Időblokkolás
” egy 40 órás blokkolt Munkahét, becslésem szerint, ugyanolyan mennyiségű kimenetet eredményez, mint egy 60+ órás munkahét, amelyet szerkezet nélkül folytattak.”
– Cal Newport, A Deep Work szerzője
ha van egy dolog, amit el lehet mondani a modern munkahelyről, akkor ez a következő: ha nem ellenőrzi a menetrendet, akkor irányít.
hogyan lehet egyensúlyba hozni a találkozók, e-mailek, csapatcsevegések és” elfoglalt munka ” szükséges gonoszságait, koncentrált idővel azokra a dolgokra, amelyek igazán érdekelnek? Mivel egyre digitális remete nem egy lehetőség a legtöbben, szükségünk van konkrét stratégiákat, hogy segítsen nekünk összpontosítani egy olyan világban, amelynek célja, hogy elvonja minket.
itt jön be az időblokkolás.
az Időblokkolás (és annak közeli rokonsága az időbokszolás, a feladatcsomagolás és a napi temetés) egy egyszerű, mégis hatékony módja annak, hogy visszavegye a munkanap irányítását.
próbálja meg az idő blokkolását, ha Ön…
-
Zsonglőrködni sok különböző projektek/felelősség (Jack Dorsey használ nap díszítésnek, hogy két nagy cégek ugyanakkor a)
-
túl sok időt Töltenek a “reaktív” üzemmód, válaszol az e-mail üzenetek
-
Megtalálja a nap feldarabolt által találkozók
-
Csata állandó megszakításokkal egész nap
-
Küzd, hogy megtalálja az idő, mind a mentális térben nagy-kép gondolkodás
Ez útmutató kapsz egy áttekintést, hogy milyen idő blokkoló, feladat adagoló, és nap theming vannak; hogyan kombinációja ezeket a stratégiákat segíthet visszaszerezni a menetrend; és a legjobb módja annak, hogy használja a naptár és feladatkezelő kezdeni idő blokkolja magát.
Tudja meg, melyik produktivitási módszer illik a legjobban
személyre szabott ajánlást kaphat a munkastílusa és céljai alapján.
vegye be a quizExplore-t 
mi az időblokkolás?
az Időblokkolás egy időkezelési módszer, amely arra kéri, hogy a napot időblokkokra osztja. Minden blokk egy adott feladat vagy feladatcsoport megvalósítására szolgál, csak az adott feladatok elvégzésére. Ahelyett, hogy egy nyitott végű to-do listát a dolgokat kapsz, ahogy te képes, akkor kezdődik minden nap egy konkrét menetrend, amely meghatározza, hogy mit fog dolgozni, és mikor.
ennek a módszernek a kulcsa a feladatlista előzetes rangsorolása – egy dedikált heti felülvizsgálat elengedhetetlen. Számba venni, hogy mi jön a hét előtt, és hogy egy durva vázlatot az idő blokkok minden nap. Minden munkanap végén tekintse át azokat a feladatokat, amelyeket nem fejezett be – csakúgy, mint az új feladatokat, amelyek bejöttek–, és ennek megfelelően állítsa be az időblokkokat a hét hátralévő részére.
az előre blokkolt napokkal nem kell folyamatosan választania arról, hogy mire összpontosítson. Mindössze annyit kell tennie, hogy kövesse az idő blokkolt menetrend. Ha ön kap off-feladat, vagy zavart, egyszerűen nézd meg a menetrend, majd kap vissza, hogy melyik feladat blokkolt le időben.
mélyebbre
írtunk egy különálló, átfogó útmutató heti véleménye, amely végigvezeti önt, hogyan kell létrehozni egy rutin, ami működik az ön számára.
