cos’è un registro dei rischi?
Un project risk register è uno strumento che i project manager utilizzano per monitorare e monitorare eventuali rischi che potrebbero avere un impatto sui loro progetti. La gestione del rischio è una componente vitale della gestione del progetto perché è come combattere in modo proattivo potenziali problemi o battute d’arresto.
L’utilizzo di un registro dei rischi di progetto, chiamato anche registro dei rischi, è una parte essenziale di questo processo di gestione dei rischi.
Qual è lo scopo di un registro dei rischi?
Lo scopo di un registro dei rischi di gestione del progetto è identificare, registrare e tenere traccia dei potenziali rischi di progetto. Un rischio nella gestione del progetto è qualcosa di inaspettato che potrebbe accadere che influenzerebbe positivamente o negativamente il tuo progetto.
Ogni volta che qualcuno identifica qualcosa che potrebbe avere un impatto sul tuo progetto, dovrebbe essere valutato dal team e registrato nel tuo registro dei rischi.
Perché è necessario un registro dei rischi?
Hai bisogno di un registro dei rischi perché, man mano che i progetti diventano più grandi, più lunghi e più complessi, diventa sempre più difficile rimanere in cima a tutto. Se i rischi non vengono monitorati in una posizione centrale e esaminati regolarmente, qualcosa potrebbe essere perso o dimenticato.
Alcuni rischi possono sembrare piccoli o improbabili, all’inizio, ma hanno comunque il potenziale per influenzare il tuo progetto. Esempi di rischi di progetto possono includere:
- Rischio di dati/sicurezza (materiali violati o rubati)
- Rischio legale (contenzioso o modifiche della legge che incidono sul progetto)
- Evento catastrofico (incendio, inondazioni, danni da tempesta)
- Interruzione della supply chain
La gestione del rischio consiste nell’identificare i potenziali problemi in anticipo in modo da poter decidere come gestirli. Consente inoltre di monitorare i rischi nel tempo per vedere se e come stanno cambiando.
Quando un rischio viene identificato per la prima volta, potresti considerarlo così improbabile da non preoccuparti di fare nulla al riguardo. Ma, cosa succede se, come il progetto progredisce, il rischio diventa molto più probabile che si verifichi? Monitorando i rischi, è possibile notare cambiamenti come questo abbastanza presto per agire.
Chi crea un registro dei rischi di progetto?
Se stai lavorando a un progetto molto grande, complesso o critico, potresti avere un coordinatore del rischio o un responsabile del rischio nel tuo team. In questo scenario, sarebbe loro compito creare e mantenere il registro dei rischi.
Tuttavia, per la maggior parte dei progetti, la responsabilità per la creazione del registro dei rischi ricade sul project manager.
Ciò non significa che il risk manager o project manager sia responsabile dell’identificazione o dell’azione contro tutti i rischi. Tutti i membri del team di progetto e potenzialmente interessati dal successo del progetto dovrebbero aiutare a identificare e valutare i rischi.
Ad esempio, il cliente o lo sponsor potrebbero essere a conoscenza di un potenziale problema di cui nessuno del team di progetto era a conoscenza.
Cosa è incluso in un registro dei rischi?
Un registro dei rischi è essenzialmente una tabella dei rischi di progetto che consente di monitorare ogni rischio identificato e qualsiasi informazione vitale su di esso.
Le colonne standard incluse in un registro dei rischi di progetto sono:
- Numero di identificazione (per fare rapidamente riferimento o identificare ciascun rischio)
- Nome o breve descrizione del rischio
- Categorie di rischio (sia interne che esterne, legate al materiale o al lavoro, ecc.)
- Probabilità (quanto è probabile che si verifichi il rischio)
- Impatto (se il rischio si verifica, quanto seriamente avrà un impatto sul tuo progetto)
- Valutazione (dove cade questo rischio nella tua lista di priorità)
Approccio (monitorerai il rischio, cercherai di mitigarlo, evitarlo, ecc.) - Azione (se si prevede di ridurre o evitare il rischio, quali sono i passaggi coinvolti, e quando si verificano)
- Persona responsabile per la supervisione o mitigare il rischio;
Come creare un registro dei rischi
Per creare un registro dei rischi, tutto quello che dovete fare è costruire una tabella con le colonne rivestite di sopra e iniziare a popolarlo con i rischi del progetto.
Esaminiamo un paio di colonne in modo più dettagliato per aiutarti a determinare come riempirle:
Categorie di rischio: Lo scopo delle categorie è quello di aiutare a ordinare i rischi per categoria per rendere più facile per monitorarli e capire che cosa hanno un impatto. Dovresti personalizzarli per la tua attività e il tuo progetto.
Puoi anche scegliere di avere colonne per categorie separate. Ad esempio, potresti voler una colonna che identifichi quale sprint potrebbe essere influenzato e un’altra che identifichi il tipo di lavoro (sviluppo, test, ecc.) sarà influenzato.
Probabilità e impatto: esistono due modi per valutare il rischio: qualitativo e quantitativo. Qualitativa è la forma più semplice e più comune. Con questo approccio, generalmente si valuta la probabilità e l’impatto su una scala di 3-5 punti come molto alta, alta, media, bassa e molto bassa.
Il rischio quantitativo richiede l’assegnazione di valori numerici. Invece di dire che potrebbe esserci un impatto “alto”, è necessario definirlo in termini quantificabili, come un ritardo di pianificazione da due a quattro settimane o un aumento del 5% del costo.
Valutazione: Se si utilizza un metodo di valutazione del rischio qualitativo, la valutazione è in genere probabilità moltiplicata per impatto. Se la probabilità è alta (4) e l’impatto è medio (3), allora la tua valutazione sarebbe 12 (4 x 3). Questo metodo ti offre un modo semplice per ordinare e dare priorità rapidamente ai rischi.
L’analisi quantitativa del rischio non è così semplice. È difficile confrontare e classificare una probabilità del 60% di un ritardo di due settimane con una probabilità del 40% di un aumento dei costi del 10%.
Per farlo funzionare, è necessario valutare gli impatti di pianificazione e budget in modo che possano essere confrontati. Ad esempio, potresti considerare un ritardo di sei settimane e un aumento del budget del 10% per essere entrambi un “impatto molto alto” e assegnare loro un “5.”
Tuttavia si sceglie di monitorare e valutare i rischi, assicurarsi che sia standard in tutto il progetto. Se i membri del team valutano i rischi in modo diverso o compilano le colonne in modo incoerente, è più difficile visualizzare, tracciare e assegnare priorità ai rischi del progetto.
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Inoltre, puoi facilmente condividerlo con il tuo team e altre parti interessate per ottenere il loro contributo. Puoi anche incorporarlo nei tuoi report e dashboard, quindi i rischi sono sempre al top della mente e nulla di importante viene trascurato.
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