La mossa migliore che un organizzatore di eventi di successo può fare per attirare l’attenzione dei potenziali clienti è presentare un modello di proposta di evento efficace e completo. Padroneggiare l’abilità di fare un buon campione proposta di evento vi farà un front-runner nel concorso di pianificazione di eventi.

La pianificazione di un evento richiede molto studio e attenzione ai dettagli, all’organizzazione, alla pianificazione e al follow-up. Se presenti al tuo cliente una lettera di proposta di evento ben formattata, questo impressionerà il tuo cliente e riconoscerà anche in te le competenze necessarie per gestire i suoi eventi o attività. Imparare a scrivere una proposta di evento comporterebbe una comprensione di tutte le esigenze del vostro cliente.

Event Proposal Templates

Esempi di eventi in cui si può avere bisogno di un evento proposta di modello

Molte organizzazioni oggi delegare la responsabilità di gestire le necessità di incontri formali agli organizzatori di eventi. Il primo passo è quello di creare un modello di proposta di pianificazione di eventi che potrebbe essere per una funzione personale o aziendale. Evidenziare i punti chiave dell’evento è la chiave principale per una buona proposta di evento.

I pianificatori di solito hanno già un modello per qualsiasi proposta di pianificazione di eventi perché tale può rendere il loro design più professionale, per non parlare del tempo risparmiato nella pianificazione. Inoltre, esempi di proposte di eventi e modello di proposta di eventi come questo sono facilmente accessibili. Ecco un elenco degli eventi più comuni in cui i pianificatori possono utilizzare tale proposta:

• Church event
• Photography event
• Fundraising event
• Music event
• Special event
• Sponsorship event
• Sports event
• Wedding event

Event Proposal Samples

elementi Importanti di un evento, un modello di proposta

i Dettagli sono importanti per la pianificazione di un evento proposta di lettera e la quantità di dettagli che, naturalmente, dipendono l’importanza e la portata della vicenda. Fortunatamente, la maggior parte delle proposte ha componenti simili. Di seguito sono elencati gli aspetti di base che le proposte di eventi di solito contengono, anche se potrebbero esserci di più:

Descrizione dell’evento

Questo riguarda principalmente il tema dell’evento. La proposta dovrebbe dare una panoramica al lettore su ciò che la vicenda è tutto. In alcuni casi, l’evento non avrà bisogno di troppe spiegazioni dal momento che sono comuni. Ma un pianificatore non dovrebbe dare le cose per scontate. Un buon pianificatore non dovrebbe dipendere solo dal titolo dell’evento per portare a termine il suo messaggio.

La tua esperienza come pianificatore

L’entità o l’organizzazione che fa un’offerta per l’evento deve esaltare la loro capacità ed esperienza come offerenti. È essenziale che colui che valuta gli offerenti farà in modo che si metterà su una buona prestazione. Dovrebbero garantire che la proposta contenga informazioni concise e pertinenti riguardanti le esperienze di gestione degli eventi del team che ha presentato la proposta.

La sede e tutte le sue strutture

Anche la sede dell’evento dovrebbe essere un importante punto di considerazione. Prima di tutto, dovrebbe adattarsi alla relazione. Il pianificatore dovrebbe elencare in dettaglio tutti i servizi disponibili nel luogo, come servizi igienici, posti auto e altro ancora. Se si sta tenendo l’evento all’interno, tenendo conto di questo, e, se possibile, li descrive in dettaglio:

• il tipo di superficie
• illuminazione
• aria condizionata (se qualsiasi
• soggiorno
• apparecchiature elettroniche

Se l’evento è all’aperto, considerare e descrivere i seguenti:

• il livello di manutenzione della struttura
• salotto di spettatori
• aree ombreggiate dove gli ospiti possono soggiornare
• scherma
• drenaggio
• illuminazione diffusa è anche la pena di ricordare

Per la sede, il numero di spogliatoi e la condizione per i partecipanti è anche importante. I buoni pianificatori dovrebbero includere nelle loro proposte anche uno schema del pavimento o una mappa della sede.

Il programma

Generalmente, il club o l’organizzazione ospitante ha molto poco da dire nella creazione del programma, specialmente dopo aver già impostato la data. Tuttavia, la proposta di evento può includere un suggerimento per un programma di avere un flusso di come l’intero evento progredirà. Un elemento importante che il decisore dovrebbe sapere è il numero di ore che possono utilizzare la sede per.

Il budget proposto per l’evento

Include un progetto di bilancio di probabili spese o entrate nella proposta. Il budget, inutile dirlo, dovrebbe essere realistico e, quindi, avrà bisogno di un’attenta considerazione, soprattutto quando si suggeriscono sponsor che devono ancora formalizzare un accordo di sponsorizzazione. Il budget non dovrebbe mostrare alcun tipo di perdita quando hai già preso in considerazione le spese e le entrate previste.

Evento Proposta Lettere

Suggerimenti utili per scrivere un modello di proposta di evento

Il pensiero di costruire una proposta dovrebbe sembrare eccitante, specialmente se stai facendo modelli di proposta di intrattenimento, modello di proposta di concerto o qualsiasi altra proposta che indicherebbe nuove attività per te. Ma per la maggior parte delle persone, la creazione della proposta stessa potrebbe sembrare estenuante e persino frustrante in quanto comporterebbe ore di lavoro.