Időblokkoló variációk
az Időblokkolásnak van néhány közeli, de különálló unokatestvére, amelyeket érdemes megfontolni: feladatcsomagolás, napi temetés és időboksz.
| módszer | mi ez? | Példa |
|
az Idő Blokkoló |
Elosztjuk a nap a blokk minden blokk dedikált, hogy megvalósítsak egy konkrét feladat vagy tevékenység csak az, hogy adott feladat vagy tevékenység. |
” minden nap 9-től 11-ig írok.” |
|
Task Batching |
“minden e-mailemre 3 órakor válaszolok.” |
|
|
Day Theming |
” minden hétfőn a tartalomkészítésre koncentrálok. Minden kedden a tartalom promóciójára fogok összpontosítani. Minden szerdán a kutatásra és az ideációra koncentrálok. Stb.” |
|
|
Time Boxing |
” holnap reggel 9 és 11 óra között 1000 szót fogok írni.” |
Task batching
Task batching az, ha a csoport hasonló (általában kisebb) feladatok együtt ütemezése meghatározott idő blokkokat befejezni egyszerre. Ha egy csoportban hasonló feladatokat old meg, akkor korlátozza a kontextusváltás mennyiségét, amelyet egész nap meg kell tennie, értékes időt és mentális energiát takarítva meg. Például két 20 perces blokk ütemezése az e-mailek feldolgozásához a nap folyamán hatékonyabb, mint a beérkező levelek 15 percenként történő ellenőrzése.
Időblokkoló párokat is feladat batching, mert megmenti az ütemezés minden egyes feladat a naptárban. Csak blokkolja a darabokat az idő minden nap vagy héten, amikor azt szeretné, hogy teljes egy bizonyos tétel tevékenységek, például, e-mail, számlázás, edzések, találkozók, írás, kódolás, mély munka, ügyintézés, étkezés prep.
Day theming
Day theming egy szélsőségesebb változata feladat batching azok számára, akik egy csomó területen a felelősség versengő figyelmüket. Például egy vállalkozónak gyakran egyszerre kell figyelnie a marketingre, az értékesítésre, a termékfejlesztésre, az ügyfélszolgálatra és a HR-re. Ahelyett, hogy minden nap félretennénk az időblokkokat a felelősség minden területére, a day theming minden héten egy teljes napot szentel minden felelősségnek.
Mike Vardy, a Productivityist alapítója a day theminget használja, hogy minden napra összpontosítson. Itt van, hogy ő témák a héten:
Ajánlom minden nap, hogy egyetlen témát létrehoz egy megbízható minta a munka, tovább korlátozza a kognitív terhelés összefüggésben váltás. Vardy kifejti, hogy a díszítésnek kínál szellemi világosság, amely lehetővé teszi neki, hogy a családjával:
“tudjuk, mi a nap is jelent lehetővé teszi számomra, hogy a dolgok, amiket meg akarok valósítani, anélkül, hogy meghatározatlan ‘kellene’ elemek a teendők. Ennek eredményeként kevesebb döntési fáradtságom van, sőt még több energiám van, amikor időt töltök a gyerekeimmel.”
Időboksz
az Időbokszolást és az időbokszolást gyakran összekeverik szinonimaként, de van egy fontos különbség. Idő blokkoló kéri, hogy félre bizonyos darabokat az idő, hogy összpontosítson egy adott feladat vagy tevékenység. Például: “holnap reggel 9-től 11-ig dolgozom a blogbejegyzésem első tervezetén.”
ezzel szemben a time boxing arra kéri Önt, hogy korlátozza, hogy mennyi időt szentel egy adott feladatnak. Itt van egy idő dobozos változata az idő blokkoló fenti példa: “Holnap reggel 9 és 11 óra között befejezem a blogbejegyzésem első tervezetét.”
ez az önkorlátozó “time box” arra kényszeríti Önt, hogy hatékonyan működjön, mert korlátozott ideje van a feladat befejezéséhez. Ez lehet egy szórakoztató módja annak, hogy kihívást magad, gamify a termelékenység.
miért olyan hatékony az idő blokkolása?
ez a technika egyszerűnek tűnik a felszínen, de mély hatással van az Ön képességére, hogy elvégezze a dolgokat:
elősegíti a fókuszált “mély munkát”
Cal Newport, a Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, is a big proponent of time blocking. Minden este 20 percet szentel a következő munkanap ütemezésének:
” néha az emberek megkérdezik, miért zavarom egy ilyen részletes tervezési szintet. A válaszom egyszerű: hatalmas mennyiségű termelékenységet generál. A 40 órás munkaidő-blokkolt Munkahét, becslésem szerint, ugyanolyan mennyiségű kimenetet eredményez, mint egy 60+ órás munkahét, amelyet szerkezet nélkül folytattak.”
