” Una settimana lavorativa bloccata a 40 ore, stimo, produce la stessa quantità di output di una settimana lavorativa di oltre 60 ore perseguita senza struttura.”

– Cal Newport, Autore di Deep Work

Se c’è una cosa che si può dire sul posto di lavoro moderno, è questa: se non controlli il tuo programma, controllerà te.

Come si fa a bilanciare i mali necessari di riunioni, e-mail, chat di squadra, e “lavoro occupato” con il tempo concentrato per le cose che veramente a cuore? Dal momento che diventare un eremita digitale non è un’opzione per la maggior parte di noi, abbiamo bisogno di strategie concrete per aiutarci a concentrarci in un mondo progettato per distrarci.

È qui che entra in gioco il blocco del tempo.

Il blocco del tempo (e i suoi cugini stretti time boxing, task batching e day theming) è un modo semplice ma efficace per riprendere il controllo della tua giornata lavorativa.

Prova a bloccare il tempo se si…

• Destreggiarsi tra diversi progetti/responsabilità (Jack Dorsey usa giorno per i temi di eseguire due grandi aziende, allo stesso tempo)

• Passare troppo tempo in “modalità reattiva”, rispondere alle e-mail e messaggi

• Trovare la loro giornata a pezzi da incontri

• Battaglia continue interruzioni per tutto il giorno

• fatica a trovare il tempo e lo spazio mentale per il big-foto pensando

Questo guida vi darà una panoramica di ciò che il blocco del tempo, task batching, e tematizzazione giorno sono; come una combinazione di queste strategie può aiutare a recuperare il vostro programma; e il modo migliore per utilizzare il calendario e task manager per avviare il tempo di blocco da soli.

Che cos’è il blocco del tempo?

Il blocco del tempo è un metodo di gestione del tempo che ti chiede di dividere la tua giornata in blocchi di tempo. Ogni blocco è dedicato a svolgere un’attività specifica, o un gruppo di attività, e solo quelle attività specifiche. Invece di mantenere una lista aperta di cose da fare che si arriva a come si è in grado, inizierai ogni giorno con un programma concreto che delinea ciò su cui lavorerai e quando.

La chiave di questo metodo è la priorità l’elenco delle attività in anticipo – una recensione settimanale dedicata è un must. Fare il punto di ciò che sta arrivando per la settimana a venire e fare uno schizzo approssimativo dei vostri blocchi di tempo per ogni giorno. Alla fine di ogni giornata lavorativa, rivedere tutte le attività che non hai finito – così come tutte le nuove attività che sono venuti in – e regolare i blocchi di tempo per il resto della settimana di conseguenza.

Con i giorni che sono bloccati in anticipo, non dovrai costantemente fare scelte su cosa concentrarti. Tutto quello che dovete fare è seguire il vostro orario bloccato. Se si ottiene off-compito o distratto, basta guardare il vostro programma e tornare a qualsiasi compito è bloccato fuori tempo per.

Time blocking variations

Time blocking ha alcuni cugini vicini ma distinti che vale la pena considerare: task batching, day theming e time boxing.

Task batching

Task batching è quando si raggruppano attività simili (di solito più piccole) insieme e si pianificano blocchi di tempo specifici per completare tutto in una volta. Affrontando compiti simili in un gruppo, limiterai la quantità di cambio di contesto che devi fare durante la giornata, risparmiando tempo prezioso ed energia mentale. Ad esempio, la pianificazione di due blocchi di 20 minuti per elaborare la posta elettronica durante il giorno è più efficiente del controllo della posta in arrivo ogni 15 minuti.

Il blocco del tempo si accoppia bene con il batch delle attività perché consente di risparmiare dalla pianificazione di ogni singola attività sul calendario. Basta bloccare pezzi di tempo ogni giorno o settimana per quando si desidera completare un certo lotto di attività, ad esempio, e-mail, fatturazione, allenamenti, riunioni, scrittura, codifica, lavoro profondo, commissioni, preparazione del pasto.

