Actualizado el 16 de noviembre de 2020

Cuando llegue el momento de contratar a tu primer empleado, también te verás obligado a elegir un horario de pago. Pero las empresas de larga data también pueden querer reconsiderar su enfoque de nómina cuando las condiciones cambian o piensan que un período de pago diferente podría ser mejor para sus empleados. Ya sea que seas un novato o un veterano, tenemos toda la información que necesitas para tomar la decisión correcta para tu equipo.

Por haber pasado más de 30 años en el negocio de nóminas, sabemos que no hay un enfoque único que funcione para todos. Hay ventajas y desventajas en las diferentes frecuencias de pago, y lo que es más fácil para usted puede no coincidir con las necesidades de sus empleados. Para asegurarte de tomar una decisión informada, aquí tienes un desglose de los períodos de pago comunes, junto con las ventajas y desventajas de cada uno.

Sus opciones de horario de pago

Hay cuatro períodos de pago comunes entre los que la mayoría de las pequeñas empresas eligen (haga clic en cualquiera de ellos para saltar):

Si analizamos nuestros datos, parece que la mayoría de los empleadores pagan a sus empleados en horarios semanales o quincenales. Los horarios de pago semestrales también son muy comunes por razones que cubriremos un poco más adelante:

Además del tamaño, la industria también puede tener un gran impacto en la frecuencia con la que las empresas eligen pagar a sus empleados. Por ejemplo, las empresas de construcción tienen cinco veces más probabilidades de usar períodos de pago semanales que las empresas de educación y atención médica:

¿Qué períodos de pago usan las diferentes industrias?

Entonces, ¿qué es mejor para su negocio? Echemos un vistazo a los pros y los contras de cada enfoque:

Períodos de pago semanales

La nómina semanal generalmente se paga al final de cada semana por las horas trabajadas durante la semana anterior. Si paga a la mayoría de sus empleados por hora, un período de nómina semanal puede ser una buena opción para su negocio. Como puede ver en la tabla anterior, los períodos de pago semanales son muy populares en industrias como la construcción y la fabricación.Ventajas: A los empleados les gusta que se les pague semanalmente porque les ayuda a manejar mejor su flujo de caja personal. Se ha demostrado que los cheques de pago semanales conducen a una mejor satisfacción general en el trabajo y mayores tasas de retención. Si a sus empleados se les paga por hora, es probable que tengan una fuerte preferencia por el pago semanal y esto hace que mantenerse al día con el pago de horas extras semana a semana sea más fácil para usted.

Desventajas: Procesar la nómina semanalmente puede llevar mucho más tiempo que otros enfoques. Si utiliza un proveedor de nómina, también puede ser costoso si se le factura por la carrera de pago (aunque muchos de los mejores proveedores tienen precios integrales). Además de su carga de trabajo, cualquier deducción de nómina, como las primas de seguro médico, también tendrá que calcularse para retiros semanales. También tendrá el doble de contabilidad relacionada con la nómina que hacer que los empleadores quincenales.

Períodos de pago quincenales

Un período de pago quincenal entrega cheques a sus empleados cada dos semanas el mismo día (generalmente los viernes, pero los empleadores pueden elegir el día de pago que más les convenga). Un horario quincenal puede ser una buena opción para empresas con una combinación de tipos de empleados para que pueda mantenerse al día con los salarios por hora y los cheques salariales. Sin embargo, también puede introducir un poco de complejidad en su back office.

Ventajas: Es fácil administrar y ejecutar la nómina en un período de pago quincenal. Ejecutar la nómina con la mitad de frecuencia que un horario semanal significa menos trabajo y menos posibilidades de errores. Las horas extraordinarias son más fáciles de calcular para los trabajadores por hora en una cadencia quincenal. Recibir pagos cada dos semanas también es un horario muy predecible que permite a sus empleados presupuestar alrededor de su cheque de pago.