ha ütemez egy darab időt, hogy dolgozzon egy projekt, probléma, vagy feladat, akkor hozza az összes mentális erőforrások elviselni egy dolog, ahelyett, hogy elterelje a figyelmet vékony több feladatot. Minél többet “egyetlen feladat”, annál inkább építeni a mentális izmok szükséges mély munka, annál könnyebb lesz, hogy összpontosított.
Dig deeper
Tudjon meg többet a Newport értelmes termelékenységre vonatkozó megközelítéséről, valamint arról, hogy hogyan lehet nagyobb hangsúlyt fektetni az életébe a mély munka teljes útmutatójával.
Ez segít knock out “felszínes munka” hatékonyabban
Sekély munka a munkával, hogy sürgős, de nem fontos elérése a hosszú távú célok – hiszem, papírmunka, vagy válaszol (a legtöbb) e-maileket. Amikor a time box sekély munkát végez, egyértelmű korlátokat állít be arra vonatkozóan, hogy mennyi időt szentel neki. Ráadásul a hasonló feladatok együttes csoportosítása csökkenti a kontextusváltás költségeit. Azáltal, hogy az összes sekély feladatot egy-két dedikált időblokkba rakja össze, hatékonyabban képes lesz arra, hogy a munkanap többi részét megvédje a nagyobb hatású munkákhoz.
tudatában van annak, hogyan tölti az idejét
A legtöbb ember rossz az időgazdálkodásban. Borzasztóan becsüljük meg, hogy mennyi időt vesz igénybe a feladat, és hajlamosak vagyunk felülkerekedni a jövőnkön. Idő blokkoló arra kényszeríti, hogy szembenézzen a jelenlegi prioritások, kötelezettségvállalások, valamint kap szándékos, hogyan tölti a véges időt. Minden új elkötelezettség hagyja az életedbe, akkor kénytelen megtalálni a fizikai helyet a naptárban. Ennek eredményeként az “igen” mondásának lehetőségköltsége konkrétabbá válik, és sokkal könnyebb lesz azt mondani, hogy “nem”.
ellensúlyozza a perfekcionizmust
A Fuzzy timelines perfekcionista legnagyobb ellensége. Mindig van mit javítani és javítani. Nehéz lehet tudni, hogy mikor fejeződik be egy nyílt végű projekt, különösen, ha a tökéletességre törekszik. Egy bizonyos ponton, meg kell tudni mondani, hogy “elég jó”, és lépni. Idő boksz segíthet azáltal határidőket a projektek. Ha gyakran meghosszabbítja a feladatokat azáltal, hogy mindent megpróbál helyesen elérni, állítsa be a szigorú időkeretet a feladat befejezéséhez, és ragaszkodjon hozzá.
segít követni a céljait
A ” jó szándékon túl: Kéri az embereket, hogy a tervek javítja nyomon követése a fontos feladatok ” kutatók Dr. Todd Rogers és Dr. Katherine L. Milkman felülvizsgálja számos tanulmány alátámasztva azt az elképzelést, hogy “konkrét tervek segítségével az emberek követik a szándékaikat.”
a gyakorlási rendtől az influenza elleni oltás ütemezéséig az emberek nagyobb valószínűséggel cselekedtek szándékaik alapján, amikor leírtak egy adott helyet, dátumot és időt a tevékenységre. Mégis a legtöbb ember támaszkodik homályos szándék helyett konkrét tervek:
” paradox módon az emberek gyakran alultervezik, amikor erős szándékkal kezdik. Tévesen úgy vélik, hogy erős szándékaik elegendőek ahhoz, hogy ösztönözzék őket a kívánt viselkedés végrehajtására, és ez a meggyőződés megakadályozza őket abban, hogy olyan stratégiákat használjanak, amelyek segíthetnek a szándékok cselekvésekké alakításában.”