Day theming

Day theming è una versione più estrema del task batching per le persone che hanno molte aree di responsabilità in competizione per la loro attenzione. Ad esempio, un imprenditore deve spesso prestare attenzione al marketing, alle vendite, allo sviluppo del prodotto, all’assistenza clienti e alle risorse umane allo stesso tempo. Invece di mettere da parte blocchi di tempo per ogni area di responsabilità ogni giorno, day theming dedica un giorno intero ogni settimana per ogni responsabilità.

Mike Vardy, fondatore di Productivityist, utilizza day theming per impostare la sua attenzione generale per ogni giorno. Ecco come temi la sua settimana:

Dedicare ogni giorno a un singolo tema crea un modello affidabile di lavoro e limita ulteriormente il carico cognitivo del cambio di contesto. Vardy spiega che il tema offre chiarezza mentale che gli permette di concentrarsi sulla sua famiglia:

“Sapere cosa significa il giorno” per me mi permette di ottenere le cose di cui ho bisogno e voglio realizzare senza vedere oggetti indeterminati “dovrebbe fare” in una lista di cose da fare. Di conseguenza, ho meno fatica decisione e anche avere più energia quando passo il tempo con i miei figli.”

Time boxing

Time blocking e time boxing sono spesso confusi come sinonimi, ma c’è una differenza importante. Il blocco del tempo ti chiede di mettere da parte determinati pezzi di tempo per concentrarti su un determinato compito o attività. Ad esempio, ” Lavorerò su una prima bozza del mio post sul blog dalle 9 alle 11 di domani.”

Al contrario, time boxing ti chiede di imporre un limite a quanto tempo dedicherai a un compito specifico. Ecco una versione time boxed dell’esempio di blocco del tempo sopra: “Finirò una prima bozza del mio post sul blog domani tra le 9 e le 11.”

Questo” time box ” autoimposto ti costringe a lavorare in modo efficiente perché hai un tempo limitato per completare l’attività. Può essere un modo divertente per sfidare se stessi e gamify la vostra produttività.

Perché il blocco del tempo è così efficace?

Questa tecnica sembra semplice in superficie, ma ha un impatto profondo sulla tua capacità di fare le cose:

Promuove focused “deep work”

Cal Newport, autore di Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, è un grande sostenitore del blocco del tempo. Dedica 20 minuti ogni sera alla pianificazione del giorno lavorativo successivo:

“A volte le persone chiedono perché mi preoccupo di un livello di pianificazione così dettagliato. La mia risposta è semplice: genera un’enorme quantità di produttività. Una settimana lavorativa bloccata dal tempo di 40 ore, stimo, produce la stessa quantità di output di una settimana lavorativa di 60+ ore perseguita senza struttura.”

Quando pianifichi un pezzo di tempo per lavorare su un singolo progetto, problema o attività, porti tutte le tue risorse mentali su una cosa piuttosto che diffondere la tua attenzione su diverse attività. Più “singolo compito”, più costruisci i muscoli mentali necessari per un lavoro profondo e più facile diventa rimanere concentrato.

Ti aiuta a mettere fuori “lavoro superficiale” in modo più efficiente

Lavoro superficiale è il lavoro occupato che è urgente, ma non importante per raggiungere i vostri obiettivi a lungo termine-pensare lavoro di ufficio o rispondere alla (maggior parte) e – mail. Quando si casella di tempo di lavoro superficiale, si sta impostando limiti chiari su quanto tempo ti dedicherai ad esso. Inoltre, raggruppare attività simili riduce il costo del cambio di contesto. Raggruppando tutte le tue attività poco profonde in un blocco temporale dedicato o due, sarai in grado di alimentarle in modo più efficiente e proteggere il resto della tua giornata lavorativa per un lavoro di maggiore impatto.

Ti rende consapevole di come passi il tuo tempo

La maggior parte delle persone è cattiva nella gestione del tempo. Siamo terribili nel stimare quanto tempo impiegheranno le attività e abbiamo la tendenza a sovraccaricare i nostri futuri sé. Il blocco del tempo ti costringe a confrontarti con le tue attuali priorità e impegni e ad essere intenzionale su come trascorri il tuo tempo finito. Per ogni nuovo impegno che lasci entrare nella tua vita, sei costretto a trovare spazio fisico sul tuo calendario. Di conseguenza, il costo opportunità di dire ” sì “diventa più concreto e diventa molto più facile dire”no”.

