A projektmenedzsereknek számos eszközük van az arzenáljukban, amelyek segíthetnek a lehetséges kihívások és akadályok kezelésében. Az egyik ilyen eszköz a projekt kockázati nyilvántartása. De mi a kockázati nyilvántartás, hogyan használja az egyiket, és hogyan akadályozhatja meg a következő projekt kisiklását?

ebben az útmutatóban végigvezetjük Önt, hogy pontosan mit kell beilleszteni a projekt kockázati nyilvántartásába, valamint részleteket arról, hogy mikor és hogyan kell építeni és karbantartani a következő projekthez.

mi a kockázati nyilvántartás?

a projektkockázati nyilvántartás olyan eszköz, amelyet a projektmenedzserek a projektjeiket esetlegesen befolyásoló kockázatok nyomon követésére és ellenőrzésére használnak. A kockázatkezelés a projektmenedzsment létfontosságú eleme, mivel így proaktívan küzd a lehetséges problémák vagy kudarcok ellen.

a projektkockázati nyilvántartás, más néven kockázati napló használata elengedhetetlen része ennek a kockázatkezelési folyamatnak.

mi a kockázati nyilvántartás célja?

a projektkezelési kockázatregiszter célja a potenciális projektkockázatok azonosítása, naplózása és nyomon követése. A projektmenedzsment kockázata bármi váratlan, ami történhet, ami pozitívan vagy negatívan befolyásolja a projektet.

bármikor valaki azonosít valamit, ami hatással lehet a projektre, azt a csapatnak értékelnie kell, és fel kell jegyeznie a kockázati nyilvántartásban.

miért van szüksége kockázati nyilvántartásra?

kockázati nyilvántartásra van szükség, mert ahogy a projektek egyre nagyobbak, hosszabbak és összetettebbek lesznek, egyre nehezebbé válik, hogy mindennek a tetején maradjunk. Ha a kockázatokat nem követik nyomon egy központi helyen, és rendszeresen felülvizsgálják, akkor valami hiányozhat vagy elfelejthető.

egyes kockázatok eleinte kicsinek vagy valószínűtlennek tűnhetnek, de ennek ellenére befolyásolhatják a projektet. Példák a projekt kockázataira:

• Adatok/biztonsági kockázat (alapanyagok, hogy feltörték, vagy ellopták)
• a Jogi kockázat (peres, vagy változik a törvény, hogy a hatás a projekt)
• Katasztrofális esemény (tűz, árvíz, vihar)
• – Ellátási lánc megszakadása

a kockázatkezelés, hogy mi alapján esetleges problémák korai így eldöntheti, hogyan kell kezelni őket. Azt is lehetővé teszi, hogy nyomon követni kockázatok idővel, hogy ha és hogyan változnak.

amikor először azonosítanak egy kockázatot, akkor valószínűtlennek tarthatja, hogy nem zavarja, hogy bármit is csináljon vele. De mi van, ha a projekt előrehaladtával a kockázat sokkal nagyobb valószínűséggel fordul elő? A kockázatok nyomon követésével ilyen változásokat észlelhet elég korán ahhoz, hogy lépéseket tegyen.

ki hoz létre projektkockázati nyilvántartást?

Ha egy nagyon nagy, összetett vagy kritikus projekten dolgozik, akkor lehet, hogy kockázati koordinátora vagy kockázatkezelője van a csapatában. Ebben a forgatókönyvben az lenne a feladatuk, hogy létrehozzák és fenntartsák a kockázati nyilvántartást.

a legtöbb projekt esetében azonban a kockázati nyilvántartás létrehozásáért való felelősség a projektmenedzserre hárul.

Ez nem jelenti azt, hogy a kockázatkezelő vagy projektmenedzser felelős az összes kockázat azonosításáért vagy fellépéséért. A projektcsoport minden tagjának, és a projekt sikere által potenciálisan érintetteknek segíteniük kell a kockázatok azonosításában és felmérésében.

például az ügyfél vagy a szponzor tisztában lehet egy olyan lehetséges problémával, amelyről a projektcsapatban senki sem tudott.

mit tartalmaz a kockázati nyilvántartás?

a kockázatregiszter lényegében a projektkockázatok táblázata, amely lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse az egyes azonosított kockázatokat és minden lényeges információt.

a projektkockázat-nyilvántartásban szereplő Standard oszlopok a következők:

