Maintenant, vous avez probablement utilisé des PDF dans votre entreprise ou votre vie personnelle et vous avez compris les avantages que ce format polyvalent peut offrir. Mais saviez-vous que vous pouvez adapter encore plus votre format PDF pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise? Voici un aperçu de certaines normes PDF très importantes qui pourraient changer radicalement la façon dont vous imprimez, archivez et échangez vos documents.

Solutions PDF/A à partir de Documents Solides

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PDF/A – La norme PDF pour l’Archivage à long terme

Qu’est-ce que le PDF/A?

En septembre 2005, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) a approuvé la nouvelle norme PDF/A pour l’archivage des documents électroniques. Selon la norme ISO 19005-1, PDF/A est un dérivé du PDF qui « fournit un mécanisme de représentation des documents électroniques d’une manière qui préserve leur aspect visuel dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour créer, stocker ou restituer les fichiers. »

Ce moyen de conservation permet aux fichiers PDF d’être auto-durables. PDF/A atteint cette autonomie en intégrant les informations (contenu, couleur, police, images, texte, etc.) nécessaire pour afficher le document dans le document lui-même. En d’autres termes, PDF/A ne nécessite aucune information extérieure supplémentaire pour s’afficher correctement. Cependant, pour que ce format soit autosuffisant, il doit exclure certaines fonctionnalités autorisées dans les fichiers PDF standard telles que les films, le son et la transparence.

La classification PDF/A est divisée en deux parties, PDF/A-1 et PDF/A-2. La première classification, PDF/A-1, est subdivisée en deux autres catégories, PDF/A-1a et PDF/A-1b. La principale différence entre PDF/A-1a et PDF/A-1b est la manière dont chacune gère l’extraction du texte:

• PDF/A-1a: Ce niveau, également appelé Conformité de niveau A, est entièrement conforme à la norme ISO 19005-1. Cette version inclut le marquage, de sorte que le texte peut être extrait et visualisé par plusieurs appareils, y compris les portables.
• PDF/A-1b: Appelée Conformité de niveau B, cette catégorie est considérée comme le niveau de conformité minimal pour PDF/A. Ce niveau garantit que le document peut être affiché et lu sur un écran d’ordinateur, mais la lisibilité du texte n’est pas garantie.
• PDF/A-2: PDF/A-2 est basé sur la norme ISO 32000-1 et tire parti des fonctionnalités qui sont venues après la spécification Adobe PDF 1.4. Cela inclut
  
  • prise en charge de la compression JPEG2000 (avantages pour les documents couleur numérisés)
  • fichiers PDF/A intégrés via des collections / portefeuilles
  • transparence, contenu optionnel (calques): utile pour le mappage ou les dessins techniques ou les documents en plusieurs langues (implémenter un contenu différent sur différentes couches)
  • support unicode (PDF/A-2U)
  • métadonnées XMP au niveau de l’objet (nouvelles exigences pour les métadonnées personnalisées)
  • commentaires et annotations (liste définie des types d’annotations et de commentaires acceptables et interdits pour PDF/A-2)
  • règles de signature numérique définies
• PDF/A-3: PDF/A-3 est basé sur la norme ISO 32000-1 et offre un support pour les fichiers intégrés.

Ce que cela signifie pour votre entreprise…

PDF/A est une nouvelle norme qui révolutionnera la façon dont les entreprises et les institutions gouvernementales archivent les documents et les documents critiques. Actuellement, de nombreuses entreprises archivent leurs documents en conservant des copies papier (papier). Une autre méthode d’archivage actuelle est l’utilisation de microfilms et de microfiches. PDF/A est conçu pour remplacer tous ces éléments par un format standardisé unique, facile à mettre à jour, consultable, facile à organiser, efficace, transportable et surtout durable. Pour votre entreprise, cela signifie une alternative peu coûteuse et peu volumineuse à la conservation de piles de papiers et de dossiers dans vos archives. De plus, comme il s’agit d’un format électronique, vous pouvez facilement stocker vos documents archivés à plusieurs endroits, ce qui les rend beaucoup moins vulnérables aux incendies, aux inondations ou à toute autre catastrophe naturelle.

PDF/X- Une norme PDF pour les données prépresse

Qu’est-ce que PDF/X?