Contrasta il perfezionismo

Le linee temporali fuzzy sono il peggior nemico di un perfezionista. C’è sempre qualcosa da modificare e migliorare. Può essere difficile sapere quando un progetto open-ended è finito, soprattutto se si sta puntando alla perfezione. Ad un certo punto, devi essere in grado di dire “abbastanza buono” e andare avanti. Time boxing può aiutare imponendo limiti di tempo sui vostri progetti. Se si prolungano spesso le attività cercando di ottenere tutto giusto, impostare una casella temporale rigorosa per terminare l’attività e attenersi ad essa.

Ti aiuta a seguire i tuoi obiettivi

Nell’articolo ” Oltre le buone intenzioni: Spingere le persone a fare piani migliora il follow-through su compiti importanti” i ricercatori Dr. Todd Rogers e Dr. Katherine L. Milkman esaminano diversi studi a sostegno dell’idea che “piani concreti aiutano le persone a seguire le loro intenzioni.”

Dal seguire un regime di esercizio alla pianificazione di un vaccino antinfluenzale, le persone avevano maggiori probabilità di agire sulle loro intenzioni quando scrivevano un luogo, una data e un’ora specifici per l’attività. Eppure la maggior parte delle persone si basano su intenzioni vaghe piuttosto che piani concreti:

“Paradossalmente, le persone spesso sottovalutano quando iniziano con forti intenzioni. Credono erroneamente che le loro forti intenzioni siano sufficienti per spingerli a eseguire i comportamenti desiderati e che la convinzione impedisca loro di utilizzare strategie che potrebbero aiutare a tradurre le intenzioni in azioni.”

Il takeaway: quando si pianificano le attività e gli obiettivi è più probabile che si segua. Tempo di blocco ti costringe a fare piani concreti che assicurano che si sta lavorando verso i vostri obiettivi ogni giorno. Come William Faulkner ha scherzato:

“Scrivo solo quando l’ispirazione colpisce. Fortunatamente, colpisce alle nove di ogni mattina.”

Ma il blocco del tempo funzionerà con il mio lavoro?

Una delle maggiori critiche al blocco del tempo è che non tiene conto dei lavori reattivi in cui è impossibile anticipare ciò che arriverà in un dato momento. Il blocco del tempo è davvero una strategia realistica per uno specialista dell’assistenza clienti il cui compito è rispondere ai ticket? O un account manager che deve essere disponibile per rispondere alle richieste dei clienti?

Diremmo sì – affermare anche una piccola quantità di controllo sul tuo programma può essere utile indipendentemente dal tuo lavoro. Cal Newport lo ha messo in questo modo:

“I periodi di reattività aperta possono essere bloccati come qualsiasi altro tipo di obbligo. Anche se stai bloccando la maggior parte della tua giornata per il lavoro reattivo, ad esempio, il fatto che stai controllando il tuo programma ti permetterà di dedicare alcuni piccoli blocchi (forse alla periferia del programma) a attività più profonde.”

Quando la tua giornata lavorativa è gestita da forze esterne, è facile perdere di vista i tuoi obiettivi. Il blocco del tempo può aiutarti a ottenere un maggiore senso di controllo anche sui programmi più imprevedibili.

Alcuni passi falsi di blocco del tempo comuni e come evitarli

Mentre il blocco del tempo è piuttosto semplice in teoria, può essere difficile attenersi alla pratica. Ecco alcuni consigli per aiutarvi ad applicare il metodo con successo (e non diventare schiavo del tuo calendario nel processo):

Sottovalutando il vostro tempo

Si otterrà il migliore a stimare quanto tempo compiti nel tempo, ma fino a quando hai affinato i tuoi istinti, errare sul lato di blocco troppo tempo per i compiti, piuttosto che troppo poco. Pad il vostro programma con più tempo per completare e la transizione tra le attività. Puoi persino creare “blocchi condizionali” di tempo in cui puoi attingere se rimani indietro.