the takeaway: when you schedule your tasks and goals you ‘ re more likely to follow through. Az időblokkolás arra kényszeríti Önt, hogy konkrét terveket készítsen, amelyek biztosítják, hogy minden nap a céljai felé dolgozzon. Ahogy William Faulkner híresen kivágott:
” csak akkor írok, amikor az inspiráció sztrájkol. Szerencsére minden reggel kilenckor sztrájkol.”
de vajon az idő blokkolása működni fog-e a munkámmal?
az időblokkolás egyik legnagyobb kritikája az, hogy nem veszi figyelembe a reaktív munkahelyeket, ahol lehetetlen előre jelezni, hogy mi jön be egy adott pillanatban. Az idő blokkolása valóban reális stratégia egy ügyfélszolgálati szakember számára, akinek a feladata a jegyek megválaszolása? Vagy egy fiókkezelő, akinek rendelkezésre kell állnia az ügyfélkérések megválaszolásához?
azt állítják, igen – érvényesítése még egy kis mennyiségű felett a menetrend Hasznos lehet, nem számít, milyen a munka. Cal Newport így fogalmazott:
“A nyílt végű reaktivitás időszakai blokkolhatók, mint bármely más típusú kötelezettség. Még akkor is, ha blokkolja a nap nagy részét a reaktív munkához, például az a tény, hogy szabályozza az ütemtervet, lehetővé teszi, hogy néhány kis blokkot (talán az ütemterv perifériáján) a mélyebb törekvésekre szenteljen.”
amikor a munkanapot külső erők futtatják, könnyű szem elől téveszteni a saját céljait. Az időblokkolás segíthet abban, hogy nagyobb értelemben ellenőrizze a menetrendek kiszámíthatatlanságát is.
néhány gyakori idő blokkoló missteps és hogyan lehet elkerülni őket
míg idő blokkoló elég egyszerű elmélet, nehéz lehet ragaszkodni a gyakorlatban. Itt van néhány tipp, hogy segítsen alkalmazza a módszert sikeresen (nem rabszolga lett a naptár, a folyamat):
Alábecsülte a time
akkor jobban megbecsüli, hogy hosszú feladatokat átvenni idő, de addig, amíg már kiforrt az ösztöneidben, err oldalán blokkolja le túl sok időt a feladatok inkább, mint a túl kevés. Pad a menetrend extra időt, hogy teljes átmenet feladatok között. Akkor is létrehozhat “feltételes blokkok” az idő, akkor érintse meg, ha lemarad.
próbálja ki ezeket az eszközöket
javítsa annak érzetét, hogy mennyi időt tölt a feladatokra olyan időkövetőkkel, mint a RescueTime vagy a Toggl.
túl merev
a dolgok fel fognak jönni, és tönkreteszik a terveidet. De ne feledje, a terv egy útmutató, amely segít összpontosítani a figyelmet arra, ami fontos, nem kötelező érvényű szerződés.
még termelékenységi szakértő Cal Newport szerkeszti terveit a nap folyamán az eredeti időkockák átlépésével és a frissített tervek kitöltésével, mint körülmények igény:
Newport foglalkozik változások a menetrend látva, mint egy játék:
” ez a fajta tervezés, számomra, olyan, mint egy sakk játék, a blokkokat a munka egyre terjedt és rendezve oly módon, hogy a projektek nagy és kicsi minden úgy tűnik, hogy kattintson a Befejezés (éppen elég) időt, hogy kímélje.”
az időblokkok rugalmas módja annak, hogy kihívja magát, nem szigorú eszközök arra, hogy megbüntesse magát, amikor elmarad.