PDF/X, comme PDF/A, est un sous-ensemble de PDF. Le but de PDF / X est de fournir aux concepteurs, illustrateurs, ingénieurs et graphistes un format de fichier électronique qui peut être imprimé correctement par n’importe quel fournisseur de services. PDF / X permet une cohérence totale même lorsque les fichiers sont traités à plusieurs endroits par des personnes utilisant différents équipements. Ce format est idéal pour la plupart des transferts interentreprises prêts à l’impression lorsque l’expéditeur des informations prêtes à l’impression et le destinataire n’ont pas d’affiliation forte. En plus de fournir un format de livraison robuste pour les travaux d’impression, PDF / X offre également d’autres avantages, notamment une visionneuse de fichiers, une meilleure compression (taille de fichier plus petite), la prise en charge des tons directs, un moyen d’identifier la condition d’impression pour laquelle le fichier a été préparé, etc. Cependant, comme PDF / A, les avantages de PDF / X sont compensés par des compromis. Les fonctionnalités telles que la transparence, le cryptage et la compression JBIG2 sont interdites dans PDF/X.

La norme PDF/X est subdivisée en trois catégories :

• PDF/X-1a: Cette norme est idéale pour les expéditeurs de fichiers qui souhaitent conserver le plus de contrôle sur le travail d’impression. Il prend en charge les échanges à l’aveugle et répond aux exigences communes dans de nombreuses régions du monde.
• PDF/X-3: La différence la plus importante entre PDF/X-3 et PDF/X-1a est le fait qu’un fichier PDF/X-3 contient des données gérées par la couleur. Cela signifie que tous les outils capables de lire un fichier PDF/X-3 devraient également pouvoir lire un fichier PDF/X-1a.
• PDF/X2: Contrairement aux deux premiers formats mentionnés ci-dessus, qui sont conçus pour l’échange à l’aveugle, le PDF/X2 est orienté vers les échanges où il y a plus de dialogue entre l’expéditeur et le destinataire. C’est un surensemble du format PDF/ X-3, qui est un surensemble du format PDF / X-1a.

Ce que cela signifie pour votre entreprise…

La norme PDF/X est conçue pour être applicable dans de nombreux secteurs et entreprises de l’industrie de l’impression. Si vous recevez des fichiers prêts à imprimer, assurez-vous de savoir exactement quels types de fichiers vous pouvez accepter (PDF/X-1a, PDF/X-3 ou PDF/X2). En outre, il est sûr de passer à des versions plus récentes des outils PDF / X au fur et à mesure qu’ils sont disponibles, car ils pourront lire des fichiers plus anciens. La plupart des produits prenant en charge baseline PDF prendront également en charge les fichiers PDF/X. Assurez-vous de pré-voler tous les fichiers d’impression entrants pour déterminer qu’ils sont conformes à la version appropriée de PDF / X. De plus, si vous êtes un imprimeur ou un éditeur, assurez-vous que l’ensemble de votre flux de travail est conforme à PDF/X. Si vous envoyez des données prêtes à l’impression à un éditeur ou à une imprimante, examinez attentivement vos options en ce qui concerne les sous-ensembles de PDF / X pour déterminer laquelle convient le mieux à votre entreprise. En fin de compte, l’objectif de PDF / X est de fournir un moyen d’envoyer des fichiers numériques complets avec la confiance de savoir qu’ils passeront le processus de prépresse sans erreurs ni retouches.

PDF/E et PDF/UA

PDF/E

ISO 24517-1:2008 est une norme ISO publiée en 2008. Cette norme définit un format pour la création de documents utilisés dans les flux de travail d’ingénierie et est basée sur la version de référence PDF 1.6 d’Adobe Systems. PDF /E est un sous-ensemble de PDF, conçu pour être un format d’échange ouvert et neutre pour la documentation technique et technique.

PDF/UA

Le « UA » signifie Accessibilité universelle. PDF/UA fournit une norme technique pour les développeurs de logiciels implémentant des logiciels d’écriture et de traitement de PDF. La conformité avec PDF/UA offre une accessibilité aux personnes handicapées qui utilisent des technologies telles que des lecteurs d’écran, des loupes d’écran, des joysticks et d’autres technologies pour naviguer et lire du contenu électronique. PDF /UA n’est pas un format de fichier séparé, mais simplement un moyen d’utiliser le PDF.

Pour plus d’informations sur l’Organisation internationale de normalisation, visitez http://www.iso.org/iso/en/ISOOnline.frontpage