Essendo troppo rigido

Le cose verranno fuori e rovineranno i tuoi piani. Ma tenere a mente, il vostro piano è una guida per aiutare a concentrare la vostra attenzione su ciò che è importante, non un contratto vincolante.

Anche la produttività esperto Cal Newport modifica i suoi piani per tutta la giornata attraversando originale in blocchi di tempo e riempimento con aggiornata piani come circostanze domanda:

Newport si occupa dei cambiamenti nel suo programma di vederlo come un gioco:

“Questo tipo di pianificazione, per me, è come una partita a scacchi, con blocchi di lavoro che si diffondono e si ordinano in modo tale che i progetti grandi e piccoli sembrano tutti fare clic sul completamento con (appena sufficiente) tempo da perdere.”

Vedi i tuoi blocchi temporali come un modo flessibile per sfidare te stesso, non strumenti rigorosi per punirti quando cadi a corto.

Overscheduling il vostro tempo libero

Anche se Elon Musk e Bill Gates hanno detto di pianificare le loro giornate fino a incrementi di 5 minuti, overscheduling il vostro tempo libero può essere un esercizio controproducente. Gli studi hanno dimostrato che la programmazione delle attività ricreative ha un “effetto smorzante unico” sul godimento complessivo dell’attività.

Invece, puoi bloccare il tempo per disconnetterti e rilassarti senza un piano impostato su come trascorrerai quel tempo. Ti darà la flessibilità di decidere più spontaneamente cosa vuoi fare call chiamare gli amici per prendere un drink? Dai un’occhiata a quel nuovo gioco Xbox? Leggere? Qualunque cosa tu decida, ricordati di tenere almeno un po ‘ del tuo tempo libero libero.

Blocco del tempo con Todoist

È possibile implementare il blocco del tempo con qualsiasi strumento, ma in questa sezione ci concentreremo su come utilizzare Todoist insieme alla tua app calendario preferita – o anche buona, vecchia carta e penna fasioned. Tratteremo come implementare tre diverse varianti di blocco del tempo: attività di dosaggio, tematizzazione giorno, e la pianificazione di singole attività.

Task batching variation

Strict time blocking – dedicare un blocco temporale ad ogni singola attività – può essere noioso e difficile da mantenere nel tempo. Si consiglia di combinare il blocco del tempo e il dosaggio delle attività per un sistema più snello. Invece di un blocco temporale per singola attività, assegnerai un blocco temporale per ogni categoria di attività che raggruppi. Ecco come appare in pratica:

Per prima cosa, decidi quali grandi categorie di lavoro devono essere riflesse nel tuo programma giornaliero o settimanale. Ad esempio, uno scrittore freelance potrebbe avere il seguente elenco di categorie:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free tempo

Ora, siediti con la tua app di calendario preferita o pianificatore di carta e crea blocchi temporali per la prossima settimana che riflettono i tempi in cui lavorerai su ogni categoria. Assicurarsi che tutte le vostre priorità e gli impegni sono dato abbastanza spazio sul calendario. Se vi trovate a lottare per trovare spazio, potrebbe essere necessario iniziare a ridurre i vostri impegni. Il risultato finale sarà simile a questo:

Se hai difficoltà a rispettare il tuo programma digitale, ti consigliamo di pianificare la tua giornata su carta. Un programma di carta ti costringe a iniziare fresco ogni giorno e lo rende facile da scarabocchiare le cose fuori e adattarsi come il giorno va avanti. Inoltre, è anche più facile mantenere aperto il tuo programma cartaceo sulla scrivania come promemoria visibile di ciò su cui avevi pianificato di concentrarti.

Se lavori in un’azienda con calendari condivisi, potresti trovare utile bloccare pubblicamente il tempo per il “Lavoro profondo” per mantenere una parte sufficiente della riunione del giorno libera. Khoi Vinh, un designer principale di Adobe, usa questa strategia nel suo ufficio:

“Cerco blocchi di tempo sul mio calendario che posso isolare per “lavoro profondo”. A volte mi muovo in giro per riunioni per creare blocchi contigui più lunghi, e poi creerò una riunione chiamata ” Non prenotare “o, se sospetto che qualcuno lo ignorerà, lo chiamerò qualcosa come” Sessione di collaborazione “o” Revisione della ricerca.”Devi diventare furbo.”