• azonosító szám (az egyes kockázatok gyors hivatkozásához vagy azonosításához)
• a kockázat neve vagy rövid leírása
• kockázati kategóriák (függetlenül attól, hogy belső vagy külső, anyagi vagy munkával kapcsolatos stb.)
• valószínűség (mennyire valószínű a kockázat bekövetkezése)
• hatás (ha a kockázat megtörténik, mennyire komolyan befolyásolja a projektet)
• Értékelés (hol esik ez a kockázat a prioritási listára)
  megközelítés (figyelemmel fogja kísérni a kockázatot, megpróbálja enyhíteni, elkerülni stb.)
• Cselekvés (ha azt tervezi, hogy enyhítsék, vagy elkerülni a kockázatot, milyen lépéseket részt, mikor fordulnak elő)
• felelős Személy felügyeli vagy enyhítése a kockázat

Hogyan lehet létrehozni egy kockázat-nyilvántartást

ahhoz, Hogy hozzon létre egy kockázat-nyilvántartást, csak annyit kell tenned, hogy épít egy táblázatban az oszlopok szabályozott fenti start folytatja a projekt kockázatát.

menjünk át néhány oszlopon részletesebben, hogy segítsen meghatározni, hogyan kell kitölteni őket:

kockázati kategóriák: A kategóriák célja, hogy segítsen rendezni kockázatok Kategória, hogy könnyebb nyomon követni őket, és megérteni, hogy milyen hatással. Ezeket testreszabhatja vállalkozása és projektje szerint.

akkor is úgy dönt, hogy oszlopok külön kategóriákban. Például érdemes lehet egy oszlopot azonosítani, hogy milyen sprint hatással lehet, egy másik pedig azonosítja, hogy milyen típusú munka (fejlesztés, tesztelés stb.) lesz hatással.

valószínűség és hatás: kétféle módon lehet felmérni a kockázatot — minőségi és mennyiségi. A minőség a legegyszerűbb és leggyakoribb forma. Ezzel a megközelítéssel általában 3-5 pontos skálán értékeli a valószínűséget és a hatást, például nagyon magas, magas, közepes, alacsony és nagyon alacsony.

a mennyiségi kockázat numerikus értékek hozzárendelését igényli. Ahelyett, hogy azt mondanánk, hogy “nagy” hatás lehet, számszerűsíthető értelemben kell meghatároznia, például két-négy hetes ütemterv késleltetést vagy 5% – os költségnövekedést.

értékelés: ha minőségi kockázatértékelési módszert használ,a minősítés általában a valószínűség szorzata a hatásokkal. Ha a valószínűség magas (4) és az ütközés közepes (3), akkor a minősítés 12 (4 x 3) lenne. Ez a módszer egyszerű módot ad a kockázatok gyors rendezésére és rangsorolására.

a mennyiségi kockázatelemzés nem olyan egyszerű. Nehéz összehasonlítani és rangsorolni egy 60%-os esélyt a kéthetes ütemezés késleltetésére, 40% – os eséllyel a költségek 10% – os növekedésére.
ahhoz, hogy ez működjön, értékelnie kell az ütemtervet és a költségvetés hatásait, hogy összehasonlíthatóak legyenek. A hathetes csúszást és a 10 százalékos költségvetési emelést például “nagyon nagy hatásnak” tekintheti, és “5” -öt jelölhet ki.”

azonban úgy dönt, hogy nyomon követi és értékeli a kockázatokat, győződjön meg róla, hogy szabványos az egész projekt. Ha a csapat tagjai másképp értékelik a kockázatokat, vagy inkonzisztens módon töltik ki az oszlopokat, ez megnehezíti a projekt kockázatainak megtekintését, nyomon követését és rangsorolását.

A Wrike segítségével hozzon létre egy hatékony projektkockázati regisztert

tudta, hogy közvetlenül a projektmenedzsment szoftverében építheti, frissítheti, karbantarthatja és megoszthatja kockázatnyilvántartását? A Wrike egyéni mezőinek köszönhetően könnyű létrehozni és módosítani a regisztrációt, hogy pontosan tükrözze, milyen oszlopokat és kategóriákat kell nyomon követnie.

Plusz, akkor könnyen megoszthatja a csapat és más érdekelt felek, hogy a bemenet. Azt is bele a jelentéseket, műszerfalak, így a kockázatok mindig szem előtt tartva, és semmi fontos kap figyelmen kívül hagyni.

próbálja ki a Wrike ingyenes próbaverzióját, hogy felfedezze, milyen egyszerű az első kockázati nyilvántartás felépítése.