Overscheduling your leisure time
bár Elon Musk és Bill Gates állítólag 5 perces lépésekre időzítette a napjait, a szabadidő túllépése önpusztító gyakorlat lehet. Tanulmányok kimutatták, hogy a szabadidős tevékenységek ütemezése “egyedülálló csillapító hatást” gyakorol a tevékenység általános élvezetére.
ehelyett letilthatja az időt a leválasztásra és a kikapcsolódásra anélkül, hogy meghatározott tervet adna arra, hogyan fogja ezt az időt tölteni. Ez megadja a rugalmasságot, hogy spontán módon döntsön arról, hogy mit szeretne csinálni-hívja barátait, hogy megragadjanak egy italt? Nézd meg az új Xbox játékot? Olvasni? Bármit is dönt, csak ne feledje, hogy legalább néhány szabad ideje szabad.
Time blocking with Todoist
bármely eszközzel végrehajthatja az időblokkolást, de ebben a részben arra összpontosítunk, hogyan kell használni a Todoist – t kedvenc naptáralkalmazása mellett-vagy akár jó, régi, fasioned toll és papír. Fogjuk fedezni, hogyan kell végrehajtani három különböző idő blokkoló variációk: feladat adagolás, napszámozás, egyedi feladatok ütemezése.
Task batching variation
a szigorú időblokkolás – egy időblokk hozzárendelése minden egyes feladathoz – unalmas és nehéz lehet az idő múlásával fenntartani. Javasoljuk, hogy kombinálja az időblokkolást és a feladatsorolást egy áramvonalasabb rendszer érdekében. Ahelyett, hogy egy egyszeri blokk egyéni feladat, akkor hozzá egy idő blokk minden kategóriában a feladat kötegelt együtt. Így néz ki ez a gyakorlatban:
először döntse el, hogy a munka mely széles kategóriáit kell tükröznie a napi vagy heti ütemtervben. Például egy szabadúszó írónak a következő kategórialistája lehet:
-
Email
-
Work admin
-
Sales
-
Meetings
-
Research
-
Writing
-
Professional Development
-
Yoga
-
Meal prep
-
Personal admin
-
Reading
-
Free idő
most üljön le kedvenc naptáralkalmazásával vagy papírtervezőjével, és hozzon létre időblokkokat a következő hétre, amelyek tükrözik az egyes kategóriákon végzett munka idejét. Győződjön meg arról, hogy az összes prioritások, kötelezettségvállalások kapnak elég helyet a naptárban. Ha úgy találja, hogy küzd, hogy helyet találjon, előfordulhat, hogy el kell kezdenie csökkenteni kötelezettségvállalásait. A végeredmény így fog kinézni:
ha úgy találja, hogy nehéz ragaszkodni a digitális menetrend, javasoljuk, hogy tervezze meg a napot papíron. A papír menetrend arra kényszeríti Önt, hogy minden nap frissen kezdjen, és megkönnyíti a dolgok kirajzolását és a nap folyamán történő alkalmazkodást. Plusz, ez is könnyebb tartani a papír menetrend nyitva az asztalon, mint egy látható emlékeztető, hogy mit tervezett összpontosítani.
ha egy közös naptárral rendelkező cégnél dolgozik, hasznosnak találhatja, hogy nyilvánosan blokkolja a” mély munka ” idejét, hogy a napi találkozó megfelelő darabját szabadon tartsa. Khoi Vinh, az Adobe fő tervezője ezt a stratégiát használja az irodájában:
“a naptáramban olyan időblokkokat Keresek, amelyeket a “mély munka”érdekében kordonozhatok. Néha az ülések körül mozogok, hogy hosszabb összefüggő blokkokat hozzak létre, majd létrehozok egy “ne foglaljon” nevű találkozót, vagy ha gyanítom, hogy valaki figyelmen kívül hagyja ezt, úgy fogom nevezni, mint az “együttműködési munkamenet” vagy a “kutatási áttekintés.”Meg kell, hogy ravasz.”
most minden kategóriához van időblokkja, de még mindig tudnia kell, hogy melyik konkrét feladat – vagy feladatcsoport – dolgozni, amikor eljön az idő. Itt jön be egy olyan feladatkezelő, mint a Todoist.
hozzon létre egy Todoist címkét minden egyes tételes kategóriához, amellyel az első lépésben jött létre, majd tekintse át az összes aktuális feladatot, és rendelje hozzá a megfelelő címkét mindegyikhez.
most, amikor eljön az idő blokk, mindössze annyit kell tennie, hogy húzza ki a megfelelő címkelistát, és válasszon a megfelelő feladatokat. Feladatok dátumokat automatikusan rendezve a tetején, így tudni fogja, ha valami hamarosan szüksége van a figyelmet az első.
