Non importa la tua professione, una cosa è certa: Non c’è bisogno di capire tutto da soli. Puoi lavorare in modo indipendente, ma quando si tratta di generare nuove idee e affrontare sfide difficili, non devi fare affidamento solo su te stesso.

Vedi, mentre potresti essere l’unico del tuo genere nella tua organizzazione, è probabile che ci siano altri come te nel tuo stato, nel paese e nel mondo. (Sì, anche se sei un lavoratore autonomo.) E, ogni tanto, è utile riunire un gruppo di persone che condividono ruoli simili.

Qualunque sia lo scopo della raccolta, le discussioni della tavola rotonda possono essere incredibilmente utili. Sono un ottimo posto per condividere idee, fare domande e connettersi con altri che sanno cosa hai a che fare ogni giorno. Ma, affinché tutti possano lasciare la stanza sentendosi come se fosse tempo ben speso, la tua tavola rotonda deve essere eseguita correttamente. Per fare questo, è necessario evitare questi quattro errori.

Errore 1: Non c’è una tabella di marcia per la conversazione

Come per qualsiasi riunione, avere un focus chiaro è fondamentale. È particolarmente importante in questo tipo di discussione perché vuoi che tutti partecipino allo stesso modo. Senza un ordine del giorno, ti sia rimanere bloccati su un argomento o ti senza meta rimbalzare da uno all’altro. I partecipanti lasceranno la stanza sentendosi non meglio di quando sono entrati.

Qual è l’obiettivo generale che vuoi raggiungere durante questa tavola rotonda? Quali domande possono aiutarti ad arrivarci? Per esempio, diciamo che sei un gruppo di proprietari di caffè e il vostro obiettivo finale è quello di determinare la migliore tecnica di torrefazione chicco di caffè. Alcune domande che potrebbero aiutarti sono:

• Quali tecniche hanno già provato tutti?
• Quali sono stati i risultati?
• Quali sono alcune sfide che hai affrontato?

Domande come queste sono abbastanza specifiche per l’argomento in questione, pur essendo abbastanza ampie da includere tutti nella discussione. Le buone domande di discussione della tavola rotonda danno ad ogni partecipante la possibilità di condividere qualcosa di interessante.

Una volta impostato l’ordine del giorno, inviarlo ai partecipanti in modo che possano rimuginare in anticipo. Più sono preparati, migliore sarà la conversazione. E puoi anche chiedere se c’è qualcos’altro che vogliono aggiungere nel caso in cui ci sia del tempo rimasto.

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Errore 2: Il moderatore è inesperto

La tua agenda perfettamente preparata non significherà nulla se non hai nessuno che faciliti la conversazione. È fin troppo facile perdersi nelle conversazioni tangenti durante una tavola rotonda e perdere l’obiettivo originale. Prima che tu te ne accorga, il tempo sarà scaduto e i proprietari del tuo caffè se ne andranno senza sapere come arrostire al meglio i chicchi di caffè (il punto centrale della conversazione, ricordi?).

Hai bisogno di un moderatore. E deve stare tranquilla a tenere il treno sui binari. Quando la conversazione si allontana troppo dalla rotta, deve essere in grado di intervenire rispettosamente e prendere il controllo.

Questa abilità è anche vitale per impedire a qualcuno di monopolizzare la conversazione. Questa non è una lezione o un discorso motivazionale. Questa è una discussione di gruppo in cui i pensieri e le opinioni di tutti contano. Se qualcuno non sa come smettere di parlare, il moderatore deve essere in grado di tagliarlo fuori, ringraziarlo per il suo contributo e chiedere agli altri intorno al tavolo di gettare i loro due centesimi.

Errore 3: Ci sono troppi (o troppo pochi) partecipanti

C’è un motivo per cui si chiama tavola rotonda. Tutti i presenti dovrebbero essere in grado di adattarsi intorno a un grande tavolo da conferenza. (No, non è richiesto un tavolo, anche se è bello per le persone avere un posto dove impostare le loro note.)

Una buona gamma di sparare per è di otto a 12 persone. Qualsiasi meno di otto, e si potrebbe non avere abbastanza materiale per una conversazione completa e produttiva. E se superi 12, rischi che la discussione diventi ingestibile. Le conversazioni laterali scoppieranno, non ci sarà una chiara messa a fuoco e alcune persone svaniranno nel silenzio perché è troppo difficile entrare in una parola.

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Errore 4: Hai invitato le persone sbagliate

No, non voglio dire che hai accidentalmente inviato l’invito agli indirizzi email sbagliati (oops!). Piuttosto, non hai creato un elenco di partecipanti che promuova la discussione più utile e diversificata.

Ad esempio, diciamo che inviti i rappresentanti universitari a discutere del problema del bere all’università. A seconda del tuo obiettivo finale, potresti voler invitare rappresentanti di tutti i diversi tipi di scuole — grandi e piccole, pubbliche e private — in modo da poter ascoltare diverse idee di programma. Oppure, potresti semplicemente invitare rappresentanti di grandi università pubbliche in modo da poter azzerare le soluzioni per quel tipo specifico di popolazione.

In entrambi i casi, non si desidera invitare accidentalmente qualcuno il cui background non è adatto per l’argomento in questione. Probabilmente non otterrà nulla dalla sessione perché le sue esperienze e risorse specifiche sono così diverse.

Quando decidi chi invitare, tieni a mente il tuo obiettivo finale. Quindi, fai qualche ricerca leggera sui tuoi possibili partecipanti. Quali sono le loro responsabilità lavorative? Da quanto tempo fanno questo tipo di lavoro? In quali industrie hanno lavorato? Appartengono a qualche organizzazione professionale? Assicurarsi che essi saranno in grado di contribuire in modo produttivo.

Se siete alla ricerca di un modo per gli individui in diversi ruoli e settori per acquisire maggiori conoscenze e continuare a sviluppare professionalmente, una tavola rotonda è una grande scelta — basta fare in modo di evitare questi quattro errori.