Per i più esperti, ci sono alcuni modi per prevenire questo affaticamento, rendendo il lavoro di scrivere la proposta molto più facile. Per fare ciò, è possibile progettare un modello da utilizzare che può essere riproposto ogni volta successiva. Non ci sono due eventi identici, ma avrebbero sempre motivi comuni tra di loro. Ecco alcuni suggerimenti su come creare un modello di proposta di evento efficace:

Raccogli tutti i dati necessari

I buoni pianificatori di eventi non si sentiranno soddisfatti delle risorse che hanno e non hanno paura di chiedere aiuto se hanno bisogno di chiarimenti. Se si basa la proposta su dati di cui non si è sicuri, ciò potrebbe tradursi in confusione quando si inizia a scrivere il modello di proposta di evento. Come minimo, le cose più importanti da considerare sono il budget del cliente, la sua autorità per prendere decisioni, ciò di cui il cliente ha bisogno e la cronologia dell’evento. Con questi in mano, si può iniziare a fare il vostro progetto.

Redigere una panoramica della proposta

Questo è piuttosto semplice. All’inizio della bozza, indicare i dettagli più rilevanti dell’evento. Una buona pratica è aggiungere un numero di versione, nel caso in cui sia necessario effettuare revisioni dopo aver consegnato la proposta. In una situazione ideale, si dovrebbe trattare con un decisore fin dall’inizio. Tuttavia, se hai a che fare con un rappresentante inferiore, potrebbe essere necessario apportare alcune revisioni. Il controllo delle versioni aiuterà te e il tuo cliente a tenere traccia di eventuali modifiche.

Dimostrare perché il cliente deve selezionare voi

Voi e il vostro team di pianificazione mostrerà le principali competenze delle vostre esperienze di pianificazione di eventi prima del vostro cliente. È inoltre possibile utilizzare altre testimonianze dei clienti, rinvii o recensioni per sostenere i vostri reclami. Come organizzatore di eventi, puoi comunicare in modo articolato al tuo cliente la tua percezione di ciò di cui ha bisogno insieme a come li realizzerai.

Considera il pubblico, gli obiettivi e il concetto dell’evento

Dopo aver attirato l’attenzione del tuo cliente, questo prossimo suggerimento sarà la vera sostanza della tua proposta di evento. Gli eventi realizzano obiettivi specifici ed è compito tuo trovare modi per collegare questi obiettivi con i partecipanti. È bello avere un luogo mozzafiato o cibo delizioso, ma lo scopo principale è inviare il messaggio ai partecipanti. Un fallimento in questo sarà un enorme spreco di tempo, risorse ed energia. Pertanto, pensare al:

• Pubblico
  Definisci chi sono gli ospiti, da dove vengono e qual è il loro rapporto con il tuo cliente.
• Obiettivi
  Per questo, è necessario concentrarsi sull’enfatizzazione di ciò che il cliente vuole che il suo pubblico faccia piuttosto che renderlo perseguibile.
• Concetto
  Spiega cosa intendi fare per connettere il pubblico agli obiettivi dell’evento.

L’ambito dell’evento e i servizi che fornirai

Se i tuoi servizi comprendono tutte le fasi di un evento, ogni evento potrebbe avere molte somiglianze. Tuttavia, proprio come altri organizzatori di eventi, ciò che fai insieme a ciò che offri potrebbe cambiare in base alle esigenze del tuo cliente. Esponi in dettaglio cosa farai, con chi lavori e come entreresti in contatto con tutti.

Gli elementi di design

Questa è la tua occasione per mostrare le tue idee creative. Non ci sono regole specifiche su come farlo. Non dovresti andare oltre i limiti della correttezza. Rendi i tuoi disegni innovativi e vivaci mostrando alcuni rendering primari con colori accattivanti. Questo otterrà l’attenzione del tuo cliente, e lui può iniziare a immaginare come sarà l’evento.

Crea una timeline iniziale

In questa fase, hai già affrontato la maggior parte delle decisioni del cliente, quali sono le sue esigenze e la timeline. Qui, è possibile trebbiare le pietre miliari più importanti della proposta. Tieni sempre questo in mente per aiutare a spingere il tuo cliente a un’immagine più chiara del suo evento.

Ipotesi

Potresti aver raccolto abbastanza informazioni prima di scrivere la tua proposta, ma ci saranno sempre alcune aree grigie nelle fasi iniziali della proposta. Ecco, potrebbe essere necessario fare qualche congettura. Sarà d’aiuto se includi queste ipotesi quando invii la tua proposta. Questo darà al tuo cliente la possibilità di correggere o confermare tali ipotesi, se necessario.

Una stima del budget

Questa sezione richiederà numeri e calcoli. Tutto si riduce a un numero di elementi pubblicitari dopo tutta la pianificazione. Quando si ha a che fare con i numeri, essere sia trasparenti che specifici. In base ai tuoi piani, informa il tuo cliente sul costo di servizi, attrezzature e manodopera.

Chiedi al tuo cliente di firmare

Dare al cliente la possibilità di apporre la sua firma e concordare con la tua proposta è una buona idea. Ti risparmierebbe le revisioni inutili.

Modelli di proposte di pianificazione eventi