Todoist Tip
új szűrőt is létrehozhat olyan lekérdezéssel, mint a “@personal_admin&következő 7 nap”, hogy csak a következő héten esedékes feladatokat látja el az adott címkével.
annak biztosítása érdekében, hogy semmi ne csússzon át a repedéseken, minden feladatnak címkével kell rendelkeznie. Valószínűleg azonban azt fogja találni, hogy nem minden kategóriát kell nyomon követni a Todoist-ban. Például érdemes lehet nyomon követni a találkozók vagy gyakorlat osztályok a naptárban, nem pedig a Feladatkezelő. És ahogy korábban mondtuk, Nem akarod túlprogramozni a szabadidődet. Kísérletezzen a beállítással, hogy kitalálja, mi értelme van az adott körülményeknek.
Day theming variation
ha megpróbálja idő blokkoló és még mindig úgy érzi, túl szétszórt és céltalan, érdemes kipróbálni nap theming. Javasoljuk ezt az ingyenes Skillshare természetesen Mike Vardy. Végigvezeti Önt egy napi theming rendszer létrehozásával, beleértve a részletes példákat mind a papír, mind a Todoist használatával.
ütemezési idő blokkok egyes feladatok
természetesen, ha azt szeretnénk, hogy egy szemcsés ütemezés, akkor mindig külön idő blokkok minden feladat. A legegyszerűbb módja annak, hogy ezt a Todoist segítségével a 2-utas integráció a Google Naptár.
az integráció beállításakor:
-
hozzon létre egy új naptárat csak a Todoist feladatokhoz, így szükség szerint be-és kikapcsolhatja őket a naptárban.
-
válassza ki a teljes Todoist fiók szinkronizálását, vagy hozzon létre külön naptárakat minden Todoist projekthez.
-
válassza ki, hogy szinkronizálja a feladatokat csak egy esedékességi dátum mellett feladatok esedékesség időpontja.
bármely todoista feladat dátummal és idővel automatikusan eseményként jelenik meg az új Todoista naptárban. Bármilyen feladat egy időpontot, de nincs idő jelenik meg, mint egy egész napos esemény.
a heti felülvizsgálat során adjon meg minden feladatot, amelyet el szeretne érni egy dátummal és / vagy kezdési idővel, ha beírja valami hasonlót:” hétfő délben “vagy” minden pénteken 9 órakor ” a feladat mezőbe. Todoist automatikusan felismeri, majd jelölje ki a dátumot, majd állítsa be, amikor menteni a feladatot.
Most, amikor megnyitja a napi vagy heti nézetét a naptárban, minden egyes feladatot külön eseményként (más néven időblokkként) ütemez. Meghosszabbíthatja, lerövidítheti, szerkesztheti és áthelyezheti az időblokkokat a naptárba. A Google Naptárban végrehajtott módosítások automatikusan szinkronizálódnak a Todoistával (és fordítva).
Ütemezés a napokban, hetekben előre úgy tűnik, mint egy hulladék értékes időt lehet segítségével, hogy ténylegesen el dolgokat. De ha nem irányítja a naptárát, könnyű hagyni, hogy a zavaró tényezők átvegyék. Azáltal, hogy előre betölteni a döntéshozatal, hogy mit kell dolgozni a nap vagy a hét, akkor időt takarít meg a mentális energia, amikor a ténylegesen munkába.
adjon időt a blokkolásra és a feladat adagolására egy hétig, és nézze meg, milyen érzés visszavenni az irányítást az idő és a figyelem felett.
a csapatok Időblokkolása
az Időblokkolás hatékony eszköz a csapat termelékenységének növelésére is. Ismerje meg, hogyan alkalmaztuk az időblokkolás és a feladatsorolás elveit csapatszinten a hosszú távú projektek rövid távú igényekkel való kiegyensúlyozása érdekében.