Ora hai blocchi temporali per ogni categoria, ma devi ancora sapere quale attività specifica – o gruppo di compiti: su cui lavorare quando arriva il momento. Ecco dove entra in gioco un task manager come Todoist.

Crea un’etichetta Todoist per ogni categoria in batch che hai trovato nel primo passaggio, quindi rivedi tutte le tue attività correnti e assegna l’etichetta appropriata a ciascuna di esse.

Ora, quando si arriva a un momento di blocco, tutto quello che dovete fare è tirare su il corrispondente elenco di etichetta e scegliere tra i compiti rilevanti. Le attività con le date verranno automaticamente ordinate in alto in modo da sapere quando qualcosa è dovuto presto e ha bisogno della vostra attenzione prima.

Per assicurarsi che nulla scivoli attraverso le fessure, ogni attività dovrebbe avere un’etichetta. Tuttavia, probabilmente scoprirai che non tutte le categorie devono essere monitorate in Todoist. Ad esempio, potresti voler tenere traccia delle tue riunioni o lezioni di ginnastica nel tuo calendario piuttosto che nel tuo task manager. E come abbiamo detto prima, non vuoi programmare troppo il tuo tempo libero. Sperimenta con la tua configurazione per capire cosa ha senso per le tue circostanze specifiche.

Variazione dei temi del giorno

Se provi a bloccare il tempo e ti senti ancora troppo sparso e sfocato, potresti voler provare i temi del giorno. Si consiglia questo corso Skillshare gratuito di Mike Vardy. Egli vi guida attraverso la creazione di un sistema di tematizzazione giorno, compresi esempi dettagliati utilizzando sia carta e Todoist.

Pianificazione dei blocchi temporali per le singole attività

Naturalmente, se si desidera mantenere una pianificazione più granulare, è sempre possibile creare blocchi temporali separati per ogni attività. Il modo più semplice per farlo con Todoist è tramite l’integrazione a 2 vie con Google Calendar.

Quando si imposta l’integrazione:

• Crea un nuovo calendario solo per le tue attività Todoist in modo da poterle attivare e disattivare all’interno del tuo calendario di cui hai bisogno.

• Scegli di sincronizzare l’intero account Todoist o creare calendari separati per ciascuno dei tuoi progetti Todoist.

• Scegliere di sincronizzare le attività con solo una data di scadenza in aggiunta alle attività con una data di scadenza e ora.

Qualsiasi attività Todoist con data e ora verrà automaticamente visualizzata come evento nel nuovo calendario Todoist. Qualsiasi attività con una data, ma nessun tempo verrà visualizzato come un evento di un giorno.

Durante la tua recensione settimanale, assegna a ogni attività che desideri eseguire una data e / o un’ora di inizio digitando qualcosa come “Lunedì a mezzogiorno” o “Ogni venerdì alle 9 del mattino” nel campo attività. Todoist riconoscerà automaticamente ed evidenziare la data e impostarla quando si salva l’attività.

Ora quando apri la visualizzazione giornaliera o settimanale nel tuo calendario, vedrai ciascuna delle tue attività pianificate come eventi separati (ovvero i tuoi blocchi temporali). È possibile estendere, accorciare, modificare e spostare i blocchi di tempo all’interno del calendario. Qualsiasi modifica apportata a Google Calendar verrà automaticamente sincronizzata con Todoist (e viceversa).

Pianificare i tuoi giorni e le tue settimane in anticipo può sembrare una perdita di tempo prezioso che potresti usare per fare effettivamente le cose. Ma quando non stai controllando il tuo calendario, è facile lasciare che le distrazioni prendano il sopravvento. Caricando frontalmente il tuo processo decisionale su cosa lavorare per il giorno o la settimana, risparmierai tempo ed energia mentale quando si tratta di andare al lavoro.

Dare tempo di blocco e compito di dosaggio una prova per una settimana e vedere come ci si sente a riprendere il controllo sul vostro tempo e attenzione.