Desventajas: Ejecutar la nómina 26 veces al año significa que habrá dos meses con tres períodos de pago (mientras que el resto tiene dos), por lo que puede complicar su contabilidad y sus proyecciones de flujo de efectivo. Específicamente, es posible que sus débitos por gastos de nómina no siempre coincidan con los créditos de su balance. Y significa que debe estar listo para gastar un 50% adicional en el pago de empleados los dos meses al año que tiene un tercer período de pago. Si esto se siente un poco complicado, puede obtener más información sobre la contabilidad de nómina aquí.

Períodos de pago semestrales

Un período de pago semestral significa que está pagando a sus empleados dos veces al mes, a menudo el primero y el 15, pero es libre de establecer su propio horario. Los períodos de pago semestrales son una buena opción para las empresas con empleados asalariados a los que no les importa esperar dos semanas para obtener un cheque de pago.Ventajas: Ejecutar la nómina dos veces al mes facilita a los contadores el seguimiento de los gastos de nómina y el cálculo de las deducciones de beneficios para los empleados. Los pagos son lo suficientemente frecuentes como para que es poco probable que causen dificultades a los empleados bien remunerados.

Desventajas: La frecuencia semestral no es necesariamente la mejor opción para las empresas con empleados por hora, ya que puede ser difícil calcular las horas extras semanales. Para los empleados que están acostumbrados a recibir pagos quincenales, adaptarse a pagos semestrales también puede ser un poco difícil. No hay un día de pago establecido, por lo que se pueden pagar un lunes un período y el jueves la próxima vez. Tener que ejecutar la nómina en días diferentes también puede ser inconveniente para usted. Y si los días de pago caen el sábado o el domingo, los empleadores deben elegir entre pagar a su equipo el viernes o el lunes siguiente.

Los períodos de pago mensuales

Los períodos de pago mensuales requieren que las empresas procesen la nómina solo 12 veces al año, en comparación con 52 veces al año para las que ejecutan nóminas semanales. Sin embargo, para la mayoría de los empleados, es difícil esperar un mes entero para un cheque de pago. Por esta razón, algunos estados no permiten que las empresas paguen a sus empleados mensualmente. Si se está inclinando por una fecha de pago mensual, asegúrese de consultar con el Departamento de Trabajo para conocer los requisitos de su estado.Ventajas

: Para los propietarios de negocios, la ventaja es que solo tendrá que ejecutar la nómina una vez al mes, ahorrando tiempo, facilitando la contabilidad y ahorrando tarifas de los proveedores de servicios de nómina que ejecutan el pago. Esta puede ser una buena opción si su empresa emplea a 1099 trabajadores o contratistas que le facturan mensualmente, si es el único empleado de su empresa o si todos los empleados reciben una alta remuneración.

Desventajas: Si tiene empleados por hora, esta no es una opción práctica. Dejando a un lado las restricciones estatales, también puede ser difícil encontrar y retener empleados cuando paga solo una vez al mes, ya que a los empleados simplemente no les gusta que les paguen solo una vez al mes.

Algunas otras consideraciones:

Pagarse a sí mismo: Si es dueño de su propio negocio, tenga en cuenta que puede haber otras opciones sobre cómo pagarse a sí mismo. Para obtener más información, consulta nuestra guía para tomar un sorteo del propietario.

Políticas de vacaciones: Los días festivos también coincidirán inevitablemente con los días de pago de vez en cuando. Y cuando los bancos están cerrados, a nadie se le paga. Establezca una política ahora sobre cómo manejará ese conflicto, pagando a los empleados temprano o después de las vacaciones, para que puedan planificar sus finanzas sin sorpresas.

Obtener ayuda: Si busca ayuda de una solución de nómina de terceros, es posible que sus opciones sean limitadas. Sin embargo, algunos servicios pueden brindarle más flexibilidad y ofrecer integraciones de software de nómina que eliminan parte de la molestia administrativa de ejecutar la nómina con más frecuencia.

¿Qué horario de pago elegirás?

Si bien es importante dedicar tiempo a pensar en el mejor período de pago para su negocio, solo recuerde que no es un contrato vinculante. Siempre puede cambiar su enfoque de pago para encontrar un ritmo que funcione mejor para usted y sus empleados, solo asegúrese de que sepan cualquier cambio con anticipación.