S’il y a une chose qui a le potentiel de provoquer du stress et de l’anxiété chez les employés et les gestionnaires, ce sont les réunions individuelles. Les gestionnaires peuvent se sentir dépassés de trouver le temps de créer des ordres du jour de réunion individuels pour tous les membres de leur équipe, ou ils peuvent être nerveux à l’idée d’avoir cette conversation difficile avec un certain employé. Pendant ce temps, les membres de l’équipe peuvent se retrouver intimidés à l’idée d’une rencontre individuelle avec leur manager, surtout s’il ne s’agit pas d’un événement de routine.

La bonne nouvelle est que cela ne doit pas être ainsi. Les réunions individuelles sont en fait l’une des choses les plus percutantes que les gestionnaires peuvent faire pour améliorer le moral, augmenter la productivité et stimuler la rétention des employés. Cela dit, un ordre du jour de réunion individuel efficace est la clé de la réussite de ces sessions importantes.

Lisez la suite pour en savoir plus sur pourquoi 1:Les ordres du jour des réunions 1 sont si importants et obtenez des conseils pour avoir des réunions efficaces 1: 1. De plus, nous donnerons quelques exemples de questions individuelles que les gestionnaires devraient poser aux membres de leur équipe.

Pourquoi les ordres du jour des réunions individuelles comptent

Avant de plonger dans les détails des ordres du jour des réunions individuelles, il est important de comprendre pourquoi ces réunions sont si critiques.

Les managers qui se sentent déjà pressés par le temps peuvent ne pas voir l’intérêt de passer encore plus de temps à rencontrer tous les membres de leur équipe individuellement. Cependant, les réunions individuelles sont un investissement en temps qui peut conduire à une amélioration des performances et même à vous faire gagner du temps, vous et votre équipe, à long terme.

Les réunions individuelles établissent des liens plus profonds et des rapports plus solides entre les gestionnaires et les travailleurs. À l’inverse, lorsque les gestionnaires reportent ou reportent continuellement des réunions avec ceux qu’ils gèrent, les employés peuvent se sentir sous-évalués et non appréciés, ce qui peut entraîner un désengagement et, en fin de compte, un roulement de personnel.

Gallup a constaté que les gestionnaires qui rencontraient régulièrement des employés voyaient leur niveau d’engagement tripler. De plus, la direction d’Adobe a constaté une réduction de 30% de l’attrition en instituant simplement des check-ins réguliers.

Lorsqu’il s’agit de planifier et d’exécuter efficacement ces contrôles, les ordres du jour des réunions 1:1 sont un élément clé. Avoir un ordre du jour vous aidera à rester concentré et productif tout en minimisant les pertes de temps. Examinons quelques pratiques exemplaires de l’ordre du jour des réunions pour vous aider à vous mettre en marche.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière d’ordre du jour des réunions ?

La première astuce pour planifier un ordre du jour de réunion individuel efficace consiste à en préparer un. Sans ordre du jour, il est peu probable que vous vous souveniez de tous les points dont vous vouliez discuter, et la réunion risque davantage de déraper ou de prendre plus de temps que nécessaire.

Voici quelques autres bonnes pratiques à garder à l’esprit:

• Utilisez un outil qui vous permet, à vous et à vos employés, de construire en collaboration l’ordre du jour et d’ajouter des éléments ou des points de discussion. Cela inculquera un sentiment d’appartenance aux membres de l’équipe et montrera que vous vous souciez réellement d’entendre leurs préoccupations.
• Gardez un ordre du jour courant auquel vous et vos employés pouvez ajouter entre chaque réunion. De cette façon, vous pourrez tous les deux capturer des idées et des sujets dont vous souhaitez discuter lors de la prochaine réunion au fur et à mesure qu’ils se présenteront.
• Un agenda en cours vous permet également de revenir sur ce qui a été couvert la dernière fois, donc il y a une continuité entre les réunions, et vous ne vous grattez pas la tête et essayez de vous souvenir de ce dont vous avez parlé la dernière fois. Vous pourrez également faire le suivi des éléments des réunions précédentes.
• Enfin, soyez cohérent avec vos réunions individuelles. Les plus grands avantages des réunions 1: 1 sont réalisés lorsqu’elles ont lieu régulièrement sur le long terme. Alors, décidez d’un horaire auquel vous pouvez vous en tenir, que ce soit une heure par mois, une demi-heure par semaine ou quelque chose entre les deux.

Les questions de réunion en tête-à-tête posées par les bons gestionnaires

Les réunions en tête-à-tête productives ont plusieurs objectifs différents: renforcer la confiance et les relations, donner et recevoir des commentaires et identifier des moyens d’améliorer la performance et l’organisation dans son ensemble. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser lors de votre prochaine réunion individuelle:

1. Quel est votre équilibre travail/vie privée? Quels changements pourraient être apportés pour l’améliorer?
2. Qu’est-ce qui vous motive dans votre travail ?
3. Pensez-vous recevoir suffisamment de commentaires?
4. Dans quels domaines de votre travail vous sentez-vous le plus fort? Dans quels domaines souhaitez-vous obtenir plus d’aide ou de soutien?
5. Quelle est votre partie préférée de notre équipe ou de notre culture organisationnelle?
6. Si vous étiez aux commandes, quelle est la première chose que vous changeriez ?

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